Einführung in die Finanz- und Betriebswirtschaft Grundlagen der Kostenrechnung

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1 Finanzverwalter - Lehrgang Einführung in die Finanz- und Betriebswirtschaft Grundlagen der Kostenrechnung Lern- und Arbeitsbehelf Mag. Walter Egger 2005 Domgasse 5/V, A-9020 Klagenfurt, Tel.: , Fax: kvak@ktn.gv.at

2 1. Ermittlung der Kosten Das Geheimnis: AUSGABEN zb laut Rechnungsabschluß KOSTEN EINNAHMEN zb laut Rechnungsabschluß ERTRÄGE Überprüft man im nachhinein die Kalkulation des abgelaufenen Jahres, so sind die Ausgaben des Rechnungsabschlusses zu verwenden, woraus sich Ist- -Kosten ableiten lassen. Bei der Gebührenkalkulation im vorhinein ist von den Voranschlagswerten des zu kalkulierenden Jahres auszugehen, dh es sind die Plan -kosten zu ermitteln. Bezüglich des Umfanges unterscheidet man VOLLKOSTENRECHNUNG TEILKOSTENRECHNUNG Keine Unterscheidung in fixe und variable Kosten Unterscheidung in fixe und variable Kosten Egger,

3 Fixe Kosten: Variable Kosten: GRÜNDE FÜR DIE KOSTENRECHNUNG Das FAG spricht vom Jahreserfordernis für die Erhaltung und den Betrieb der Einrichtung oder der Anlage sowie für die Verzinsung und Tilgung der Errichtungskosten unter Berücksichtigung einer der Art der Einrichtung oder Anlage entsprechenden Lebensdauer. Gleichmäßige, gerechte Verteilung auf Nutzungsdauer bzw. Verbrauch Keine außer gewöhnlichen, betriebsfremden Ausgaben Keine zeitlich nicht in die Periode passende Ausgaben Egger,

4 Zum Unterschied von Ausgaben, die den reinen Zahlungsmittelabfluss (bzw. Einnahmen = tatsächlicher Mittelzufluß) in dieser Periode anzeigen, sind Kosten jener rechnerische Wert, der sich aus dem tatsächlichen Verbrauch von Wirtschaftsgütern zur Leistungserstellung und Leistungsverwertung in der selben Periode ergibt. Ausgaben (ord. +aord.) Kanal in Mio.: Verbuchen Sie die zusätzlichen Ausgaben: 10 Mio. 8 Mio 6 Mio 4 Mio 2 Mio zuzüglich Autokauf +1 Mio. EDV + 1 Mio. Abfertigung Neubau + 2 Mio. + 0,5 Mio. Das selbe jedoch auf Kostenbasis in Mio. S. 10 Mio. 8 Mio 6 Mio 4 Mio 2 Mio 1997 Autokauf +1 Mio EDV + 1 Mio. Neubau + 2 Mio Abfertigung + 0,5 Mio. Egger,

5 Abgrenzung von Ausgaben und Kosten: Alle Ausgaben, die in der Periode nicht mit der Leistungserstellung direkt zusammenhängen und auch für den laufenden Betrieb nicht notwendig sind, werden als neutrale Ausgaben bezeichnet. betriebsfremde Ausgaben, die nicht direkt der Leistungserstellung oder mit dem Betrieb in Zusammenhang stehen sowie außergewöhnliche Ausgaben, die wohl dem Betriebszweck dienen, aber wegen ihres unsicheren und extrem schwankenden Anfalls außerhalb des Rahmens des normalerweise zu Leistungserstellung notwendigen Verbrauches liegen. Sonstige neutrale Ausgaben, die aus spezifischen sachlichen Gründen nicht in die Kostenrechnung einfließen. Sie werden erforderlichenfalls über kalkulatorische Zusatzkosten ersetzt. Die vermögenswirksamen Ausgaben sind solche, die zum Beispiel für Investitionen, Tilgungen oder Instandsetzungsmaßnahmen ausgegeben werden. Sie werden in die Kostenrechung nicht übernommen, sondern durch kalkulatorische Kosten ersetzt. Egger,

6 ÜBERLEITUNG DER AUSGABEN IN KOSTEN Ermittlung der Kosten durch Überleitung gem. den KRR: Von den AUSGABEN (zb lt. Rechnungsabschluß) sind abzuziehen: - Vermögenswirksame Ausgaben, z.b. Neuanschaffungen unbeweglichen und beweglichen Vermögens (Postenklasse 0), - Zuführung an Rücklagen (Post 298) - Tilgungen (Postenunterklassen 4 und 35), - neutrale (außerordentliche und betriebsfremde) Ausgaben/Aufwendungen Von den Ausgaben abzuziehen oder zuzuschlagen sind: +/- Veränderungen des Werts des Vorratsvermögens, +/- Abgrenzungsposten (zeitliche Abgrenzung). Zuzuschlagen sind: + Kalkulatorische Abschreibungen, + kalkulatorische Zinsen, + kalkulatorische Wagnisse, + Verwaltungskostenbeiträge, sofern sie nicht bereits als Vergütungen im Sinne der VRV verrechnet wurden, + kalkulatorische Mieten. Die Summe der Punkte ergibt ergibt die Kosten. In der Praxis ergibt sich, dass wesentliche Ausgaben gleich schon den Kosten entsprechen und 1:1 in die Kostenrechnung übernommen werden können: Postenklassen 4 7. Vermögenskosten (Postenklasse 0), Zinsen für Fremdkapital, die außergewöhnlichen, betriebsfremden und sonstigen neutralen Ausgaben werden bei der Überleitung ausgeschieden. Egger,

7 Im Gegenzug werden die sogenannten Zusatzkosten wie: kalkulatorische Abschreibungen, kalkulatorische Zinsen und kalkulatorische Mieten usw. hinzugerechnet. Ausgaben und Kosten Ausgaben Kosten Investitionsausgaben (Klasse 0) - Rücklagenzuführung (Post 298) - Tilgungsausgaben (Kl. 3) - Geringwertige Wirtschaftsgüter, M Betriebsstoffe,... (Kl. 4) Personalausgaben (Kl. 5) P Ausgaben lt. Klasse 6 E -, In - und (ohne Zinsausgaben) s Kosten Ausgaben lt. Klasse 7 F und s Kosten Summe Kosten des lfd. Betriebes Zinsausgaben K kosten Kalkulatorische A - Kalkulatorische Z - Kalkulatorische W - Summe Vermögenskosten - Verwaltungsgemeinkosten Gesamtausgaben Gesamtkosten Zur Ermittlung der kalkulatorischen Abschreibung ist es erforderlich, über ein eigenes Anlagenverzeichnis sämtliche bewegliche und unbewegliche Vermögensgegenstände der jeweiligen betrieblichen Einrichtung wertmäßig sowie die jährlichen Zu- und Abgänge zu erfassen. Die Werte sind durch die durchschnittliche Nutzungsdauer zu dividieren und die jährliche Abschreibung zu errechnen. Die Summe dieser Abschreibungswerte entspricht dann dem Wert der kalkulatorischen Abschreibung, der an Stelle der Vermögensausgaben in die Kostenrechnung einfließt. Egger,

8 KOSTENÜBERLEITUNG Schema einer Tabelle (zb mit Hilfe von MS Excel) zur Überleitung von Ausgaben aus dem (VA oder) RA in Kosten: Posten Bezeichn. Rechnungsabschlussbetrag + / - K o s t e n a b g r e n z u n g abzüglich abzüglich zuzüglich Vermögenswirksame Neutrale Ausga- kalkulator. Kosten, Ausgaben ben Verw.-Gemeinko Kosten Wie hier dargestellt wurde, ist es ein praktischer Weg die Überleitung von Ausgaben in Kosten gleichzeitig mit der Kostenartenrechnung zu verbinden. Egger,

9 KOSTENARTENRECHNUNG Mit der Kostenartenrechnung stellt man fest, welche Kosten entstanden sind. Sie dient dem vollständigen Erfassen der Kosten (durch die vorher dargestellte Überleitung), wobei diese nach einzelnen Kostenarten gegliedert, oder nach Kostenartengruppen zusammengefasst werden können. Im Allgemeinen werden folgende Kostenarten in Anlehnung an das Postenverzeichnis der VRV gegliedert: Betriebskosten: - Materialkosten PK 4 - Personalkosten PK 5 einschließlich PG Energiekosten UK 60 - Instandhaltungskosten UK 61 - Fremdleistungskosten - sonstige Kosten - Steuern & Abgaben Vermögenskosten: - Kalkulatorische Kosten (aus Nebenrechnung od. Anlageverzeichnis) - Kapitalkosten (entweder die Zinsen auf das betriebsnotwendige Kapital oder getrennt die Zinsen für Fremdkapital PG zuzüglich der kalkulatorischen Zinsen vom Eigenkapital) Für die interne Kostenüberwachung wäre es auch notwendig die Einnahmen darzustellen, insbesondere dient die Kostenartenrechung zur Überprüfung der Entwicklung der einzelnen Kosten oder Erträge, in dem man die Entwicklungen der jeweiligen Kostenarten jährlich miteinander vergleicht. Egger,

10 Kostenstellenrechnung Nach Überleitung der Ausgaben in Kosten und der Untergliederung in verschiedene Kostenarten können diese nun weiterverrechnet werden auf einzelne Kostenstellen innerhalb der betrieblichen Einrichtung. Es geht dabei um die Frage, wo (in welchem Bereich) sind welche Kosten in welcher Höhe angefallen. Kostenstellen bilden: Diese unterscheiden sich in Hauptkostenstellen (Werkstätte, Fuhrpark, usw.), Nebenkostenstelle (LKW, Bagger, usw.) sowie Hilfskostenstellen (Verwaltung, Lager, Kantine, usw.). Letztere wird mit Hilfe eines (pauschalen) Umlageverfahrens oder durch genaue Leistungsnachweise auf die empfangende Kostenstelle im Wege der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung aufgeteilt. Die Bildung der Kostenstellen hängt von folgenden Fakten und Kriterien ab: 1. Der organisatorischen Gliederung der Einrichtung bzw. des Betriebes 2. Den spezifischen Steuerungszielen 3. Den relevanten Gebührentatbeständen Egger,

11 Beispiel einer Kostenstellengliederung Für den Bereich der Abfallentsorgung könnte eine Kostenstellengliederung wie folgt aussehen: Summe Restmüll Biomüll Altstoff Problem Altstoff Verwaltung aller Kos- sammlung sammlung Sammel Stoffsam sammlung und Öffent- ten zentrum mlung lichkeitsar Umlage Summe Bei der letztgenannten Kostenstelle handelt es sich um eine Hilfskostenstelle, die auf Basis einer zb Protzentschlüsselung auf die Hauptkostenstellen umgelegt wird. Egger,

12 KOSTENTRÄGERRECHNUNG Ihr Ergebnis sind die konkreten Gebühren und Entgeltsätze, die auf die einzelnen Kostenträger entfallenden Kosten bilden somit die Basis für Gebührenkalkulation. W ofür sind die Kosten angefallen? Die Kostenträgerrechnung dient der Zurechnung der Kosten auf eine jeweilige Leistungseinheit (=Bewertungseinheit, Bewertungsmaßstab) in Form einer Kalkulation. Beispiele für Kostenträger: Leistungsbereich Pflegeheim Kinderbetreuung Verpflegung Abfallbeseitigung Abwasserentsorgung Wasserversorgung Kostenträger Pflegetag gewichtet nach Pflegeintensität Anzahl betreuter Kinder Verpflegungstag oder Verpflegungsportion Entleerung je Mülltonne Kubikmeter Wasserbezug Kubikmeter Trinkwasserbezug Egger,