Controlling mit Microsoft Excel 2010

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1 Robert Roller Controlling mit Microsoft Excel 2010 Der schnelle Einstieg in Grundlagen und Praxis

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung Geleitwort Vorwort Hinweise zum Buch Daten importieren und analysieren Datenimport von Textdateien (ASCII-Datei) mit Separatoren Textdateien importieren Textkonvertierungs-Assistent: In drei Schritten am Ziel Erfolgreicher Datenimport Datenkonsistenz prüfen Tabelle auf Leerzeilen überprüfen Fehlende Spaltenbeschriftungen Summenfunktion einfügen Einfache Datenauswertung mit dem AutoFilter Datenimport von Text-Dateien (ASCII-Datei) ohne Separatoren Datenauswertung mithilfe von Spezialfilter und Textfunktionen Textfunktion LINKS Der Einsatz des Spezialfilters Auswertung mit der Textfunktion TEIL Datenimport aus SQL-Datenbanken Datenbankobjekte Tabellenimport aus Access Datenanalyse über eine einfache Pivot-Tabelle Datenimport aus einer Access-Datenbank mit dem Query-Manager ABC-Analyse mithilfe einer Pivot-Tabelle (Produkterfolgsanalyse) Praxis-Beispiel: Verknüpfung und Textformat-Umwandlung am Beispiel Postleitzahlen Ausgangssituation Führende Nullen anzeigen Bundesland zur Postleitzahl mit SVERWEIS einbinden Datenimport aus Microsoft SQL Server (Express) ODBC-Treiber unter Windows 7 einrichten Excel-Tabelle über Microsoft Query auswählen Datenimport von HTML-Dateien Daten aus dem Web in Excel einfügen und Leerzeilen entnehmen Text einer Spalte auf mehrere Spalten verteilen Weiterverarbeitung mit verschachtelten Wenn-Funktionen

3 6 Inhaltsverzeichnis 2 Beispiele aus dem Rechnungswesen Die Hauptaufgabengebiete im Rechnungswesen Kostenartenrechnung Berechnung kalkulatorischer Kosten Gewinnschwellenberechnung (Break-even-Analyse) Kostenprognose mithilfe von Indices Von der Istkosten- zur Plankostenrechnung (Budgetplanung) Kostenstellenrechnung am Beispiel Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Kostenstellenrechnung mit dem WVERWEIS Kostenträgerrechnung Divisionskalkulation Äquivalenzziffernkalkulation Zuschlagskalkulation mit Zielwertsuche Prozesskostenrechnung Teilkostenrechnung Unternehmenskennziffern Grundlagen zu Kennziffern Kennziffern zur Liquiditätslage Kennziffern zur Vermögenslage Kennziffern zur Ertragslage Kennziffern für IFRS Leistungskennzahlen (Key Performance Indicators) Impairment-Test nach IFRS Kennziffernentwicklung visualisieren Bedingte Formatierung Wirtschaftlichkeitsrechnung Statische Verfahren Kostenvergleichsrechnung Kritische Menge mit der Zielwertsuche Gewinnvergleich Rentabilitätsvergleich Amortisationsvergleich Make-or-Buy-Analyse am Beispiel einer Personalabrechnung Finanzierungsbeispiel mit der Funktion RMZ Optimierung mit der Zielwertsuche Einfache Was-wäre-wenn-Analyse Zweifache Was-wäre-wenn-Analyse Best- und Worst-Case-Analyse mit MIN/MAX Controller-Ampel mit bedingter Formatierung Dynamische Verfahren der Investitionsrechnung Ermittlung des Kalkulationszinsfuß (WACC) Zinsfaktoren für einmalige Zahlungen (Auf- und Abzinsung) Beispiele

4 Inhaltsverzeichnis 7 5 Datenabfragen mit Microsoft Access Datentypen in SQL Abfragen in Access Auswahlabfrage Aktualisierungsabfrage (Update) Tabellenerstellungsabfrage (INSERT INTO) Lösch-Abfrage (Delete) Anfüge-Abfrage (INSERT INTO) Code-Tuning mit SQL mit Aliasing Kreuztabellenabfrage (Pivot-Abfrage) Access-Tabellen nach Excel exportieren Übersicht wichtiger SQL-Befehle und -Funktionen Business Intelligence mit PowerPivot Installation von PowerPivot PowerPivot aktivieren Arbeiten mit PowerPivot Datenschnitte Automatisieren von Aufgaben in Excel Makros mit Aufzeichnung erstellen Projekt planen Aktionen aufzeichnen Schleife einfügen Dynamisches Makro erzeugen durch relative Bezüge Einsatz von Variablen Grundlagen von Datentypen in VBA Schleifenprogrammierung For-Schleife Do-while-Schleife Do-until-Schleife Arbeiten mit Arrays Arbeiten mit Funktionen Umrechnung von Meter in Meilen und Celsius in Fahrenheit Erstellung von Add-Ins Komplexe Funktion Einkommensteuerberechnung Funktionen für Zinsfaktoren Automatisierte Web-Abfragen Import von aktuellen EUR-Fremdwährungskursen (Forex) Import von aktuellen Dax-Kursen Zusammenfassung Stichwortverzeichnis

5 Kapitel 2 Beispiele aus dem Rechnungswesen In diesem Kapitel: Die Hauptaufgabengebiete im Rechnungswesen 94 Kostenartenrechnung 95 Kostenstellenrechnung am Beispiel Betriebsabrechnungsbogen (BAB) 111 Kostenträgerrechnung 125 Prozesskostenrechnung 130 Teilkostenrechnung

6 94 Kapitel 2: Beispiele aus dem Rechnungswesen Die Hauptaufgabengebiete im Rechnungswesen Das Rechnungswesen ist das Haupttätigkeitsfeld des Controllers und in der Regel in die Bereiche Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Statistik und Planung unterteilt. Die Finanzbuchhaltung erfasst und verfolgt die Geschäftsprozesse des Unternehmens, die von handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Relevanz sind. Die Kosten- und Leistungsrechnung beschäftigt sich mit der Kalkulation der Preise und Entgelte, also der vertraglich vereinbarten Gegenleistung, die für die bereitzustellenden Produkte und Dienstleistungen zu erzielen sind. Die Statistik wertet das Zahlenmaterial der Vergangenheit aus, um Aussagen hinsichtlich zukünftiger Entwicklungen machen zu können. Die Planung beschäftigt sich u.a. auf Basis der statistischen Ergebnisse mit Investitionsentscheidungen und Mittelbereitstellung für zukünftige Projekte. Abbildung 2.1 Übersicht des Rechnungswesens Von allen genannten Bereichen ist die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) eines der wichtigsten Instrumente des Controllings. Die Ziele der KLR sind u.a.: Transparenz von Kosten und Leistungen Effizienzverbesserung Entscheidungsunterstützung Verbesserte Kalkulation von Projekten, Gebühren und Entgelten Benchmarking/Betriebsvergleich Für die Herstellung von Produkten und Dienstleistungen in Betrieben und Verwaltungen ist es von besonderer Bedeutung, die tatsächlich entstehenden Kosten zu kennen. Die öffentliche Verwaltung z.b. ist gesetzlich dazu verpflichtet, für Dienstleistungen/Produkte, die mittels Gebühren erhoben werden, eine Kalkulation zu erstellen. Die Kosten- und Leistungsrechnung stützt sich dabei auf drei traditionelle Verfahren: 1. Kostenartenrechnung 2. Kostenstellenrechnung 3. Kostenträgerrechnung In dieser Reihenfolge werden die Berechnungsschritte vollzogen, um den Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung aus den entstandenen Kosten ermitteln zu können.

7 Kostenartenrechnung 95 Kostenartenrechnung Die Kostenarten lassen sich wiederum in drei Gruppen einteilen: Betriebskosten Abschreibungen } Kalkulatorische Kosten Zinsen Eine der Aufgaben der Kostenartenrechnung ist die Ermittlung der Plankosten. Die Plankosten sind die Kosten, die in den zukünftigen Jahren zu erwarten sind. Die Plankosten werden mithilfe der Istkosten und Indices fortgeschrieben weitere Details hierzu lesen Sie weiter hinten in diesem Kapitel. Abschreibungen und entgangene Zinsen werden für gewöhnlich als kalkulatorische Kosten bezeichnet. Berechnung kalkulatorischer Kosten Als kalkulatorische Kosten bezeichnet man Kosten, welche von den tatsächlichen Zahlungsströmen abweichen. Dazu gehören Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen auf Eigen- und Fremdkapital. Abschreibungen Abschreibungen berücksichtigen den Wertverlust von abnutzbarem Anlagevermögen. Nehmen Sie als Beispiel eine Maschine mit einer Nutzungsdauer von 5 Jahren und einem Anschaffungswert von ,00 EUR. Wenn nach allgemeiner Prognose die Maschine nach fünf Jahren verschrottet werden muss, stellt sich die Frage, wie das investierte Kapital in das Unternehmen oder die Verwaltung zurückfließt. Traditionell hat sich die lineare Abschreibung sowohl steuerlich als auch handelsrechtlich durchgesetzt. Sie entspricht zwar nicht immer dem genauen Werteverlust, lässt sich aber am einfachsten umsetzen. Die lineare Abschreibung berechnet sich folgendermaßen: In diesem Fall also :5 = EUR. ONLINE Öffnen Sie aus dem Download-Ordner Kap02 des Buchs die Datei Kalkulatorische_Kosten.xlsx, um dieses Beispiel in Excel nachzuvollziehen.

8 96 Kapitel 2: Beispiele aus dem Rechnungswesen Abbildung 2.2 Geöffnete Datei Kalkulatorische_Kosten.xlsx Um die Abschreibungen zu berechnen, geben Sie in die Zelle C10 die Formel ein: =B$10/C$7 Die Fixierung der Zeilen, die mit dem Dollar-Zeichen vor der Zahl dargestellt werden, sorgt dafür, dass Sie die Formel in die Zellen C11:C14 kopieren können und der Bezug auf die Zellen erhalten bleibt. Abbildung 2.3 Berechnung der linearen Abschreibung einer Maschine Für die später folgende Zinsberechnung ist es notwendig, den Restbuchwert am Ende des Wirtschaftsjahres zu berechnen. Er ist im ersten Jahr die Differenz der Anschaffungskosten Abschreibungen. Dazu geben Sie zuerst in die Zelle D10 die folgende Formel ein: =B10-C10

9 Kostenartenrechnung 97 In den Folgejahren rechnen Sie Restbuchwert des Vorjahres Abschreibungen. Geben Sie daher in die Zelle D11 die Formel ein: =D10-C11 Kopieren Sie diese Formel in die Zellen D12 D14. Abbildung 2.4 Berechnung der Restbuchwerte einer Maschine Die Restbuchwerte präsentieren den Vermögenswert nach Abzug des durch Abschreibung vorgenommenen Werteverlustes. Wie Sie an diesem Beispiel sehen, sind die Abschreibungen notwendig, um das eingesetzte Kapital wieder zurückzugewinnen, das durch den betrieblichen Werteverzehr verbraucht wurde. Leider berücksichtigt dieses Modell nicht die übliche Preissteigerung der fast alle Produkte und Güter unterworfen sind. Würde man diesen Aspekt vernachlässigen, stellt sich immer noch die Frage, wie man dem zunehmenden Werteverlust des Geldes Herr wird, da doch alle Güter über den Zeitablauf im Preis steigen. Das heißt, dass am Ende des Jahres 2012 keine neue Maschine für ,00 EUR angeschafft werden kann. Eine Lösung dafür schafft die Abschreibung auf die Wiederbeschaffungskosten. Hier wird unterstellt, dass die Kosten um jährlich 1% ansteigen (genauere Berechnungen zu Kostensteigerungen finden Sie im Abschnitt»Von der Istkosten- zur Plankostenrechnung (Budgetplanung)«). Für die Ermittlung der jährlichen Kostenerhöhung erstellen Sie den Aufzinsungsfaktor in der Zelle E10. Dafür geben Sie die Formel ein: =(1+E$9)^(ZEILEN($4:4)-1) Erläuterung der Formel: In der ersten Klammer wird die Zahl 1 mit dem Steigerungsfaktor addiert, die Fixierung der Zeile 9 dient dem späteren Kopieren. Das Zeichen»^«oder wie die Franzosen sagen»accent circonflexe«dient dem Potenzieren von Zahlen und erspart Ihnen den Einsatz der Funktion POTENZ(). Für die Berechnung des Aufzinsungsfaktors müssten Sie für jede Zeile eine fortlaufende Zahl beginnend mit Null von Hand eingeben. Diese fortlaufende Zählung erhalten Sie durch den Einsatz der Funktion ZEI- LEN(), wenn Sie anschließend die Formel in darunterliegende Zellen kopieren möchten bzw. die Funktion

10 Stichwortverzeichnis 299 Stichwortverzeichnis A Abfrage Access 202 Abschreibungen 95, , 158 linear 148 Abzinsungsfaktor 183, 282 Access 43, 200 Access-Objekte 201 Add-In 280 Aktualisierungsabfrage 211, 217, 225 Amortisation 156 Amortisationsvergleich 156 Anfüge-Abfrage 225 Annuitätendarlehen Praxisbeispiel 161 Annuitätenfaktor 184 Annuitätenverfahren 190 Array 270 Aufzinsungsfaktor 97, 107, 179, 184, 282 Auswahlabfrage 207 AutoFilter 23, 25, 27, 31, 35, 54 Automatisierung 256 B Barwert 179 dynamische Zahlungen 282 Bedingte Formatierung 141 Benutzerdefinierter Filter 26 Bericht Access 202 Best-Case-Szenario 170 Betriebsabrechnungsbogen 111 Betriebskosten 148, 150 Block- oder Anbauverfahren 118 Break-even-Analyse 102 Bruttomethode 186 Business Intelligence-Systeme 236 C cash flow 186 Controller 14 Controller-Ampel 171, 177 Controlling 14 D Daten auswerten 14, 25, 33 importieren 14 Datenbank-Administrator 80 Datenimport 14, 19, 23, 31 Access 40 Access-Datenbank 59, 82 ASCII-Datei 14, 19, 29 HTML-Dateien 83 Query-Manager 59 SQL-Datenbank 39, 59 SQL-Server 75 Datenkonsistenz 23 Datenkorrektur 86 Datenquelle 80 Datenschnitte 252 Datentypen 267 DCF-Verfahren siehe Ertragswertverfahren Do-until-Schleife 270 Do-while-Schleife 270 Dropdown-Listenfeld 33 Durchschnittsmethode 101 Praxisbeispiel 159 Dynamische Investitionsverfahren 178 E Einkommensteuerberechnung 281 Endwert 179 Ertragswert 195 Ertragswertfaktor 184 Ertragswertverfahren 195 F Finanzierung 160 Fixierung absolute Fixierung 113 Zeilenfixierung 112 Formelassistent 50 Formular Access 202 For-Schleife 270 Fremdleistung siehe Fremdvergabe Fremdvergabe 157, 159

11 300 Stichwortverzeichnis Funktionen 275 Funktionsassistent 34, 36 37, 47 G Gewinnschwellenberechnung Gewinnvergleich 154 H Hauptkostenstellen 112 Hilfskostenstellen 112 I Identitätssuche 48 Impairment-Test 140 Importieren Textdateien 15 Importstellen 85 Indices 106 Interner Zinsfuß 190 ISTFEHLER 90 Istfehler 89 Iterationsverfahren 119, 162 K Kalkulation 94 Kalkulatorische Kosten 95 Kalkulatorische Zinsen 100, 148 Kapitalwert 192, 195 Kauf oder Leasing 193 Konsistenzprüfung 23 Kontextmenü 57 Kontrollsumme 114 Kosten- und Leistungsrechnung 94 Kostenarten 95 Kostendifferenz 151 Kostenregression 152 Kostenstellenrechnung 111 Kostenvergleichsrechnung 147 Praxisbeispiel 158 Kreuztabellenabfrage 227, 232 Kritische Menge 151 L Leistungskennzahlen 140 LINKS 90 Lösch-Abfrage 224 M Make-or-Buy-Decision 157 Makrorekorder 256 mathematische Gleichungsverfahren 119, 121 Matrix-Funktion 45 48, 51, 58 Matrizen 47 Maximalprinzip 146 Mehrfachoperation 167 Messagebox 268 Microsoft SQL Server 241 Microsoft-Query 81 Minimalprinzip 146 modifizierter Rentenbarwert 185 modifizierter Rentenbarwertfaktor 196 N Nettomethode 186 Newtonsches Grenzwertverfahren 152 O Objekttyp 223 ODBC-Treiber 75 Out-of-the-box-Lösungen 14 P Persönliche Makroarbeitsmappe 257 Pivot-Tabelle 23, 38, 43 44, 54, Plankostenrechnung 97, 107 PowerPivot 236 Primärschlüssel 43, 50 Private 146 Projektkostenbarwert 192 Prozesskostenrechnung 130 Public 146 Q Query-Manager 58, 60, 62 R Rechnungswesen 94 Regiekostenberechnung 157 Rentabilitätsvergleich 155 Rentenbarwertfaktor 183, 195, 282 Rentenendwertfaktor 184, 282 Restbuchwerte 97 Restbuchwertmethode 100 Rückrechnung 152

12 Stichwortverzeichnis 301 S Schleifenprogrammierung 269 SELECT 62 Separatoren 14, 29 Server-Authentifizierung 78 Sicherheitscenter 265 Solver 119 Spaltenfixierung 108 Spaltenindex 46, 48 Spezialfilter SQL 62, 200 Abfragen 200 Befehle 235 Datentypen 200 Funktionen 235 SQL Server 78, 80 SQL-Ansicht 205 Statische Investitionsrechnungsverfahren 147 Stufenleiterverfahren 116 Substanzwertmethode 195 SUCHEN 88 Summenfunktion 24 SVERWEIS 45 48, 50 51, 53, 58, 74 T Tabellenblock 23 Tabellenerstellungsabfrage 219, 223, 233 Tabellenimport-Assistent 243 Tabellenregisterkarte 29 Tabstopp 19 Teilkostenrechnung 132 Textformat 18, 74 Textfunktion LINKS 34 RECHTS 38 TEIL 37 Textkonvertierung Assistent 17, 29 30, 86 Textverknüpfung 74 Trennzeichen 18, 20, 87 U Überwachung 273 UDF 275 Unternehmensbewertung 195 Unternehmenskennziffern 136 Anlagendeckung 137 Anlagenintensität 138 V Cash-Flow 139 Deckungsgrad 137 EBIT 139 EBITDA 139 EBITDA-Marge 139 Eigenkapitalquote 137 Eigenkapitalrentabilität 138 Fremdkapitalquote 137 Gesamtkapitalrentabilität 138 Liquidität 136 Net Working Capital 137 Rücklagenquote 138 Selbstfinanzierungsgrad 138 Umsatzrentabilität 138 Working Capital 137 Working Capital Ratio 137 Variablen 267 verschachtelte Formeln 89 verschachtelte Funktion 53 Vervielfältiger 184 Visual Basic Editor 259 Visual Basic for Applications 256 W WACC 178 Was-wäre-wenn-Analyse 104 Web-Abfragen 282 weighted average cost of capital siehe WACC Wenn-Funktion 88 Wiederbeschaffungskosten 97 Windows-Authentifizierung 78 Wirtschaftlichkeit 146 Worst-Case-Szenario 170 WVERWEIS 112 Z Zeilenindex 46 Zielwertsuche 103, 152, 162 Zinsen 149, 158 Zweifache Was-wäre-wenn-Analyse siehe Was-wärewenn-Analyse