Hinweisblatt zur Prüfung der Innovationsvorhaben für Unternehmen mit einem Gruppenumsatz von > 125 Mio. EUR ERP-Innovationsprogramm

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1 Hinweisblatt Hinweisblatt zur Prüfung der Innovationsvorhaben für Unternehmen mit einem Gruppenumsatz von > 125 Mio. EUR ERP-Innovationsprogramm Antrag der Firmenbezeichnung PLZ, Ort Um folgende Informationen wird gebeten: A Allgemeine Informationen 1. Kurze Unternehmensdarstellung: Branche, Produkte, ggf. Wettbewerbssituation 2. Einordnung und Zusammenhang der Innovationsprojekte mit der Tätigkeit des Unternehmens B Informationen zu den Einzelprojekten Bitte beachten Sie: Für jedes einzelne Innovationsvorhaben bitten wir Sie um genauere Ausführungen zu den folgenden Punkten. Der Umfang pro Vorhabensdarstellung sollte etwa eine bis vier Seiten umfassen. Ein Laie, z. B. Ihr(e) Bankberater(in) sollte das Vorhaben gem. dieser Beschreibung verstehen, dann haben Sie die richtige Darstellungstiefe getroffen. 1. Kurze, präzise Bezeichnung (Überschrift) des für das Unternehmen neuen oder wesentlich weiterentwickelten Produktes oder Verfahrens 2. Vorhabensbeginn und Ende je Vorhaben (mindestens: TT / JJJJ), während der die unter 7. genannten Kosten anfallen. Das Vorhaben darf maximal 24 Monate dauern. 3. Beschreiben Sie den Ist-Zustand. Wie ist der Stand der Technik bzgl. des Vorhabens in Ihrem Unternehmen? 4. Benennen Sie die geplante FuE-Maßnahme / das Entwicklungsziel und skizzieren Sie den geplanten Lösungsweg. Technischer Neuheitsgrad im Vergleich zu bisher hergestellten Produkten oder angewendeten Verfahren (sofern nicht Produkt oder Verfahren bisher im Unternehmen herstellt bzw. angewendet wurden) 5. Zählen Sie exemplarische die 5 bis 10 wichtigsten konkreten Entwicklungsschritte auf. Wenn möglich, ordnen Sie jedem Entwicklungsschritt ein Zeitfenster zu. (Beginn / Ende). Seite 1

2 Versuchen Sie hier auch besonders herauszuarbeiten, warum der Kern der Innovation in Ihrem Unternehmen liegt (also dass Sie z. B. nicht ein Verfahren dazu kaufen, sondern eben selbst entwickeln). Bei diesen Entwicklungsschritten entsteht der Aufwand (z. B. Personal und Materialkosten sowie AfA), der im ERP-Innovationsprogramm finanziert werden soll (siehe auch Pkt.8). Dieser Aufwand bestimmt die Höhe der Mittel, die Sie gem. fortschritt abrufen können und es muss für diesen Aufwand ein Verwendungsnachweis erbracht werden. Je genauer Sie hier arbeiten, desto einfacher wird es später für Sie, Ihre Bank und die KfW. 6. Erwartete Vorteile, Marktchancen, Ersparnisse etc. 7. Bei Unternehmen mit einem Umsatz > 125 Mio. EUR muss das FuE- für Deutschland neuartig sein. Daher sollte das Unternehmen auf einer Seite darstellen, warum es davon ausgeht, dass das FuE- für Deutschland neuartig ist. Ob das Vorhaben letztendlich als für Deutschland neuartig eingestuft wird, entscheidet eine von der KfW veranlasste, kostenlose Prüfung durch qualifizierte, zertifizierte und zur Vertraulichkeit verpflichtete technische Sachverständige 8. Jetzt fehlt nur noch eine Programm konforme Kostenaufstellung der Entwicklungskosten je Vorhaben (und bei mehreren Vorhaben eine zusammenfassende Darstellung über alle Vorhaben). Wie Sie diese Kosten Programm konform darstellen bzw. aufgliedern, dafür haben Sie 2 Varianten (Details finden Sie auf dem Merkblatt, S. 2) Variante 1: Der vereinfachte Ansatz [Merkblatt, S. 2 Pkt. a) und h)] Sie ermitteln die anfallenden Personalkosten (wie Sie das machen, dazu weiter unten mehr) und können aus Vereinfachungsgründen dann noch weitere Kosten in Höhe von maximal 100% dieser Personalkosten geltend machen (kurz: Personalkosten x 2). Ein Verwendungsnachweis ist nur für die Personalkosten zu erbringen und daher mit relativ wenig Aufwand möglich. Andere Kosten können Sie bei Variante 1 darüber hinaus nicht geltend machen. Seite 2

3 Variante 2: Detaillierte Aufgliederung nach Kostenarten [Merkblatt, S. 2 Pkt. a) bis g)] Sie benennen je Vorhaben einzeln und Programm konform die anfallenden Kostenarten. Welche Kosten das sind können Sie im Detail dem Merkblatt S. 2 entnehmen. Dies sind z. B. dem Vorhaben zurechenbare Personal-, Material und externe Kosten. Im Einzelnen: 8.1. Personalkosten. Ohne Personalkosten die in Ihrem Unternehmen anfallen muss davon ausgegangen werden, dass das Vorhaben nicht in Ihrem Unternehmen erbracht wird Gemeinkosten. Bezogen auf das einzelne FuE-Vorhaben werden diese i. d. R. faktisch nicht ermittel- und plausibilisierbar sein. Aber ein Teil der Gemeinkosten, die AfA auf bereits im Bestand befindliche Maschinen, die im FuE-Vorhaben genutzt werden, ist relativ einfach ermittelbar. Für den Zeitraum des Einsatzes dieser Maschinen im FuE-Vorhaben kann die AfA projektbezogen mit finanziert werden Sachinvestitionen Es geht hier um zu benennende, neue Investitionsgüter (z. B. Maschinen), die im Zusammenhang mit dem FuE-Vorhaben neu angeschafft werden und über den Vorhabenszeitraum hinaus im Unternehmen eingesetzt werden. Für den Zeitraum des Einsatzes dieser Maschinen im FuE-Vorhaben kann die AfA projektbezogen mit finanziert werden Verbrauchskosten Material-, Reise, EDV und sonstige Kosten sind zu benennen und durch Rechnungen etc. später zu belegen Kosten für externe Leistungen Diese, z. B. Ingenieurleistungen, Beratungsdienste oder FuE-Aufträge an Dritte sind auch mit finanzierbar. Sie dürfen aber nicht mehr als die Hälfte der kosten je Vorhaben ausmachen. Die FuE-Leistung muss von Ihnen als Antrag stellendem Unternehmen überwiegend erbracht werden. Seite 3

4 Musterdarstellung zu den notwendigen Informationen unter den Punkten B 2 und B 8. Variante 1 Personalkosten vereinfachte Kosten (max.100% der Personalkosten) Projek t n-1 Projek t n (Summe n e Summe in Monaten Variante 2 (Summen n-1 n e Personalkosten* Neue Investitionen (AfA-Anteil)* Gemeinkosten (AfA-Anteil)* Materialaufwand Externe Kosten Summe in Monaten * Beispiel zur Berechnung des Personalaufwandes (8.1) und des AfA-Anteils für Investitionsgüter im Bestand (8.2) sowie des AfA-Anteils für Neuinvestitionen (8.3), letztere jeweils anteilig für die Dauer ihres Einsatzes im FuE-Vorhaben. I. Annahmen: e und Zeit Wir nehmen an, dass im Beispiel-Unternehmen die Voraussetzungen zur Nutzung des FuE- Innovationsprogramms (= Bemessungsgrundlage) für zwei FuE e gegeben sind. 1 wird 3 Monate dauern (= 0,25 Jahre), 2 wird ein halbes Jahr dauern (= 0,5 Jahre). Seite 4

5 Personalaufwand Für 1 und 2 werden diverse Mitarbeiter und der Geschäftsführer 1 bis n eingesetzt. Diese beziehen bestimmte Jahresgehälter (hier werden zur Veranschaulichung Jahresgehälter von TEUR 50 und TEUR 60 angenommen). Die Jahresgehälter verstehen sich als brutto Arbeitnehmergehalt zzgl. Arbeitgeberanteilen. Die angesetzten Gehälter müssen realistisch und plausibel sein (z. B. tatsächlich im Vorjahr gezahltes Geschäftsführergehalt), ebenso wie der zeitliche Ansatz der mitarbeit. Maschinenaufwand / AfA Für 1 wird eine Maschine A zu Messzwecken neu erworben, und während der gesamten FuE-Zeit zu FuE-Zwecken genutzt. Daher steht sie während der laufzeit (= 0,25 Jahre) nicht für die Produktion zur Verfügung. In 2 wird eine vorhandene Produktionsmaschine B zu FuE-Zwecken genutzt (laufzeit = 0,5 Jahre). Der angenommene Anschaffungspreis von Maschine A betrug TEUR 200, der von Maschine B TEUR 100. Nehmen wir ferner an, dass beide Maschinen innerhalb von jeweils 5 Jahren abgeschrieben werden; d. h. die jährliche Abschreibung beträgt 20%. Der anzusetzende Anschaffungspreis versteht sich als Rechnungspreis abzgl. Mehrwersteuer. Materialaufwand Für 1 beträgt der Materialaufwand TEUR 50 und TEUR 70 für 2. Externe Kosten Für Ingenieurleistungen fallen bei 1 TEUR 20 an II. Ermittlung Personalaufwand dauer Bemessungsgrundlage Jahresgehalt in Jahren Personalaufwand für FuE FuE- 1 Mitarbeiter 1 TEUR 50 x 0,25 = TEUR 12,5 Mitarbeiter 2 TEUR 50 x 0,25 = TEUR 12,5 (Zwischensumme 1) (TEUR 25,0 ) FuE- 2 Geschäftsführ. TEUR 60 x 0,50 = TEUR 30,0 Mitarbeiter 3 TEUR 50 x 0,50 = TEUR 25,0 Mitarbeiter 4 TEUR 50 x 0,50 = TEUR 25,0 (Zwischensumme 2) (TEUR 80,0 ) Summe: = TEUR 105,0 Personalaufwand Die Bemessungsgrundlage für die Personalaufwendungen beträgt für 1 TEUR 25 und für 2 TEUR 80. Insgesamt also TEUR 105 Personalaufwendungen. Seite 5

6 III. Ermittlung des finanzierbaren AfA-Anteils Bemessungs- AfA in dauer grundlage Anschaffungspreis % p.a. in Jahren AfA für FuE PM A TEUR 200 x 20% = TEUR 40 x 0,25 = TEUR 10 PM B TEUR 100 x 20% = TEUR 20 x 0,50 = TEUR 10 Zu PM A = Produktionsmaschine A Zu PM B = Produktionsmaschine B Es kann AfA-anteilig bzgl. des ERP-Innovationsprogramms als programmkonforme Bemessungsgrundlage ein Maschinenaufwand von TEUR 20 angesetzt werden. PM A wurde neu erworben. Der AfA-Anteil wird daher unter dem Pkt. B Sachinvestitionen ausgewiesen. PM B ist bereits im Unternehmen vorhanden. Der AfA-Anteil wird daher unter dem Pkt. B Gemeinkosten ausgewiesen IV. Bemessungsgrundlagen und Finanzierungsmöglichkeiten Werden die ermittelten Werte in die Musterdarstellung eingesetzt ergibt sich folgendes Bild: Variante 1 Nur in Variante 1 bilden die TEUR 105 Personalaufwendungen die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung der vereinfachten Kosten in Höhe von max. 100% der Personalaufwendungen (Personalkosten x 2). Weiterer Kosten können dann nicht zur Anrechnung gebracht werden. Berechnung der maximal möglichen vereinfachten Kosten : TEUR 105 Personalaufwand x 100% = TEUR 105 vereinfachte Kosten n-1 n (Summen e Personalkosten vereinfachte Kosten (max. 100%) Summe xx.xx.2014 yy.zz.2014 xx.yy.2014 zz.yy.2016 in Monaten 3 6 Seite 6

7 Variante n-1 n (Summen e Personalkosten Neue Investitionen (AfA-Anteil) Gemeinkosten (AfA-Anteil) Materialaufwand Externe Kosten Summe xx.xx.2014 yy.zz.2014 xx.yy.2014 zz.yy.2014 in Monaten 3 6 Im Beispiel wird davon ausgegangen, dass keine weiteren Kostenarten der unter 7. genannten anfallen. Ansonsten wären diese einfach in die Tabelle aufzunehmen. Dabei ist gem. Programmbestimmungen allerdings darauf zu achten, dass der überwiegende Teil der FuE- Aufwendungen im Antrag stellenden Unternehmen selbst anfallen muss. Im Beispiel fallen in jedem Vorhaben Personalaufwendungen im Unternehmen an. Die externen Kosten in 1 sind kleiner als 50% der kosten für 1. Damit sind die Kosten insgesamt programmkonform im ERP-Innovationsprogramm. Es können insgesamt TEUR 265 finanziert werden. In unserem Beispiel können bei Nutzung von Variante 2 insgesamt mehr Kosten finanziert werden. Dem steht gegenüber, dass u. U. Ihr Verwaltungsaufwand für den Verwendungsnachweis höher ausfallen wird V. Verwendungsnachweis Mit Blick auf den Verwendungsnachweis regen wir an, im Unternehmen z. B. eine separate Kostenstelle für das jeweilige Vorhaben zu bilden und / oder mit dem Steuerberater / Wirtschaftsprüfer zu vereinbaren, dass z. B. im Zuge der Erstellung des Jahresabschlusses eine Bescheinigung erstellt wird, welche Aufwendungen (insbesondere Personalaufwand) in den jeweiligen Vorhaben angefallen sind. Der Verwendungsnachweis muss nicht nur insgesamt erbracht werden. Vielmehr ist im Zeitablauf auch die zeitnahe Verwendung der abgerufenen Mittel nachzuweisen. Diese können nachträglich, also nach bereits erfolgtem und nachweisbarem FuE-Aufwand abgerufen werden. Alternativ können sie gem. Planung bis zu 3 Monaten im Voraus abgerufen werden. Dann ist die Mittelverwendung für diesen Zeitraum nachzuweisen. Seite 7