Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010

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1 Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010 Gruppe 3 / V 531 Seite 1 Wo die Probleme sind: l Das richtige Konto l l l Ausländische Umsatzsteuer Gegenseitigkeitsabkommen Eingeschränkte Vorsteuererstattung Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto Kontenbezeichnung Umsatzsteuervergütungen Eigener Kontenplan 8955 IKR 5493 SKR Kostenstelle/ Schlüssel Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto Kontenbezeichnung Steuererstattungsanspruch gegenüber anderen EG-Ländern Eigener Kontenplan 1542 IKR 2631 SKR Kostenstelle/ Schlüssel So kontieren Sie richtig! Unternehmer kçnnen die Umsatzsteuer, die sie in einem anderen Staat gezahlt haben, im Inland nicht als Vorsteuer geltend machen. Die Erstattung dieser Vorsteuer kann der Unternehmer bei den anderen EU-Staaten oder Drittstaaten beantragen, mit denen ein Gegenseitigkeitsabkommen besteht. Die Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer bucht er auf das Konto Umsatzsteuervergütungen 8955 () bzw (SKR 04). Die Vergütung ist zu erfassen, sobald Ihnen das Bundeszentralamt für Steuern bzw. die ausländische Finanzbehçrde die Hçhe der Steuererstattung mitgeteilt hat. Bei Erstattungen aus anderen Ländern der EU bucht der Unternehmer auf das Konto Steuererstattungsanspruch gegenüber anderen EG-Ländern 1542 () bzw (SKR 04). Buchungssatz: Steuererstattungsanspruch gegenüber anderen EG-Ländern an Umsatzsteuervergütungen KAB

2 Gruppe 3 / V 531 Seite 2 Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Besuch Computermesse in Österreich Herr Huber ist EDV-Spezialist. Er hat im November 2009 eine Computermesse in Österreich besucht. Die Kosten für den Besuch der Messe haben 250 EUR zuzüglich 50 EUR (= 20 %) çsterreichische Umsatzsteuer betragen. Für die Übernachtung hat Herr Huber 150 EUR zuzüglich 30 EUR (= 20 %) çsterreichische Umsatzsteuer gezahlt. Hinzu kommen noch Taxikosen von 100 EUR zuzüglich 20 EUR Umsatzsteuer. Herr Huber bucht die Aufwendungen in seiner Buchführung mit dem Bruttobetrag, weil er die çsterreichische Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen darf. Buchungsvorschlag: 4673 Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 120 an 1000 Kasse Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand 180 an 1000 Kasse Fortbildungskosten 300 an 1200 Bank 300 SKR Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten 120 an 1000 Kasse Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand 180 an 1000 Kasse Fortbildungskosten 300 an 1200 Bank 300 Herr Huber kann beantragen, dass ihm die çsterreichische Umsatzsteuer in Hçhe von 100 EUR erstattet wird. Seit dem stellt Herr Huber diesen Antrag nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung (nach der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung) an das Bundeszentralamt für Steuern. Da Herr Huber im Voraus nicht abschließend beurteilen kann, ob und in welchem Umfang ihm die çsterreichische Umsatzsteuer erstattet wird, bucht er die Vergütung erst, nachdem er den Erstattungsbescheid erhalten hat.

3 Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010 Gruppe 3 / V 531 Seite 3 Buchungsvorschlag: 1542 Steuererstattungsanspruch gegenüber anderen EG-Ländern 100 an 8955 Umsatzsteuervergütungen 100 SKR Steuererstattungsanspruch gegenüber anderen EG-Ländern 100 an 4695 Umsatzsteuervergütungen 100 Nachdem ihm der Betrag auf sein Konto überwiesen worden ist, bucht er den Zahlungsvorgang. Damit erlischt dann der Erstattungsanspruch. Buchungsvorschlag: 1200 Bank 100 an 1542 Steuererstattungsanspruch gegenüber anderen EG-Ländern 100 SKR Bank 100 an 1440 Steuererstattungsanspruch gegenüber anderen EG-Ländern 100 KAB Verfahren bei der Vorsteuer-Vergütung Inländische Unternehmer dürfen in ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Umsatzsteuer-Jahreserklärung nur die inländische Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Ausländische Umsatzsteuer, die aus betrieblichem Anlass in Rechnung gestellt wird, kann nur in einem sog. Vorsteuer- Vergütungsverfahren geltend gemacht werden. Das ist bei allen EU-Staaten der Fall, bei Drittländern aber nur, wenn mit diesen entsprechende Gegenseitigkeitsvereinbarungen getroffen worden sind. Die Gegenseitigkeit ist bei allen EU-Staaten automatisch gegeben, d. h., dass jeder Unternehmer eines EU-Landes sich die Vorsteuer von jedem anderen EU-Land erstatten lassen kann. Darüber hinaus gibt es noch Drittstaaten, mit denen entsprechende Vereinbarungen getroffen worden sind. Die Liste dieser Staaten wird laufend angepasst. Die neueste Liste wurde mit dem BMF-Schreiben vom (IV A 9 S 7359/07/10009; DOK 2008/ ) bekannt gemacht.

4 Gruppe 3 / V 531 Seite 4 Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010 Verzeichnis der Drittstaaten, bei denen die Voraussetzungen des 18 Abs. 9 Satz 6 UStG vorliegen (d. h., wo die Gegenseitigkeit gegeben ist) Andorra Korea, Republik Antigua und Barbuda Kuwait Bahamas Libanon Bahrain Liberia Britische Jungferninseln Libyen Bermudas Liechtenstein Brunei Darussalam Macao Cayman-Insel Malediven Gibraltar Mazedonien Grenada Norwegen Grçnland Oman Guernsey Pakistan (ab ) Hongkong (VR China) Salomonen Iran San Marino Island Saudi Arabien Israel Schweiz Jamaika St. Vincent und die Grenadinen Japan Swasiland Jersey Vatikan Kanada Vereinigte Arabische Emirate Katar Vereinigte Staaten von Amerika (USA) Korea, Dem. Volksrepublik Die Vergütung muss beantragt werden Unter bestimmten Voraussetzungen erhält der Unternehmer die ausländische Umsatzsteuer zurück. Dazu muss er, wenn es sich um ein Drittland handelt, sich an die jeweilige ausländische Behçrde wenden, die für die Erstattung zuständig ist (zu diesem Zweck muss er sich die Unternehmereigenschaft und die Berechtigung zum Vorsteuerabzug von seinem Finanzamt bestätigen lassen), wenn es sich um ein anderes EU-Land handelt, einen Antrag nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung (nach der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung) an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln (eine Bescheinigung der Unternehmereigenschaft ist nicht erforderlich). Das Erstattungsverfahren für Umsatzsteuer aus anderen EU-Ländern läuft seit dem ausschließlich über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

5 Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010 Gruppe 3 / V 531 Seite 5 Neues Verfahren für die Vergütung der Umsatzsteuer aus anderen EU-Staaten Einem Unternehmer, der aus geschäftlichen Gründen ins Ausland reist, entstehen Aufwendungen, in denen ausländische Umsatzsteuer enthalten ist. Die ausländische Umsatzsteuer darf der Unternehmer bei seinem deutschen Finanzamt nicht als Vorsteuer geltend machen. Die ausländische Umsatzsteuer kann er sich nur dann erstattet lassen, wenn er Unternehmer i. S. d. UStG ist, der in Deutschland zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. D. h., dass ein Kleinunternehmer keinen Vergütungsantrag stellen kann. Ebenso wenig kann derjenige einen Antrag auf Vergütung stellen, der steuerfreie Umsätze ausführt, die den Vorsteuerabzug ausschließen, z. B. weil er als Arzt für Heilbehandlungen gem. 4 Nr. 14 UStG keine Umsatzsteuer zahlt. Ordnungsgemäße Rechnungen im Ausland Der Unternehmer muss darauf achten, dass er im Ausland ordnungsgemäße Rechnungen erhält, in denen er als Leistungsempfänger genannt ist. Die Angaben sollten vergleichbar sein mit denen, die nach 14 Abs. 4 UStG in Deutschland gefordert werden. Bei Kleinbetragsrechnungen kann es Probleme geben, die der Unternehmer vermeiden! kann, wenn er sich in jedem Fall eine Rechnung geben lässt, die alle Anforderungen erfüllt. Das neue ab 2010 geltende Umsatzsteuer-Vergütungsverfahren ist in 18 Abs. 9 UStG und 18g UStG und 61 und 61a UStDV geregelt. Insoweit ist Deutschland seiner Verpflichtung nachgekommen und hat das sog. Mehrwertsteuer-Paket im Jahressteuergesetz 2009 umgesetzt. Innerhalb der EU werden die Anträge, die bisher in Papierform gestellt wurden, ab 2010 ausschließlich elektronisch gestellt. Für jeden Mitgliedstaat ist ein eigener Antrag zu stellen. Wie bisher ist Voraussetzung, dass der deutsche Unternehmer, der den Erstattungsantrag stellt, in Deutschland steuerpflichtige Umsätze ausführt, die ihn zum Vorsteuerabzug berechtigen. Der deutsche Unternehmer reicht seinen Antrag immer elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ein und nicht mehr bei der ausländischen Behçrde. Das Bundeszentralamt für Steuern stellt dafür ein elektronisches Portal zur Verfügung. Adressat ist allerdings weiterhin das EU-Land, von dem der Unternehmer sich die Umsatzsteuer erstatten lassen will. Wichtig: Informationen zur elektronischen Übermittlung sind auf der Internetseite des BZSt zu finden ( Eine Unternehmerbescheinigung des Finanzamts ist nicht mehr erforderlich, weil der Antrag unmittelbar über das Bundeszentralamt für Steuern KAB

6 Gruppe 3 / V 531 Seite 6 Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010 läuft. Originalbelege brauchen zunächst nicht mehr beigefügt zu werden. In seinem Antrag muss der Unternehmer die erworbenen Gegenstände und/oder die in Anspruch genommene Dienstleistung bezeichnen, nach vorgegebenen Kennziffern aufschlüsseln und spätestens bis zum des Folgejahres abgeben. Die Vergütung muss mindestens 50 EUR betragen. Der Antrag kann auch für einen Zeitraum von 3 Monaten gestellt werden, wenn der Vergütungsanspruch mindestens 400 EUR beträgt. Beträgt die Bemessungsgrundlage mindestens EUR (bei Kraftstoffen 250 EUR), kann der andere EU-Staat verlangen, dass die Rechnung elektronisch beigefügt wird (d. h. in eingescannter Form). Der Ablauf sieht dann wie folgt aus: Nach Einreichen des Antrags erhält der Unternehmer umgehend eine elektronische Eingangsbestätigung. Der Ansässigkeitsstaat (bei deutschen Unternehmen also das Bundeszentralamt für Steuern) prüft, ob der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Das Bundeszentralamt für Steuern leitet den Antrag (ebenfalls elektronisch) an das EU-Land weiter, das die Erstattung vorzunehmen hat. Das Mitgliedsland der Erstattung kann weitere Informationen verlangen bis hin zur Vorlage der Originalbelege. Das Mitgliedsland der Erstattung teilt dem Antragsteller innerhalb von vier Monaten mit, ob es den Antrag ablehnt bzw. welchen Betrag es erstattet. Das Mitgliedsland der Erstattung muss, wenn es weitere Informationen bzw. die Originalbelege haben will, diese innerhalb der Vier-Monats- Frist anfordern. Danach hat das Mitgliedsland der Erstattung maximal sechs Monate Zeit, um über den Antrag zu entscheiden. Der Betrag muss nach Mitteilung durch das Mitgliedsland der Erstattung innerhalb von 10 Tagen erstattet werden. Wichtig: Wenn das Mitgliedsland der Erstattung die Fristen nicht einhält, hat der Unternehmer, wenn er seine Mitwirkungspflicht nicht verletzt hat, einen Anspruch auf Verzinsung der Erstattungsbeträge. Angaben im Vergütungsantrag In seinem Vergütungsantrag hat der Unternehmer die folgenden Angaben zu machen: Bezeichnung des Mitgliedstaats, das die Erstattung vornehmen soll, Name und Anschrift des Unternehmers (Antragstellers), eine Adresse für die elektronische Kommunikation ( -Adresse)

7 Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010 Gruppe 3 / V 531 Seite 7 Beschreibung der Geschäftstätigkeit, für die die Aufwendungen entstanden sind, auf die sich der Antrag bezieht, Erklärung des Unternehmers (Antragsstellers), dass er während des Vergütungszeitraums im Mitgliedstaat der Erstattung keine Lieferung oder sonstige Leistung erbracht hat (unbeachtlich sind bestimmte steuerfreie Befçrderungsleistungen und Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer gem. 13 b UStG schuldet), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder die Steuernummer (StNr.) des Unternehmers (Antragstellers), die Bankverbindung (IBAN und BIC), damit die Vergütung darauf überwiesen werden kann. Der Unternehmer hat neben diesen Angaben in seinem Vergütungsantrag für jeden Mitgliedstaat der Erstattung und für jede Rechnung (bzw. Einfuhrdokument) folgende Angaben zu machen: Name und Anschrift des Lieferanten bzw. Erbringers der Dienstleistung, Angabe der USt-IdNr. des Lieferanten bzw. des Erbringers der Dienstleistung (ausgenommen in Fällen der Einfuhr) oder die vom anderen Mitgliedstaat der Erstattung zugeteilte Steuerregisternummer, das Präfix des Mitgliedstaats der Erstattung (ausgenommen in Fällen der Einfuhr), Datum und Nummer der Rechnung oder des Einfuhrdokuments, Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag in der Währung des Mitgliedlands der Erstattung, Betrag der abziehbaren Steuer in der Währung des Mitgliedslands der Erstattung, Art der erworbenen Gegenstände und Dienstleistungen, die entsprechend nach Kennziffern aufzuschlüsseln sind (siehe nachfolgende Aufzählung). Die Art der erworbenen Gegenstände und die Dienstleistungen sind nach den folgenden Kennziffern aufzuschlüsseln: 1. Kraftstoff 2. Vermietung von Befçrderungsmitteln 3. Ausgaben für Transportmittel (andere als unter Kennziffer 1 und 2 beschriebene Gegenstände und Dienstleistungen) 4. Maut- und Straßenbenutzungsgebühren 5. Fahrtkosten wie Taxikosten, Kosten für die Nutzung çffentlicher Verkehrsmittel, 6. Beherbergung 7. Speisen, Getränke und Restaurantdienstleistungen, 8. Eintrittsgelder für Messen und Ausstellungen, 9. Luxusausgaben, Ausgaben der Vergütung und Repräsentationsaufwendungen, 10. Sonstiges; hierbei ist die Art der gelieferten Gegenstände bzw. der erbrachten Dienstleistung zu bezeichnen. KAB

8 Gruppe 3 / V 531 Seite 8 Vorsteuer-Vergütungsverfahren ab 2010 Ob weitere Angaben zu machen sind, hängt vom Mitgliedland der Erstattung ab. Dieses kann zusätzliche elektronisch verschlüsselte Angaben zu jeder Kennziffer verlangen, soweit dies aufgrund von Einschränkungen des Vorsteuerabzugs im Mitgliedstaat der Erstattung erforderlich ist. Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens EUR (bei Rechnungen für Kraftstoffe mindestens 250 EUR), muss der Unternehmer Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente elektronisch (eingescannt) übermitteln, wenn das Mitgliedland der Erstattung dies vorsieht. Die Dateienanhänge zum Erstattungsantrag dürfen nicht grçßer sein als 5 MB. Zusätzliche Angaben Der jeweilige Mitgliedstaat der Erstattung kann zusätzliche Angaben verlangen. Auf den Internetseiten des BZSt ist abrufbar, welche Angaben die jeweiligen Mitgliedstaaten zusätzlich verlangen kçnnen. Unternehmer sollten sich darüber informieren, um den Antrag voll-! ständig übermitteln zu kçnnen, damit bei der Bearbeitung keine Verzçgerungen eintreten. Das Umsatzsteuerrecht innerhalb der EU ist zwar weitgehend harmonisiert. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Regelungen zum Vorsteuerabzug übereinstimmend sind. Das hat zur Konsequenz, dass der Unternehmer nur die Umsatzsteuer erstattet bekommen kann, die in dem entsprechenden Land als Vorsteuer abziehbar ist. Bevor der Unternehmer die Mühe auf sich nimmt, mühsam Anträge auszufüllen, sollte er vorab klären, in welchem Land aus welchen Kosten die Umsatzsteuer vergütet wird. Kontierungs-Praxis-Fazit: Die Vergütung muss beantragt werden. Für die Vergütung der Umsatzsteuer aus anderen EU-Staaten gilt ab 2010 ein neues Verfahren.! Der Vergütungsantrag muss bestimmte Angaben enthalten. Der jeweilige Mitgliedstaat der Erstattung kann zusätzliche Angaben verlangen.