Inventory Management- Lagerbestandsmanagement

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1 Inventory Management- Lagerbestandsmanagement Bestandsanalyse, Bestandscontrolling Dr. Anton Ferner

2 BESTANDSFÜHRUNG Unter Bestandsführung versteht man eine mengenmäßig geführte Lagerbuchhaltung von Rohstofflager Produktionslager Fertigwarenlager Hilfs-& Betriebsstoffe, Ersatzteillager Zulieferung und Entnahme von Artikeln erfolgt ausschließlich gegen Zeichnung von sogenannten Materialscheinen mit Angabe von genauer Materialmenge und Artikelnummer. Durch die fortwährende, zeitnahe Verbuchung von allen Wareneingängen und ausgängen sind im EDV-Lagersystem jederzeit die korrekten Lagerbestände ausgewiesen. Die Daten der Bestandsführung werden beispielsweise für die Finanzbuchhaltung oder dem Controlling benötigt

3 Bestandsarten Lagerbestand Damit wird der tatsächlich physisch vorhandene Bestand im Lager zu einem bestimmten Zeitpunkt bezeichnet. Buchbestand Dieser wird über die Erfassung von Lagerbestandsveränderungen (Zu- und Abgänge) errechnet. Er kann durch Erfassungs- oder Übertragungsfehler vom Lagerbestand abweichen. Inventurbestand Dies ist der physisch vorhandene Lagerbestand zum Zeitpunkt einer Inventur. Dieser kann sich durch Schwund, beispielsweise durch Diebstahl oder Verderben, vom Buchbestand unterscheiden.

4 Erfassung des Materialverbrauchs Methoden zur Erfassung des Materialverbrauch s Zugangs- Inventur- Retrograde Skontraktions- methode methode Methode methode

5 Erfassung des Materialverbrauchs Zugangsmethode Hierbei wird angenommen, dass der Materialeingang und der Materialverbrauch mengenmäßig übereinstimmen. Das heißt, es wird auf die Bestandsführung verzichtet. Aufgrund der eher unrealistischen Annahmen in diesem Verfahren wird es in der Praxis eher selten verwendet. Inventurmethode Der Endbestand wird mittels physischer Bestandsaufnahme durch Wiegen, Messen, Zählen, etc. ermittelt. Zugänge werden mittels Wareneingangsbelege (Buchungen) erfasst. Die Abgänge werden nach folgender Formel berechnet: Anfangsbestand + Zugänge (gemäß Lieferscheinen) Inventurbestand (Endbestand) = Materialverbrauch der Periode (Ist-Verbrauch) Nachteil dieses Verfahrens ist, dass ein relativ hoher Bearbeitungsaufwand durch die Inventur entsteht, sowie, dass verschiedene Abgangsarten, wie beispielsweise Schwund, Diebstahl, Verderb, etc., nicht aufscheinen können

6 Erfassung des Materialverbrauchs Retrograde Methode Diese Methode wird auch Rückrechnungsmethode genannt, da man von der Anzahl der produzierten Einheiten ausgeht und damit auf den Materialverbrauch rückrechnet. Allerdings müssen Informationen über die Zusammensetzung der Endprodukte, beispielsweise Stücklisten, vorhanden sein. Weiters muss beachtet werden, dass mit dieser Methode nur die Sollverbrauchsmengen errechnet werden können. Wegen der Soll-Ist- Abweichungen sollte man zur Abgleichung zyklische Inventuren durchführen. Quelle: (Stölzle/Heusler/Karrer 2004, S. 105ff).

7 Erfassung des Materialverbrauchs Skontraktionsmethode Diese Form der Verbrauchsermittlung ist typisch für bestandsgeführte Lager. Es werden alle Zu- und Abgänge werden fortlaufend mittels Belegen festgehalten. Für Zugänge werden Lieferscheine, für Materialabgänge Materialentnahmescheine verwendet. Die Buchungen erfolgen im bestandsverwaltenden EDV-System (PPS). Um Bestandsabweichungen (Schwund, Fehlbuchungen, ) erfassen zu können, müssen Inventuren durchgeführt werden (Stichtagsinventur, fortlaufende Inventur)

8 Bestandsrechnung Teil des internen Rechnungswesens, der die Bestände an Material, Halbfertig- und Fertigprodukten mengen- und wertmäßig ermittelt. Die Bestandsrechnung liefert damit wesentliche Ausgangsinformationen für die Kostenträgerrechnung. Vermögensgegenstände sind mit den fortgeführten Anschaffungsoder Herstellungskosten anzusetzen Quelle: Gabler, Wirtschaftslexikon 2001

9 Bestandsrechnung Einzelbewertungsverfahren Vermögensgegenstände sind laut 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB (Handelsgesetzbuch) einzeln zu bewerten (Prinzip der Einzelbewertung): jeder Vermögensgegenstand, jede Schuld etc. muss bei der Bilanzaufstellung einzeln bewertet werden. Nur in Ausnahmefällen Gruppenbewertung oder Pauschalbewertung Voraussetzung für dieses Verfahren ist die getrennte Lagerung nach unterschiedlichen Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten. Meistens geht eine Materialart in verschiedene Produkte ein, so dass gleiche Materialien und Teile gemeinsam gelagert werden. Aufgrund von schwankenden Beschaffungspreisen lassen sich dann manchmal die Anschaffungspreise nicht mehr genau eruieren. Dann ist eine Einzelbewertung nicht mehr möglich und man muss auf Sammelbewertungsverfahren ausweichen (Stölzle/Heusler/Karrer 2004, S. 110).

10 Bestandsrechnung Sammelbewertungsverfahren: Wenn es sich um gleichartige Materialien/Teile handelt, kann auch das Sammelbewertungsverfahren verwendet werden. Typisch dafür ist die Durchschnittsmethode. Die Durchschnittsmethode setzt eine Gruppenbildung von gleichartigen Artikeln voraus, die am Periodenende (periodische Durchschnittsmethode) oder permanent nach jeder Lieferung (permanente Durchschnittsmethode) mit gewogenen Durchschnittspreisen bewertet werden. Quelle: Stölzle/Heusler/Karrer 2004, S. 111

11 Bestandsrechnung Bewertung zu festen Verrechnungspreisen: Bei häufigen Zu- und Abgängen eines Materials mit geringen Preisschwankungen neigt man in der Praxis dazu der Einfachheit halber mit dem letzten Ist-Durchschnittspreis zu rechnen. Auf diese Weise werden die Ist-Preise zu Normalwerten und damit zu festen Verrechnungspreisen Quelle: Kilger/Pampel/Vikas 2007, S. 45

12 Bestandsrechnung Bewertung zu Wiederbeschaffungspreisen Der Wiederbeschaffungspreis bezieht sich, wie der Name schon sagt, auf den Preis, der für die Wiederbeschaffung (Ersatzbeschaffung) einer verbrauchten Menge benötigt wird. Dabei werden die Tagespreise dieser Materialen verwendet. Jedoch kann man den Tagespreis des Verbrauchs-, Abschluss- oder Wiederbeschaffungstages verwenden. Diese Bewertungsmethode zahlt sich in der Praxis nur für höherwertige Güter aus, da der Bearbeitungsaufwand relativ hoch ist. Quelle: Stölzle/Heusler/Karrer 2004, S. 113)

13 Lagerkennzahlen Kennzahlen basieren auf ABC, XYZ Analysen Durchschnittliche Lagerbestand Lagerumschlagshäufigkeit Lagerreichweite Bestandsstruktur (z.bsp. Altersstruktur) Lagerdauer in Tagen Lagerraum-Nutzungsgrad Lieferservicegrad Sicherheitskoeffizient Anteil der Vorräte am Umsatz

14 Lagerumschlagshäufigkeit Lagerumschlagshäufigkeit = Lagerabgänge pro Periode Durchschnittl. Lagerbestand Lagerumschlagshäufigkeit = Jahresabsatz Durchschnittl. Lagerbestand Lagerumschlagshäufigkeit = Wareneinsatz Durchschnittl. Lagerbestand zu Einstandspreis Die Lagerumschlagshäufigkeit zeigt an, wie oft sich das gelagerte Material in einer Periode austauscht (umschlägt). Auf dieser Basis können ebenfalls Lagerhüter identifiziert werden

15 Wareneinsatz Zur Erzielung eines bestimmten Umsatzes erforderliche Menge an Waren, bewertet mit den Einstandspreisen (Anschaffungskosten). Warenanfangsbestand + Warenzugang entspricht d. Verbrauch (Warenabgang) - Warenendbestand = Wareneinsatzmenge * Einstandspreis Wareneinsatz

16 Bestandsanalyse: Reichweite Reichweite = Lagerbestand am Stichtag durchschnittl. Verbrauch pro Zeiteinheit Lagerreichweite Durch die Ergebnisse dieser Formel können Überbestände identifiziert werden. Reichweiten > 1 bedeuten, dass mehr Bestände verfügbar sind, als durchschnittliche benötigt werden

17 Bestandsstruktur Anteil Bestand Material X = Lagerbestand Material X Gesamtlagerbestand Bestandsstruktur: Die Bestandsstruktur gibt Aufschluss über die Zusammensetzung des Lagerbestands. Beispiel Altersstrukturanalyse Es werden die Bestände mittels Bewegungskennziffern gruppiert. Die Grenzen können nach Zweckmäßigkeit vom jeweiligen Unternehmen festgesetzt werden, beispielsweise ohne Bewegung seit drei/sechs/zwölf Monaten oder laufende Bewegung. Mittels dieser Einteilung kann dann festgelegt werden, ab wann ein Artikel als Lagerhüter eingestuft wird.

18 Raum-/Flächennutzungsstruktur Lagerraum-Nutzungsgrad = Genutzter Lagerraum (m2/m3) Verfügbarer Lagerraum Raum-/Flächennutzungsstruktur Die Kennzahl dient zur Leistungs-/ Wirtschaftlichkeitsanalyse der Lagerhaltung. Sie dient ebenfalls als Hilfe bei der Auswahl der Lagermethode (Hochregallager, )

19 Lagerdauer Lagerdauer = Lagerbestand 360 (Gesamt-) Umsatz d. Lagers Durchschnittl. Lagerdauer = Anzahl Tage in der Periode Umschlagshäufigkeit der Periode Ermittelt wie lange bestimmte Waren auf Lager sind, bevor sie verkauft bzw. verwendet werden. Je geringer die Lagerdauer ist, desto weniger Lagerkosten fallen an (Zinsen, Schwund, Verwaltungskosten), so daß es das Ziel sein muß, die Lagerdauer so weit wie irgend möglich zu minimieren. Durchschnittliche Lagerdauer: Aus der Umschlagshäufigkeit wird die durchschnittliche Lagerdauer abgeleitet. Insbesondere im Zeitvergleich gibt die Kennzahl Aufschluss über Situation und Entwicklung der Kapitalbindung im Lager

20 Servicegrad eines Lagers Lieferservicegrad= Summe insgesamt angeforderte Menge Summe der sofort bedienten Menge Lieferservicegrad/Lieferbereitschaft: Diese Kennzahl gibt Hinweise zur auszuwählenden Bevorratungspolitik. Ein niedriger Lieferservicegrad führt zu Fehlmengenkosten, ein zu hoher deutet auf hohe Kapitalbindung hin. Gehört zu Logistikservice: die Leistungsfähigkeit eines Logistiksystems, charakterisiert durch die vom Empfänger (Nutzer) wahrgenommene Qualität von Lieferzeit, Lieferzuverlässigkeit, Lieferungsbeschaffenheit und Lieferflexibilität. Die Abwägung zwischen Logistikservice und Logistikkosten unterliegt den Gesetzen der Wirtschaftlichkeit.

21 Sicherheitskoeffizient Sicherheitskoeffizient = Sicherheitsbestand Durchschnittlicher Lagerbestand Sicherheitskoeffizient: Der Sicherheitskoeffizient dient zur Hilfe der Identifikation von zu hohen Sicherheitsbeständen

22 Anteil der Vorräte am Umsatz Anteil der Vorräte am Umsatz = Vorräte (Lagerbestandswert) Umsatz (bzw. Gesamtleistung) Diese Kennzahl bezieht sich auf die Bestandsintensität eines Unternehmens. Ein hoher Anteil der Bestände wirkt sich meist negativ auf die Kapitalrentabilität aus

23 Maßnahmen zur Bestandsreduktion Lagerhüterbeseitigung Zur Bestimmung von Lagerhütern gibt es zwei Möglichkeiten: Die Reichweiten- und die Altersstrukturanalyse Verbesserung der Bedarfsprognosen Fehler in der Bedarfsvorhersage müssen durch Sicherheitsbestände ausgeglichen werden. Eine Verbesserung der Prognosegenauigkeit hat deswegen besonders bei Gütern mit hoher Kapitalbindung große Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg Reduktion der Teile-/Variantenvielfalt Senkung der Fertigungstiefe Dies kann beispielsweise durch die Fremdvergabe der Produktion von Erzeugnissen mit geringer strategischer Bedeutung erreicht werden Optimierung der Produktionsprozesse und Erhöhung der Prozesssicherheit Eine genaue Anpassung des Materialflusses an den Produktionsprozess hilft Sicherheitsbestände abzubauen und Durchlaufzeiten zu verringern. Supply Chain Management Ein erhöhter Informationsaustausch mit dem Lieferanten/Kunden soll die Bestände entlang der Supply Chain Management reduzieren