Newsletter der Dienstekonsolidierung

Transkript

1 Newsletter der Dienstekonsolidierung Grußwort Dr. Heike Stach Ab sofort erhalten Sie regelmäßige Informationen zu den Maßnahmen der Dienstekonsolidierung. mehr Das Social Intranet des Bundes Arbeiten 4.0 wird Realität Wissenstransfer und Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter. Warum die Bundesverwaltung eine digitale Kooperationsplattform braucht und wann Sie einen ersten Blick wagen können. mehr Drei Fragen an... Markus Reisener zur E-Akte Markus Reisener, Maßnahmenverantwortlicher der E-Akte Bund im Gespräch zu den bisherigen Erfolgen und den nächsten Meilensteinen. mehr Hinter den Kulissen: Die Bundescloud als Schnittstelle zwischen den Diensten Mehr als Cloud-Speicher. Die Bundescloud als Plattform für die flexible Bereitstellung ressortübergreifender, konsolidierter Dienste. mehr Meilenstein der Dienstekonsolidierung: Die E-Rechnung Am 20. November 2018 durch Staatssekretär Klaus Vitt auf der Smart Country Convention 2018 freigeschaltet Das E-Rechnungsportal wird in Zukunft Rechnungen papierlos verwalten. mehr IT einfach erklärt: Der Bundesclient Damit Sie für IT-Fachbegriffe kein Fremdwörterbuch brauchen, erklären wir Ihnen Fachbegriffe der Dienstekonsolidierung in dieser Rubrik. mehr

2 Grußwort Dr. Heike Stach, Leiterin Teilprojekt 6 Dienstekonsolidierung Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen, das Thema Digitalisierung ist derzeit in aller Munde und ich erlebe am Rande vieler Veranstaltungen und in Gesprächen ein wachsendes Interesse am Programm Dienstekonsolidierung und seinen Aufgaben. Das Programm ist Teil der IT-Konsolidierung Bund und soll bis 2025 dazu führen, dass in der Bundesverwaltung nur noch ein bis zwei gemeinsame IT-Lösungen für gleichartige Funktionalitäten betrieben werden. Diese IT-Lösungen werden derzeit im Rahmen von unterschiedlichen IT-Maßnahmen der Dienstekonsolidierung umgesetzt. Sie sollen in Zukunft rund 200 Bundesbehörden zur Verfügung stehen und werden nicht nur die IT- Landschaft vereinheitlichen und modernisieren, sondern auch Arbeitsprozesse digitalisieren und verändern. Daher starten wir 2019 mit unserer neuen Newsletter-Serie, in der wir regelmäßig verschiedene Projekte beleuchten, Interviews mit Verantwortlichen führen und Praxiserfahrungen darstellen. Wir wollen die Bedeutung der Dienstekonsolidierung für die erfolgreiche Digitalisierung der Bundesverwaltung und für Ihr Ressort und Ihre Behörde nachvollziehbar und verständlich machen. Bei der Themenauswahl liegt unser Augenmerk besonders auf der Frage, welche Auswirkung die dargestellten Vorhaben ganz konkret auf Ihre heutige und künftige Arbeit haben. Ein besonderer Dank gilt allen Maßnahmen- und Projektverantwortlichen aus den verschiedenen Ressorts, die uns zur Seite standen, um den ersten Newsletter inhaltlich mit Leben zu füllen. Wir freuen uns auf Ihre Anregungen und Fragen, die Sie gern direkt an unser Programmbüro unter DGI5AG@bmi.bund.de richten können. Gern können Sie den Newsletter auch an interessierte Kolleginnen und Kollegen weiterleiten. Um Sie jederzeit mit aktuellen Informationen zu unseren Maßnahmen versorgen zu können, arbeiten wir derzeit am Aufbau eines Angebots im Intranet. Die entsprechenden Links finden Sie am Ende dieses Newsletters. Ich wünsche viel Freude beim Lesen! Dr. Heike Stach

3 Social Intranet des Bundes: Arbeiten 4.0 wird Realität Digitale Plattform intensiviert die übergreifende Zusammenarbeit und beschleunigt den Wissenstransfer in der Bundesverwaltung Warum braucht die Bundesverwaltung eine digitale Kooperationsplattform? Die Zusammenarbeit innerhalb einer sehr verteilten Bundesverwaltung hinweg gewinnt immer mehr an Bedeutung. Um den Austausch von Wissen und Ideen künftig effizienter und effektiver zu gestalten, überwindet das Social Intranet des Bundes (SIB) Behörden- und Ressortgrenzen sowie System- und Medienbrüche, die bei konventioneller Kooperation per , Dokumentenaustausch oder Telefon bislang unvermeidlich waren. Gleichzeitig enthält das SIB eine strukturierte Dateiablage und ermöglicht somit einen verbesserten Informationstransfer und eine unmittelbare Verteilung von Inhalten. Und anders als früher, lassen sich innerhalb der gesamten Bundesverwaltung Wissensträger schneller auffinden und erreichen. Als soziales Netzwerk fördert das SIB zudem flexible team- und gruppenorientierte Arbeitsweisen. Dies führt zu schnellen und gemeinschaftlichen Ergebnissen und wirkt sich außerdem positiv auf die Motivation der Beschäftigten aus. Mit all dem vereinfacht und verkürzt das SIB viele interne und ressortübergreifende Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse. Gute Gründe also für den zügigen Aufbau des SIB, der vom Bundeskanzleramt gemeinsam mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat und in enger Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorangetrieben wird. Die Pilotanwendung ging bereits im Februar 2017 unter an den Start und wird seither quer durch die Bundesverwaltung erprobt. Die Anregungen und Kritik der Anwenderinnen und Anwender liefern ein realistisches Feedback, das direkt in die weitere Verfeinerung des künftigen SIB-Zielsystems einfließt. Inzwischen mehren sich auf dem SIB die Gruppenräume, die einen Wissenstransfer zu unterschiedlichsten Themen in Gang setzen. In einem solchen Gruppenraum findet derzeit beispielsweise ein behördenübergreifender Austausch zum Vorgehensmodell der E-Akte Bund statt. Daneben existieren viele weitere öffentliche und nichtöffentliche Gruppenräume verschiedener Projektteams, die mit den neuen Möglichkeiten des SIB-Piloten ihre Zusammenarbeit über Behördengrenzen hinweg vereinfachen und verbessern.

4 Work in Progress: Agiles Vorgehen sorgt für Übereinstimmung mit tatsächlichem Bedarf Der Pilot SIB wird als Erprobungsmöglichkeit durch das Zielsystem SIB abgelöst. Bewusst startet dieses mit einem überschaubaren Funktionsumfang: Außer den angesprochenen Gruppenräumen zählen dazu insbesondere auch persönliche Profile, die es erleichtern, bestimmte Fachkompetenzen innerhalb der gesamten Bundesverwaltung, aber auch Informationen und Dokumente, schnell und auf sichere Weise aufzufinden. Nicht funktionale Vollständigkeit ist demnach das Ziel des SIB, sondern die schnelle Verfügbarkeit eines praxistauglichen Social Intranets. Dessen weiterer Funktionsumfang orientiert sich in Breite und Tiefe am Nutzerfeedback. Neue Funktionen werden in kurzen, sich wiederholenden Innovationszyklen gemäß den Anforderungen aus der Praxis spezifiziert, priorisiert und schrittweise im SIB umgesetzt. Dieses von agilen Entwicklungsmethoden inspirierte Herangehen sorgt vor allem dafür, dass sich die Weiterentwicklung des künftigen SIB kontinuierlich am tatsächlichen Bedarf in der Bundesverwaltung ausrichtet und dass sein Funktionsspektrum den Bedürfnissen der Beschäftigten optimal entspricht. Dies erhöht die Akzeptanz und Anwendungsbreite des SIB. Beim Zielsystem SIB handelt es sich keineswegs um eine bloße Anpassung des heutigen Piloten, sondern um eine Neuentwicklung auf Basis der Erkenntnisse aus dem Piloten und der Erfahrung und den Vorschlägen von mehr als 40 Behörden, die sich in regelmäßigen Workshops an der Entwicklung beteiligen. Die Oberfläche des künftigen SIB bietet mehr Klarheit und Struktur, ermöglicht eine intuitive Bedienung und hat insbesondere wichtige Themen wie die Barrierefreiheit im Fokus. Wie geht es weiter? Was werden die nächsten Schritte bringen? Darüber informiert die Konzeptinstanz Social Intranet des Bundes am 31. Januar 2019 zum Informationstag Arbeiten 4.0 Das Social Intranet des Bundes im Presse- und Besucherzentrum des Bundespresseamtes in Berlin. Rückfragen und Anmeldungen zum Informationstag sowie Rückmeldungen bei Interesse an einem eigenen Gruppenraum oder zur Nutzung des Social Intranet des Bundes richten Sie bitte an die Konzeptinstanz Social Intranet des Bundes im Bundesverwaltungsamt unter

5 Drei Fragen an Markus Reisener, Maßnahmenverantwortlicher der E-Akte Bund Arbeitsgruppe DG I 5 Dienstekonsolidierung im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Herr Reisener, wofür steht die E-Akte Bund eigentlich im Rahmen der Dienstekonsolidierung? Die E-Akte Bund hat insofern einen besonderen Stellenwert, weil die elektronische Aktenführung nahezu alle internen und externen Verwaltungsabläufe einer Behörde berührt. Ihre vielfältigen Wechselwirkungen mit anderen konsolidierten Basis- und Querschnittsdiensten, aber auch mit behördenspezifischen Fachverfahren macht die E-Akte Bund zu einem zentralen Element der Dienstekonsolidierung. Zugleich ist sie das Rückgrat der Digitalisierung in der Bundesverwaltung. Was war Ihr bisher größter Erfolg? Hier könnte man den inzwischen abgeschlossenen Ausschreibungs- und Beschaffungsprozess oder die Gewinnung von fünf Pilotbehörden (BfJ, BMF, BpB, BMJV und StBA) anführen, die mit ihrer sehr guten Arbeit zu einer Qualitätssteigerung des Produktes beitragen werden. All das aber wäre nichts nütze ohne die Motivation und Bereitschaft derer, die künftig tagtäglich mit elektronischen Akten arbeiten werden. Deshalb empfinde ich die Neugier und das große Interesse vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter quer durch die gesamte Bundesverwaltung als einen besonderen Erfolg. Dies zeigte sich beispielsweise Anfang September 2018 auf unserem Infotag E-Akte Bund. Die Veranstaltung war buchstäblich bis auf den letzten Platz ausgebucht. Das positive Feedback der Teilnehmerinnen und Teilnehmer stimmt mich absolut zuversichtlich im Hinblick auf die künftige Akzeptanz der E-Akte Bund. Was kommt als nächster Meilenstein? Innerhalb des E-Akte Bund-Kernteams, bestehend aus BMI, BVA, ITZBund, BArch, BfDI und BSI - sowie in enger Zusammenarbeit mit dem Hersteller, der Fabasoft GmbH - arbeiten wir derzeit mit Hochdruck an der Umsetzung der E-Akte Bund sowie der Pilotierung. Hier haben wir die Chance, unsere ausgearbeitete Methodik anhand realer Praxiserfahrungen weiter zu verfeinern. Wie gut uns das gelingt, entscheidet letztlich über den Erfolg des späteren Rollouts in anderen Bundesbehörden.

6 Hinter den Kulissen: Die Bundescloud als Schnittstelle zwischen den Diensten Cloud-Technologien revolutionieren heute den IT-Betrieb und flexibilisieren und automatisieren die Arbeit von Betriebsorganisationen. Mit der Bundescloud soll der Technologiesprung zur Cloud auch innerhalb der Bundesverwaltung vollzogen werden. Die IT-Dienstleister des Bundes sollen in die Lage versetzt werden, Cloud-Technologie aus eigener Hand anzubieten und den IT-Betrieb zukunftssicher aufzustellen. Die Bundescloud ist ausschließlich über das sichere Netz des Bundes zugänglich und wird in den IT-Dienstleistungszentren des Bundes betrieben. Ressortübergreifende IT-Konsolidierung Die Bundescloud soll als Plattform für die Dienstekonsoldierung dienen, das heißt: Die im Rahmen der Dienstekonsolidierung entwickelten IT-Lösungen sollen - außer in begründeten Ausnahmefällen - sukzessive über die Bundescloud angeboten werden. Das vereinfacht und beschleunigt die Bereitstellung der benötigten betrieblichen Ressourcen und den Roll Out der Dienste in den Behörden der Bundesverwaltung. Ein prominentes Beispiel ist die E-Akte Bund, die die Bundesbehörden in Zukunft aus der Bundescloud beziehen können. Auch für Fachverfahren soll die Möglichkeit geschaffen werden, über die Bundescloud angeboten zu werden. Das befreit die Behörden schon vor der Betriebskonsoldierung von der Notwendigkeit, die benötigte betriebliche Infrastruktur zu beschaffen und in Eigenregie betreiben zu müssen. IT-Ressourcen werden dazu in der Bundescloud flexibel zur Verfügung gestellt: Angeschlossene Behörden bestellen direkt und je nach Bedarf über ein Self-Service-Portal. Wie sich Bundesbehörden bereits vor der Betriebskonsolidierung an die Bundescloud anschließen lassen können, wird in einem Leitfaden erklärt, der in Kürze veröffentlicht wird. Falls Sie diesen Leitfaden beziehen möchten, können Sie sich an DGI5AG@bmi.bund.de wenden.

7 Meilenstein der Dienstekonsolidierung: Die E-Rechnung Mit der E-Rechnungs-Verordnung des Bundes machte die Bundesregierung im Oktober 2017 den Weg frei für die Konsolidierung der elektronischen Rechnungsabwicklung über Ressort- und Behördengrenzen hinweg. Papier macht (un)geduldig Die Bearbeitung konventioneller Rechnungen auf Papier verursachte in der Vergangenheit quer durch die gesamte Bundesverwaltung beträchtlichen Aufwand: Nach dem Eingang in der Poststelle mussten Rechnungen zugeordnet, geprüft, gescannt, archiviert und später gegebenenfalls wieder herausgesucht werden. Zwar verbessern in mancher Behörde digitale Insellösungen bereits den internen Workflow. Doch als Ganzes konnte die Bundesverwaltung ihren Auftragnehmern bislang noch kein einheitliches Verfahren für eine schlanke elektronische Rechnungslegung anbieten. Einfach papierlos verwalten Da die Rechnungsbearbeitung überall gleichartige Funktionen benötigt, handelt es sich um einen übergreifenden Querschnittsdienst. Deshalb wurde der Aufbau des zentralen E-Rechnungsportals im Rahmen des TP6 Dienstekonsolidierung erfolgreich vorangetrieben. Die E-Rechnung sorgt für eine durchgängig digitale Rechnungsbearbeitung, was den Gesamtprozess deutlich verkürzt. So ermöglicht beispielsweise der automatische Rechnungstransfer vom Eingangsportal direkt bis ins jeweilige ERP- System künftig bedeutende Effizienzsteigerungen. Überdies gehören schon heute alle behördenindividuellen Bemühungen um digitale Insellösungen der Vergangenheit an und folglich auch alle damit verbundenen Investitionen. Das neue E-Rechnungsportal wurde am 20. November 2018 durch Staatssekretär Klaus Vitt auf der Smart Country Convention 2018 freigeschaltet. Die Projektverantwortung teilen sich das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat sowie das Bundesministerium der Finanzen.

8 IT einfach erklärt: Bundesclient Der Begriff Bundesclient setzt sich aus dem Wort Bund für die Bundesverwaltung und dem Wort Client zusammen. Clients sind Computer oder Programme, die Daten mit einem anderen IT-System (z.b. einem Server) über ein Netzwerk austauschen. Wenn z. B. eine Datenbank abgefragt werden soll, sendet der Computer (als Client) diese Anfrage an den Datenbankserver. Der Server reagiert indem er die gewünschten Daten übermittelt. Der Bundesclient ist der künftige standardisierte IT-Arbeitsplatz der Bundesverwaltung. Seine Einführung geht auf einen Beschluss der Bundesregierung aus dem Jahr 2015 zur Konsolidierung der IT-Lösungen zurück. Der Bundesclient stellt alle Funktionen bereit, die Behördenbeschäftigte in der modernen Informationsgesellschaft für ihre Aufgabenerfüllung benötigen. Dazu gehören sowohl klassische Produkte der Bürokommunikation und behördeninterne Fachprogramme, als auch innovative Funktionalitäten und Produkte zur Verwaltungsmodernisierung. Der Bundesclient wird bis Ende 2025 allen Beschäftigten der unmittelbaren Bundesverwaltung zur Verfügung stehen. Kontakt Sie erreichen die Kollegen der Dienstekonsolidierung im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat unter Unser Service für Sie Þ Newsletter abonnieren Newsletter abbestellen Unsere Informationsseiten Intranet des Bundes Erreichbar über die Netze des Bundes Þ BSCW-Plattform Erreichbar über Internet, Zugriffsberechtigung beantragen per Mail an Impressum: Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Internet: Alt-Moabit 140 D Berlin Telefon: 030 /