Leseprobe. Migration. auf Office Eveline Bearth. Wings Software Developments Tel

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1 Migration auf Office 2010 Eveline Bearth Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autorin 2010 A Eveline Bearth Art. Nr SG gebunden SL lose 4-fach gelocht Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Migration auf Office 2010 Inhalt Inhaltsverzeichnis Einführung Erläuterungen zu dieser Migrationsunterlage Verwendete Symbole Darstellung von Tasten, Kombinationen und Befehlen Was finde ich in dieser Unterlage nicht? 2 Office Philosophie Office Die neue Benutzeroberfläche von Office Symbolleiste für den Schnellzugriff Backstage-Ansicht Menüband Kontexttools Registerkarten bei Bedarf Direkthilfe bei den Befehlsschaltflächen Programm-Einstellungen 12 Arbeiten mit Dokumenten Neue Dokumente erstellen Zuletzt verwendete Dokumente Geschützte Ansicht Dateiformat Dokumente speichern Dokument markieren Dokument mit Kennwort schützen Dokumente konvertieren PDF-Dateien direkt erstellen Dokumente per versenden Dokumente drucken Seitenansicht Dokumente vorbereiten Nicht gespeicherte Dateien wiederherstellen 22 Diverse allgemeine Neuerungen Rückgängig/Wiederholen Live-Vorschau Minisymbolleisten Stufenloses Zoomen Statusleiste Zwischenablage Symbole (Sonderzeichen) einfügen Design 26 Grafiken Grafiken/ClipArts einfügen Grafiken formatieren Formen einfügen (früher: AutoFormen) Formen formatieren Textfeld 33

4 Inhalt Migration auf Office WordArt-Objekte einfügen WordArt-Objekte formatieren SmartArts SmartArt-Grafiken anpassen/formatieren Ein Organigramm erstellen Diagramme Neue verbesserte Effekte Sreenshots 40 Textverarbeitung mit Word Die neue Word 2010-Oberfläche Philosophie des Menübandes Übersicht des Menübandes 43 Text überarbeiten/bearbeiten Kopieren/Verschieben Suchen/Ersetzen Navigationsbereich 46 Text formatieren/gestalten Zeichenformatierungen Absatzformatierungen Absatzeinzug/Absatzkontrolle Zeilenabstand Aufzählung und Nummerierung Liste mit mehreren Ebenen (Gliederung) Tabstopp setzen Textfelder 51 Tabellen Tabellen erstellen Tabellen formatieren Tabellenformatvorlagen im Register «Entwurf» Tabelleneigenschaften Zeilen- und Spaltenbearbeitung Daten in Tabellen formatieren Seitenlayout Seitenränder Seitenformat Seitenumbrüche, Abschnittsumbrüche Seitenansicht Kopfzeile und Fusszeile einrichten Text in Spaltensatz setzen Wasserzeichen Formatvorlagen Bestehende Formatvorlagen zuweisen Bestehende Formatvorlagen ändern Neue Formatvorlage erstellen Formatvorlagen anzeigen 65

5 Migration auf Office 2010 Inhalt 11.5 Formatvorlagen verwalten Formatinspektor Dokumentvorlagen Neue Dokumentvorlage erstellen Speicherort von Dokumentvorlagen Speicherort individuell festlegen Verzeichnisse Inhaltsverzeichnisse Indexverzeichnis Abbildungsverzeichnis Serienbrief Schritt 1: Hauptdokument erstellen Schritt 2: Adressdatenquelle wählen Schritt 3: Seriendruck-Felder einfügen Schritt 4: Seriendruck-Vorschau Schritt 5: Dokumente zusammenführen Word 2010 Automatismen Schnellbausteine/Felder Organizer für Schnellbausteine AutoKorrektur-Optionen Korrekturhilfen Rechtschreibung, Silbentrennung, Thesaurus, Sprache Formulare verwenden Tabellenkalkulation mit Excel Das Excel-Fenster Übersicht des Menübandes Diverse Neuerungen Mehr Spalten und Zeilen Mehr Formatierungstypen und Formatierungsarten Erhöhte Speicherverwaltung Mehr Farben Excel in 64-Bit-Version Arbeiten mit Arbeitsmappen Neue Arbeitsmappen erstellen Neues Tabellenblatt erstellen Tabellenblatt/Arbeitsmappe schützen Drucken Neue Seitenlayoutansicht Kopfzeile/Fusszeilen einfügen Optionen für Kopf-/Fusszeile definieren Umbruchvorschau Druckeinstellungen 86

6 Inhalt Migration auf Office Tabellenbearbeitung Zellinhalte löschen Datenreihen ausfüllen Benutzerdefinierte Liste für Ausfüllfunktion Grosse Zellinhalte anzeigen Tabellenblätter anordnen Fenster einfrieren/fixieren Tabellenformatierung Schriftgrösse schrittweise verändern Zellinhalte ausrichten Zeilen-/Spaltenverarbeitung Zellenformate Formatierungen mit Formatvorlagen Bedingte Formatierung Zellen als Tabelle formatieren Kommentare einfügen Datenüberprüfung bei der Eingabe Diagramme Diagramm erstellen Diagrammtools Register Entwurf Diagrammtools Register Layout Diagrammtools Register Format Sparklines Formeln und Funktionen AutoVervollständigen von Formeln Funktion in Formel einsetzen Arbeiten mit Namen Datenverarbeitung Sortieren Filtern Präsentation mit PowerPoint Das PowerPoint-Fenster Übersicht des Menübandes Ansichten und Anzeigetools Zoom Mit Folien arbeiten Neue Präsentation erstellen AutoInhalt-Assistent Neue Folie einfügen Folie duplizieren Folien aus anderen Präsentationen einfügen Abschnitte zur besseren Übersicht 115

7 Migration auf Office 2010 Inhalt 27 Erscheinungsbild/Folienlayouts Design Folienlayouts Grafiken/Objekte/Symbole SmartArt-Grafiken Symbole (Sonderzeichen) Excel-Tabelle Tabellen und Diagramme Videos Master Folienmaster öffnen Bildschirm «Folienmaster» Folienmaster bearbeiten Animationen Folienübergänge Animationen Bildschirmpräsentation Speichern als Bildschirmpräsentation Schriftarten einbetten Präsentation vorführen Vorführen ohne PowerPoint Mauszeiger als Laserpointer Begleitmaterial Handout Umwandeln einer Präsentation in ein Video Kommunikation mit Outlook Das Outlook-Fenster Fensterbereiche Ansichtssteuerung Neue erstellen Registerkarte Nachricht Adressbuch Anlagen AutoSignatur Mails kennzeichnen (zur Nachverfolgung) Farbkategorien in s Berechtigung s gruppieren Ansicht Unterhaltung Suchordner Schnellsuche RSS-Feeds abonnieren QuickSteps 144

8 Inhalt Migration auf Office Kalender Kalender-Fenster Ansichten/Terminanordnung Termin eintragen Kalender(auschnitt) senden Besprechungen planen Ordnung der Kalender Planungsansicht Andere Kalender öffnen Abwesenheits-Assistent Kontakte Adressbücher Kontakte Aufgaben Aufgaben-Fenster Aufgabenformular Gekennzeichnete Elemente Internet Explorer Startseite/Oberfläche Suchen/Toolbar-Suche Browsen mit Registerkarten Favoritenleiste Startseite definieren Drucken Diverse Neuerungen Häufig verwendete Tastenfunktionen In Microsoft Word In Microsoft Excel In Microsoft PowerPoint In Microsoft Outlook Im Microsoft Internet Explorer Index

9 Migration auf Office Einführung 1.1 Erläuterungen zu dieser Migrationsunterlage Steigen Sie um? Nein, nicht auf ein neues Auto, sondern auf Office 2010? Möchten Sie die neue Philosophie der Anwendungen Office 2010 kennen lernen, um im Alltag effizienter zu arbeiten? Dann haben Sie mit dieser Migrationsunterlage genau die richtige Unterstützung in der Hand. Sie soll Ihnen kurz und kompakt einen Überblick über die neuen Anwendungen von Office 2010 verschaffen. Wir hoffen, Ihnen mit vielen hilfreichen Tipps und Tricks die Umstellung zu erleichtern. Wir wünschen Ihnen viel Spass beim Lesen und vor allem beim Ausprobieren. 1.2 Verwendete Symbole Vertiefende Informationen Begriffe Tipps, Hinweise Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und im Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese einzuprägen. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. 1.3 Darstellung von Tasten, Kombinationen und Befehlen Spezielle Tasten Tastenkombinationen Befehle, Kontextmenü-Befehle <Tab> <Shift> <Ctrl> <Return> <Ctrl>+C <Alt>+<F9> Start, Absatz, Schattierung Tabulator Umschalten Steuerung Eingabe, etc. Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehlsfolge: Register, Gruppe, Befehl

10 4 Allgemeine Neuerungen in Office Symbolleiste für den Schnellzugriff Für häufig benutzte Befehle verwenden Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff, welche sich standardmässig oben links im Anwendungsfenster befindet. Sie können diese Leiste durch Hinzufügen oder Entfernen von Befehlen individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dies wird auch nötig sein, da einige Befehle aus den Vorversionen nur über die Liste aller Befehle zugänglich sind. Schnellzugriffsleiste aufrufen 1 Symbolleiste für den Schnellzugriff, welche sich oben links befindet, zeigt standardmässig die Befehle Speichern, Rückgängig und Wiederholen an. Sie kann an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. 1 2 Schnellzugriffsleiste anpassen 2 Mit dem Pfeil am Ende der Symbolleiste kann die Leiste individuell angepasst werden. Aktivieren Sie im geöffneten Menü jene Symbole, die Sie zusätzlich noch angezeigt haben möchten. Sie können selbstverständlich auch Funktionen durch Deaktivieren entfernen. Individuelle Befehle hinzufügen Sie können jeden beliebigen Befehl der Symbolleiste für den Schnellzugriff dazufügen. Klicken Sie dazu mit der <rechten Maustaste> auf den gewünschten Befehl und wählen Sie zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Alternativ können Sie auch 1. in der Symbolleiste für den Schnellzugriff durch <Rechtsklick> den Befehl Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen wählen. 2. Dann beim Feld Befehle auswählen die gewünschte Kategorie wählen. Die einzelnen Befehle werden unterhalb dieses Feldes angezeigt.

11 Allgemeine Neuerungen in Office Klicken Sie auf den gewünschten Befehl, wählen Sie Hinzufügen. Das Symbol wird zur Schnellstartleiste hinzugefügt und in der rechten Fensterhälfte angezeigt. Durch Klick der Pfeilschaltflächen nach oben oder unten in der rechten Fensterhälfte positionieren Sie die Reihenfolge der einzelnen Befehle in der Leiste, also so, wie Sie diese angezeigt haben möchten. Befehle entfernen Klicken Sie mit der <rechten Maustaste> auf den gewünschten Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff den Sie löschen möchten und wählen Sie aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen. Alternativ können Sie auch 1. in der Symbolleiste für den Schnellzugriff durch Klick mit der <rechten Maustaste> den Befehl Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen wählen. 2. Dann in der rechten Fensterhälfte den zu löschenden Befehl anklicken und Entfernen wählen. Schnellzugriffsleiste verschieben Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann sich an zwei Positionen befinden: > In der linken oberen Ecke neben dem Symbol für ein Microsoft Office-Programm, z. B. in diesem Beispiel dem Word-Symbol. Dies ist die Standardposition. > Unter dem Menüband, das Teil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist.

12 6 Allgemeine Neuerungen in Office 2010 Drücken Sie die Taste <Alt>, erscheinen Tastencodes, welche Sie anstelle eines Mausklicks eingeben können, also in diesem Beispiel Tasten <Alt>+1 für das Speichern einer Datei. Erneutes Drücken der Taste <Alt> deaktiviert diese Anzeige wieder. 2.4 Backstage-Ansicht Neu ist auch die «Backstage-Ansicht», in welcher Sie die Befehle aus dem früher bekannten Menü Datei bzw. der Office-Schaltfläche finden können. Sie erledigen dort alles, was Sie nicht in der Datei tun. In der Backstage-Ansicht verwalten Sie Ihre Dokumente und zugehörigen Daten. Sie erstellen, speichern und senden Dokumente, und legen gewünschte Programm-Einstellungsoptionen fest. Kurz, die Backstage-Ansicht enthält die Befehle für die Arbeit MIT einem Dokument. Sie ist eine echte Innovation in der Microsoft Office-Fluent-Benutzeroberfläche und gehört zum Menüband. Vorgänge Backstage-Ansicht öffnen Öffnen Sie ein beliebiges Dokument und klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht anzuzeigen. Sie finden darin u. a. die Menüs, welche Sie früher unter dem Menübefehl Datei bzw. unter der Office-Schaltfläche aufgerufen haben. Backstage-Ansicht schliessen Sie gelangen schnell wieder aus der Backstage-Ansicht zu Ihrem Dokument zurück, indem Sie auf die Registerkarte Start (oder auch eine andere) klicken oder die Taste <Esc> Ihrer Tastatur drücken Office-Programm-Einstellungen Die Programmeinstellungen des jeweiligen Office-Programmes (früher unter Extras, Optionen bzw. der Office-Schaltfläche zu finden) befinden sich nun ebenfalls in der Backstage-Ansicht. Nachfolgendes Beispiel wird anhand des Word 2010-Programmes gezeigt. Die gleichen Vorgänge gelten auch für die anderen Office-Programme. Vorgänge Programmeinstellungen aufrufen 1. Klicken Sie im Menüband auf das Register Datei und wählen Sie Optionen. 2. Wählen Sie in der linken Fensterhälfte die passende Kategorie.

13 Allgemeine Neuerungen in Office Die zur gewählten Kategorie gehörenden Befehle werden in der rechten Fensterhälfte angezeigt. Aktivieren Sie das Gewünschte Programme beenden Wollen Sie die Programme über die frühere Fenstersymbolfunktion beenden, suchen Sie diese vergebens. Sie befindet sich neu in der Backstage-Ansicht. Nachfolgendes Beispiel wird anhand des Word 2010-Programmes gezeigt. Die gleichen Vorgänge gelten auch für die anderen Office-Programme. Vorgänge Programm beenden Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Beenden. 2.5 Menüband Die bekannten Menü- und Symbolleisten wurden durch ein sogenanntes Menüband ersetzt. Dieses stellt Ihnen jeweils nur jene Werkzeuge zur Verfügung, welche zur aktuellen Arbeit auch passen. Jede einzelne Registerkarte, enthält verschiedene Schaltflächen und Symbole, die sich an den aktuell zu erledigenden Aufgaben orientieren. Die Symbolleisten im herkömmlichen Sinne gibt es nicht mehr. Die Steuerelemente auf den einzelnen Registerkarten sind übersichtshalber wiederum in mehrere Gruppen unterteilt. Das Menüband kann im Vergleich zu den früheren Menüs und Symbolleisten mehr Inhalt umfassen, z. B. Schaltflächen, Kataloge und Dialogfelder. Die Befehle sind so angeordnet, wie sie verwendet werden. Einige Register sind programmübergreifend enthalten: > Register Start Anzeigen aller grundlegenden Funktionen, die man häufig benötigt, wie z. B. Formatierung der Zeichen und der Absätze, die Formatvorlagen und die Nutzung der Zwischenablage.

14 8 Allgemeine Neuerungen in Office 2010 > Register Einfügen Hier fügen Sie verschiedenste Elemente ein, wie z. B. Grafiken, Formen, Kopf- und Fusszeilen, spezielle Symbole, etc. > Register Ansicht Alle Einstellungen zum Fenster wie z. B. Anordnung oder Darstellung aber auch was Sie angezeigt haben möchten, regeln Sie in diesem Register. Vorgänge Menüband Registerkarten sind aufgabenorientiert ausgelegt (Scrollen mit der Maus möglich). Gruppen der Registerkarten teilen eine Aufgabe in einzelne Teilaufgaben und sind als visuelle Hilfe ständig sichtbar und verfügbar. Weitere Befehle in den Gruppen können durch Klick auf den Pfeil geöffnet werden (seltener benötigte Befehle). Befehlsschaltflächen in den einzelnen Gruppen führen Befehle aus oder zeigen ein Befehlsmenü an. 3 Menüband minimieren Wird das Menüband minimiert, wird der Inhalt eines Registers erst angezeigt, wenn Sie darauf klicken. Klicken Sie dazu auf das nachfolgende Symbol am Ende der einzelnen Registerkarten. Ein erneuter Klick auf diesen Befehl deaktiviert ihn wieder. Alternativ können Sie auch > auf eine beliebige Registerkarte doppelklicken. > die Tastenkombination <Ctrl>+<F1> drücken. Menüband individuell anpassen Das Menüband lässt sich frei nach Ihren Bedüfnissen in Bezug auf die einzelnen Register oder deren Funktionen anpassen.

15 Allgemeine Neuerungen in Office Klicken Sie mit der <rechten Maustaste> ins Menüband und wählen Sie den Befehl Menüband anpassen. 2. Wählen Sie in der linken Fensterhälfte bei Bedarf zur Filterung aus dem Feld Befehle auswählen das Gewünschte aus. 3. Die dazugehörigen Befehle werden angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Element aus und bestimmen Sie in der rechten Fensterhälfte die gewünschte Zielposition. 4. Klicken Sie auf Neue Gruppe und geben Sie dieser einen passenden Namen. 5. Klicken Sie auf Hinzufügen>> um abzuschliessen. Neue Registerkarte im Menüband erstellen Sie können im Menüband auch weitere eigene Registerkarten anlegen und diese mit individuellen Befehlen ausstatten. 1. Klicken Sie mit der <rechten Maustaste> ins Menüband und wählen Sie den Befehl Menüband anpassen. 2. Bestimmen Sie in der rechten Fensterhälfte die gewünschte Zielposition und klicken Sie auf Neue Registerkarte. 3. Die Registerkarte wird mit der Bezeichnung Neue Registerkarte (Benutzerdefiniert) angezeigt. Ebenso wird automatisch unterhalb dieses Hauptregisters eine Neue Gruppe (Benutzerdefiniert) angelegt. 4. Mit Klick auf die Schaltfläche Umbenennen können Sie diese beiden neuen Einträge nach Ihren Wünschen benennen. Drücken Sie die Taste <ALT>, erscheinen bei den einzelnen Registerkarten Tastencodes, welche Sie anstelle eines Mausklicks eingeben können. Ein erneutes Drücken der Taste <ALT> deaktiviert diese Anzeige wieder.

16 10 Allgemeine Neuerungen in Office Kontexttools Registerkarten bei Bedarf Ergänzend zu den Standardregisterkarten werden je nachdem, welches Element/Objekt Sie gerade ausgewählt haben, zusätzliche Register, sogenannte Kontexttools (auch Toolregister genannt), angezeigt. Sie sind je nach Element resp. Programm unterschiedlich. Nachfolgendes Beispiel zeigt die Erklärungen anhand des Kontexttool-Registerkarte Bildtools. Vorgänge Aufruf des Registers Bildtools Objekt markieren (in diesem Beispiel wird eine Grafik markiert). Kontextregister (Kontexttool) ermöglicht mit einem Objekt, das ausgewählt wurde, zu arbeiten, z. B. mit einer Tabelle, einer Grafik oder einer Zeichnung. Die Bezeichnung dieser Register wird farblich hervorgehoben und neben den Standardregistern angezeigt, sobald Sie auf das entsprechende Objekt 3 4 klicken (siehe Grafik unten). Unterregister des Kontextools mit welcher Sie die einzelnen dazugehörigen Befehle aufzeigen können. Befehle zum Kontextregister des ausgewählten Objektes werden unterhalb der jeweiligen Register angezeigt.

17 Allgemeine Neuerungen in Office Übersicht der Kontexttools > Bildtools Bildtools erscheint beim Markieren von Fotos und bestimmten ClipArts. > Zeichentools Zeichentools eignet sich für Formen, Textfelder, WordArt-Elemente und bestimmte Clip Arts. > SmartArt-Tools SmartArt-Tools benötigen Sie für die Bearbeitung der neuen SmartArt-Grafiken. > Diagrammtools Diagrammtools ist Ihnen bei der Bearbeitung von Diagrammen dienlich. > Tabellentools Mit Tabellentools bearbeiten und formatieren Sie Tabellen. > Kopf- und Fusszeilentools In Kopf- und Fusszeilentools finden Sie alle Befehle zum Bearbeiten der Kopf- und Fusszeilen. > Formeltools Die Registerkarte Formeltools steht für das Einfügen und Bearbeiten von Formeln zur Verfügung.

18 12 Allgemeine Neuerungen in Office 2010 > Videotools Mit Videotools definieren Sie die Wiedergabe von Videos (im PowerPoint aktiv). Neu können Sie auch Videos bearbeiten. > Audiotools Audiotools benötigen Sie für die Definition von Klängen (im PowerPoint aktiv). 2.7 Direkthilfe bei den Befehlsschaltflächen Die Direkthilfe bei den einzelnen Befehlsschaltflächen wird angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol fahren. 2.8 Programm-Einstellungen Die Möglichkeiten der Programm-Einstellungen der einzelnen Office-Programme wurden z. T. mit neuen Befehlen erweitert. Ebenso wird der Menübefehl neu über die Backstage-Ansicht aufgerufen. Vorgänge Aufruf Programm- Optionen Öffnen Sie die Backstage-Ansicht über das Register Datei und klicken Sie dort auf die Auswahl Optionen.