KOSTEN SENKEN UND RISIKEN KONTROLLIEREN. Matthias Brühl Vorstand / CEO

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1 KOSTEN SENKEN UND RISIKEN KONTROLLIEREN Matthias Brühl Vorstand / CEO

2 AGENDA Warum Lizenzmanagement? Was ist Lizenzmanagement Zieldefinition Vorgehensweise Zielerreichung- und Fortführung Wie unterstützt Deskcenter Sie dabei Q&A 2

3 WARUM LIZENZMANAGEMENT? Wer hat Bedarf an einer Prüfung? 3

4 DEFINITION 4

5 LIZENZMANAGEMENT IN DER PRAXIS Softwarepiraterie in Westeuropa? Angaben in Prozent / Quelle cioonline 5

6 LIZENZMANAGEMENT IN DER PRAXIS Sünder Ranking Quelle BSA

7 LIZENZMANAGEMENT IN DER PRAXIS Wie oft lassen Sie oder führen Sie selbst Audits im Unternehmen durch? Angaben in Prozent / Quelle cioonline 7

8 LIZENZMANAGEMENT IN DER PRAXIS hoffen, dass alles stimmt Angaben in Prozent / Quelle Luquist 8

9 EXTERNE PRÜFUNGSSZENARIEN Prüfungsfelder 9

10 WARUM LIZENZMANAGEMENT? Interner Anlass (Wirtschaftsprüfer) Interner Anlass Controlling, Kosten, Wissen über Lizenzsituation Microsoft LAR versucht Enterprise Agreement zu verkaufen Compliance 10

11 WIE WIRD MAN EIGENTLICH NICHT COMPLIANT viele Wege und Ihre Vermeidungsstrategien IT Support installiert Keine Prüfung / standardisierter Prozess Test und/oder vergessene Software Test, Entwicklung, Evaluation / Verwendung Software Usage Gleiche Anwendung / private Systeme verschiedene Systeme / Policy und Überwachen Virtualisierung Schnell erstellt wenig Kontrolle / Messquellen Geänderte Lizenzbedingungen 11

12 VORTEILE DURCH DIE EINFÜHRUNG VON LIZENZ- UND SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Überblick über ihr gesamtes IT Inventar Die Möglichkeit gezieltes Reporting durchzuführen Kostenoptimierung bei Hard und Software Compliance Softwarekonsolidieru ng auf Produkt- und Versionsebene Sicherheit durch automatische Dokumentation der Veränderungen Rechtssicherheit Sicherstellen einer ausreichenden Lizenzierung Dokumentation von Update- und Wartungsverträgen Kosteneinsparung Vermeidung von Überlizenzierung Auswertung der Nutzung bestimmter Produkte 12

13 PRAXISRELEVANTE PROZESSE? Compliance - Prozess 13

14 WAS IST LIZENZMANAGEMENT? Mit Lizenzmanagement (auch Software-Lizenzmanagement) bezeichnet man einen Prozess in Unternehmen, der den legalen und effizienten Umgang mit proprietärer Software in Unternehmen absichert. Lizenzmanagement nimmt auf alle Bereiche des Unternehmens Einfluss von der Beschaffung über jeden PC- Arbeitsplatz bis hin zum Management. (Quelle: Wikipedia) Studien sagen, wer aktiv seine Lizenzen verwaltet, reduziert seine Softwarekosten pro User um bis zu 30% bei durchschnittlichen Softwarekosten von ca. 200 EUR / User / Jahr. 14

15 WAS BEDEUTET DAS FÜR SIE IN DER PRAXIS? Die gängigen Definitionen geben keinen Anhaltspunkt zur Umsetzung Best Practices sind immer abhängig von der konkreten Unternehmenssituation Die durchschnittlichen Angaben zur Kostenersparnis sind nicht auf jede Unternehmensabteilung anwendbar, da die Einsparungen dediziert auf bestimmte Bereiche teilweise massiv höher sind Tolle Idee, doch in der Realität arbeiten Sie ja in existierenden Umgebungen! 15

16 LIZENZMANAGEMENT Lizenzierungsprojekt: zentrale Probleme Konfrontation mit interdisziplinären Problemstellungen: Unternehmensführung und Risikomanagement (Steuern, Überwachen, ) Recht (Datenschutzrecht, Arbeitsrecht, Gesellschaftsrecht, Vertragsrecht, Buchführung und Rechnungslegung, Besteuerung, ) Informationstechnologie (Differenzierte technische Lösungswege, Parametrisierung, Schnittstellen, ) Konträre Zielsetzungen treffen aufeinander: Flexible Handhabbarkeit vs. rechtliche Anforderungen Rechtliche Anforderungen vs. technische Umsetzung Funktionsumfang vs. einfache Erlern- und Bedienbarkeit Individuelle Lösungen vs. Investitionsbudget und lfd. Folgekosten Einzelbetrachtung vs. Ganzheitlichkeit Überlizenzierung bei einem Hersteller vs. Unterlizenzierung bei einem anderem Ordnung bei einer Abteilung / Mitarbeiter vs. Völliger Freiflug bei Installationen Genaue Prozesse bei einer Lizenzart vs. gar keine Festlegung bei einer anderen 16

17 LIZENZMANAGEMENT Das Problem 17

18 LIZENZMANAGEMENT Was sind unstrukturierte Daten Strukturierte Daten Datenbank (Semi) - Strukturierte Daten ? Unstrukturierte Daten Es können sich hunderte verschiedener Applikationen und ebenso viele Datei-Formate finden, Beispiele: Word, Excel und Powerpoint, , Grafik- und Audiodateien oder spezielle Formate etc. 18

19 VON PROJEKTEN UND PROJEKTERFOLGEN 46% der IT-Vorhaben haben zumindest teilweise nicht die Wünsche und Anforderungen der Auftraggeber erfüllt. Jedes fünfte Projekt ist ein Totalausfall. ( Chaos Report der Standish Group 2006) Nur knapp die Hälfte aller IT- Vorhaben der vergangenen drei Jahre war erfolgreich. Sie dauerten entweder länger als geplant, kosteten wesentlich mehr oder es kam am Ende ein anderes Ergebnis heraus. Andere Projekte mussten sogar abgebrochen werden, wobei in der Regel viel Geld in den Sand gesetzt wird. (Studie der Technischen Universität München) Nur 16% der untersuchten IT- Projekte können als erfolgreich eingestuft werden. (Studie der Universität Oxford 2003) Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht, sondern weil wir es nicht wagen, ist es schwer. - Seneca 19

20 GRÜNDE FÜR DAS SCHEITERN VON PROJEKTEN Quelle: Ernst & Young 20

21 LIZENZMANAGEMENTPROJEKTE IN DER PRAXIS Die kritischste Projektphase ist die Planung Verschiedene Untersuchungen haben gezeigt, dass teilweise bis zu 70% (die Zahlen variieren von 30-70% abhängig vom Themenbereich) aller Projekte ihr Projektziel nicht erreichen oder ganz scheitern. Die Gründe dafür liegen nicht so sehr in der fehlender Machbarkeit dieser Projekte als vielmehr an den unvollständigen Spezifikationen und den beteiligten Menschen mit ihren Problemen (soziale Faktoren). Stellen Sie die richtigen Fragen! Definieren Sie Ihre eigenen Ziele! Definieren Sie einen realistischen Zeitplan! Bedenken Sie alle nötigen Ressourcen! 21

22 ZIELDEFINITION Was möchte ich mit Lizenzmanagement erreichen? 1. Teilziel: Inventarisierung IT 2. Teilziel: Inventarisierung Lizenzen 3. Teilziel: SAM Prozess Und wann sollen die Ziele umgesetzt sein! Realistischen Projektplan aufsetzen. Klassische Ziele: Welche Software haben wir im Unternehmen installiert? Welche Software nutzen wir im Unternehmen? Welche Lizenzen haben wir? Wie ist das Verhältnis Lizenzen / Software? Meist für einen Hersteller Überfordern Sie sich und Ihr Projekt nicht! Aber messen sie ihm den Wert bei, den es hat! 22

23 MACHEN SIE ES DENNOCH RICHTIG! Definieren sie ein eindeutiges Ziel als Unternehmen / Abteilung! Schaffen sie klare Zuständigkeiten! (Projektleiter, je nach Beteiligung Projektgruppe) Holen sie sich die Zustimmung der Geschäftsleitung! Projektieren sie! Vollständig (auch INTERN!) und so professionell und realistisch, wie möglich. Holen sie sich, was sie nicht haben (Ressourcen, Zeit, Kompetenzen, Zustimmung das alles kann KEINE Software haben!) Was ist das richtige Lizenzmodell für mich? (OEM / EA) Softwarekonsolidierung? Rekapitalisierung nicht benötigter Software Definieren sie die Umsetzung (wer, wann, wie, wo...)! 23

24 VORGEHENSWEISE 1. Ermitteln Sie Ihren Ist-Stand Ermitteln Sie alle Lizenzen, Kaufverträge, Wartungsverträge, Lizenznachweise im Unternehmen Ermitteln Sie Ihre Software, die im Unternehmen installiert ist Erkennen Sie diese Software eindeutig. Prüfen Sie, welche dieser Software Sie benötigen. Gleichen Sie diese Parameter ab. 2. Basierend auf dem Ist-Stand entwickeln Sie Ihre zukünftigen Prozesse und Strukturen Jedes Management (und Entscheidung) benötigt als Grundlage die Fakten (Was will ich und welcher Aufwand ist dafür notwendig) Treffen Sie auch keine Entscheidung bevor Sie die Fakten nicht kennen! 3. Implementieren Sie diese 4. Gleichen Sie Ihre Ziele regelmäßig ab 24

25 1. TEILZIEL: INVENTARISIERUNG IT Das macht die DeskCenter Management Suite Installationsübersicht Nutzungsübersicht Produktübersicht Überblick: genaue, reelle Sicht über Installationen, deren Nutzung und was es ist Erstes Teilziel erreicht Ich WEISS was ich habe. Standardisierung möglich Interne Compliance / Regeln Grundlage für alle weiteren Schritte (und häufig auch erst für eine reelle (Projekt-)Planung 25

26 2. TEILZIEL: INVENTARISIERUNG LIZENZEN Das macht NICHT die DeskCenter Management Suite Lizenzübersicht Vertragsübersicht Lizenzrechte Verknüpfung mit den installierten Produkten WER macht das? Ist immer ein manueller Vorgang und immer interner Input notwendig! Legen sie fest wer die Lizenzerfassung macht. Wo sind die Lizenzen? Woher bekomme ich diese? Wer bewertet die Lizenzen (Lizenzwissen)? Was wird als Lizenznachweis akzeptiert? 26

27 3. TEILZIEL: SAM PROZESS Softwarebeschaffung Softwareinstallation Softwarenutzung Herstellerstrategie Lizenzierungsmethodik 27

28 KONTINUIERLICHER ABGLEICH Das macht die DeskCenter Management Suite gemeinsam mit Ihnen Zuordnung der Lizenzen zu Computer / Benutzer Lizenznutzung möglich Lizenzabgleich Sicht Über- oder Unterlizenzierung Ganzheitliche Sicht, Reports über alle Ansätze Leiten sie das ab, was ihr Hauptziel ist. Machen sie es immer konsequent zu Ende! Machen sie es dauerhaft! Schaffen Sie feste Jour Fixe, an denen Sie Ihren Lizenzstand, Ihre Verträge und Prozesse prüfen Ziehen sie auch wirklich die richtigen Schlüsse aus der Analyse! Setzen sie diese in Prozesse um (führen sie diese ein bzw. ändern sie diese) Lizenzberatung / Rechtsberatung 28

29 ZIELERREICHUNG- UND FORTFÜHRUNG Wie unterstützt Sie DeskCenter und seine Partner dabei? DeskCenter Management Suite inventarisiert Ihre Software DeskCenter erkennt Ihre Software eindeutig DeskCenter ist Microsoft und BSA akzeptiert für die Softwareerkennung und Lizenzberechnung. DeskCenter Management Suite misst die Softwarenutzung DeskCenter Management Suite verwaltet Ihre Lizenzen, Upgrades und Lizenznachweise DeskCenter liefert Reports Mit der DeskCenter Management Suite können Sie den Tool- Teil vollständig abdecken! 29

30 UMSETZUNG IN DER PRAXIS Bestandteile der Software- und Lizenzdatenbank Softwareregister Welche Software wird von welchem Mitarbeiter auf welchem Rechner genutzt? Tools können eingesetzt werden, wenn diese fortlaufend aktualisiert werden Neu installierte Software aufnehmen, deinstallierte als gelöscht registrieren Ergänzende Daten hinzufügen Lizenzregister Sämtliche Lizenzverträge und Lizenzkeys Ersichtlich: was ist vorhanden, wie sind die Bedingungen, warum verlängern oder kündigen Laufend zu aktualisieren 30

31 DESKCENTER DIENSTLEISTUNGEN Kickoff-Workshop mit Zieldefinition Installation DeskCenter Management Suite Erfassung der Softwareinstallationen Erfassung der vorhandenen Lizenzen Zuordnung der Lizenz zur Installation Auswertung Abschlussworkshop Abschlussbericht Dauerhafte Auswertung Überführung in einen dauerhaften SAM - Prozess 31

32 ERGEBNIS Übersicht über Ihre Hardware und auf Geräten installierte Software Übersicht über Ihre vorhandenen Lizenzen Übersicht über die Nutzung von CALs und CPU Lizenzen Übersicht über die Nutzung von bis zu 3 definierten Anwendungen Abgleich der vorhanden Lizenzen mit installierter und verwendeter Software Lizenzbilanz Dauerhafte Verwendung unserer Lizenzmanagementsoftware nach Projekt möglich. 32

33 UMSETZUNG IN DER PRAXIS Audits mühelos meistern Die Wirtschaftsprüfer (deren Spezialisten für den Softwarebereich) haben das Lizenzmanagement-Konzept akzeptiert Aktuelle Reports belegen den Lizenzstatus Lizenzdokumente konnten vorgelegt werden Beim Einsatz von Tools sollten Stichproben durchgeführt werden, die Online die einwandfreie Lizenzierung belegen Unternehmen, die Tools zur Evaluierung einsetzen, sehen Software-Audits gelassen entgegen 33

34 UMSETZUNG IN DER PRAXIS 10 Regeln zum Lizenzmanagement (1) Software standardisieren (2) Lizenzmetriken vereinfachen (3) Kosten prüfen (4) Einkauf zentral steuern (5) Verträge transparent machen (6) Tool-Einsatz richtig planen (7) Lizenzinventar aufbauen (8) Einsparpotentiale aufzeigen (9) Mitarbeiter sensibilisieren (10) Lizenzmanagement organisieren und auditieren 34

35 Q&A? Ihre Fragen. 35