Buchführung und Jahresabschluss

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1 WASSER A B F A L L REGELWERK ARBEITSBEHELFE des Österreichischen Wasser- und Abfallwirtschaftsverbandes (ÖWAV) ÖWAV-Arbeitsbehelf 40 Grundlagen und Aufbau des Rechnungswesens in der Abwasserentsorgung Buchführung und Jahresabschluss Wien 2010 In Kommission bei: Austrian Standards plus Publishing 1020 Wien, Heinestraße 38

2 Dieser Arbeitsbehelf ist das Ergebnis ehrenamtlicher, technisch-wissenschaftlicher Gemeinschafts arbeit. Dieser Arbeitsbehelf ist eine wichtige, jedoch nicht die einzige Erkenntnisquelle für eine fachgerechte Lösung. Durch seine Anwendung entzieht sich niemand der Verantwortung für eigenes Handeln oder für die richtige Anwendung im konkreten Fall. Eine etwaige Haftung der Urheber ist ausgeschlossen. Impressum Medieninhaber und Verleger: Österreichischer Wasser- und Abfallwirtschaftsverband, Wien Hersteller: Druckerei Fischer, Wien Es wird darauf hingewiesen, dass sämtliche Angaben in dieser Publikation trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung der Autoren oder des Verlages ausgeschlossen ist. Dieses Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung, Verbreitung, und Übersetzung werden ausdrücklich vorbehalten. Kein Teil dieses Werkes darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Redaktion, Satz und Layout: Mag. Fritz Randl (ÖWAV) 2010 by Österreichischer Wasser- und Abfallwirtschaftsverband.

3 Vorwort Der vorliegende Arbeitsbehelf Grundlagen und Aufbau des Rechnungswesens in der Abwasserentsorgung eine Neuauflage des ÖWAV-Arbeitsbehelfs Nr. 28 Grundlagen und Organisation des Rechnungswesens von Ver- und Entsorgungsverbänden aus dem Jahr 2000 für den Bereich der Abwasserentsorgung soll den Abwasserentsorgern (d. s. Gemeinden, Verbände und private Errichter und Betreiber von Abwasseranlagen sowie Genossenschaften) bei der praktischen Umsetzung des Rechnungswesens als Arbeitsanleitung dienen. Der Arbeitsbehelf umfasst praktische Anwendungsbeispiele für Kameralisten und Doppiker, vom Kontenrahmen bis zu den Rechnungsabschlüssen mit allen erforderlichen und empfohlenen Nebenrechnungen und Beilagen. Das Rechnungswesen in der Abwasserentsorgung ist im Vergleich zum Rechnungswesen sonstiger Unternehmen durch seine spezifische Dokumentations-, Informations- und Transparenzfunktion gegenüber Behörden, Förder- und Finanzierungsstellen, Gemeinden, Bürgern und Betrieben gekennzeichnet. Die Anforderungen sind daher sehr spezifisch und komplex. Auf Anregung der Anlagenbetreiber hat der ÖWAV die spezifischen Anforderungen an das Rechnungswesen in der Neuauflage des Arbeitsbehelfs aufgegriffen und eine beispielhafte Arbeitsanleitung mit konkreten Praxisanwendungen erstellt. Der vorliegende Arbeitsbehelf richtet sich daher an die für das Rechnungswesen und die Buchhaltung zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Abwasserentsorgungseinrichtungen. Er dient primär als praktische Handlungsanleitung für eine erstmalige Erstellung, Anpassung oder Umstellung des Rechnungswesens. Dabei wird der Kameralistik derselbe Stellenwert eingeräumt wie der Doppik. Es werden für beide Rechnungswesenarten spezifische Ergänzungsrechnungen empfohlen, welche die Vorteile der jeweiligen anderen Rechnungswesenart abbilden und übernehmen. Ein ordnungsgemäßes Rechnungswesen egal ob Kameralistik oder Doppik bildet die Grundlage für die Dokumentation über die erbrachten Leistungen und die Verwendung der vereinnahmten Gebühren, Beiträge und Subventionen sowie über den Mitteleinsatz der aufgenommenen Darlehen und die Bildung/Auflösung von Rücklagen. Das Rechnungswesen bildet weiters die Basis für die Erstellung einer Kostenrechnung sowie die Kostenumlage für die Gemeinden und ist Grundlage für die Durchführung einer ordnungsgemäßen Gebührenkalkulation sowie für eine Teilnahme am Benchmarking. Ein Internes Kontrollsystem unterstützt Betreiber von Abwasserentsorgungsanlagen unter anderem auch im Bereich des Rechnungswesens bei der wirkungsvollen Umsetzung der Aufgaben und Minimierung der Risiken. Daher wurde in diesem Arbeitsbehelf auch ein Exkurs zum Thema Internes Kontrollsystem aufgenommen. Die im Anhang angeführte Checkliste steht auf der ÖWAV-Homepage zum Download zur Verfügung. Die vorliegenden Ausführungen wurden von erfahrenen Praktikern aus Gemeinden und Verbänden sowie Experten des Rechnungswesens für die praktische Anwendung in der Abwasserentsorgung erstellt. Die angeführten Beispiele für die Kameralistik und Doppik sind konkrete Praxisfälle, welche sich bereits seit Jahren bei Verbänden bestens bewährt haben. Den Verbänden, die für den gegenständlichen Arbeitsbehelf die Grundlagen ihres Rechnungswesens als Praxisbeispiele zur Verfügung gestellt haben, spricht der ÖWAV im Namen seiner Mitglieder größten Dank aus. Wien, im Oktober 2010 ÖSTERREICHISCHER WASSER- UND ABFALLWIRTSCHAFTSVERBAND ÖWAV-Arbeitsbehelf 40 3

4 An der Erarbeitung des ÖWAV-Arbeitsbehelfs 40 haben mitgewirkt: Als Leiterin: Mag. a Maria Magdalena BOGENSBERGER, Quantum Institut für betriebswirtschaftliche Beratung GmbH, Klagenfurt Wien AusschussmitarbeiterInnen: Mag. a Karin GASTINGER, MAS Public-Management, PricewaterhouseCoopers, Wien Lisa JAUK, GAV Amstetten, Österreichischer Städtebund, Amstetten AR in Ingrid KARIGL, Amt der Oberösterreichischen Landesregierung, Linz MMag. Josef KLUG, Bertl Fattinger & Partner Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungs-GmbH, Graz GF DI (FH) Edmund KOHL, AWV Leibnitzerfeld-Süd, Strass DI Dr. Johannes LABER, Kommunalkredit Public Consulting GmbH, Wien GF-Stv. Hubert LANG, WV Wulkatal, Wulkaprodersdorf GF-Stv. Michael LECHNER, AWV Grazerfeld, Wildon LandesGF-Stv. Prof. Dietmar PILZ, Steiermärkischer Gemeindebund, Graz DI Peter RAPPOLD, Amt der Steiermärkischen Landesregierung, Graz InspRat Christian SCHLERITZKO, MSc, Amt der Niederösterreichischen Landesregierung, St. Pölten GF DI Norbert SCHWARZ, MBA, WV Ossiacher See, Feldkirchen whr DI Gerhard SPATZIERER, Amt der Burgenländischen Landesregierung, Eisenstadt Für den ÖWAV: GF DI Manfred ASSMANN, Österreichischer Wasser- und Abfallwirtschaftsverband, Wien 4 ÖWAV-Arbeitsbehelf 40

5 Inhaltsverzeichnis 1 Grundlagen des Rechnungswesens Aufgaben des Rechnungswesens Rechnungswesen als Basis für die wirtschaftliche Betriebsführung in der Abwasserentsorgung Rechtsgrundlagen für das Rechnungswesen der Betreiber von Abwasseranlagen Gemeinden Genossenschaften Gemeindeverbände Verbände nach dem WRG Juristische Personen des Privatrechts Rechtsgrundlagen für die Kosten- und Leistungsrechnung für die Betreiber von Abwasseranlagen Rechtsgrundlagen für die Gebühren / Tarife von Abwasseranlagen Das Kamerale Rechnungswesen Das Wesen der Kameralistik Bestandteile des kameralen Rechnungswesens im Überblick Empfohlene Grobgliederung des kameralen Rechnungswesens Bestandteile des kameralen Rechnungswesens im Detail Voranschlag Beilagen zum Voranschlag Der kamerale Rechnungsabschluss Inhalt des Rechnungsabschlusses Kassenabschluss Haushaltsrechnung Beilagen zum kameralen Rechnungsabschluss Vermögens- und Schuldenrechnung Vermögens- und Schuldennachweis Das unternehmerische (doppische) Rechnungswesen Voranschlag Jahresabschluss Die Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Beilagen Anlagenspiegel Verbindlichkeitenspiegel Geldflussrechnung Grundsätze der Anlagenabschreibung und Abschreibungstabellen (ND) Anlagenabschreibung doppisches und kamerales Rechnungswesen Begriff des Anlagevermögens Die Anlagenabschreibung ÖWAV-Arbeitsbehelf 40 5

6 4.4 Faktoren, welche die Abschreibungsdauer und somit die Abschreibungssätze bestimmen Darstellungsmethoden der Abschreibung Förderungen und Anschlussbeiträge in der Vermögensdarstellung Praktische Anleitungen zur erstmaligen Erstellung eines Anlagenverzeichnisses Ausgewählte steuerliche Aspekte Umsatzsteuer: Fiktive Betriebe gewerblicher Art Neue Kennzahlen ab Energieabgabevergütung Selbstbehalte Zuständiges Finanzamt Berechnungsbeispiel für eine Energieabgabevergütung Exkurs Interne Kontrollsysteme (IKS) Definition eines IKS und dessen Ziele Bestandteile eines IKS Implementierung eines IKS Grundvoraussetzungen schaffen Konkrete Schritte zur Einrichtung des IKS Rollenverteilung ANLAGE 1: Vollständiges Praxisbeispiel für den kameralen Voranschlag Praxisbeispiel 1.1: Voranschlag Gesamtübersicht Ordentlicher Haushalt (OH) Praxisbeispiel 1.2: Voranschlag Einzelkonten Einnahmen und Ausgaben (OH) (auszugsweise) Praxisbeispiel 1.3: Voranschlag Gesamtübersicht Außerordentlicher Haushalt (AOH) Praxisbeispiel 1.4: Voranschlag Einzelkonten Einnahmen und Ausgaben (AOH) (auszugsweise) Praxisbeispiel 1.5: Beilage Belastungsschlüssel (Aufteilungsschlüssel) Praxisbeispiel 1.6: Beilage Betriebskostenaufteilung Praxisbeispiel 1.7: Beilage Verwaltungskosten und Rücklagenbildung Praxisbeispiel 1.8: Beilage Darlehensaufteilung Praxisbeispiel 1.9: Beilage Gemeindeanteile und Tarifordnung Praxisbeispiel 1.10: Beilage Dienstpostenplan und Personalkostenübersicht ANLAGE 2: Vollständiges Praxisbeispiel für das kamerale Rechnungswesen Praxisbeispiel 2.1: Gesamtübersicht Einnahmen (OH) Praxisbeispiel 2.2: Gesamtübersicht Ausgaben (OH) Praxisbeispiel 2.3: Gesamtübersicht Einnahmen (AOH) Praxisbeispiel 2.4: Gesamtübersicht Ausgaben (AOH) Praxisbeispiel 2.5: Detailübersicht Verwahrgelder und Vorschüsse (Einnahmen und Ausgaben voranschlagsunwirksam) ÖWAV-Arbeitsbehelf 40

7 Praxisbeispiel 2.6: Beilage Personalkosten Praxisbeispiel 2.7: Beilage Rücklagen- und Wertpapiernachweis Praxisbeispiel 2.8: Beilage Nachweis der Schulden Praxisbeispiel 2.9: Beilage Nachweis der Haftungen Praxisbeispiel 2.10: Beilage Gesamtübersicht Gemeindeanteile Praxisbeispiel 2.11: Beispiel eines Anlagennachweises Praxisbeispiel 2.12: Vermögens- und Schuldennachweis AKTIVA Praxisbeispiel 2.13: Vermögens- und Schuldennachweis PASSIVA Praxisbeispiel 2.14: Kontenplan für das kamerale Rechnungswesen ANLAGE 3: Jahresabschluss für das doppische Rechnungswesen Praxisbeispiel 3.1: Bilanz Praxisbeispiel 3.2: Bilanz AKTIVA Praxisbeispiel 3.3: Bilanz PASSIVA Praxisbeispiel 3.4: Gewinn- und Verlustrechnung Praxisbeispiel 3.5: Detaillierte Gewinn- und Verlustrechnung Praxisbeispiel 3.6: Anlagenspiegel Praxisbeispiel 3.7: Subventionsspiegel Praxisbeispiel 3.8: Verbindlichkeitenspiegel Praxisbeispiel 3.9: Geldflussrechnung Praxisbeispiel 3.10: Cashflow Praxisbeispiel 3.11: Kontenplan für das doppische Rechnungswesen ANLAGE 4: Abschreibungstabelle LAWA Praxisbeispiel 4.1: Abschreibungstabelle LAWA ANLAGE 5: Checkliste Internes Kontrollsystem (IKS) Praxisbeispiel 5.1: Checkliste Internes Kontrollsystem (IKS) ÖWAV-Regelwerk ÖWAV-Arbeitsbehelf 40 7

8 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Zusammenhang zwischen Buchführung und Jahresabschluss, Kosten- und Leistungsrechnung sowie Gebühren- und Tarifkalkulation Abb. 2: Rechtsgrundlagen für das Rechnungswesen Abb. 3: Kassenabschluss Abb. 4: Ordentlicher Haushalt Gesamtübersicht Einnahmen Abb. 5: Lineare Abschreibung grafische Darstellung Abb. 6: Lineare Abschreibung tabellarische Darstellung Abb. 7: Vereinfachte Abschreibungstabelle Nutzungsdauern Abb. 8: Auszug aus einer Umsatzsteuervoranmeldung Abb. 9: Ablaufschema für die Implementierung eines IKS ÖWAV-Arbeitsbehelf 40