Inhaltsverzeichnis. 00 Computerunterstütztes Rechnungswesen Buchen Einführung in das Programm 13

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1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 00 Computerunterstütztes Rechnungswesen 7 1 Computerunterstütztes Rechnungswesen Bedeutung Vorteile Unterschiedliche Softwarelösungen Insellösungen Gesamtlösungen Schematische Darstellung der durchzuführenden Arbeiten 9 2 BMD-Schüler-CD-Rom zum Praxishandbuch Installationshinweise Installationshinweise Windows Vista Aufbau der Schüler-CD Einführung in das Programm 13 1 Menütechnik Aufbau des Programms Hauptmenü Programmpaketebene Programmebene Möglichkeiten des Programmaufrufs Baumstruktur Manueller Programmaufruf Schnellstartleiste Navigieren im Menü Funktionstasten Weitere hilfreiche Tastenfunktionen Oberflächenauswahl Individuelle benutzerbezogene Einstellungen Online-Hilfe 19 2 Datensicherung und -rücksicherung Datensicherung in der Finanzbuchhaltung Datensicherung in der Warenwirtschaft Datenrücksicherung in der Finanzbuchhaltung Datenrücksicherung in der Warenwirtschaft Einführung in den Fall 23 1 Die Firma Thomas Radler e. U Felder im Firmenstamm Erfassen von Firmenstammdaten Erfassen der Prozentsätze Erfassen der Fixkonten Erfassen der Kontengrenzen Erfassen der Umsatzsteuerkonten Erfassen der Skontokonten 27 3 Ausdruck des Kontenplans 27 4 Ausdruck der Offene-Posten-Liste 27 5 Ausdruck der Saldenliste Buchen 30 1 Einstieg in das Buchungsprogramm 31 2 Ablauf des Buchens Vorbereiten der Belege zum Buchen Verbuchen der Belege Vornehmen von Änderungen im Zwischenjournal Verbuchen des Zwischenjournals Durchführung der Steuerkontrolle Durchführung der Abstimmsummenkontrolle Verbuchen von Kassabewegungen (Teil 1) 38 1 Hinterlegen der Kassakonten 39 2 Ausdrucken des Kassaberichts 40 3 Verbuchen von Kassabelegen Artikelstamm, Lagerbuchungen 47 1 BMD-Warenwirtschaftsmenü WWS- und FIBU-Namen vorgeben WWS-Datum vorgeben 49 2 Erfassen der Artikelstammdaten 49 3 Suchen der Artikelstammdaten 52 4 Ausdruck der Preisliste 53 5 Ansehen und Ausdruck der Inventur 54 6 Buchen des Lagerzugangs Lagerinformationen 61 1 Ansehen der Lagerinformationen Ansehen der Lagerinformation über einzelne Artikel 62

2 Inhaltsverzeichnis 1.2 Ansehen der Lagerinformation aller Artikel in Listenform Ansehen der Lagerbuchungen im Lagerjournal 65 2 Ausdruck der Lagerinformationen Ausdruck des Lagerjournals Ausdruck der Lagerbestandsliste Verbuchen von Eingangsrechnungen (Teil 1) 69 1 Eingangsrechnungen Auftragsbearbeitung (Teil 1) 76 1 Ablauf der Auftragsbearbeitung 77 2 Auftragserfassung 78 3 Erstellung von Lieferscheinen 81 4 Erstellung von Ausgangsrechnungen 82 5 Auftragsübersicht ansehen und bearbeiten 83 6 Rechnungsjournal ansehen und bearbeiten Verbuchen von Ausgangsrechnungen (Teil 1) 88 1 Ausgangsrechnungen für Lieferungen im Inland Verbuchen von Ausgangsrechnungen mit einem Erlöskonto Verbuchen von Ausgangsrechnungen mit mehreren Erlöskonten 90 2 Ausgangsrechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen Bankbuchungen (Teil 1) 99 1 Begleichung offener Posten Verbuchen von Kundenzahlungen Verbuchen von Lieferantenzahlungen mit Skontoabzug Verbuchen von Zahlungen mit Direktbuchung auf Sachkonten Verbuchen von Eingangsrechnungen (Teil 2) Eingangsrechnungen des Anlagenkaufs Anlage von Lieferantenkonten während des Buchens Eingangsrechnungen des innergemeinschaftlichen Erwerbs Bankbuchungen (Teil 2) Abgaben Verbuchen von Bankbewegungen auf Sachkonten Auftragsbearbeitung (Teil 2) Auftragserfassung Erstellung von Lieferscheinen Erstellung von Ausgangsrechnungen Verbuchen von Lagerabgängen Rechnungsjournal ansehen und bearbeiten Verbuchen von Ausgangsrechnungen und Gutschriften Verbuchen von Ausgangsrechnungen über die Schnittstelle Verbuchen von Gutschriften Verbuchen von Kassabewegungen (Teil 2) Verbuchen von Kassabelegen Bankbuchungen (Teil 3) Mehrfachabstattung Einzelabstattung Verbuchen von Zahlungen mit Direktbuchung auf Sachkonten Lohn- und Gehaltsabrechnung Verbuchen der Lohn- und Gehaltsabrechnung Offene-Posten-Verwaltung Offene-Posten-Liste Ausdruck der Offene-Posten-Liste Ausdruck einer stichtagsbezogenen Offene-Posten-Liste Manuelle Abstattung Offene-Posten-Verwaltung auf Sachkonten Umsatzsteuervoranmeldung Automatische Umbuchung der Steuern UVA berechnen, bearbeiten und ausdrucken 163 5

3 Inhaltsverzeichnis 3 Steuerkontrollprogramme Steuereinzelnachweis Umsatzsteuerverprobung Monatsauswertungen Monatsausdrucke Buchungsjournal Kontoblätter Saldenliste und Erfolgsrechnung Kassabuch Kurzfristige Erfolgsrechnung Erstellen der Zusammenfassenden Meldung Anlagenbuchhaltung Erstellung des Anlagenverzeichnisses Ausdruck der Vorschauliste Verbuchen der Abschreibung in der Finanzbuchhaltung Jahresabschluss Durchführung der Inventur Ausdruck der Inventurliste Verarbeiten der Inventur Abschlussbuchungen Aufbereiten und Ausdruck der Bilanz Jahresübernahme Jahresübernahme in der Warenwirtschaft Jahresübernahme in der Finanzbuchhaltung Stammdaten Offene Posten der Personenkonten EB-Salden der Sachkonten Manuelle Verbuchung der Eröffnungsbilanz Personenkonten Sachkonten Lohn- und Gehaltsverrechnung Lohnstammdaten Periode festlegen Firmenstammverwaltung Änderung von Personalstammdaten Ausdruck der Personalstammblätter und der Personalstammliste Ausdruck von Personalstammblättern Ausdruck der Personalstammliste aller Mitarbeiter Lohnabrechnung Bruttoerfassung Bruttobewertung und Nettoabrechnung Lohnsetausdruck Überweisung an die Dienstnehmer Außerbetriebliche Abrechnung Überweisung an die Körperschaften Monatsabschluss in der Lohnverrechnung Zusammenfassende Übungslektion 200 Anhang 204 6

4 00 Computerunterstütztes Rechnungswesen Lektion 00: Computerunterstütztes Rechnungswesen Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Eine unsorgfältige Buchführung geht meist Hand in Hand mit Problemen im Unternehmen. Das Rechnungswesen stellt daher eines der wichtigsten Instrumente zum Erfolg dar. War früher im Zeitalter der händischen Buchführung das Rechnungswesen mit mühevoller Kleinarbeit verbunden, so sind heutzutage durch das computerunterstützte Rechnungswesen eine einfache und schnelle Erfassung, Überwachung und Auswertung des Unternehmensgeschehens möglich. In der folgenden Lektion werden Sie mehr über die Bedeutung und die Vorteile des computerunterstützten Rechnungswesens erfahren. Zielsetzung Nach Bearbeitung dieses Kapitels werden Sie in der Lage sein, die Bedeutung des computerunterstützten Rechnungswesens zu erklären, die wichtigsten Vorteile des Einsatzes einer Buchhaltungssoftware zu nennen, die verschiedenen Buchhaltungssoftwarelösungen zu nennen und zu erklären, die BMD-Software zu installieren. 7

5 R 1 Computerunterstütztes Rechnungswesen Computerunterstütztes Rechnungswesen bedeutet, dass im Rahmen der Buchführung alle betrieblichen Vorgänge mithilfe einer geeigneten Buchhaltungssoftware erfasst werden. 1.1 Bedeutung Um im wirtschaftlichen Wettbewerb konkurrenzfähig zu bleiben, spielen heutzutage im Rechnungswesen neben der zahlenmäßigen Erfassung betrieblicher Vorgänge vor allem die übersichtliche Darstellung von Informationen sowie die Rationalisierung von Arbeitsschritten eine große Rolle. Außerdem ist es wichtig, dass die erfassten Daten des Rechnungswesens für zukünftige Entscheidungen einfach aufbereitet und erfasst werden können. All diese Anforderungen werden durch das computerunterstützte Rechnungswesen (CRW) erfüllt. In allen Mittel- und Großbetrieben sowie in vielen Kleinbetrieben ist der Computer im Rechnungswesen ein unverzichtbares Hilfsmittel. 1.2 Vorteile Der Einsatz einer Buchhaltungssoftware bringt gegenüber einem händisch erstellten Rechnungswesen unter anderem folgende große Vorteile: Rasche Abwicklung von Arbeitsschritten. Übersichtliche Darstellung von Konten, Listen, Auswertungen etc. Die meisten Berechnungen werden automatisch durchgeführt, z. B.Saldenbildung, USt-Berechnung. Durchführung automatischer Kontrollen ist möglich. Übergreifender und zusammenhängender Informationsfluss verschiedener Arbeitsgebiete, z. B. Finanzbuchführung, Warenwirtschaft, Lohnverrechnung. Durchführung automatischer betrieblicher Auswertungen der Buchhaltung, z. B. kurzfristige Erfolgsrechnung. Ermittlung von Kennzahlen als Basis für weitere wirtschaftliche Entscheidungen. Visualisierung betrieblicher Prozesse. Möglichkeit des Aufrufs detaillierter Kundeninformationen. 1.3 Unterschiedliche Softwarelösungen Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei unterschiedlichen Buchhaltungssoftwarelösungen, den Insellösungen und den Gesamtlösungen Insellösungen Von Insellösungen spricht man dann, wenn die Software für jeden der Bereiche, wie Buchhaltung, Fakturierung, Lohn, Archivierung, von den anderen Bereichen abgegrenzt ist. Folglich bedeutet dies, dass Schnittstellen benötigt werden, um Daten zwischen den Bereichen auszutauschen. Stammdaten (Adressen, Namen etc.) sind mehrfach vorhanden, was jedoch oft zu Datenfehlern führt. Außerdem ist die Mehrfachwartung von Daten sehr aufwendig Gesamtlösungen Bei Softwarelösungen, die ohne Schnittstellen arbeiten, handelt es sich um Gesamtlösungen. Dadurch werden die meisten Fehlerquellen ausgeschlossen. Weitere Vorteile dieser Gesamtlösungen sind unter anderem: Durch gemeinsame Datenstämme ist eine einfache Datenpflege garantiert. Das Erlernen der Programme wird optimiert, da eine einheitliche Oberfläche sowie einheitliche Funktionstastenbelegungen gewährleistet sind. 8

6 00 Computerunterstütztes Rechnungswesen Der Beleg- und Datenfluss erfolgt automatisch. Belege können automatisch per Mail versendet werden. Bei der Buchhaltungssoftware aus dem Hause BMD, mit der Sie in diesem Buch arbeiten werden, handelt es sich um eine Gesamtlösung. Sowohl der Bereich der Warenwirtschaft als auch der Bereich der Finanzbuchhaltung (FIBU) werden von einem Softwareanbieter abgedeckt. Dadurch können manche Arbeitsschritte im Rechnungswesen eingespart werden. 1.4 Schematische Darstellung der durchzuführenden Arbeiten Folgende schematische Darstellung, die die Abläufe der wesentlichen Arbeiten des computerunterstützen Rechnungswesens zeigt, soll die Zusammenhänge zwischen der Finanzbuchhaltung, der Warenwirtschaft, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnabrechnung verdeutlichen. Diese Übersicht umfasst jene Tätigkeiten, die Sie in den nächsten Abschnitten des Buches kennen lernen und auch durchführen werden. Finanzbuchhaltung Warenwirtschaftssystem Lohn Lohnabrechnung STAMMDATEN Kunden Lieferanten Sachkonten Kunde Erlöskonto AUFTRAG Kopfdatenerfassung Positionen erfassen Zusatz Daten Reservierung Adresszusatz Lieferbedingungen, Preise, etc. Verfügbarer Lagerstand BUCHEN LIEFERSCHEIN Lager Vorerfassung Anlagenbuchhaltung Afa Verbuchung ER AR Bank Kassa Lohn Umbuchungen Drucken Verspeichern RECHNUNG Drucken Verspeichern Lagerabgang Lagerbuchung Lagerstand AUSWERTUNGEN Monatsauswertungen (OP, ZM, UVA, etc.) Rechnungsjournal Inventur Erfassung Verbuchung CONTROLLING (KERF, etc.) Ausgangsrechnungen (BUERF) BILANZ Inventurwert 9

7 R Computerunterstützte Finanzbuchhaltung Die computerunterstützte Finanzbuchhaltung (FIBU) ermöglicht die Erfassung und Auswertung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen. Sie liefert neben den innerbetrieblichen Auswertungen (OP-Liste, Journal, Kontendruck, Saldenliste) auch die Ausdrucke und Auswertungen für das Finanzamt und die Statistik Austria. Die aufbereiteten Daten liefern wichtige Informationen über z. B.den Betriebserfolg. Sie dienen damit als Grundlage für alle wesentlichen betriebswirtschaftlichen Entscheidungen eines Unternehmens. Computerunterstützte Warenwirtschaft Die computerunterstützte Warenwirtschaft umfasst ein durchgängiges Material-, Lager- und Beschaffungswesen für die Handelswaren eines Unternehmens. Die Software unterstützt die Prozesse beim Einkauf, Wareneingang, bei der Ressourcenverwaltung sowie beim Warenausgang bzw. Versand und gibt einen Überblick über den Status der Bestellungen und Bestände. Außerdem erinnert das System mit einer Bestellvorschlagsliste an die festgelegten Bestellzeiten und -mengen. Lieferengpässe und überfüllte Lager werden vermieden. 2 BMD-Schüler-CD-ROM zum Praxishandbuch Diesem Praxishandbuch ist eine CD-ROM beigelegt, mit welcher Sie alle Arbeitsaufgaben des Buches durchführen können. 2.1 Installationshinweise Um das Programm zu installieren, gehen Sie wie folgt vor: Legen Sie die BMD_LEHRBUCH_CD ins CD-ROM-Laufwerk ein. Wenn die AutoPlay-Funktion eingeschaltet ist, sollte das Startfenster erscheinen. Klicken Sie auf BMD Software installieren und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Falls die AutoPlay-Funkion nicht aktiviert ist, doppelklicken Sie auf das Arbeitsplatzsymbol auf Ihrem Desktop. Suchen Sie das Symbol Ihres CD-ROM-Laufwerks. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Symbol und klicken Sie mit der linken Maustaste im Kontextmenü auf Öffnen. Jetzt bekommen Sie den Inhalt der BMD_LEHRBUCH_CD zu sehen. Führen Sie einen Doppelklick auf das Symbol der Datei Start.exe aus, damit das Startfenster erscheint. Klicken Sie auf BMD Software installieren und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Nach einigen Schritten wird Ihnen der Installationspfad C:\ vorgeschlagen. Falls Sie die Installation auf ein anderes Laufwerk durchführen möchten, haben Sie über den Punkt Ändern die Möglichkeit. Anschließend werden Sie aufgefordert den PC neu zu starten. Klicken Sie auf den Punkt Fertigstellen. 10

8 00 Computerunterstütztes Rechnungswesen 2.2 Installationshinweise Windows Vista Bei Installationen auf Microsoft Vista empfehlen wir, vor der Installation in der Systemsteuerung die Benutzerkontensteuerung zu deaktivieren, wie in den folgenden Bildschirmansichten beschrieben: Das Häkchen (standardmäßig gesetzt) sollte entfernt werden. Weiters ist zu beachten, dass Windows Vista standardmäßig ohne Microsoft-Hilfesystem ausgeliefert wird. Um die BMD-Online-Hilfe nutzen zu können, ist es daher erforderlich, einen Windows-Patch einzuspielen. In der BMD-Installations-Routine wird geprüft, ob dieser Patch bereits auf ihrem System installiert ist. Wenn nicht, kommt während der Installation folgende Meldung: In diesem Fall können Sie unter folgendem Link das Microsoft-Update downloaden: Arbeitsaufgabe 1. Führen Sie die Installation auf Ihrem Computer zu Hause durch. 11

9 R 2.3 Aufbau der Schüler-CD Diese CD ist so aufgebaut, dass Sie ausgehend vom Startmenü den aktuellen Datenstand der jeweiligen Lektion des Buches aufrufen können. Das bedeutet zum Beispiel, dass beim Aufruf der Lektion 3 bereits alle durchzuführenden Arbeiten der Lektion 2 im Datenstand berücksichtigt sind! Hinweis Ist beim Einspielen der Beispiele das BMD-Programm bereits geöffnet, so sollte darauf geachtet werden, dass Sie sich im Hauptmenü befinden, da sonst nicht alle Dateien ordnungsgemäß eingespielt werden können. Zur Kontrolle welches Beispiel aktuell eingespielt ist überprüfen Sie beim Einstieg in die Programme den Mandantennamen (z. B. Thomas Radler (Lektion 1)). Welche Vorteile hat dieser Aufbau für Sie beim Üben mit der CD? Sie können beim Üben die Lektionen in beliebiger Reihenfolge aufrufen. Wir empfehlen Ihnen trotzdem, nach der Reihenfolge des Buches vorzugehen, da der Lehrstoff aufbauend ist. Eine Sicherung der Daten ist nicht nötig. Haben Sie bei der Durchführung der Arbeitsaufgaben Fehler gemacht, können Sie die Lektion noch einmal starten und mit dem Ausgangsdatenstand von vorne beginnen. Haben Sie in der Schule eine Stunde gefehlt, können Sie trotzdem mit dem gleichen Datenstand wie Ihre Kollegen fortsetzen. Wir raten Ihnen aber sehr, den versäumten Stoff nachzuholen, da Ihnen sonst wichtige Programmkenntnisse fehlen. Arbeitsaufgaben 2. Was versteht man unter computerunterstütztem Rechnungswesen? 3. Zählen Sie einige Vorteile auf, die der Einsatz einer Buchhaltungssoftware gegenüber einem händisch erstellten Rechnungswesen bringt. 4. Zwischen welchen unterschiedlichen Softwarelösungen ist bei einer Buchhaltungssoftware zu unterscheiden? Erklären Sie kurz die einzelnen Lösungen und gehen Sie besonders auf ihre Vorteile und Nachteile ein. Notizen zu den Arbeitsaufgaben 12

10 01 Einführung in das Programm Lektion 01: Einführung in das Programm Um Ihnen ein erfolgreiches Arbeiten mit dem BMD-Buchhaltungsprogramm zu gewährleisten, werden Sie nun Schritt für Schritt mit der Menüführung des Programms vertraut gemacht. Sie werden den Aufbau des Programms sowie die verschiedenen Möglichkeiten des Programmaufrufs kennen lernen. Weiters erfahren Sie, wie Sie mit den Funktionstasten und anderen Tastenkombinationen möglichst effizient im Menü navigieren können. Da das Programm aufgrund seines klar strukturierten Aufbaus leicht zu handhaben ist, werden Sie sich rasch zurechtfinden und alle Aufgaben der Buchhaltung der Firma Thomas Radler e. U. mühelos durchführen können. Zielsetzung Nach Bearbeitung dieses Kapitels werden Sie in der Lage sein, im Menü zu navigieren, den Aufbau des Programms zu erklären, die Möglichkeiten des Programmaufrufs zu nutzen, die wesentlichen Funktionstasten richtig einzusetzen, verschiedene Programmoberflächen einzustellen, Daten in der Finanzbuchhaltung sowie in der Warenwirtschaft zu sichern und rückzusichern. 13

11 R 1 Menütechnik Das BMD-Menü ist in den meisten Fällen in einer Dreistufenhierarchie aufgebaut, wobei sich in der obersten Ebene das Hauptmenü befindet, die zweite Ebene die Programmpakete bezeichnet und in der dritten Ebene die einzelnen Programme aufgerufen werden können. Schnellstartleiste aktivieren/ deaktivieren individuelle Einstellungen Paket Untermenü Programmebene Schnellstartleiste Manueller Programmaufruf mit F9 aktivieren/ deaktivieren 1.1 Aufbau des Programms Hauptmenü Die oberste Ebene, welche Hauptmenü genannt wird, finden Sie beim Einstieg in die BMD-Software vor. Hier können Sie das gewünschte Programmpaket anwählen. Es stehen Ihnen unter anderem die Programmpakete Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Anlagenbuchhaltung und Lohnverrechnung zur Verfügung. Durch einen einfachen Mausklick können Sie ein Menü anwählen. Durch einen Doppelklick kommen sie eine Ebene tiefer bzw. starten Sie das Programm Programmpaketebene In der zweiten Ebene befinden Sie sich bereits im gewählten Programmpaket. Hier werden Programme, deren Aufgabenbereich ähnlich ist und die unterstützend ineinander greifen, zu einem Sammelbegriff zusammengefasst. Zum Beispiel werden im Programmpaket Finanzbuchhaltung" alle Programme, die zur Verwaltung von Stammdaten erforderlich sind, unter dem Menüpunkt Stammdaten" zusammengefasst. 14