Gestalten Sie Ihr Qualitätsmanagement mit Microsoft SharePoint nach Ihren Vorstellungen

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1 pscquality SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Gestalten Sie Ihr Qualitätsmanagement mit Microsoft SharePoint nach Ihren Vorstellungen PSC Portal Systems Consulting GmbH portalsystems.de

2 pscquality - die Komplettlösung für Ihr Qualitätsmanagementsystem mit SharePoint. pscquality stellt eine Komplettlösung für das Qualitätsmanagement auf der SharePoint Plattform zur Verfügung. Die wesentlichen Bestandteile sind ein integriertes QM-Managementsystem und ein QM- Handbuch, die workflowgestützte Erstellung gelenkter Dokumente sowie Module für das Auditmanagement, die Erfassung von Abweichungen mit Ursachen und Maßnahmen und ein Reklamationsmanagement mit pscquality haben Sie für alle Anforderungen das optimale Produkt. Normkonforme und auditsichere Dokumente sind die Grundlage zur Erzeugung und Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen in konstant hoher Qualität. Im Mittelpunkt der Lösung steht die Erstellung und regelmäßige Überarbeitung gelenkter Dokumente nach z.b. ISO 9001 oder beliebigen anderen Normen. Dabei werden Dokumente durch den gesamten Lebenszyklus gelenkt, von der Erstellung, Revisionierung bis hin zur Archivierung. Ein konfigurierbares Workflowmanagement ist ebenso enthalten wie die einfache Verwaltung rollenbasierter Benutzerrechte, das personenbezogene Aufgabenmanagement, eine komfortable -Integration oder die elektronische Kenntnisnahme Bestätigung. SharePoint bietet als hoch skalierbare Infrastruktur die optimale Basis für den sicheren Zugriff auf alle QM-relevanten Informationen, auch von verteilten Standorten, dem Homeoffice oder mobilen Endgeräten. pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 2 von 14

3 Ordnung und Sicherheit für Ihre QM Dokumente ready2go und dennoch flexibel pscquality bringt Ordnung, Struktur und Sicherheit in die Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement- Dokumente. Mit einer Kombination aus einem sofort einsetzbarem Standardprodukt und leicht zu konfigurierenden Ergänzungskomponenten kann das Produkt perfekt an Ihre Anforderungen zugeschnitten werden und verwaltet Ihre Dokumente, Daten und Prozesse sicher und effizient über den gesamten Lebenszyklus. Abbildung: Lebenszyklus eines QM Dokuments pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 3 von 14

4 Standardanwendung Die Lösung pscquality ist eine Standardanwendung für Ihr Qualitätsmanagement und sichert die normenkonforme und auditgerechte Freigabe und Veröffentlichung von Dokumenten. Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt für eine intuitive Bedienung und eine hohe Benutzerakzeptanz von Anfang an. Die Lösung wird auf Knopfdruck installiert und liefert viele sofort nutzbare Beispielkonfigurationen. Alle im Standard mitgelieferten Objekte (Stammdaten, Prozesse, Workflows) sind durch einfache Konfiguration und ohne Programmierung nach den Vorstellungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens erweiterbar- und anpassbar. Die Lösung pscquality integriert sich nahtlos in Ihre vorhandene SharePoint Infrastruktur, ist zu 100% SharePoint kompatibel und ermöglicht dadurch einfache Upgrades auf neue Produktversionen. Unser Qualitätsversprechen - SPCAF = SharePoint Code Analysis Framework Die Core-Produkte und Lösungen der Portal Systems sind alle SPCAF zertifiziert. Was bedeutet das? SPCAF steht für SharePoint Code Analysis Framework und stellt sicher, dass SharePoint Anwendungen, welche im Sinne von SPCAF fehlerfrei sind, die Integrität und Stabilität einer SharePoint Farm nicht gefährden. Das Business Application Framework weist in keinem der zur Verfügung gestellten Module Fehler der oben genannten Kategorien auf. Auf Anfrage stellen wir gern den kompletten Bericht zur Verfüg Erfahren Sie mehr unter pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 4 von 14

5 Benutzerfreundliche Oberflächen Die Lösung pscquality bietet für das Qualitätsmanagement in SharePoint optimierte Benutzeroberflächen an. Alle Informationen sind auf einen Blick übersichtlich angeordnet. Das Qualitätsmanagement-System ist intuitiv bedienbar und somit einfach zu erlernen und bedarf keiner erweiterten SharePoint Kenntnisse. Das Qualitätsmanagement pscquality ist multilingual und wird bereits im Standard in deutscher und englischer Sprache bereitgestellt. Beispiel eines pscquality Dokuments pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 5 von 14

6 Gültigkeitsinformationen und Benachrichtigungen Mit pscquality können Sie die Gültigkeitsdauer einfach und komfortabel erfassen, das System errechnet Ihnen automatisch basierend auf der Veröffentlichung und der Dauer die Gültigkeitsfrist aus. Diese Frist wird zum Anlass genommen, Sie vor Ablauf der Frist per -Benachrichtigung zu informieren. Sie müssen sich darum nicht kümmern. Sie können in der weiteren Bearbeitung entscheiden, ob das Dokument neu überarbeitet und der Freigabe-Prozess erneut durchlaufen werden muss oder ob es nach Ablauf der Gültigkeitsdauer nicht mehr unternehmensweit als veröffentlichtes Dokument zur Verfügung steht. Abbildung: Gültigkeitsinformationen und Benachrichtigungen pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 6 von 14

7 Flexibilität und Erweiterbarkeit Sie können die im Produktstandard ausgelieferten Stammdatenelemente jederzeit um die für Sie relevanten Informationen ergänzen. Ziel ist es, die Endanwender bestmöglich bei der Erfassung und Überarbeitung von QM-Dokumenten zu unterstützen. Typischerweise werden wiederkehrende Informationen eines Dokuments (Normen, Organisationsstrukturen, Prozesse etc.) in den Stammdaten abgebildet. Abbildung: Verwaltung der Organisationstruktur und deren grafische Darstellung Standardmäßig werden Listen für Dokumenttypen, Normen, Prozesse etc. ausgeliefert. Diese können beliebig ergänzt werden. pscquality sorgt jederzeit für konsistente Daten, arbeitet mit so genannten stabilen Links auf Dokumente, mitgeltenden Unterlagen und allen Stammdaten. Dies stellt für Sie sicher, dass Verlinkungen zwischen Dokumenten und Prozessen immer erhalten bleiben, auch bei neuen Dokumentversionen oder gar bei Umbenennung derselben. Alle Änderungen am Qualitätsmanagement, an der Benutzeroberfläche, an den Berechtigungen und an den Hintergrundprozessen erfolgen im laufenden SharePoint Betrieb. Somit bleiben Sie jederzeit flexibel und können ohne langfristige Wartungszyklen (Downtime der SharePoint Farm) ihre fachlichen Geschäftsanforderungen in das System einbringen. pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 7 von 14

8 Erzeugung von gelenkten Dokumenten pscquality bietet die Möglichkeit, Dokumente basierend auf Vorlagen zu erstellen. Die Vorlagen umfassen verschiedene Office Dokumenttypen, wie Microsoft Word, Excel oder Visio. Bei der Erzeugung von Dokumenten kann die die automatisierte Erzeugung einer eindeutigen Dokumentnummer erfolgen. Bei der Erstellung eines Dokumentes wird gleichzeitig auch eine übergreifende QM-Akte erzeugt, die eine Übersicht aller das QM-Dokument betreffenden Informationen enthält. Alle entstehenden Versionen und Revisionen, mitgeltenden Dokumente, Freigabe-Prozesse, Workflowhistorien etc. werden in der QM-Akte zusammengefasst. Berechtigte Personen haben über diese QM-Akte jederzeit Zugriff auf alle aktuellen und historischen Informationen eines gelenkten Dokumentes. Dies sichert ein vollständiges und nachweisbares Audit-Trail. Der Verlust von Daten ist in pscquality ausgeschlossen. Abbildung: Dokumentsuche und Bearbeitung Workflow pscquality beinhaltet eine integrierte Workflow-Engine und liefert bereits im Produktstandard verschiedene Workflows mit aus, die das Verwalten von Dokumenten denkbar einfach gestalten. Für den klassischen Freigabeprozess - von der Erstellung und Prüfung bis zur Freigabe - enthält pscquality bereits einen vollständig vorkonfigurierten Workflow. Je nach Bedarf kann dieser Workflow an die kundenspezifischen Anforderungen einfach und schnell ohne Programmierung angepasst werden. pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 8 von 14

9 Sollten Sie bereits ein Workflowsystem im Einsatz haben (zum Beispiel K2, Nintex oder andere Systeme), so kann der Workflow selbstverständlich auch mit dem vorhandenen System umgesetzt werden. Für Jeden Workflowschritt werden entsprechende (Workflow-) Aufgaben erzeugt und diese werden an die entsprechend dem konfigurierten Regelwerk definierten Mitarbeiter per gesandt. Die Zuweisung der Workflowschritte ist klar definiert und nachvollziehbar. Es besteht zudem die Möglichkeit, Workflowaufgaben im Fall von Krankheit oder Urlaub einzelner QM-Verantwortlicher zu delegieren oder bei formellen bzw. inhaltlichen Fehlern die Aufgabe zur Bearbeitung zurückzusenden. Neben dem QM-Freigabeprozess bietet pscquality standardmäßig auch einen Workflow für Schulungszwecke. Hierbei können die zuständigen Mitarbeiter von einer neuen Revision eines Dokumentes in Kenntnis gesetzt werden. Die aktive Kenntnisnahme wird im Audit-Trail revisionssicher protokolliert. In pscquality wird standardmäßig bereits eine eindeutige Dokumentnummer vom System erzeugt. Dieser Workflow kann individuell angepasst werden, um Richtlinien im Unternehmen einzuhalten und ein vereinfachtes Verwalten von Dokumenten zu ermöglichen. Um den QM-Prozess abzurunden ist ein weiterer Workflow Teil der Standardlösung. Hierbei wird der Besitzer eines QM-Dokumentes automatisch per -Benachrichtigung vor Ablauf der Gültigkeitsdauer informiert, um rechtzeitig eine Aktualisierung des Dokuments vorzunehmen, bevor es nach Ablauf der Dauer nicht mehr im Startbereich für alle Mitarbeiter öffentlich zur Verfügung steht. Abbildung: Beispiel QM-Dokument Workflowmaske pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 9 von 14

10 Reporting pscquality bietet Reports und Auswertungen an, die eine einfache Auswertung von allem QM-relevanten Informationen ermöglichen. Zum einen kommen Standard-SharePoint Ansichten (Views) zum Einsatz, die je nach Bedarf erstellt und jederzeit durch einen QM-Verantwortlichen angepasst werden können. Dabei kann auf die Funktionen Gruppieren, Sortieren, Filtern, etc. zurückgegriffen werden. Zum anderen bietet pscquality über die eigene Suche zusätzliche Möglichkeiten, mit denen Dokumente und Informationen ausgewertet und die Ergebnisse z.b. nach MS Excel exportiert werden können. Abbildung: Auswertung direkt aus MS-Excel Abbildung: grafische Auswertungen pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 10 von 14

11 Dokumentbeziehungen / mitgeltende Dokumente pscquality bietet die Möglichkeit, veröffentlichte Dokumente in Form von mitgeltenden Dokumenten miteinander in eine Beziehung zu stellen, ohne hierfür redundante Daten halten zu müssen. Sie können direkt zu den verknüpften Dokumenten abspringen. Sollte sich ein veröffentlichtes Dokument inhaltlich ändern, was andere verlinkte QM-Dokumente beeinflusst, so bleiben diese Verknüpfungen jederzeit gültig. Darüber hinaus können alle Dokument-Verlinkungen übersichtlich angezeigt werden. Abbildung: Dokumentverknüpfung mit einem anderen veröffentlichten Dokument Ansicht aller aktuellen und aller ungültigen Verlinkungen eines Dokumentes Übersicht verknüpfter bzw. mitgeltender Dokumente pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 11 von 14

12 ERP-Integrationen / Archivierung pscquality integriert sich nahtlos in Ihre SharePoint 2010, 2013 und zukünftig 2016 Umgebung. Alle zu einem Dokument gehörigen Informationen werden sicher in einer Akte zusammengefasst. Dort verweilen die Dokumente auch nach Ablauf der Gültigkeit. Optional ist auch eine revisionssichere Archivierung entsprechend gesetzlicher Vorschriften (GOB, GDPDU, FDA/GxP) nach Regeln oder einem definierten Aufbewahrungszeitraum möglich. Haben Sie bereits ein ECM-, DMS- oder Archivsystem im Einsatz? Kein Problem, wir integrieren uns direkt in Ihre vorhandene Infrastruktur und legen die Dokumente dort revisionssicher ab. Wenn kein Archivsystem vorhanden ist, dann bieten wir eine zusätzliche Archiv-Komponente an. In jedem Fall stellen wir sicher, dass die Dokumente revisionssicher gespeichert werden. Outlook Integration / Offline-Funktionalität pscquality integriert sich in MS Outlook über den MS Outlook DMS Connector (Sidebar). Anhänge aus s sowie Dokumente vom File-Server können einfach per Drag & Drop direkt über Outlook der QM- Dokumentenakte zugeordnet werden. Die Suche und der Zugriff auf die Dokumente erfolgt ebenfalls direkt aus Outlook heraus. Die Anwender des Qualitätsmanagement-Systems bleiben somit in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Abbildung: Outlook Integration pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 12 von 14

13 Funktionsübersicht pscquality Qualitätsmanagement Lösung auf Basis des Business Application Frameworks Qualitätsmanagement Komfortable Erfassung / Bearbeitung von QM-Dokumenten über benutzerfreundliche Oberflächen Automatische Berechnung der Gültigkeit eines veröffentlichten Dokuments basierend auf der Gültigkeitsdauer Automatische -Benachrichtigung für Workflowaufgaben und vor Ablauf der Gültigkeit der Dokumente Möglichkeit einer automatisierten Kenntnisnahme von Mitarbeitern, Bereichsmitgliedern etc. Erfassung von stabilen Verweisen auf mitgeltende Dokumente, ohne redundante Informationen im System zu halten Erweiterte Volltextsuche in SharePoint für übersichtliche Ergebnisse und direktes Abspringen zum Dokument Einfache und einheitliche Vergabe von rollenbasierten Berechtigungen im QM-Portal Freigabe von Dokumenten durch Konvertierung von Office-Dokumenten in langzeitstabiles PDF/a-Format Pflege von Stammdaten für QM-Verantwortliche direkt im QM-Portal durch Fachanwender (Vorlagen, Dokumenttypen etc.) Integration einer Prozesslandkarte mit direktem Absprung zu Prozessdokumenten Dokumentgenerierung Komfortable Erstellung von QM-Dokumenten auf Basis von Vorlagen und (optional) Textbausteinen Integration von (vorhandenen) Office-Vorlagen Automatische Generierung von Akten für eine Sammlung aller Revisionen eines QM-Dokumentes, deren Freigaben und mitgeltenden Dokumenten Prozesse & Workflows Generierung einer Dokumentnummer Mehrstufiger Freigabe Prozess für QM-Dokumente Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten Benachrichtigung vor Ablauf der Gültigkeitsdauer Reporting Reports in Form von Listen, Gruppierungen oder grafischen Ansichten sowie Export nach Excel Automatische -Benachrichtigung zur Einhaltung der Gültigkeitsfristen veröffentlichter Dokumente Automatische -Benachrichtigung bei erneuter Überarbeitung veröffentlichter Dokumente Auditmanagement, Abweichungen & Maßnahmen Planung, Auswertung und Bearbeitung von Audits inkl. Tagesordnungspunkte, Liste von Vorschlägen zur Vorbereitung etc. Erfassung von Abweichungen sowie Ursachen und Maßnahmen Wiedervorlagen, Eskalationsmechanismen, Reports Archivierung Revisionssicherere Archivierung aller Qualitätsmanagement-Dokumente, mitgeltenden Dokumente und Anlagen Regelbasierte Archivierung in Abhängigkeit der jeweiligen Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente Archivierung auf vorhandenen Storage Systemen pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 13 von 14

14 Kontakt PSC Portal Systems Consulting GmbH - Fischertwiete Hamburg info@portalsystems.de - pscquality - SharePoint-basiertes Qualitätsmanagement Seite 14 von 14