Inventarimporter für Anlagenbuchführung. Version 5.00 Stand: März 2014

Transkript

1 für Anlagenbuchführung Stand: März 2014

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3 Inhalt Inventarimporter mit der Schalterstellung Anlagenbuchführung... 4 Exportliste in der Anlagenbuchhaltung... 4 Bearbeiten einer exportierten Liste... 6 Checkliste bevor der Import gestartet wird: Inventarimporter starten Fehlermeldungen die beim Importieren der Anlagegüter auftreten können Wechsel in die KFM-Anlagenbuchhaltung... 25

4 Inventarimporter mit der Schalterstellung Anlagenbuchführung KFM Basis Einstellung: Teilnahme je RT auf Administationsebene, Schalterstellung Inventarbuchführung und Anlagenbuchführung, Optional die Möglichkeit KST/KTR-Rechnung. Der Inventarimporter sollte dort zum Einsatz kommen, wo bei einer Ersterfassung von Anlagengütern großen Mengen erfasst werden sollen. Exportliste in der Anlagenbuchhaltung Ab Version 4.11 besteht in der Anlagenbuchhaltung die Möglichkeit, über den Menüpunkt Listen ein Excelsheet Export Stammdaten Anlagengüter zu exportieren. Wenn eine Einrichtung bisher noch keine Anlagengüter erfasst hat, bitte das leere Excelsheet als Vorlage verwenden. Wenn eine Einrichtung bereits Anlagengüter erfasst hat, das gefüllte Excelsheet als Vorlage verwenden und ergänzen. Alle bestehenden Einträge bleiben beim Import erhalten. Es werden ledigliche Ergänzungen in leeren Feldern oder Neuerfassungen verarbeitet. Seite 4 von 25

5 Exportliste Diese Exportliste muss als Dateityp *.xls gespeichert werden. Nur eine Exportliste im Dateityp *.xls kann nach dem Bearbeiten mit dem Tool Inventarimporter wieder in der Anlagenbuchhaltung eingelesen werden. Seite 5 von 25

6 Bearbeiten einer exportierten Liste In der Exportliste können die entsprechenden Zeilen, die noch nicht gefüllt und leer sind befüllt und für einen erneuten Import vorbereitet werden. Die überarbeitete Liste muss im Dateiformat *.xls gespeichert werden. Seite 6 von 25

7 Ausfüllhinweis für das Excelsheet Spalte Bezeichnung Beschreibung a) Ist die Spalte Anlagennummer beim Export vorbelegt, wird beim Import kein neues Anlagegut angelegt, sondern das vorhandene Anlagegut entsprechend aktualisiert. Die Anlagennummer darf nicht verändert werden! A Anlagennummer (Bitte nicht ändern oder ergänzen. Die Nummer wird ausschließlich vom System vergeben. ) b) Wird eine neue Anlagennummer in dem Excelsheet hinterlegt, wird diese beim Import ignoriert. Es wird ein neues Anlagegut angelegt und eine fortlaufende Nummer vom System vergeben. Deshalb bitte nicht ausfüllen! c) Wird keine Anlagennummer in der Spalte hinterlegt, wird beim Import ein neues Anlagegut angelegt und eine fortlaufende Anlagennummer vergeben. B Bezeichnung (Pflichtfeld) Eindeutige Benennung des Anlagengutes Maximale Textlänge von 50 Zeichen und Sonderzeichen +, (),-,/,& sind möglich. C Rechnungsdatum (Pflichtfeld) Datumseingabe im Format TT.MM.JJJJ notwendig. Wenn nicht bekannt das ungefähre Datum des Zugangs. Datum > D E F Anschaffungskosten (Brutto) (Pflichtfeld) Steuertyp (Pflichtfeld) Menge (Pflichtfeld) Eingabe > 0 notwendig, 2 Nachkommastellen möglich. Mindestens den Erinnerungswert von 1,- je Einzelstück. (z. B. Wenn Menge = 4, dann mindestens 4,- ) 0 = keine Steuer 1 = voller Steuersatz 2 = verminderter Steuersatz (Bücher, Kunstgegenstände) Beim Excel-Import wird der Steuertyp des jeweiligen Anlagegutes mit der Steuertabelle in der Basis abgeglichen. Anhand des Rechnungsdatums wird der korrekte Steuersatz festgestellt und dem Anlagegut im Anlagestamm zugeordnet. Anlagengüter können zu Gruppen zusammengefasst werden, wenn sie gleichartig und gleichwertig sind und in der gleichen Periode angeschafft wurden. Menge mindestens 1 und maximal 500 Stück. Es dürfen nur ganze Zahlen verwendet werden. G Standort (Pflichtfeld) Erfassung der Standortnummer wie im System hinterlegt. Seite 7 von 25

8 Spalte Bezeichnung Beschreibung H / I KST oder KTR (Teilweise Pflichtfeld) Kostenstellen (KST) oder Kostenträger (KTR) sind Pflichtfelder, wenn in der KFM-Basis bei Teilnahme je Rechtsträger auf Administrationsebene die Kennzeichnung Teilnahme an KST/KTR und Anschluss Anbu an KLR gesetzt wurde. Die KST oder KTR müssen in der Kosten- und Leistungsrechnung vorhanden sein und dürfen kein Sperrdatum haben welches <= Tagesdatum ist. J HHSt (Pflichtfeld) Eingabe der Haushaltsstelle im Format Sachbuch.Gliederung.Objekt.Gruppierung(.Unterkonto) z. B auf der der Kauf getätigt wurde. Wenn nicht bekannt, die aktuelle Haushaltsstelle verwenden, die beim Kauf genutzt wird. Die Haushaltsstelle muss im System vorhanden sein. K AfA (Pflichtfeld) Die AfA (Abschreibung für Abnutzung) legt fest, ob eine Abschreibung stattfinden soll, wenn ja welche Form und wie lange. Die Bezeichnung der AfA muss einem Eintrag im System entsprechen. z. B. L Vermögensnachweis Aktiva Der Vermögensnachweis Aktiva ist das Konto im Vermögenssachbuch auf dem der Nachweis der Anschaffungskosten und der Abschreibung erfolgt. (Dieses Feld ist beim Export vorbelegt, sofern dem Anlagegut bereits eine Bilanzposition zugeordnet und die entsprechende Gliederung in den Stammdaten der Bilanzposition gepflegt wurde.) Wenn das Feld leer ist, können die Buchungsstellen in folgendem Format erfasst werden: SB.GL.OB. evtl.uk Eine Prüfung erfolgt: - Sachbuch beim RT vorhanden - Buchungsstellen im Sachbuch angelegt - GL in der Bilanzposition hinterlegt - OB (und UK) im Sachbuch der jeweiligen Gliederung angelegt Das Sachbuch und die Gliederung müssen dem Eintrag in der Bilanzposition entsprechen. Das Objekt und das Unterkonto können verändert werden. Ist das Feld beim Import der Datei leer, werden die Angaben aus der Bilanzposition übernommen. Seite 8 von 25

9 Spalte Bezeichnung Beschreibung M N O P Substanzerhaltungsrücklage Zuführung SER Sonderposten (AHK Brutto) Sonderposten ant.substanzerh.rücklage % Es wird hier festgelegt auf welchem Konto die Substanzerhaltungsrücklage für dieses Anlagengut nachgeweisen werden soll. Als Voreinstellung wird automatisch auf gesetzt, wenn im Excelsheet diese Feld nicht gepflegt wurde. Eine Prüfung erfolgt, ob das Konto in Basis angelegt wurde. Wird im Excelsheet ein abweichendes Konto gepflegt, muss es dem Format 513x.xx.xxxxxx entsprechen und angelegt sein. Die Zuführung SER legt fest aus welchem Titel die Finanzierung der Substanzerhaltungsrücklage erfolgen soll. Eine nachträgliche Änderung bei der tatsächlichen Buchung der Zuführung ist möglich. SB.GL.OB. (Vorbelegung aus HHSt) Haushaltsstelle muss in der Basis vorhanden sein. GR: Es sind nur die Gruppierungen 9116 (bewegliches Anlagevermögen) und 9117 (unbewegliches Anlagevermögen) zulässig. Die Auswahl (9116 oder 9117) wird mit der Zuweisung zur AfA getroffen. Die Haushaltsstelle muss in Basis angelegt sein. UK: (Optional) Muss im Sachbuch zur jeweiligen Gruppierung angelegt sein. Der Sonderposten wird ausgewiesen, wenn die Anschaffung mit einem zweckgebundenen Zuschuss ganz oder teilweise finanziert wurde. In diesem Fall ist der Betrag des Sonderpostens durch Eingabe > 0 mit 2 Nachkommastellen möglich; Wird ein Betrag eingetragen, werden die Eigenmittel (AHK Brutto) automatisch beim Import angepasst. Der Sonderposten darf maximal so hoch wir die Anschaffungskosten (Brutto) sein. Die Substanzerhaltungsrücklage wird in Höhe der jährlichen Abschreibungen der Eigenmittel errechnet. Dies bedeutet, dass ein Sonderposten zunächst bei der Berechnung nicht berücksichtigt wird und deshalb hier mit 0 % vorbelegt ist. Wenn es Gründe gibt, die Abschreibung des Sonderpostens bei der Berechnung der Substanzerhaltungsrücklage zu berücksichtigen, z. B. weil bei Neuanschaffung kein Zuschuss mehr gewährt wird, kann über die Prozentangabe die Abschreibung für die Ermittlung der SER ganz oder teilweise berücksichtigt werden. Eine Eingabe bis 150 % ist möglich; Nachkommastellen werden beim Import nicht übernommen. Seite 9 von 25

10 Spalte Bezeichnung Beschreibung Q R S T U V Nachweis Passiva Eigenmittel (Brutto) Eigenmittel ant.substanzerh.rücklage % Hersteller Rechnungsnummer Sonstiges Vermögensnachweis Passiva ist beim Export aus Bilanzposition vorbelegt, sofern dem Anlagegut bereits eine Bilanzposition zugeordnet und die entsprechende Gliederung in den Stammdaten der Bilanzposition gepflegt wurde. Wenn das Feld leer ist, können die Buchungsstellen in folgendem Format erfasst werden: SB.GL.OB. evtl.uk Eine Prüfung erfolgt: - Sachbuch beim RT vorhanden - Buchungsstellen im Sachbuch angelegt - GL in der Bilanzposition hinterlegt - OB und UK im Sachbuch der jeweiligen Gliederung angelegt Wird beim Import nicht berücksichtigt. Diese Spalte wird automatisch aus AHK (Brutto) minus Sonderposten (Brutto) errechnet. Die Substanzerhaltungsrücklage wird in Höhe der jährlichen Abschreibungen der Eigenmittel errechnet. Über eine Eingabe zwischen 0 % bis 150 % ist es möglich Besonderheiten zu berücksichtigen z. B. außerplanmäßige Renovierung von Pfarrhäusern; Nachkommastellen werden beim Import nicht übernommen. Im Feld Hersteller wird in aller Regel der Verkäufer eingetragen, um hier ggf. Garantieleistungen zu regeln. Maximale Textlänge von 30 Zeichen und Sonderzeichen ist möglich. Die restlichen Zeichen werden beim Import abgeschnitten. Zuordnung der Belege zum Anlagengut über die Rechnungsnummer. Maximale Textlänge von 30 Zeichen und Sonderzeichen ist möglich. Die restlichen Zeichen werden beim Import abgeschnitten. Maximale Textlänge von 572 Zeichen und Sonderzeichen ist möglich. Die restlichen Zeichen werden beim Import abgeschnitten. Seite 10 von 25

11 Checkliste bevor der Import gestartet wird: 1. (Spalte E) Sind die in dem Excel-Export aufgeführten Steuertypen; in der Mehrwertsteuertabelle der Basis angelegt und liegen in einem Gültigkeitsbereich Gültig-Ab und Gültig-Bis. 0 = keine Steuer 1 = voller (normal) Steuersatz 2 = verminderter Steuersatz 2. (Spalte G) Sind alle Standorte, die in der Excel Liste erfasst wurden, in den Stammdaten der Anlagenbuchhaltung unter Standort pflegen erfasst. Seite 11 von 25

12 3. (Spalte H/I) Sind alle KST / KTR, die in der Excel Liste erfasst wurden, in der KFM-KLR Kostenstellen pflegen / Kostenträger pflegen angelegt. 4. (Spalte J) Sind alle Haushaltsstellen, die in der Excel Liste erfasst wurden, in der KFM-Basis im Sachbuch angelegt. Seite 12 von 25

13 5. (Spalte K) Sind alle AfA s, die in der Excel Liste erfasst wurden, in den Stammdaten der Anlagenbuchhaltung unter AfA pflegen angelegt Inventarimporter und wurden die entsprechenden Bilanzpositionen den gewünschten AfA s zugeordnet. Seite 13 von 25

14 6. (Spalte L) Sind alle Vermögensnachweis Aktiva Konten, die in der Excel Liste erfasst wurden bzw. über die AfA ausgewählt werden, in den entsprechenden Bilanzpositionen der Anlagenbuchhaltung erfasst und die gewählte AfA der entsprechenden Bilanzposition zugeordnet. Sind die Vermögensnachweis Aktiva Konten in der KFM-Basis im Sachbuch 9x angelegt. Seite 14 von 25

15 7. (Spalte M) Ist das Konto Substanzerhaltungsrücklage 513x.xx.xxxxxx, das in der Excel Liste erfasst wurde, in der KFM-Basis im Sachbuch 9x angelegt. 8. (Spalte N) Sind die Konten Zuführung SER 9116 / 9117, die in der Excel Liste erfasst bzw. über die AfA mit beweglich/unbeweglich eingestellt wurden, in der KFM-Basis im entsprechenden Sachbuch (SB) Gliederung (GL) und Objekt (OB) als Gruppierung 9116 bzw angelegt. Seite 15 von 25

16 9. (Spalte Q) Ist das Nachweis Passiva Konto (Investitionszuschuss), das in der Excel Liste erfasst wurde, in den entsprechenden Bilanzpositionen unter Investitionszuschuss der Anlagenbuchhaltung gepflegt und die gewählte AfA der entsprechenden Bilanzposition zugeordnet. Ist das Nachweis Passiva Konto (Investitionszuschuss) in der KFM-Basis im Sachbuch 9x angelegt. Seite 16 von 25

17 Inventarimporter starten Wurde der Inventarimporter gestartet erscheint folgende Anmeldemaske: hier ist die Anmeldung als KFM-Benutzer mit Passwort erforderlich über die Schaltfläche Anmelden geht es weiter Überprüfen sie bitte den Eintrag der KFM.ini Datei. Der Inventarimporter wird geöffnet. Über die Menüleiste Daten muss zunächst die entsprechende Kassengemeinschaft wählen aufgerufen werden. Hinweis: Ist Ihnen nur eine Kassengemeinschaft zugewiesen, kann diese Aktion entfallen. Seite 17 von 25

18 Die gewünschte Kassengemeinschaft kann ausgewählt und mit der Schaltfläche OK übernommen werden. Über die Menüleiste Daten kann jetzt der Menüpunkt Excel Vorprüfung Import aufgerufen werden. In dieser Vorprüfung Import muß zunächst die entsprechende Importdatei, (Bearbeitete Exportliste) die zuvor im *.xls Format gespeichert wurde, ausgewählt weden. Das Arbeitsblatt enthält eine Voreinstellung aus der Standard-Exportliste, Reiterkarte Export_Stammdaten_Anlagegueter. Die Arbeitsblattbezeichnung wird unter Arbeitsblatt: als Voreinstellung übernommen. Seite 18 von 25

19 Mit Importieren wird die Liste in eine Datenvorschau übernommen. Beispiel einer Zuordnung: Seite 19 von 25

20 Datenvorschau der gewählten Excel-Liste. Inventarimporter Mit der horizontalen und der vertikalen Bildlaufleiste können sämtliche Spalten und Zeilen der Liste angesehen werden. Sind ggf. Änderungen in der Excel-Liste notwendig, müssen diese direkt in der Excel-Liste im Dateiformat *.xls geändert werden. Die geänderte Excel-Liste kann dann erneut über den Menüpunkt Excel-Vorprüfung Import eingelesen werden. Seite 20 von 25

21 Über die Menüleiste Daten kann nun der Menüpunkt Excel Import aufgerufen werden. Inventarimporter Der gewünschte Rechtsträger muss noch ausgewählt werden. Mit der Schaltfläche OK wird das Importieren der Daten in die KFM-Anlagenbuchhaltung gestartet. Die Meldung Import erfolgreich durchgeführt! erscheint, sobald Anlagegüter erfolgreich importiert werden konnten. Seite 21 von 25

22 Ein Protokoll wird ausgegeben, wenn Anlagegüter nicht importiert werden konnten. Hinweis: Die komplette Datei wird abgewiesen, wenn fehlerhafte Daten enthalten sind. Inventarimporter Die Fehlerüberarbeitung kann mit Hilfe der ab Seite 7 beschriebenen Ausfüllhilfe erfolgen. Dieses Fehlerprotokoll kann mit der Schaltfläche Speichern im Dateityp *.txt in einem zuvor gewählten Pfad gespeichert werden. Nach dem Speichern erfolgt beim Inventarimporter folgende Meldung. Mit der Schaltfläche OK wird der Import beendet. Seite 22 von 25

23 Über die Menüleiste Daten kann der Inventarimporter nun mit der Schaltfläche Beenden geschlossen werden. Das Fehlerprotokoll, das zuvor gespeichert wurde, sollte jetzt mit der Excel-Importliste abgeglichen und die entsprechenden Fehler korrigiert werden. Der Import der überarbeiteten Liste kann mit dem Inventarimporter erneut ausgeführt werden. Achtung: Wurden in einer Exportliste Export Stammdaten Anlagengüter nicht nur bestehende Anlagegüter geändert, sondern auch neue Anlagegüter hinzugefügt, werden diese bei jedem neuen Import erneut importiert. Das Tool Inventarimporter erkennt beim erneuten importieren nicht, ob diese Anlagegüter bereits importiert wurden. Empfehlung: Eine separate Exportliste Export Stammdaten Anlagengüter nur bestehender Anlagegüter überarbeiten und importieren. Sollen neue Anlagegüter importiert werden, sollten diese über eine separate Excel-Liste in der Formatierung der Exportliste erfolgen. Seite 23 von 25

24 Fehlermeldungen die beim Importieren der Anlagegüter auftreten können Meldung beim Import: Die zu importierende Excel-Datei (*.xls) ist noch geöffnet und muss vor dem Import geschlossen werden. Seite 24 von 25

25 Wechsel in die KFM-Anlagenbuchhaltung In der Übersicht der Anlagegüter erscheinen sämtliche Anlagegüter. Die mit dem Inventarimporter neu hinzugefügten Anlagegüter werden mit numerisch aufsteigender Inventar-Nummer und Anlagen-Nummer ergänzt. Änderungen beim Anlagegut durch den Inventarimporter können im Anlagegut-Stammblatt angesehen werden. Seite 25 von 25