EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität Oldenburg. EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität Oldenburg

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1 EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität Oldenburg EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 1 von

2 I. Allgemeines Dieses Dokument beschreibt das an der Universität eingesetzte Einkaufs-Portal Elektronischer dezentraler Einkauf (EDE), beziehungsweise die konkreten Anforderungen für die Anbindung neuer Shop-Systeme von Lieferanten an die von der Universität Oldenburg eingesetzte Softwarearchitektur. Die Anforderungen an die Lieferanten-Systeme teilen sich hier in die Bereiche Bestellerfassung 1 und automatische Bestellabwicklung 2. Auf den nun folgenden Seiten werden diese Vorgaben konkret definiert (vgl. Abschnitte 1 und 2), und im Rahmen einer Verfahrensbeschreibung am Beispiel erläutert (Abschnitt 3). Einen zusammengefassten Anforderungskatalog finden Sie im Abschnitt 4. Im Rahmen der Ausschreibung für neue Lieferverträge mit der Universität ist ein Prüfungsverfahren zum Nachweis der Machbarkeit einer derartigen Anbindung mit verschiedenen Lieferanten-Systemen geplant. Details zum Verfahren finden Sie im Abschnitt 5. II. Änderungsübersicht Versionshistorie dieses Dokumentes: August 2011: Erste Version dieser Ausarbeitung zur Beschreibung der EDE-Plattform, und des (zu diesem Zeitpunkt noch in der Entwicklungsphase befindlichen) opentrans-schnittstellensystems für die automatische Bestellabwicklung. September 2012: Anpassung des Abschnitts zur Bestellabwicklung an die Situation nach erfolgter Umsetzung des opentrans-schnittstellensystems, Anpassungen des Textes an die neue Ausschreibung Juni 2014: Anpassungen bzgl. SAP OCI 5.0, Referenz auf die erweiterte Schnittstellenbeschreibung hinzugefügt, Texte an die neue Ausschreibung angepasst. Dezember 2015: Anpassungen des Textes an die neue Ausschreibung Austausch von Katalog-Datensätzen zu bestellten Positionen, vgl. Abschnitt 1. 2 Elektronischer B2B-Austausch von digitalen Geschäftsdokumenten im Bestellvorgang, vgl. Abschnitt 2. EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 2 von

3 1. Bestellerfassung durch EDE: Integration der Lieferantenkataloge Dieser Abschnitt beschreibt die Integration externer Bestellkataloge in EDE Überblick Das EDE Einkaufsportal vereinheitlicht und vereinfacht die Bestellvorgänge an der Universität Oldenburg. Durch das als Intranet-Webportal konzipierte System können sich die Mitarbeiter der Universität ihre Bestellungen direkt aus den Katalogen der Lieferanten zusammenstellen, und diese vollständig automatisiert als neue Aufträge in das ERP-System der Universität (SAP) übertragen. Insgesamt werden hierzu im Portal in etwa 3000 Benutzerkonten verwaltet, mit denen prinzipiell jeder Mitarbeiter der Universität in der Lage ist eine neue Bestellungen zu initiieren. Die Architektur und der Aufbau des EDE-Portals orientieren sich am kommerziellen Software-System SAP Enterprise Buyer Proessional (EBP). Im System selbst werden keine externen Produktkataloge gespeichert, EDE bindet die Kataloge direkt über entsprechend konfigurierte Web-Shops der Lieferanten an. Der Web-Shop eines Lieferanten wird hierzu dynamisch ins Portal eingebunden (Frameset), wobei jedoch das Absenden des durch den Kunden/des Einkäufers gefüllten Warenkorbes nicht (wie gewohnt) direkt zur Bestellung der Artikel führt. Die Artikeldaten zu den Positionen im Lieferanten-Warenkorb werden stattdessen (in standardisierter Form) zurück ans EDE-Portal übermittelt, hier ausgewertet und letztendlich zur Anlage einer neuen Bestellung im ERP-System der Universität genutzt. Dieses automatisierte Verfahren führt zum Wegfall des bisher nötigen manuellen Bearbeitungsaufwands in der Bestellerfassung, und verhindert mögliche Fehler im Bestellvorgang, da alle Artikeldaten direkt aus den Lieferantenkatalogen stammen OCI Katalogschnittstelle zu EDE Als Katalogschnittstelle zum Austausch von Artikeldaten für Bestellpositionen nutzt das EDE-Portal den offenen SAP-Standard OCI (Open Catalog Interface). Hinweis: Das EDE-System ist für den OCI-Standard in Version 4.0 konzipiert, und unterstützt die Übertragung im nach OCI 5.0 erweiterten Verfahren (z.b. JSON Codierung von Daten) derzeit noch nicht. Die Spezifikation der OCI-Schnittstelle 3 unterscheidet zwischen der sogenannten Outbound- und der Inbound-Section. Die Outbound-Section beschreibt Daten die vom Softwaresystem des Einkäufers an den Web-Shop des Lieferanten übertragen werden, die Inbound-Section beschreibt die Kodierung der Artikeldaten bei Übertragung des Warenkorbs zum System des Einkäufers. Prinzipiell stellt das EDE- System keine Anforderungen, die über die Vorgaben der OCI-Spezifikation hinaus gehen. An dieser Stelle soll aber auf einige (wichtige) Punkte aufmerksam gemacht werden, die bei der Anbindung eines (neuen) Lieferanten-Webshops vorausgesetzt werden. 3 vgl. Open Catalog Interface Release 4.0 (Anlage: OCI_40_EN pdf) EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 3 von

4 Anforderungen: OCI Outbound-Section Zur Steuerung des als Frame im EDE-Portal eingebundenen Kataloges eines Lieferanten werden die folgenden Parameter an den Web-Shop des Lieferanten übertragen 4 : Anmeldedaten für ein einheitliches Benutzerkonto Alle Benutzer die durch EDE im Lieferanten-System einkaufen, werden mit den selben Benutzerdaten am Web-Shop des Lieferanten angemeldet. Auf diesem Wege können im Lieferanten-Shop z.b. eigens verhandelte Sortimente, oder ggf. angepasste Preise für die Universität zugeordnet werden. Übergabeparameter (GET): username, password. Rückgabe-URL für Katalogdaten Die URL für die Übertragung der OCI-kodierten Datensätze zu den vom Nutzer im Lieferanten-Shop ausgewählten Produkten ist nicht statisch, sondern wird bei der Einbindung im Frameset jeweils neu generiert. Die URL ist parametrisiert, und wird deswegen URL-kodiert übertragen. Übergabeparameter (GET): HOOK_URL. HTML-Target Parameter Da die Inhalte des EDE-Portals in einem Frameset dargestellt werden müssen die bei der Übertragung des Warenkorbs an das System generierten Inhalte in einem definierten Frame dargestellt werden. Der Target-Parameter kodiert den Namen des Frames der als Ausgabe-Ziel beim Aufruf der Rückgabe-URL genutzt werden muss. Übergabeparameter (GET): ~target. Vorgabe der Zeichenkodierung Der Parameter zur Festlegung der Zeichenkodierung ist lediglich für die Übertragung der Datensätze an die Rückgabe-URL relevant, bei der Darstellung im Browser kommt es kaum zu Problemen, wenn im Frame für den Lieferanten-Shop eine von den anderen Inhalten abweichende Zeichenkodierung genutzt wird. Für die Übertragung von Katalogdaten an das EDE-System muss das Lieferanten-System hier jedoch Unicode (UTF-8) unterstützen. Übergabeparameter (GET): http_content_charset. Die hier aufgeführten Bezeichner der Übergabeparameter sind variabel, d.h. sie können im Einzelfall auch abweichend konfiguriert werden. Das EDE-System ist darüber hinaus nicht auf diese Parameter beschränkt. Es können wenn nötig spezifisch für den Shop eines einzelnen Lieferanten auch weitere Übergabeparameter konfiguriert werden. 4 Vgl. Open Catalog Interface Release 4.0, Abschnitt 3.3 EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 4 von

5 Anforderungen: OCI Inbound-Section Die Daten für die vom Nutzer gewählten Bestellpositionen werden durch die HTTP-Request Methode POST an die als Rückgabe-URL konfigurierte Adresse im EDE-System übertragen. EDE unterstützt alle OCI-Inbound Parameter gemäß Release 4.0 der Spezifikation 5, die Auswertung von XML-kodierten OCI-Daten ist jedoch nicht implementiert. Um die korrekte Weiterverarbeitung der Artikeldaten sicherzustellen, bestehen neben der vorgegebenen Zeichenkodierung (vgl ) die folgenden Anforderungen an die übertragenen Daten: Vollständigkeit und Korrektheit der Datensätze Die Datensätze zu den Bestellpositionen müssen zumindest nach den Minimal-Vorgaben aus der OCI-Spezifikation 6 vollständig und korrekt sein. EDE berücksichtigt zudem die vorgegebenen Feldlängen der jeweiligen OCI-Feldparameter. Kennzeichnung verhandelter Sortimentsartikel Alle Artikel, die aus einem mit der Universität verhandelten Sortiment stammen, oder deren Preis durch einen Rahmenvertrag vorgegeben wurde, sind entsprechend zu kennzeichnen. Für die Rahmenvertrags- oder Sortimentskennzeichnung wird ein mit dem jeweiligen Lieferanten vereinbarter, eindeutiger Schüssel im OCI-Feld NEW_ITEM-CONTRACT übertragen, die Referenznummer des Artikels ist im Feld NEW_ITEM-CONTRACT_ITEM zu setzen. Klassifikation der Warengruppe eines Artikels Alle Artikel sind einer entsprechenden Warengruppe zuzuordnen. Durch EDE wird kein spezielles Klassifikationssystem 7 vorgegeben, allerdings wird die vom Lieferanten zugeordnete Klassifizierung 8 (intern) für die Ermittlung von Kontierungsdaten verwendet. Aus diesem Grund ist die eindeutige und ausreichend differenzierte Zuordnung einer Warengruppe Voraussetzung. Der für das Klassifikationssystem vereinbarte Schlüssel ist im Feld NEW_ITEM-EXT_SCHEMA_TYPE, die entsprechende Produktklasse im Feld NEW_ITEM-EXT_CATEGORY bzw. NEW_ITEM-EXT_CATEGORY_ID zu setzen (vgl: OCI-Spezifikation) Weitere Anforderungen Um Darstellungsfehler bei den Nutzern des EDE-Portals zu vermeiden ist es notwendig, dass der eingebundene Katalog eines Lieferanten in einem gesicherten Frame angezeigt werden kann. Es ist erforderlich, dass der jeweilige Web-Shop über eine gesicherte Verbindung (https) erreichbar ist. 5 Vgl. Open Catalog Interface Release 4.0, Abschnitt Vgl. Open Catalog Interface Release 4.0, Abschnitt und Wie z.b. ecl@ss, ETIM oder UNSPSC etc. 8 Es sind praktisch auch eigene, lieferantenspezifische Klassifikations-Schemata möglich. EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 5 von

6 2. Automatische Bestellabwicklung: Elektronische Beschaffung der Universität Dieser Abschnitt beschreibt das Funktionsprinzip des an der Universität Oldenburg eingesetzten Schnittstellensystems, durch das eine Verknüpfung der eingesetzten Softwaresysteme bei Lieferant und Käufer (der Universität) erreicht wird. Durch die über die EDE-Plattform komplett automatisierten Bestellvorgänge und die in diesem Abschnitt skizzierte Funktion des Schnittstellensystems konnte die Universität bereits für alle Bestellungen aus dem Kontext Büromaterial eine vollständige Elektronische Beschaffung umsetzen Überblick, Ziele Die unmittelbare Verknüpfung der eingesetzten Systeme bei Lieferant und Käufer kann in der Abwicklung von Bestellvorgängen auf beiden Seiten zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Eine direkte System-zu-System Kopplung des ERP- Systems der Universität mit dem Softwaresystem beim Lieferanten vermeidet unnötige Medienbrüche, sorgt damit beim Lieferanten zu Zeitersparnissen und verhindert effektiv Fehler, die sich bei einer z.b. manuellen Übertragung von Daten nie ausschließen lassen. Ziel der Verknüpfung beider Software-Systeme ist es, alle in der Bestellabwicklung notwendigen Geschäftsdokumente, d.h sowohl Bestellung, Auftragsbestätigung wie auch Rechnung komplett digital auszutauschen. Durch eine derart enge Verknüpfung beider Systeme kann sichergestellt werden, dass die Daten zu einer Bestellung sowohl beim Lieferanten, als auch beim Kunden immer konsistent sind System-zu-System Bestellabwicklung mit opentrans Die hier beschriebene System-zu-System Verknüpfung bezieht sich konkret auf die Bestellabwicklung im universitär eingesetzten ERP-System SAP R/3. Das im vorherigen Abschnitt bereits kurz vorgestellte Einkaufssystem EDE wird primär in der Bestellerfassung genutzt, und ist als vorgelagertes System damit weitestgehend vom ERP-Schnittstellensystem unabhängig. Um eine möglichst plattformneutrale Schnittstelle für die Anbindung externer Softwaresysteme bereitzustellen, basiert die an der Universität eingesetzte Software auf den definierten Datenstrukturen im (XML-basierten) Standard opentrans 9. Dieser unter Leitung des Fraunhofer Instituts entwickelte offene Standard für digitale Geschäftsprozessdokumente umfasst für jeden der hier skizzierten notwendigen Anwendungsfälle einen geeigneten Dokument-Typ. Die Datenübertragung zwischen den Softwaresystemen wird primär durch (automatisch) generierte (und verarbeitete) s realisiert, die das jeweilige opentrans Geschäftsdokument als XML-Datei im Anhang beinhalten. Im Verlauf des Jahres ist jedoch vorgesehen an dieser Stelle (zusätzlich) einen alternativen Übertragungsweg (z.b. gesicherter Datei-Upload, Nutzung eines Webservices o.ä.) bereitzustellen, so dass eine gesicherte Datenübertragung mit automatischer Verarbeitungsbestätigung für die Geschäftsdokumente garantiert werden kann. 9 Webseite: EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 6 von

7 2.2.1 OpenTRANS Geschäftsdokumente in der Bestellabwicklung Die verwendeten XML-Dokumente basieren auf der derzeit aktuellen Version 2.1 der opentrans Spezifikation, vom Konkret werden zur Abbildung der relevanten Geschäftsprozesse in der Bestellabwicklung die folgenden Geschäftsdokumente unterstützt: opentrans ORDER (Auftrag, Bestellung) Das ORDER Dokument wird mit den Daten aus der im SAP-Sytem der Universität angelegten Bestellung erstellt, und automatisch an den Lieferanten versandt. Auslösendes System für eine Nachricht vom Typ ORDER ist das SAP-System, und nicht das EDE-Portal, da sonst manuell in SAP angelegte Bestellungen nicht erfasst würden. opentrans ORDERRESPONSE (Auftragsbestätigung) Der Empfang eines ORDER Dokumentes muss vom Softwaresystem des Lieferanten mit einer Auftragsbestätigung quittiert werden. Im ORDERRESPONSE Dokument werden die bestellten Artikel (sofern lieferbar) bestätigt, und ggf. einem Liefertermin zugeordnet. Die Positionsliste des generierten ORDERRESPONSE Dokumentes darf hierbei nicht von den Bestellpositionen im zugrundeliegenden ORDER Dokument abweichen. Es darf beispielsweise nicht vorkommen, dass ein nicht mehr lieferbarer Artikel vom Lieferanten(!) durch eine Alternative ersetzt wird. Artikel die nicht verfügbar sind, müssen gemäß Spezifikation 10 storniert werden. opentrans INVOICE (Rechnung und Gutschrift) Zur Berechnung der gelieferten Aufträge generiert der Lieferant ein entsprechendes INVOICE Dokument, und versendet dieses per an die dem ERP Schnittstellensystem zugeordnete Mail-Adresse der Universität. Diese elektronische Rechnung (oder ggf. Gutschrift) ersetzt jedoch nicht die bisherige Rechnung bzw. Gutschrift in Papierform: die digital übertragenen Daten werden zwar automatisch in das SAP-System der Universität übertragen, die Buchung (und damit letztendlich auch z.b. die Zahlung) wird aber erst mit Eintreffen des Papierbelegs eingeleitet. Im INVOICE Dokument muss jedes Element in der Positionsliste über einen eindeutigen Auftragsbezug (ORDER_REFERENCE 11 ) einer Bestellung bzw. einer konkreten Bestellposition zugeordnet sein. Eine detaillierte Dokumentation der vom Schnittstellensystem generierten XML-Dokumente (bzw. der Anforderungen an die vom Lieferanten bereitzustellenden XML-Dateien) finden Sie als Anlage zu diesem Dokument in der PDF-Datei EDE_openTRANS-Bestellabwicklung.pdf. 10 Vgl. opentrans ORDERRESPONSE Dokumentation, Seite 16 Storno 11 Vgl. opentrans INVOICE Dokumentation, Seite 223 EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 7 von

8 3. Verfahrensbeschreibung: Elektronische Direktbestellungen mit SAP und EDE Durch das im Folgenden aufgezeigte Szenario wird die konkrete Durchführung einer Direktbestellung bei bestehender System-zu-System Verknüpfung der Softwaresysteme von Lieferant und Universität im Detail skizziert. Hiermit sollen die konkreten Abläufe und Verfahrensweisen für die elektronisch gestützte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen verdeutlicht werden. 1. Bestellerfassung Die gewünschten Artikel werden durch einen Kunden 12 im konfigurierten Web-Shop des Lieferanten zusammengestellt, und an das EDE-System der Universität übertragen (OCI). Nach Zuordnung der Kontierungsdaten für die Verrechnung (Finanz- und Kostenstelle) wird die Bestellung initiiert. 2. (ggf.) Nachbearbeitung der Bestellung Wenn die Bestellung Artikel umfasst, die nicht aus einem verhandelten Sortiment stammen (oder wenn die Warengruppe in EDE unbekannt ist), wird die Bestellung zur Nachbearbeitung der Einkaufsabteilung vorgelegt. In diesen Fällen müssen noch weitere Kontierungsdaten manuell nachgepflegt werden. 3. Übertragung ins ERP-System, Versand einer opentrans ORDER Die Bestellung wird durch EDE in das SAP-System der Universität übertragen. Durch einen entsprechend konfigurierten SAP-Business-Connector wird für die neu erstellte Bestellung die automatische Generierung und der Versand eines opentrans ORDER Dokumentes ausgelöst. Als Lieferadresse wird in der ORDER die jeweilige Hausadresse mit Raumbezeichnung zum Arbeitsplatz des Kunden übertragen (da Direktbestellung 13 ). Für den Kunden wird durch das Schnittstellensystem eine PDF-Datei als Übertragungsbestätigung zur Bestellung erstellt. 4. Verarbeitung beim Lieferanten Das ORDER Dokument wird durch das Software-System des Lieferanten erfasst, und als neuer Auftrag verarbeitet. Lieferanten-seitig wird durch die Bearbeitung des Auftrags eine digitale Auftragsbestätigung in Form eines opentrans ORDERRESPONSE Dokumentes erstellt, und an das ERP Schnittstellensystem der Universität versandt. 5. Verarbeitung der Auftragsbestätigung Die Auftragsbestätigung wird ausgewertet, und mit den Daten der im SAP- System der Universität hinterlegte Bestellung zum Auftrag abgeglichen. Für alle bestätigten Artikel wird (sofern gegeben) der voraussichtliche Liefertermin eingetragen, nicht lieferbare Artikel werden automatisch in der SAP-Bestellung storniert. Die ORDERRESPONSE kann durch den Lieferanten auch zur Korrektur der zum Zeitpunkt der Erstellung eines Auftrags angenommenen Positions-Preise und Preis-Kalkulationen herangezogen werden, wenn jedoch keine Positions-Preise übermittelt werden, gelten die in der zugrunde liegenden ORDER notierten Preise als bestätigt. Zu einem Auftrag können mehrere (unterschiedliche) ORDERRESPONSE Dokumente verarbeitet werden 14, sofern sich diese sich nicht widersprechen (ein vormals bestätigter Preis kann nicht z.b. wieder geändert werden). 12 Kunde bezeichnet in diesem Kontext den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin die eine Bestellung auslöst. 13 Eine Direktbestellung bezeichnet hier eine Bestellung mit Lieferung an den Arbeitsplatz des als Kunde auftretenden Mitarbeiters der Universität. 14 Dies kann notwendig sein, wenn ein Lieferant z.b. einen Auftrag in mehreren (Teil-)Lieferungen durchführt. EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 8 von

9 6. Lieferung der Artikel Die durch den Lieferanten bestätigten Artikel werden direkt zum Arbeitsplatz des Kunden ausgeliefert, der Empfang der Ware wird durch den Kunden quittiert. Der Kunde erhält ggf. einen Lieferschein 15, die zur Lieferung gehörende Rechnung und eine zusätzliche Rechnungskopie in Papierform. Die Rechnung muss den im folgenden Absatz (3.1) definierten formalen Vorgaben für Abrechnungsbelege im Bestellverfahren mit der Universität entsprechen. In Vorbereitung der Lieferung wurde durch das Softwaresystem des Lieferanten ein der Rechnung entsprechendes opentrans INVOICE Dokument generiert und an das ERP Schnittstellensystem der Universität versendet. Die Daten aus der Rechnung sind somit zum Zeitpunkt der Lieferung bereits im SAP-System hinterlegt und zur Buchung vorgemerkt. 7. (ggf.) Rücksendung fehlerhafter/falsch bestellter Artikel Ist der Kunde mit der gelieferten Ware nicht zufrieden, oder hat er einen Artikel fälschlicherweise bestellt, kann er mit dem Lieferanten eine Rücknahme vereinbaren. Bei Abholung der Ware wird dem Mitarbeiter eine Gutschrift (sowie eine Kopie) ausgehändigt. Auf digitalem Weg wird ein entsprechend als Gutschrift gekennzeichnetes opentrans INVOICE Dokument durch das Softwaresystem des Lieferanten versandt. 8. Verarbeitung der Rechnung (bzw. Gutschrift), Verrechnung Die dem Kunden vorliegende Originalrechnung (oder Gutschrift) wird von diesem als sachlich richtig gekennzeichnet (vgl. Abschnitt 3.1), und unterschrieben per Hauspost an die Finanzbuchhaltung geschickt. Ein Sachbearbeiter dort kann nun anhand der Rechnungsnummer bzw. Nummer der Gutschrift die im SAP-System bereits hinterlegten Daten aus dem INVOICE Dokument abrufen, und diese zur Bestellung verbuchen. 15 Der Lieferschein ist in der Bestellabwicklung im hier beschriebenen Verfahren optional. EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 9 von

10 3.1 Formale Vorgaben für Rechnung und Gutschrift in Papierform Die durch dieses Dokument beschriebenen Verfahrensweisen zur Umsetzung einer elektronischen Beschaffung dienen der Vereinfachung der Vorgänge zur Erfassung und Abwicklung von Bestellvorgängen an der Universität. Auch wenn das hier beschriebene Verfahren konkret den Austausch und die Verarbeitung von digitalen Geschäftsdokumenten vorsieht, ist es aus buchhalterischer Sicht nicht Ziel des Verfahrens hiermit auch ein digitales Belegwesen einzuführen und umzusetzen. Die traditionellen Papierbelege (Rechnung und Gutschrift) bleiben daher rechtliche Grundlage für die Geschäfts- und Buchungsvorgänge des Rechnungswesen an der Universität. Diese Belege müssen neben den aktuell bestehenden gesetzlichen Anforderungen zudem die folgenden Vorgaben erfüllen: Zuordnung der Auftragsnummer aus der Bestellung Auf der Rechnung (oder Gutschrift) ist die der Bestellung zugeordnete Referenznummer der zugrunde liegenden opentrans ORDER anzugeben 16 (SAP-Auftragsnummer). Zuordnung von Rechnungsposition zur Bestellposition Für jede Rechnungsposition muss die Nummer der Bestellposition in der zugrunde liegenden Bestellung zugeordnet sein 17. Angabe der Kontierungsdaten aus dem Auftrag Angabe der durch die opentrans ORDER an den Lieferanten übertragenen Kontierungsdaten der Bestellung (speziell: die Zuordnung der Finanz- und Kostenstelle) 18. Aufdruck eines Textblocks zur sachlich-richtig -Kennzeichnung Eine Rechnung (bzw. Gutschrift) muss deutlich sichtbar einen geeigneten Textblock zur Kennzeichnung der Korrektheit durch den Kunden mit dem folgenden Text enthalten: Der Unterzeichner bestätigt mit seiner Unterschrift ( sachlich richtig Zeichnung) den vollständigen Erhalt der in der Rechnung bezeichneten Lieferung sowie die umgehenden Weiterleitung der Originalrechnung an das Dezernat 2, Finanzen: Datum/Unterschrift 16 Wird im Kopfteil eines ORDER Dokumentes als ORDER_ID übertragen. 17 Ist in der Positionsliste eines ORDER Dokumentes jeweils als BUYER_PID gesetzt. 18 Vgl. ACCOUNTING_INFO im ORDER Dokument. EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 10 von

11 4. Anforderungskatalog für anzubindende Shop-Systeme von Lieferanten Dieser Abschnitt fasst die im Vorfeld beschriebenen Anforderungen in einen konkreten Anforderungskatalog für anzubindende Shop-Systeme zusammen. 4.1 Anforderungen aus dem Kontext Bestellerfassung Zur Integration neuer Lieferantenkataloge in die Bestellerfassung durch das EDE- Portal muss der Lieferant einen Web-Shop bereitstellen, der die Vorgaben der SAP OCI Spezifikation erfüllt. Die Anbindung an das EDE-Portal der Universität Oldenburg erfordert vom Lieferanten-System 19 : die Bereitstellung eines Benutzerkontos für Anfragen durch EDE die Unterstützung einer dynamischen Rückgabe-URL die Unterstützung des HTML-Target Parameters die Bereitstellung eines gesicherten Zugangs über HTTPS die Unterstützung der Unicode-Zeichenkodierung für OCI-Daten die Kodierung von OCI-Daten nach Release 4 der Spezifikation die Übertragung der OCI-Datensätze via HTTP-POST eine eindeutige Sortiments-Kennzeichnung für verhandelte Artikel eine eindeutige Klassifizierung der Warengruppe für jeden Artikel 4.2 Anforderungen einer automatischen Bestellabwicklung Soll mit dem Lieferanten über die Erfassung von Positionsdaten hinaus eine automatische Bestellabwicklung realisiert werden, muss die unmittelbare Verknüpfung der beiderseitig eingesetzten Software-Systeme umgesetzt werden 20. In dem an der Universität implementierten Verfahren dem Austausch von Dateien im XML-basierten opentrans Dateiformat muss das Software-System des Lieferanten zumindest die folgenden Anwendungsfälle und Dokument-Typen unterstützen: automatischer Empfang und Verarbeitung der opentrans ORDER ( ) Generierung und Versand einer opentrans ORDERRESPONSE ( ) Generierung/Versand einer opentrans INVOICE für Rechnungen ( ) Generierung/Versand einer opentrans INVOICE für Gutschriften ( ) Die durch das Softwaresystem des Lieferanten generierten XML-Dokumente müssen wohlgeformt, und gemäß den XML-Schemata der Spezifikation gültig sein, um die korrekte Verarbeitung durch den an der Universität eingesetzten Parser zu garantieren. Eine detaillierte Dokumentation und die Konkretisierung der speziellen (auch technischen) Anforderung an die Ausprägung dieser Geschäftsdokumente finden Sie in der PDF-Datei EDE_openTRANS-Bestellabwicklung.pdf, die diesem Dokument als Anlage beigefügt ist. 19 Vgl. Abschnitt 1: Bestellerfassung durch EDE - Integration der Lieferantenkataloge 20 Vgl. Abschnitt 2: Automatische Bestellabwicklung - Elektronische Beschaffung an der Universität EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 11 von

12 5. Integrationstests im Rahmen der Ausschreibung 2016 Im Rahmen der Ausschreibungsverfahren für neue Lieferverträge muss die Universität in Zusammenarbeit mit einem (potentiellen) Lieferanten sicherstellen, dass die Verknüpfung der Software-Systeme von Lieferant und Universität gemäß den in diesem Dokument vorgestellten Rahmenbedingungen möglich ist. 5.1 Prüfungsverfahren Zur Prüfung der im vorhergehenden Abschnitt konkretisierten Anforderungen für die Anbindung des neuen Lieferanten-Systemes hat der Lieferant in der Angebotsphase zum Ausschreibungsverfahren eine Reihe von Integrationstests mit der Abteilung IT-Dienste durchzuführen. Im Zeitrahmen dieses Prüfungsverfahrens wird sicherlich keine vollständige Integration beider Softwaresysteme realisierbar sein. Eine realistische Einschätzung der Machbarkeit einer derartigen Integration und des ggf. noch zu erwartenden Integrationsaufwandes muss aber möglich sein und soll hier entsprechend geprüft werden. Das Testverfahren wird voraussichtlich in KW4 bis KW durchgeführt. Ein Erfolg dieses Zertifizierungsverfahrens wird dem Anbieter schriftlich bescheinigt. Diese Bescheinigung ist Voraussetzung zur Teilnahme an der Auswertung der Ausschreibung, und ist dem Angebotsschreiben verpflichtend beizulegen. 5.2 Anmeldung zum Prüfungsverfahren Die Anmeldung zur Teilnahme am Prüfungsverfahren ist ab dem per unter der Adresse durchzuführen. Bitte beachten Sie die Angaben und Erläuterungen zum Integrationstest aus dem im Kontext der Ausschreibung bereitgestellten Ablaufplan zum Prüfungsverfahren. EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 12 von

13 6. Anlagen In diesem Dokument werden die folgenden Anlagen referenziert: Spezifikation: Open Catalog Interface Release 4.0 (SAP AG) Die Datei (Copyright 2003, SAP AG) ist diesem Dokument als Anlage beigefügt (OCI_40_EN pdf). EDE Schnittstellendokumentation zur opentrans -Bestellabwicklung Die konkrete Beschreibung der Arbeitsweise des Schnittstellensystems zur elektronisch gestützten Bestellabwicklung an der Universität, sowie der hier generierten und verarbeiteten opentrans Geschäftsdokumente ist diesem Dokument als Anlage (EDE_openTRANS-Bestellabwicklung.pdf) beigefügt. Offizielle Dokumentation der opentrans Dateiformate Das diesem Dokument als Anlage beigefügte ZIP-Archiv opentrans.zip enthält die vollständige Dokumentation der relevanten Dateiformate für opentrans ORDER, ORDERRESPONSE und INVOICE. Die Dokumentation besteht aus jeweils aus einem PDF-Dokument zur Beschreibung der Dokument-Typen, und den konkreten XML-Schema Dateien zur Definition des Standards. Die offizielle Dokumentation des opentrans Dateiformates, sowie weitere Informationen zum opentrans Dateiformat, ist im Internet unter der Adresse verfügbar. EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 13 von

14 7. Kontakt 7.1 Administrativer Kontakt Bei administrativen Fragen zu den Bestellvorgängen an der Universität setzen Sie sich bitte mit der Einkaufsabteilung des Dezernat 2 an der Universität in Verbindung. Thomas Seeger Dezernat 2, Einkaufsabteilung Tel.: thomas.seeger@uni-oldenburg.de 7.2 Technischer Kontakt Die Weiterentwicklung und technische Betreuung des Einkaufs-Portals EDE und des an der Universität eingesetzten ERP-Systems erfolgt durch die Einrichtung IT-Dienste, Abteilung Application Services. Alexey Voynikov IT-Dienste, Application Services Tel.: Mail: alexey.voynikov@uni-oldenburg.de Hermann Schulte-Borchers IT-Dienste, Application Services Tel.: Mail: hermann.schulte.borchers@uni-oldenburg.de EDE und Elektronische Beschaffung an der Universität, S. 14 von