Praxisbeispiel. Projekt/Thema Gründung und Etablierung einer kommunalen Einkaufsgesellschaft in Duisburg

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1 Praxisbeispiel Projekt/Thema Gründung und Etablierung einer kommunalen Einkaufsgesellschaft in Duisburg Projektträger/Institution/Firma DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh Ansprechpartner und Kontakt DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh Carsten Saffran, Geschäftsführer Bungertstr Duisburg Tel Fax saffran@dvv.de Ausgangssituation Öffentliche Auftraggeber werden sehr häufig durch exogene Faktoren beeinflusst. Insbesondere Politik, veränderte Gesetzgebungen, wie z.b. die Tariftreue- und Vergabegesetze, und die damit einhergehende Zunahme an Bürokratie, die Energiewende und ihre Folgen für die kommunale Stadtwerkelandschaft sowie die Haushaltssituation strukturschwacher Städte und Gemeinden verlangen von den öffentlichen Auftraggebern einen hohen Grad von Anpassungsfähigkeit und Kreativität. Um die Leistungsfähigkeit ihrer Organisationen sicherzustellen, müssen auch kommunale Verwaltungen und städtische Tochtergesellschaften für sie neue, kreative Wege gehen und Effizienzreserven erschließen. In Duisburg wurden die Zeichen der Zeit erkannt und der Einkauf wurde als Werthebel positioniert. Im Schulterschluss von Politik, Stadtspitze und den Geschäftsführungen bzw. Vorständen der großen städtischen Beteiligungen ist eine vielleicht bislang in Deutschland einzigartige Organisationseinheit im kommunalen Umfeld zum gegründet und etabliert worden: Die DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh (DEG). Der Zusammenschluss mehrerer Einkaufsorganisationen ist sicherlich in der Wirtschaft keine Neuerung mehr; die Symbiose aus sehr stark am Markt und wertschöpfend agierenden Einkaufseinheiten der Ver- und Entsorgung mit dem klassischen, in Amtsstruktur geführten Kommunaleinkauf sehr wohl. Die DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh agiert organisations- und branchenübergreifend im Konzernverbund der Stadt Duisburg sowie in der Optimierung der Beschaffung von Bauleistungen in der Kernverwaltung, den Eigengesellschaften und den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen der Stadt. Sie hilft den Organisationseinheiten bei der Bewältigung des notwendigen technischen, sozialen und wirtschaftlichen Wandels und unterstützt durch die Optimierung der Beschaffungsprozesse im Konzern Stadt Duisburg das Ziel zu erreichen, den städtischen Haushalt zu stärken. Die Organisationsstruktur der DEG ist offen für die Anbindung weiterer städtischer Gesellschaften 1

2 sowie vorbehaltlich einer entsprechenden vergaberechtlichen Prüfung für die interkommunale Zusammenarbeit. Vorgehensweise Finanzsituation der Stadt Duisburg und Auswirkungen des Stärkungspaktes Stadtfinanzen NRW Städte und Gemeinden in Nordrhein-Westfalen sollen ihre Finanzen wieder auf eine solide Grundlage stellen und ihre eigene Gestaltungskraft zurückerlangen. Das von der Landesregierung dazu eingebrachte Stärkungspaktgesetz wurde Ende 2011 vom Landtag Nordrhein-Westfalen beschlossen. Für überschuldete oder von Überschuldung bedrohte Kommunen stehen insgesamt Konsolidierungshilfen in einem Gesamtumfang von 5,76 Milliarden Euro zur Verfügung. Im Gegenzug müssen die betroffenen Städte und Gemeinden aber einen klaren Sanierungskurs einschlagen. Die Stadt Duisburg gehört zu den Kommunen der Stufe eins des Sanierungsplans, d.h. zu den Kommunen, die akut von Überschuldung betroffen sind oder bei denen eine solche bis zum Jahr 2013 zu erwarten war. Im Rahmen des Stärkungspaktes Stadtfinanzen hat die Stadt Duisburg ein umfangreiches Sparpaket aufgestellt. Ohne Konsolidierungsmaßnahmen und die damit verbundene Hilfe des Landes, kann ein ausgeglichener Haushalt nicht mehr erreicht werden. Bei der Erstellung des Haushaltssicherungsplans wurde davon ausgegangen, z. B. durch sinnvolle Bündelung von Beschaffungen im Gesamtkonzernverbund Stadt Duisburg einschl. ihrer Gesellschaften entsprechende Ergebnisbeiträge für den Haushalt der Stadt Duisburg generieren zu können. Projektarbeit und Gründung der DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh Im Rahmen eines Projektes unter Beteiligung einer Unternehmensberatung wurde eine umfangreiche Analyse des Einkaufs der Stadt Duisburg im Zeitraum August 2012 bis August 2013 vorgenommen. Zielstellung war die Identifikation der optimalen Struktur eines gemeinsamen Einkaufs unter besonderer Beachtung der Einsparpotenziale sowie die Quantifizierung dieser Einsparpotenziale für alle zugekauften Lieferungen und Leistungen. Im Fokus der Untersuchung waren die Kernverwaltung, das Immobilien-Management Duisburg (IMD), DuisburgSport, die GEBAG Duisburger Baugesellschaft mbh (GEBAG), die Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbh (DVV) sowie die Wirtschaftsbetriebe Duisburg AöR (WBD), deren gesamtes externes Einkaufsvolumen sich im Kalenderjahr 2011 auf mehr als 250 Mio. Euro belief. Ausgewählte repräsentative Ausgabenbereiche wurden in organisations- und funktionsübergreifenden Arbeitsgruppen näher auf ihre Einsparpotenziale untersucht. Die vergleichende Untersuchung der einzelnen Einkaufsorganisationen zeigte wesentliche Unterschiede auf. Die Einkaufsorganisationen der DVV und der WBD haben auch durch ihre Markttätigkeit insgesamt optimiertere Einkaufsorganisationen als beispielsweise die Kernverwaltung. In jeder der untersuchten Organisationen werden Einkaufsfunktionen übernommen, teilweise in der Form eines Zentraleinkaufs, wie bei der DVV und der WBD, oder aber dezentral, wie in der Kernverwaltung der Stadt Duisburg. Ausgestaltung der DEG Die DEG als strategische Einkaufseinheit wurde dergestalt realisiert, dass in einem ersten Schritt nur die strategischen Einkäufer, das Einkaufscontrolling sowie Spezial-Expertise im Bereich der IT für Beschaffungssysteme in der neuen Gesellschaft gebündelt wurden. Die Rekrutierung erfolgte aus den Einkaufsbereichen der Gesellschafter. Die operativen Einkäufer verblieben in ihren Einheiten. In einer späteren Ausgestaltung der DEG ist auch eine Überführung der operativen Einkäufer in die DEG denkbar. Die Leitung der DEG und der operativen Einkaufseinheiten sind personenidentisch. Hierdurch kann ein Durchgriff in alle Einkaufsbereiche gewährleistet werden. Die Geschäftsführung der DEG besteht aus dem Geschäftsbereichsleiter Kaufmännische Services der WBD, der Leiterin des Hauptamtes der Stadt 2

3 Duisburg und dem Geschäftsbereichsleiter Materialwirtschaft der Duisburger Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbh. (Quelle DEG) Darüber hinaus ist das Geschäftsmodell jederzeit um weitere städtische Gesellschaften, wie z.b. die GEBAG Duisburger Baugesellschaft mbh, gesellschaftsrechtlich erweiterbar. Bündelungsaktivitäten erfolgen jedoch auch bereits ohne gesellschaftsrechtliche Bindungen in Form von projektbezogenen, crossfunktionalen Einkaufskooperationen. Die DEG soll mit Ihrer Tätigkeit die Gesellschafter zur Erzielung von Beiträgen zur Haushaltskonsolidierung unterstützen. Gesellschaftszweck und wesentliche Aufgaben der DEG sind entsprechend des Beschlusses des Rates der Stadt Duisburg vom die Entwicklung von Strategien zur Optimierung der Beschaffungsprozesse der Kunden, die Entwicklung von einheitlichen Vorgaben (Standards und Prozesse) im Bereich der Beschaffungen (einschließlich Bau) für die Kunden und Beratung der Kunden zu allen Aspekten der Beschaffung und Vergabe, die Bereitstellung der notwendigen Software für die Beschaffungsvorgänge der Kunden, insbesondere eines elektronischen Katalogsystems, die Durchführung des Einkaufscontrollings für die Kunden, die Bündelung der Beschaffung im Namen und auf Rechnung der Kunden, die Bereitstellung der notwendigen Transparenz der Beschaffungsleistungen sowie die Marktanalyse, d.h. Identifikation neuer Lieferanten, Produkte und Leistungen unter Beachtung des Vergaberechts. Weiterhin ist die DEG zu allen Geschäften und Maßnahmen berechtigt, die den Gesellschaftszweck fördern. Umsetzung und Wirtschaftlichkeit Die Strategie der DEG Neben dem vorrangigen Ziel, möglichst rasch bei Beschaffungen im Gesamtkonzernverbund 3

4 Stadt Duisburg einschl. der Gesellschaften Ergebnisbeiträge, u.a. aus Bedarfsbündelungseffekten, für den Haushalt der Stadt Duisburg zu generieren, wird durch die DEG ein Hauptaugenmerk auf Modelle zur Verbesserung und Vereinheitlichung der unterschiedlichen Einkaufs-Strukturen im Konzern Stadt gerichtet. Neben grundsätzlichen Regelungen ist es für die Generierung von Einkaufserfolgen von elementarer Bedeutung, Transparenz über Beschaffungsvorgänge und Ausgabevolumen der jeweiligen Gesellschafter inkl. der vorhandenen Prozesse zu gewinnen. Es zeigt sich im Vergleich der mit dem Einkauf von Dienstleistungen und Waren befassten Organisationseinheiten der Gesellschafter ein z.t. deutlicher Unterschied im Reifegrad gemessen an Erfahrung, Fachkompetenz, Durchsetzungsvermögen und interne Akzeptanz, aber auch in Bezug auf eine zwingend notwendige IT-Unterstützung. Genau in diesen noch nicht gehobenen Potenzialen liegen aber auch Möglichkeiten von Einsparungen. Ein nachhaltig erfolgreiches Agieren wird nur dann möglich sein, wenn grundlegende Prozess und Qualitätsverbesserungsmaßnahmen konzernintern abgestimmt und entsprechend umgesetzt werden können. Um das Ziel der Harmonisierung der Beschaffungsorganisationen erfolgreich umzusetzen, ist es eine Grundvoraussetzung, dass ein bestmöglicher Wissenstransfer über die Einkaufseinheiten und eine kurzfristige prozessuale Angleichung erfolgt. Das im Konzern Stadt Duisburg insgesamt vorhandene Wissen muss bestmöglich transportiert und angewandt werden. Alle Einkaufsbereiche sollen hierbei ein einheitliches Strategieverständnis entwickeln. Agenda für den Einkauf Die notwendigen Strukturveränderungen und die Entwicklung zu einem Kompetenz-Center mit vernetztem Wissen sollen auf Basis der Agenda erfolgen. Die Einkaufsagenda basiert auf den Handlungsfeldern Organisation & Know-how, Einkaufscontrolling und Prozesse als Grundlage zur Generierung von Einsparungen: (Quelle DEG) In einem mehrstufigen Programm werden über die nächsten Jahre Prozesse optimiert, ein strategisches Warengruppenverständnis aufgebaut, ein aktives Einkaufscontrolling implementiert sowie eine Qualifizierungsinitiative durchlaufen. Innerhalb der ersten 24 Monate liegt ein wesentlicher Schwerpunkt auf der Ausweitung des SAP-SRM-Systems mit der elektronischen Katalogbeschaffung sowie der IT-gestützten (Bau-)Dienstleistungsbeschaffung zur Gewährleistung von effizienten und effektiven Prozessen sowie einer Entlastung der Einkäufer von operativen Prozessen. 4

5 Fazit Die DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh ist gegründet worden, um positive Effekte im Haushalt der Stadt mittels Instrumentarien des Einkaufs zu generieren. Durch die gesellschaftsrechtliche Beteiligung der DVV, der WBD sowie der Stadt Duisburg an der DEG ist es gelungen, erstmalig verbindlich die Beschaffungen der größten Bedarfsträger innerhalb des Konzerns Stadt Duisburg zusammenzubringen, zu analysieren, zu bündeln sowie einen konzerneinheitlichen Beschaffungsprozess mit einheitlichen IT-Systemen zu schaffen. Gemeinsam wurden im Einkaufsverbund Duisburg seit 2014 mehr als 50 Maßnahmen aus den Bereichen Kostensenkung und Nachhaltigkeit umgesetzt, die auch zur Qualitätsverbesserung beigetragen haben. Durch die Bündelung von Bedarfen konnten Skaleneffekte erzielt werden, ohne im Qualitätsniveau bedeutsame Abstriche zu machen. Gleichzeitig werden durch die Etablierung eines Einkaufscontrollings, die Ausrollung eines einheitlichen Lieferantenmanagements sowie des Know-how-Transfers zwischen den Einkaufseinheiten Grundlagen für ein nachhaltiges Handeln und damit auch zu einer stabilen Sicherung der Einsparungen gewährleistet. Auch mit diesen Maßnahmen soll im Konzern Stadt Duisburg der technische, soziale und wirtschaftliche Wandel vollzogen werden. Die DEG befindet sich hier auf einem guten Weg und ist zuversichtlich, die Ziele erreichen zu können. Die dargestellte Struktur der DEG ist unseres Erachtens für nahezu jeden öffentliche Auftraggeber adaptierbar, nicht nur in strukturschwachen Kommunen. Das Geschäftsmodell der DEG ist offen für die Anbindung weiterer städtischer Gesellschaften sowie vorbehaltlich einer entsprechenden vergaberechtlichen Prüfung auch für die interkommunale Zusammenarbeit. Deshalb stufen wir das Modell der DEG Duisburger Einkaufsgesellschaft mbh, aber auch den in einer Kommune nicht selbstverständlichen Schulterschluss zwischen Politik, Stadtspitze und den städtischen Gesellschaften zur Gründung und Unterstützung dieser Einkaufsgesellschaft als sehr innovativ und den richtigen Weg zur Stärkung der kommunalen Haushaltssituation ein. Weiterführende Links 5