Kreditkarten Einsatz im Unternehmen

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1 Herzlich willkommen zum Forum Geschäftsreisen Kreditkarten Einsatz im Unternehmen Roland Klatz DAW SE Mit freundlicher Unterstützung durch: Seite 1

2 Kennzahlen DAW Europas größter privater Farbenhersteller, insgesamt die Nummer 3. Marktführer in Deutschland, Österreich und der Türkei. Gesamtumsatz 2015: ca. 1,4 Mrd Mitarbeiter (3.500 Inland, Ausland). Vertreten in über 40 Ländern. 29 Produktionsstandorte. Hauptverwaltung und Produktion in Ober-Ramstadt / Odenwald. Seite 2

3 Die Mehr-Marken-Strategie der DAW im Überblick Bis hin zum Industriegeschäft ist die DAW aktiv Mit ihrer Mehr-Marken-Strategie deckt die DAW den gesamten Markt für Bauten-Anstrichmittel ab Profi DIY Industrie Handel Ausland Seite 3

4 Kennzahlen DAW -Reisemanagement aktives Reisemanagement seit 2009 in Deutschland > 1200 Reisende (ca. 50 % Außendienst) Hauptreiseziele Deutschland und Europa Kreditkarten neu aufgesetzt in 2010 signifikanter hoher Anteil an Bewirtungsausgaben etc. Seite 4

5 allgemeine Informationen zu Kreditkarten Kreditkarten im Geschäftsreisebereich Einsatz im Unternehmen + Gruppenarbeit Auswertung Seite 5

6 Allgemeine Informationen Definition: Eine Kreditkarte ist ein elektronischen Zahlungsmittel zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen. Die Gebühren bzw. Transaktionskosten trägt der Händler, bei dem der Karteninhaber seine Waren oder Dienstleistungen erwirbt. Diese werden in Form eines Abschlags (Disagio) erhoben Seite 6

7 Allgemeine Informationen Arten von Kreditkarten im privatem Bereich Debit Card (tägliche Belastung des Girokontos) klassische Kreditkarte (monatliche Rechnung) Prepaid Kreditkarte (aufzuladende Karten) usw. (z.b. Mischformen) Seite 7

8 Allgemeine Informationen Arten von Kreditkarten im Reisemanagementbereich: Reisestellenkarten (Company Account; Lodged Card) Walking Cards (Mitarbeiter Kreditkarten) Arten von Kreditkarten im MICE-Bereich Veranstaltungskreditkarte (Meeting Cards) Seite 8

9 Kreditkarten im Geschäftsreisebereich Reisestellenkarte Karte bzw. Account zur Hinterlegung im Reisebüro bzw. Dienstleister, in OBE Nutzung für zentral zu zahlende Leistungen wie Flug, Bahn, Mietwagen, u.u. Hotels, Visabeschaffung keine Belastung von Mitarbeiterkreditkarten durch Vorverauslagungen Sammelrechnungsstellung an Firma, vorsteuerabzugsfähig Seite 9

10 Beispiel Sammelrechnung Seite 10

11 Kreditkarten im Geschäftsreisebereich Reisestellenkarte Karte bzw. Account zur Hinterlegung im Reisebüro bzw. Dienstleister Nutzung für vorab zentral zu zahlende Leistungen wie Flug, Bahn, Mietwagen und u.u. Hotels keine Belastung von Mitarbeiterkreditkarten durch Vorverauslagungen Sammelrechnungsstellung an Firma, vorsteuerabzugsfähig Datenintegration in ERP-System + Reisekostenabrechnungen sehr gute Auswertmöglichkeiten Seite 11

12 Beispiel Auswertungen Verifikation von Zahlen der Anbieter einheitliche Datenaufbereitung je nach Ausgestaltung jederzeit verfügbar Seite 12

13 Kreditkarten im Geschäftsreisebereich Mitarbeiterkreditkarte universell und mobil einsetzbar Abrechnung über Privatkonto des Mitarbeiter bzw. auch über Firmenkonto Haftungsübernahme möglich Dateneinspielung in Reisekosten verlängertes Zahlungsziel Seite 13

14 Bsp. Zahlungsabwicklung Mitarbeiterkreditkarte Reisemonat Folgemonat /- 0 EC-Karte bzw. Barzahlung Erhalt der Kreditkartenabrechnung Erstellung Reisekostenabrechnung Erhalt Zahlung Reisekosten Belastung Girokontos Mitarbeiter 38 Tage Vorfinanzierung Belastung Girokontos Mitarbeiter 216 +/- 0 Seite 14

15 Kreditkarten im Geschäftsreisebereich Mitarbeiterkreditkarte universell und mobil einsetzbar Abrechnung über Privatkonto des Mitarbeiter bzw. auch über Firmenkonto Haftungsübernahme möglich Dateneinspielung in Reisekosten verlängertes Zahlungsziel Sicherheit für den Mitarbeiter zusätzliche Leistungen, z.b. in Form von Versicherungen Seite 15

16 Implementierung im Unternehmen Bedarfsermittlung bzw. Ist- Analyse welches Reiseverhalten bzw. welche Zahlungsmittel werden eingesetzt Dauerreisekostenvorschüsse Zieldefinition Prozessoptimierung z.b. in der Buchhaltung Vermeidung von Vorschüssen Ausgabenarten Blackbox Reisekosten Verbesserung der Situation d. Reisenden (Vorverauslagung, Versicherung) Auswertmöglichkeiten Seite 16

17 Gruppenarbeit Gruppe 1: Implementierung Reisestellenkarten Gruppe 2: Einführung von Mitarbeiterkreditkarten Gruppe 3: Kommunikationsstrategie zu den Mitarbeiterkreditkarten Seite 17

18 Gruppenarbeit Hinweise Gruppe 1 Reisestellenkarte : Welche technischen Vorraussetzungen sind nötig? Vorteile bzw. mögliche Verbesserungen. Wer bzw. welche Abteilungen / ggf. Dienstleister müssen für Implementierung eingebunden werden? Welche Argumente für welche Adressaten? Bewertung Schwierigkeitsgrad zur Implementierung (vgl. Mitarbeiterkreditkarten) Seite 18

19 Gruppenarbeit Hinweise Gruppe 2 Mitarbeiterkreditkarte : Sind technische Vorraussetzungen nötig? Welche Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung gibt es? (Privat- oder Firmenkontenbelastung) Vorteile bzw. mögliche Verbesserungen für das Unternehmen und Reisenden. Wer bzw. welche Abteilungen / ggf. Dienstleister müssen für Implementierung eingebunden werden? Welche Argumente für welche Adressaten? Schwierigkeitsgrad Umsetzung im vgl. Reisestellenkarte Seite 19

20 Gruppenarbeit Hinweise Gruppe 3 Kommunikationsstrategie Gründe für Ablehnung der Karten durch die Mitarbeiter. Wie können Hinderungsgründe abgebaut bzw. vermieden werden? Können Anreizsysteme helfen? Können beteiligte Abteilungen bei der Durchsetzung helfen und wie? Seite 20

21 Kontakt Fragen und Anregungen? Roland Klatz DAW SE Roßdörfer Straße Ober-Ramstadt Tel.: 06154/ Mail: Seite 21