Forum Geschäftsreisen

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1 ZENTRALE BEZAHLLÖSUNG UND VIRTUELLE KREDITKARTE powered by Forum Geschäftsreisen 1 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus 1

2 Über AirPlus / Zahlen und Fakten AirPlus ist ein führender internationaler Anbieter von Lösungen für das Bezahlen und Auswerten von Geschäftsreisen # 1 in Deutschland, Österreich, Schweiz, # 2 in Europa, Top 3 weltweit Produkte und Lösungen in 70 Ländern auf fünf Kontinenten Mehr als über 25 Jahre Erfahrung mit BTM-Lösungen Über Firmenkunden weltweit 70% der in Deutschland bezahlten Tickets werden über AirPlus abgerechnet Mitarbeiter Über 167 Millionen Transaktionen mit 14 Milliarden EUR (Abrechnungsumsatz in 2016) Registrierter Finanzdienstleister; Prozessor der Lufthansa Card Gesellschafter: Lufthansa Commercial Holding GmbH Lufthansa AG ist Gründungsmitglied des Universal Air Travel Plan (UATP = internationale Vereinigung von Fluggesellschaften) Erste Kreditkarte der Welt: 1936 Mitglied von UATP, MasterCard, VISA 2 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus

3 Was sind eigentlich Firmenkreditkarten-Systeme Informationen für das Travel Management Kostentransparenz durch Zusatzdaten Auswertung im Management- Informationssystem Optimale Steuerung und Verhandlungsgrundlage 3 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus

4 Mehr Akzeptanz mit A.I.D.A. Virtual Payment A.I.D.A.* ist die mehrfach ausgezeichnete Bezahllösung von AirPlus Mit A.I.D.A. können Sie virtuelle MasterCard Nummern generieren und weltweit für Buchungen bei Reisedienstleistern einsetzen Eine virtuelle A.I.D.A.-Karte hat alles, was man für eine Zahlung benötigt: eine einzigartige MasterCard Kartennummer, Gültigkeitsdatum und CVC (Card Verification Code) Sämtliche Umsätze werden zentral über Ihren AirPlus Company Account abgerechnet und auf einer einzigen Rechnung ausgewiesen *A.I.D.A. steht für AirPlus Integrated Data and Acceptance 4 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus

5 Produktportfolio A.I.D.A. Virtual Payment A.I.D.A. ist perfekt für Internetbuchungen und GDS- Buchungen von Low-Cost-Carriern, Mietwagen, Bahntickets, Hotels und Veranstaltungen Für jede Buchung wird eine neue, einmal gültige Kreditkartennummer generiert: So können Rechnungsdaten später leicht zugeordnet werden 9 Zusatzdatenfelder für zusätzliche Informationen stehen Ihnen auch über A.I.D.A. zur Verfügung Abhängig vom Transaktionstyp (zum Beispiel bei Hotel, Zug, Flug) können weitere Details eingegeben werden 5 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus

6 Produktportfolio A.I.D.A. Virtual Payment A.I.D.A. ist für den Einsatz im Reise- und Veranstaltungsbereich beschränkt Die A.I.D.A.-Nummer kann nur für eine Transaktion verwendet werden. Maximal sind 3 Authorisierungen möglich, z. B. für Vorabgenehmigungen oder Rückerstattungen Die Karten sind 6 Monate gültig: individuelle Einstellungen über den AirPlus Company Account für Gültigkeiten zwischen einem und zwölf Monaten sind möglich Das AirPlus Betrugspräventionssystem greift selbstverständlich auch bei A.I.D.A.-Transaktionen AirPlus garantiert die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards! 6 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus

7 Kontaktdaten Maurice Paul Account Manager SME Business Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH Dornhofstraße Neu-Isenburg Deutschland T + 49 (0) F + 49 (0) [email protected] 7 Forum Geschäftsreisen Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarten Bernhard Hain, Lufthansa AirPlus

8 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte als zentrale Lösung zur Prozessvereinfachung bei der BARMER Sascha Kaufmann Head of Business Travel BARMER BARMER Hauptverwaltung Lichtscheider Str Wuppertal Seite 8 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

9 Woher kommen wir? ca Beschäftigte 80 dezentrale Buchhaltungen keine persönlichen Firmenkreditkarten kein elektronisches Spesenabrechnungsprogramm seit 1993 eigenes Implant Reisebüro für Bestellung von Reiseleistungen kein wirkungsvolles Reisekostencontrolling Seite 9 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

10 Woher kommen wir? kein Benchmark zwischen einzelnen Niederlassungen ca Reisekostenabrechnungen pro Jahr keine Dokumentation der Reisekosten auf der Steuerkarte Rechnungen wurden unterschiedlich bezahlt (Überweisung, Barzahlung durch Reisende, mit Kostenübernahme durch BARMER gezahlt usw.) Tagungsgeschäft unkoordiniert hohe Anzahl an Reisekostenvorschüssen hohe Anzahl von Debitoren im FI Bereich (ca ) Seite 10 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

11 Aus welcher Datenlage haben wir die Entscheidung zur Prozessveränderung getroffen? Ausgangslage: keine konsolidierten Daten, keine validierten Auswertungen, kein effizientes Reisekostencontrolling, Unmengen Rechnungen von Hotels/ Mietwagenverleihern/ sonstigen Dienstleistern BARMER wollte die Prozesse in der Reisekostenabrechnung, Verbuchung der Belege, Rechnungszahlung deutlich verschlanken weitestgehende Digitalisierung der Prozesse Abschaffung der Reisekostenvorschüsse Papierlose Abrechnung Seite 11 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

12 Aus welcher Datenlage haben wir die Entscheidung zur Prozessveränderung getroffen? Neuausrichtung der Buchhaltung auf eine zentrale Buchhaltung steigendes Reisevolumen aufgrund Neustrukturierung Dokumentation der Reisekosten auf der Steuerkarte als Standard Auswertung Total Cost of Trip weniger angemietete Immobilien und damit Notwendigkeit, bei Tagungen auf externe Möglichkeiten zurückzugreifen teilweise unverständliche Reiserichtlinie und Vorgaben strategisches Reisekostencontrolling einführen Maverick-Buying weitestgehend unterbinden Seite 12 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

13 Schritte zur Zielerreichung Entscheidung für SAP TM als Modul für Reisekostenabrechnung im Sommer 2012 Abstimmung hausintern 01/ /2013 Projektphase Einführung SAP TM von 06/2013 bis 12/2014 Integration AirPlus als zentrale Bezahllösung im Gesamtprozess bei Bahn, Hotel, Mietwagen IPN der Reisekostenabrechnung inkl. Bezahllösung zum Seite 13 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

14 Welche Entscheidungsträger haben wir im Unternehmen involviert, um die Bezahllösung über AirPlus als zentrales Element im Travelmanagement der BARMER zu integrieren? Datenschützer Personalrat Finanzbereich HR Bereich Bisherige Prozessverantwortliche: Im Ringen um eine künftige beste Prozesslösung für die BARMER haben wir alle bisherigen Verantwortlichen an einen Tisch geholt, damit sie sich im neuen Prozess wiederfinden und deren wichtige Aspekte Berücksichtigung gefunden haben Seite 14 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

15 Wie lassen sich zentrale Zahlungslösungen einsetzen, um die Adaption im Unternehmen zu steigern? Kosten werden zum größten Teil direkt von der BARMER getragen; Beschäftigte müssen nicht mehr in Vorkasse treten Beschäftigte genießen über die zentrale Bezahlung über VCC eine zusätzliche umfangreiche Versicherung (24/7 für Unfall, Tod, Reisegepäckversicherung usw.) keine Kostenübernahmeerklärungen durch Sekretariate, da diese im Buchungsprozess automatisiert an die Hotels gesendet werden inkl. Bestätigung der dienstlichen Notwendigkeit Seite 15 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

16 Wie lassen sich zentrale Zahlungslösungen einsetzen, um die Adaption im Unternehmen zu steigern? Reisekosten werden nach Erstellung und Freigabe der Abrechnung innerhalb von 24 Stunden auf dem Konto des Beschäftigten gutgeschrieben es muss im FI Bereich nur noch ein Debitor (Kreditkartengesellschaft) gepflegt werden Seite 16 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

17 Wo steht die BARMER jetzt? ca Beschäftigte 1 zentrale Buchhaltung Reisekostenabrechnung über SAP Travelmanagement Reisemittel werden online durch den Reisenden gebucht, Implant Reisebüro bucht noch bis Mitte/Ende 2018 alle Flüge sprachlich verständliche Reiserichtlinie und Vorgaben Reisekostencontrolling ist eingeführt ca Abrechnungen im Jahr 2016 ca Kreditkartenbelege über einen Debitor in Seite 17 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

18 Unser Prozess Seite 18 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

19 Der Kreditkartenpuffer Seite 19 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

20 Die Verbuchung über SAP Abgleich und Verbuchung durch Reisekostenabrechnung über SAP FI Seite 20 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

21 VCC-Kennzahl seit Seite 21 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

22 VCC-Kennzahl seit 2016 Direktbuchung über Hotelseite, die keine AirPlus Abrechnung integriert hat Seite 22 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

23 Auswertung und Benchmark tagesaktuelle Werte der über die zentrale Bezahllösung abgerechneten Reisemittel individuell anpassbare Reports für das Gesamtunternehmen Benchmark unserer Organisationseinheiten über SAP TM vollumfänglich möglich Seite 23 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

24 Was noch zu tun ist? Konsolidierung der Einzelbuchung in einer OBE - Projekt startete 05/2017 Test IPN ist gestartet Ziel: bundesweite IPN 04/2019 Ausstattung Vielreisender mit Mobile A.I.D.A Ausstattung Travelarranger mit AirPlus A.I.D.A virtuals Cards Seite 24 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

25 Was noch zu tun ist? Anbindung weiterer Supplier an zentrale Bezahllösung Vollständige Implementierung eines End-to-End Prozesses vom der Planung über die Buchung zum Reisekostenabrechnung Seite 25 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

26 Können zentrale Zahlungslösungen helfen, Betrug zu verhindern? Ist Betrug seitens Reisender ein echtes Problem für die BARMER? Ja, Betrug kann fast gänzlich verhindert werden alle Zahlungen werden über SAP TM und SAP FI abgeglichen und verbucht Belegdatensatz wird in den Kreditkartenpuffer des Beschäftigen und der korrespondierende Rechnungsdatensatz auf ein Verrechnungskonto im SAP FI eingestellt Reisende müssen Belege innerhalb von 28 Tagen im System mit der Reisekostenabrechnung verbuchen erfolgt dies nicht, erfolgt eine 2-stufige Erinnerung (1. systemseitig, 2. persönliche Aufforderung) Seite 26 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

27 Sind B2C-Zahllösungen (Paypal, Google Wallet, Apple Pay) Alternativen für die BARMER? Aufgrund der bei uns geltenden hohen Datenschutzbestimmungen ist keine Bezahllösung denkbar, bei der Server in Ländern stehen, die nicht unter das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fallen Seite 27 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

28 Welche Probleme stellen wir fest? falsche Zuordnung des Beleges durch Fehleingabe der Personalnummer - Unsere Lösung: Einführung einer OBE mit Abgleich der PNR aus dem SAP HCM und Single- Sign-On Projekt startet gerade und ist auf 18 Monate bis zum Go-Live am terminiert. BARMER wird eine Cytric-Lösung als Online-Anwendung implementieren. Individualhotels haben oft Schwierigkeiten bei der Akzeptanz, Personal oft unzureichend im Umgang mit VCC geschult - Unser Wunsch: Bessere Kommunikation der Supplier zum Umgang der VCC Seite 28 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

29 Erfahrungen eines Reisenden der BARMER Herr Andre Poser Vertriebsassistent der BARMER in Hamburg Seite 29 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

30 Zeit für Ihre Fragen Seite 30 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

31 Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte als zentrale Lösung zur Prozessvereinfachung bei der BARMER Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit BARMER Hauptverwaltung Lichtscheider Str Wuppertal Seite 31 Forum Geschäftsreisen am Zentrale Bezahllösung und virtuelle Kreditkarte

32 Networking-Kaffeepause & Besuch der Ausstellerstände Weiter geht s um Uhr im Plenum Aktuelle Rechtsfragen rund um die Dienstreisen Ihr Referent: Dr. Tobias Ehlen, Hochschule Worms Raum Forum Geschäftsreisen Sharing Economy Rechtsfragen für den Travel Manager Prof. Dr. Tobias Ehlen, Hochschule Worms