REPORTING UND KENNZAHLEN HERAUSFORDERUNGEN FÜR DAS TRAVEL MANAGEMENT IM MITTELSTAND OLAF LEHMANN GRÜNENTHAL PHARMA GMBH & CO. KG

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1 REPORTING UND KENNZAHLEN HERAUSFORDERUNGEN FÜR DAS TRAVEL MANAGEMENT IM MITTELSTAND OLAF LEHMANN GRÜNENTHAL PHARMA GMBH & CO. KG

2 Kurzvita Olaf Lehmann Seit 1984 in der Tourismusbranche tätig / gelernter Reiseverkehrskaufmann Von 1994 bis 2004 Sales- bzw. Senior Account-Manager bei einem internationalen Geschäftsreiseanbieter Seit 2005 Head of Travel & Mobility Management bei der Grünenthal-Group in Aachen Referent u.a. für den Praxistag Geschäftsreisen VDR / BizTravel sowie dem bfp Fuhrparkforum, FA Mittelstand Seite 2

3 Fakten Grünenthal-Gruppe Ein mittelgroßes, innovationsgetriebenes pharmazeutisches Familienunternehmen Gesellschafter Konzernzentrale Therapiegebiete Strategische Geschäftseinheiten Mitarbeiter (2011) Umsatz (2011e) Liquidität (2011e) 100% Familie Wirtz (19 Gesellschafter) Aachen, Deutschland Verschreibungspflichtige Medikamente mittlerer Schmerz starker Schmerz Grünenthal Europa & Australien Grünenthal Lateinamerika Grünenthal Innovation ~4.500 weltweit EUR 947 Mio. EUR ~300 Mio.

4 Globale Präsenz Marktführend im Bereich Schmerz Ziele Bedminster (NJ), USA Mexico City, MX Quito, EC Aachen, DE Mitlödi, CH Milan, IT Führend im europäischen Schmerzmarkt Ausweitung des Lateinamerika Geschäfts Nutzung des Marktpotenzials in den USA gemeinsam mit starken Partnern Fakten Gesellschaften in 26 Ländern Produktionsstandorte in 5 Ländern Internationales Geschäft: 84% Konzernzentrale Produktion Entwicklungseinheit Grünenthal Länder Partner Länder

5 Führend in Schmerztherapie-Innovation Grünenthal s globale Marken Europäische Marktführer 1 Wirkstoffe Indikation Markteinführung Umsatz (2011e, Mio. EUR Tramadol hydrochlorid Mittlere bis starke Schmerzen Buprenorphin Mittlerer bis starker Krebsschmerz & starker Schmerz Länder, in denen unsere Produkte verfügbar sind Paracetamol + Tramadol Mittlere bis starke Schmerzen Lidocain Postherpet. Neuralgie Länder mit Gesellschaften Buprenorphin Moderate, chronische Schmerzen 2007 Tapentadol Starke Schmerzen ,5% Umsatzwachstum gegenüber Vorjahr 1 im definierten Schmerzmarkt mittlere bis starke Schmerztherapie

6 Definition Travel Management Als TM werden die strategischen Maßnahmen bezeichnet, die die Mobilität der Reisenden eines Unternehmens sicherstellen und unterstützen. Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen in den Bereichen, Einkauf, Planung, Abwicklung, Abrechnung und Controlling. Das Erstellen von Reisedokumenten gehört nicht zu diesen strategische Maßnahmen, sondern ist vielmehr Aufgabe eines beauftragten Leistungserbringers. Seite 6

7 Travel Management im Unternehmen Seite 7

8 Workflow Travel Management Seite 8

9 Warum Kennzahlen? Absolute Zahlen relative Zahlen Hauptkennzahlen Vertiefungskennzahlen Seite 9

10 Warum Kennzahlen? Geschäftsführung / Vorgesetzten / Controlling Allgemeine Übersicht der Kosten Allgemeine Übersicht der Reiseströme Steuerung der Reiseaktivitäten Einkauf / Verhandlung von Reiseleistungen Kostensenkungsmaßnahmen Überwachung der Reiserichtlinien Benchmarking Seite 10

11 Benefits Planung Steuerung Kontrolle T R A N S P A R E N Z Zielerreichung Prävention Potenzial Seite 11

12 Was bedeutet das? Kennzahlen / Travel Controlling Informationsmanagement Seite 12

13 Viele Datenquellen Seite 13

14 Viele Datenquellen Reisebüro OBE s Airlines Buchhaltung Hotels Bahn RK-Systeme Kreditkarten Mietwagen Seite 14

15 Reporting gleich Reporting? bspw. Flugkosten Toll! und was sagt uns das nun? Toll, und was sagt uns das nun? Seite 15

16 Reporting gleich Reporting? bspw. Flugkosten Reisebüro Kreditkarten Buchhaltung Airline Welche Datenquelle bietet sich hier an? Seite 16

17 Buchhaltungsreporting (für Flug) + Reporting hausintern (bspw. SAP, FiBu) +/- Zugang i.d.r. einfach zu beschaffen - i.d.r. nur grobe Kostenübersicht (Sachkonten) - keine Details nach Airlines, Strecken etc. Seite 17

18 Airlinereporting (für Flug) + valide Zahlen, auch für abgeflogene Tickets - alle Airlines müssen einzeln abgefragt werden - sehr aufwendig / nicht praktikabel Seite 18

19 Reisebüroreporting (für Flug) + i.d.r. einfach und schnell zu erhalten + kostenfrei oder kostengünstig - nur ausgestellte, keine abgeflogenen Tickets - keine unterwegs gekauften /umgebuchten Tickets Seite 19

20 Kreditkartenreporting (für Flug) Voraussetzung: einheitliches Kreditkartensystem + kostenfrei oder kostengünstig + häufig online + alle Kosten werden erfasst (Company/Corporate) Seite 20

21 Grundsätzliches bevor wir loslegen WER im Unternehmen benötigt Informationen WAS genau wird benötigt? WOFÜR werden sie benötigt? WELCHER Zeitintervall soll ausgewertet werden? In welchem RHYTHMUS? Seite 21

22 Kennzahlen (Auswahl) Bitte nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und überlegen, welche Kennzahlen für ein aussagefähiges Flugreporting sinnvoll sein könnten. F L U G Seite 22

23 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtumsatz brutto Gesamtumsatz netto Klassenmix (Y / C / F-Cl.) Zielgebiet (D / EU / INT) F L U G Zielgebiet und Klassenmix Seite 23

24 Kennzahlen (Auswahl) Top-Destinationen (Wert/Anzahl) Vorausbuchungsfristen Savings / Missed Savings Preis pro Flugmeile F L U G Tarifart (z.b. CNR s, IATA) Seite 24

25 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtumsatz Anzahl Übernachtungen Kosten pro Übernachtung Anteil Vertragshotels pro Dest. Ratenarten H O T E L Seite 25

26 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtumsatz Anteil der Fzg.kategorien Ø Preis PKW (Kategorie) Ø Preis pro Land oder Region Anteil Kurzzeit/Langzeit M I E T W A G E N Seite 26

27 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtumsatz Umsatz 1. bzw. 2. Klasse Ø Preis für Rennstrecken Umsatz Bahnangebote B A H N BahnCard-Auswertung Seite 27

28 Kennzahlen (Auswahl) Gesamtkosten Kosten Transaction Fee % Anteil TAF vs. Gesamtkosten Kosten Account Management Service Level Agreement R E I S E B Ü R O Seite 28

29 Seite 29

30 Auswertung nach Leistungsgruppen Seite 30

31 Beispiel eines Missed Savingsreports Seite 31

32 Seite 32

33 Was bedeutet das für uns in puncto Reporting? Seite 33

34 Summary (1) valide Daten und Informationen Auswertungssystem beachten auf wenige/spezifische Kennzahlen konzentrieren (weniger ist mehr) Kontinuität im Reporting Offen sein für Veränderungen Seite 34

35 Summary (2) Internes Marketing / Kommunikation auch negative Zahlen gehören dazu Datenschutz beachten Betriebsrat / Betriebsvereinbarungen es gibt kein Patentrezept für ein Reporting das Reporting muss firmenspezifisch sein Seite 35

36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Seite 36