TRAVELMANAGER IM MITTELSTAND AUFGABEN UND HERAUSFORDERUNGEN

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1 TRAVELMANAGER IM MITTELSTAND AUFGABEN UND HERAUSFORDERUNGEN Kerstin Klee, Travel Managerin, Webasto Bernhard Hain, Associate Director SME Management, AirPlus Praxistag Geschäftsreisen, München den

2 Was tun wir in den nächsten 90 Minuten Wir sprechen über folgende Themen: Vorstellung AirPlus Vorstellung Webasto Was bedeutet Travel Management Zahlen im Travel Management Was braucht das Travel Management Aufgaben im Travel Management Anforderungen an den Travel Manager Grundlagen für ein erfolgreiches Travel Management Herausforderungen im Travel Management Erkenntnis Seite 2

3 Travel Manager im Mittelstand Seite 3

4 Travel Manager im Mittelstand Seite 4

5 Travel Manager im Mittelstand Seite 5

6 Travel Manager im Mittelstand AirPlus Mittelstands-Angebot Auf Zielgruppe Mittelstand ausgerichtet Fachbegriffe auf Deutsch statt Fachchinesisch Komplexes Thema so verständlich wie möglich Feste Kundenberater mit regionaler Verantwortung Gutes Netzwerk durch langjährige Mitarbeiter Seite 6

7 Travel Manager im Mittelstand Bernhard Hain Associate Director SME Business T +49 (0) F +49 (0) bhain@airplus.com Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH Dornhofstr Neu-Isenburg Germany Seite 7

8 Travel Management bei Webasto Kerstin Klee seit 2001 bei Webasto als Assistentin des CFO mit zusätzlicher Aufgabe des Aufbaus eines Travel Management erste Berührung überhaupt mit dem Begriff Business Travel Management 2003 Abschluss CTM - Certified Travel Manager seit 2005 hauptamtlich als Travel Managerin tätig zuständig für ca Reisende in Deutschland Tendenz steigend zunehmend Unterstützung ausländischer Webasto- Gesellschaften Seite 8

9 Travel Management bei Webasto Derzeit lokale, zunehmend internationale Ausrichtung Organisatorisch im Bereich Finanzen Verantwortlich für Reiserichtlinie (RRL) und (z. T.) Reisekostenabrechnung Verhandlung und Einkauf aller Reisedienstleistungen inkl. Implementierung der Prozesse mit Dienstleistern Festlegen, Steuern und Anpassen aller Prozesse rund um Dienstreisen intern und extern hin zur zunehmenden Automatisierung + Internationalisierung Interne Services, Kommunikation, Intranetauftritt, Schulungen, etc. Versicherungen im Zusammenhang mit Dienstreisen RRL derzeit gültig für alle deutschen Gesellschaften, Anfragen von Auslandsgesellschaften für gemeinsame RRL in Abstimmung. Seite 9

10 Was bedeutet Travel Management offizielle Definition (Business) Travel Management ist die Gesamtheit der strategischen und operativen Maßnahmen zur Planung, Organisation sowie zum Controlling der Geschäftsreiseaktivitäten im realen Leben Alle (strategischen und operativen) Aufgaben entlang der gesamten Prozesskette einer Reise (gem. Darstellung), Inkl. Implementierung der Prozesse im Unternehmen mit dem Dienstleister, und mit Fachabteilungen, u.v.a.m. Seite 10

11 Travel Management als eigener Verantwortungsbereich im Unternehmen Seite 11

12 Zahlen im Travel Management In 2012 wurden für insg. 166,3 Mio. Geschäftsreisen 46,7 Mrd. EUR ausgegeben. Betriebe mit 10 bis 500 Mitarbeitern haben daran den höchsten Anteil. Häufig entfallen ca. 3-4% der Betriebskosten auf Reisekosten. Ein Geschäftsreisender gab in pro Tag aus (fast doppelt so viel wie auf Urlaubsreisen). Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse 2013 Seite 12

13 Zahlen im Travel Management Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse 2013 Seite 13

14 Was braucht das Travel Management? Einen offiziellen Auftrag der Geschäftsleitung Zahlen, Daten & Fakten Klar definierte Ziele & Aufgaben Kostenüberblick und transparenz Senkung der direkten und indirekten Reisekosten Vereinheitlichung von Prozessen Vereinheitlichung der Reisequalität,. Klar definierte Entscheidungsbefugnisse Was kann TM selbst entscheiden? Was ist mit wem abzustimmen? Wer ist für welches Thema im Unternehmen verantwortlich? Seite 14

15 Aufgaben im Travel Management Einkauf von Reisedienstleistungen Reiserichtlinie Reisequalität Analyse und Reporting von Kosten und internen Abläufen Prozessoptimierung Konzeption und Umsetzung Reduzierung von Bearbeitungszeiten (von Planung bis Abrechnung) Reduzierung der Kosten (direkt und indirekt, ggf. auch extern) Entscheidung über in house oder outsourcing Implementierung neuer Werkzeuge und Services Steuerung von Kosten und internen Prozessen Richtlinien-Kompetenz in Anlehnung an btm4u - Andrea Zimmermann Seite 15

16 Anforderungen an Travel Manager Managementfähigkeiten Führungsqualitäten/-erfahrung Projekt-/Change Management-Erfahrung Erkennen von (BWL) Zusammenhängen Hartnäckigkeit in der Platzierung von Themen im Unternehmen Verhandlungssicherheit z. B. im Einkauf Marktkenntnisse/Netzwerk Kommunikationsgeschick intern und extern IT- und Sprachkenntnisse Fachkenntnisse Rechtliche Grundlagen (Steuerrecht, Arbeitsrecht, Versicherungsrecht, ) Fachbegriffe in Anlehnung an btm4u - Andrea Zimmermann Seite 16

17 Grundlagen für ein erfolgreiches Travel Management Die Geschäftsführung muss unterstützen Die Befugnisse des Travel Managements müssen klar definiert und v. a. kommuniziert sein. Die Ziele müssen klar sein. Steuerungswilligkeit des Unternehmens Maßnahmen müssen gelebt werden. Kompetenz des eingesetzten Travel Managements Know-How und Akzeptanz Prozessverantwortlichkeiten klar definieren Seite 17

18 Grundlagen für ein erfolgreiches Travel Management Wo und wann macht Travel Management Sinn? Fast immer und in beinahe jedem Unternehmen Entscheidend ist die Ausgestaltung Der Aufwand muss im Verhältnis zum Ertrag stehen (Kosten-Nutzen Analyse) Steuerung ist immer da sinnvoll, wo mehrere Reisende unterwegs sind und nicht nur die Firmeninhaber selbst Seite 18

19 Herausforderungen im Travel Management Travel Manager nur selten ein Full-Time Job effizientes Travel Management wird häufig durch das Tagesgeschäft be- bzw. verhindert, da das Travel Management oft nebenbei bewältigt wird. Häufig wird Travel Management nur als Buchungsstelle für Reisen, Tagungen, Transferleistungen, etc. verstanden. je kleiner ein Unternehmen, desto weniger Arbeitszeit steht einem Reiseverantwortlichen für das Travel Management zur Verfügung. Seite 19

20 Herausforderungen im Travel Management Unterschiedlichste Interessen müssen berücksichtigt und zu einem gemeinsamen Ziel/Projekt vereint werden, z. B. aus den Bereichen Geschäftsführung, Betriebsrat, Buchhaltung, Fachabteilungen, IT, Rechtsabteilung, Dabei spielen Hierarchien häufig eine bedeutende Rolle. Seite 20

21 Herausforderungen im Travel Management Travel Manager zwischen allen Stühlen Geschäftsführung Kostenreduzierung, Transparenz, Steuerung, und alles chic, schnell & richtig Dienstleister: Profit, Steuerung, Vertragserfüllung, dynamische Entwicklung von Prozessen Travel Manager Reisender Service, Qualität und Sicherheit vor, während und nach der Reisen auf höchstem Niveau Der Markt: Der TM muss ständig über alle Entwicklungen und Trends am Markt informiert sein. in Anlehnung an btm4u - Andrea Zimmermann Seite 21

22 neue Herausforderungen im Travel Management Der Reisemarkt ist ständig und immer schneller in Bewegung. Die neuen Medien beschleunigen einerseits die Abwicklung vieler Prozesse und machen andererseits die Steuerung des Travel Management zunehmend komplex und schwierig. Die Dienstleister entwickeln unaufhörlich neue Strategien und Prozesse. Travel Management entwickelt sich zum Mobilitätsmanagement Seite 22

23 Erkenntnis Was Sie als Travel Manager/in tun und bewegen, ist sehr wichtig für das Unternehmen! Tun Sie Gutes und sprechen Sie darüber. Ich wünsche Ihnen dabei weiterhin viel Erfolg! Seite 23