Expense Management. Luzern, Dienstag, den

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1 Expense Management Luzern, Dienstag, den by Full Speed Systems AG 2016

2 Agenda Expense Management Überblick Expense Management Setup Praxis Beispiel Trip Request Erfassen Trip Request Genehmigen Spesen Erfassen Spesen Prüfen Spesen Genehmigen Spesen Erstatten Workflow Message Mobiler Einsatz mit IOS / Andriod Apps

3 Expense Management Überblick Ab Release 9.1 Das Expense Management ermöglicht: Erfassen der Spesen Überprüfen und Genehmigen der Spesen Revision der Spesen Erstattung der Spesen Das Expense Management bietet Effektivität, Flexibilität und Kontrollmechanismen für die Abwicklung der Spesenabrechnungen. Integration im Hauptbuch und Kreditoren Workflow Lizenzierung pro Spesenabrechnung

4 Workflow Überblick Erfassen / Bearbeiten Trip Request Einreichen Trip Request Manager Approval Yes Erfassen / Bearbeiten Expense Report No Einreichen Expense Report Verarbeiten Expense Report Yes Manager Approval Yes Auditor Approval No No Kreditoren / Hauptbuch

5 Expense Management Setup Policy Rules (P09E108) Unter Spesen Police sind die Spesen Kategorien (Hotel, Flug), Arten (Inland, Ausland) und Orte (CH, DE) zu definieren.

6 Expense Management Setup Gruppenprofile (P20104) Bei Gruppenprofile sind die Standardkriterien für die verschiedenen MA Gruppen definiert. Verschiedene Rückzahlungsmethoden Kreditor: Überweisung an MA, Firmen Kreditkarte, Kombi Überweisung / Kreditkarte Gehaltsabrechnung Kombi Kreditor / Gehaltsabrechnung Vorschuss ist möglich

7 Expense Management Setup Routing Rules (P09E119) Status für die Abwicklung der Spesen In Verbindung mit Workflow Setup werden die Status der Spesen aktualisiert und die Benachrichtigung gesteuert.

8 Expense Management Setup Workflow Distribution List (P0150) Die Hierarchie zwischen Manager und MA für den Genehmigungsablauf

9 Expense Management Setup Expense Account Mapping (P20106) Über das Mapping werden die spesenrelevanten Konten mit Spesenkategorien verknüpft. AAIs für Expense Managegemt

10 Expense Management Setup Employee Profile (P20103) Um die Expense Management zu verwenden, ist für jeden MA ein Profil anzulegen.

11 Expense Management Setup Employee Maintenance (P09E103) Damit die Spesen auch von anderen Mitarbeitern / Manager erfasst werden können, ist die Adresse Nummer in Designee hinterzulegen.

12 Trip Request Erfassen (P55E2011) Der Trip Request kann von MA selber oder von anderem MA erfasst werden. Beim Trip Request können die Anlagen auch angehängt werden.

13 Trip Request Genehmigen Nachdem der Trip Request eingereicht ist, wird der Manager per benachrichtigt. Über den Approval Link kann der Manager den Trip Request genehmigen oder zurückweisen.

14 Spesenreport Erfassen (P09E2011) Der Spesenreport kann von MA selber oder von anderem MA erfasst werden. New Report erfassen neuen Spesenreport ohne Trip Request Trip Request Report erfassen neuen Spesenreport mit dem genehmigten Trip Request

15 Spesenreport Erfassen (P09E2011) Der genehmigte Trip Request ist für den Spesenreport auszuwählen.

16 Spesenreport Erfassen (P09E2011) Die nötigen Spesendetails wie Expense Category, Expense Date und Expesen Amount sind einzugeben. Die Spesendetails können in Excel vorbereitet und importiert werden.

17 Spesenreport Erfassen (P09E2011) Edit Expense Die Spesendetails sind zu bearbeiten. Close Der Spesenreport wird gespeichert und kann später bearbeitet werden. Submit Der Spesenreport wird abgeschlossen und der Auditor / Manager wird informiert.

18 Spesenreport Erfassen (P09E2011) Die Spesenbelegen können zu dem Spesenreport angehängt werden.

19 Auditors Workbench (P09E115) Auditors Workbench bietet dem Auditor die Möglichkeit, die Übersicht zu schaffen und die Spesenreporten zu verwalten. Dort kann der Auditor die Spesenreporten prüfen, bearbeiten, genehmigen oder zurückweisen.

20 Spesenreport Prüfen (P09E115) Accept Spesenreport wird vom Auditor genehmigt. Reject Spesenreport wird vom Auditor zurückgewiesen.

21 Spesenreport Prüfen (P09E115) Nachdem der Spesenreport vom Auditor revidiert ist, ist der Spesenreport für die Genehmigung freigegeben.

22 Spesenreport Genehmigen (P09E2011) Der Manager wird per informiert und kann den Spesenreport über den Link direkt genehmigen oder zurückweisen.

23 Spesenreport Erstatten (R20110) Nachdem das Erstattungsprogramm ausgeführt ist, wird der Spesenreport auf Status 999 gesetzt und abgeschlossen. Offene Rechnungen werden in AP generiert und im Hauptbuch verbucht.

24 Workflow Message (P98860) Gemäß Routing Rules und Workflow Distribution List werden verschiedene Workflow Message generiert. Message für Trip Request - EXPTRIPREQ Message für Spesen Report - EXPROUTING Der Auditor und der Manager werden per oder in Work Center (falls keine eingerichtet ist) benachrichtigt.

25 Workflow Message (P98860) Trip Request Message für Manager Manager wird per E- Mail benachrichtigt.

26 Workflow Message (P98860) Audit Message für Auditor Auditor wird per benachrichtigt.

27 Workflow Message (P98860) Spesen Report Message für Manager Manager wird per benachrichtigt.

28 Workflow Message (P98860) Spesen Report Message

29 Workflow Message (P98860) Falls ein Manager abwesend ist, kann der Spesenreport zu einem anderen Manager neu zugeordnet werden.

30 Mobiler Einsatz Mobiler Einsatz mit IOS / Andriod Apps möglich Erfassen der Spesen Reporten Genehmigen der Spesen Reporten

31 Herzlichen Dank KONTAKT Full Speed Systems AG Marcel Merz Herrenrain 12 CH-6210 Sursee Phone Mobile Fax