Personalabrechnung Hinweise zur Januarabrechnung 2011

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1 Personalabrechnung Hinweise zur Januarabrechnung 2011 Infoniqa Holding AG Heiligenstädter Straße 31/3 A-1190 Wien Infoniqa Holding AG

2 1 Überblick Änderungsdienst V02R28, abschließende Arbeiten Aktuelle Programmänderungen (PTF) Installation abschließen Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop) ELENA Erforderliche ELENA-Daten bei Kündigung/Entlassung (PE10) Tätigkeitsschlüssel TTS Sonderdialog zur Bestimmung des neuen Tätigkeitsschlüssels Aufwendungsausgleichsgesetz AAG KVdR Zahlstellenmeldeverfahren Beginn des maschinellen Verfahrens (Januar 2011) Versteuerung von Versorgungsbezügen Beschäftigung während der Elternzeit Wartetage Lohnsteuer Programmablaufplan Vorsorgepauschale Private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung Sozialversicherung Standard Wertedatenbank Abschlussarbeiten für das Jahr DEÜV Jahresmeldungen Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Schwerbehindertenmeldungen Meldungen, Lohnnachweis Jahreslohnkonto drucken Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar Wechsel in die private Krankenversicherung Prüfung Besteuerungsmerkmale Lohnsteuerkarte KK-, UV-, BV-Stammdaten aktualisieren Verdienststrukturerhebung Schlussbemerkungen Infoniqa Holding AG 2

3 1 Überblick In diesem Dokument werden Hinweise zur Januarabrechnung 2011 gegeben, die unbedingt beachtet werden müssen. Änderungsdienst V02R28, abschließende Arbeiten Im Wesentlichen handelt es sich um Tätigkeiten, die teilweise erst nach der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2011 möglich sind. Diese Tätigkeiten sind in der Leistungsbeschreibung (LBS) für den Änderungsdienst V02R28 ausführlich dokumentiert und werden deshalb nur noch zusammenfassend dargestellt. Gesetzliche Änderungen 2011 Sozialversicherung Hier werden im Wesentlichen Hinweise zu den aktuellen SV-Rechengrößen gegeben, die bei der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2011 in der Werte-Datenbank hinterlegt werden. Abschlussarbeiten für das Jahr 2010 und Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar 2011 In diesen Kapiteln werden diverse Hinweise zu Arbeiten, die den Jahreswechsel betreffen, gegeben. An einigen Stellen in diesem Dokument wird auf die Leistungsbeschreibung (LBS) zum Änderungsdienst V02R28 verwiesen. Deshalb ist es hilfreich, diese Leistungsbeschreibung zur Hand zu haben. Wichtiger Hinweis Im vorliegenden Dokument werden nur noch die gesetzlichen Änderungen aufgeführt, die in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst nicht beschrieben sind, weil diese zum Zeitpunkt der Erstellung der Leistungsbeschreibung noch nicht beschlossen waren oder wo sich aufgrund der nicht vorhandenen Durchführungsbestimmungen noch Änderungen ergeben haben. Alle anderen gesetzlichen Änderungen und deren Umsetzung für die Personalabrechnung sind in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst dokumentiert. Bitte sichern Sie Ihre Daten, wie in den Programmhinweisen V02R28 auf Seite 8 beschrieben, da gravierende Änderungen in diesem Januar-PTF durchgeführt werden, wie beispielsweise Änderungen der ELENA-Datenbanken auf die seit dem gültige Version 2.0 Für das seit dem laufende Zahlstellenmeldeverfahren werden zum Abmeldungen, und zum Anmeldungen mit neuem Kennzeichen der Zahlstelle generiert, die mit dem Bescheinigungsmanager an die Krankenkassen zu übermitteln sind. W I C H T I G Nach der Installation des Januar PTF 2011 wird der Monatsabschluss für Januar gesperrt. Ihre Abrechnung können Sie wie gewohnt durchführen. Die Sperre des Monatsabschlusses wird mit dem nächsten PTF aufgehoben, welches voraussichtlich am Montag den 24. Januar erscheint. Infoniqa Holding AG 3

4 2 Änderungsdienst V02R28, abschließende Arbeiten Im Wesentlichen handelt es sich um Tätigkeiten, die erst nach der Installation des PTF s für die Januarabrechnung 2011 möglich sind. Diese Tätigkeiten sind in der Leistungsbeschreibung (LBS) für den Änderungsdienst V02R28 ausführlich dokumentiert und werden deshalb nur noch zusammenfassend aufgeführt Aktuelle Programmänderungen (PTF) Vor der ersten Bruttolohnabrechnung bzw. vor der vorgezogenen SV-Beitragsermittlung für Januar 2011 müssen aktuelle Programmänderungen (PTF) für Infoniqa Payroll mit dem Installer heruntergeladen und installiert werden Installation abschließen Wichtiger Hinweis Nach dem Herunterladen und der automatischen Installation dieser Programmänderung (PTF) muss ein Programm gestartet werden, das die Installation abschließt: Stellen Sie sicher, dass kein Lohnanwender und keine Lohnjobs aktiv sind! Bitte melden Sie sich als LOHNINST an. Geben Sie den Direktaufruf LCMD ein. Starten Sie das Programm: CALL CLGI2011 Melden Sie sich als LOHNINST ab Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop) Beachten Sie bitte auch die neuesten Updates für den Berichte- und Bescheinigungsmanager (Desktop), die Ihnen zum Herunterladen bereitgestellt werden. Gesetzliche Änderungen für das Bescheinigungsjahr 2011 werden für folgende Formulare berücksichtigt und im Rahmen des Elster Verfahrens übermittelt: Lohnsteuerbescheinigung Lohnsteueranmeldung Die Änderungen sind in der Leistungsbeschreibung zum Änderungsdienst V02R28 ab Seite 63 im Kapitel Elster Verfahren beschrieben ELENA Erforderliche ELENA-Daten bei Kündigung/Entlassung (PE10) Seit dem müssen diverse Angaben zur Kündigung/Entlassung mit dem ELENA Datenbaustein DBKE übermittelt werden. Das bestehende Feld im Personalstamm PE10 ELENA-Daten erforderlich wurde um einen Sonderdialog erweitert. Funktionalität: Anlage eines ELENA-Datenprofils Jederzeit Anpassung des Profils möglich Den Mitarbeitern zuordenbar Infoniqa Holding AG 4

5 Öffnen Sie den Personalstamm (Direktaufruf LVRWPE) Öffnen Sie die Reihenfolge PE10 und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus, der aus dem Unternehmen ausscheidet Um einen Austritt zu erfassen, wählen Sie mit Rechtsklick Erfassen aus oder: betätigen Sie die F10-Taste=Erfassen die Auswahl Erfassen in der Menüleiste Weiter mit Bestätigen Infoniqa Holding AG 5

6 Geben Sie das Austrittsdatum an Geben Sie den Austrittsgrund an Geben Sie bei ELENA-Daten erforderlich an: J=Ja, sodass die Angaben zur Beendigung des Beschäftigungs-/Arbeitsverhältnisses gemacht werden können. Diese Angaben werden für die ELENA-Meldung und für die Arbeitsbescheinigung in Papierform benötigt. Betätigen Sie die Lupe zur Auswahl bzw. Anlage eines Profilsatzes Infoniqa Holding AG 6

7 Es bestehen bisher keine Profile Neuanlage mit dem Button Anlegen Geben Sie einen Auswahlnamen und eine Auswahlbezeichnung an Infoniqa Holding AG 7

8 Die gewünschte Neuanlage wurde erfolgreich durgeführt Hinweis: Der Hinweis fehlerhaft hinter einem Profil bedeutet: Es wurden keine vollständigen oder fehlerhafte Angaben gemacht Das Profil ist in diesem Zustand nicht ausführbar! Infoniqa Holding AG 8

9 Parametererklärung Auswahl 1=Ausführen o Mit dieser Auswahl wird ein bereits bestehendes Profil dem ausscheidenden Mitarbeiter zugeordnet Auswahl 2=Ändern o Mit dieser Auswahl kann ein bereits bestehendes Profil angepasst und geändert werden Auswahl 3=Kopieren o Ein bereits bestehendes Profil kann mit dieser Auswahl komplett mit allen enthaltenen Daten übernommen werden Auswahl 4=Löschen o Ein bestehendes Profil kann gelöscht werden Auswahl 5=Anzeigen o Das Profil kann angezeigt werden Auswahl 2=Ändern alle benötigten Daten müssen angegeben werden fehlerhafte Felder werden rot markiert Hinweis: Die Angaben zur Beendigung des Beschäftigungs-/Arbeitsverhältnisses in den Personaldaten PE10 erfolgen in der gleichen Reihenfolge, wie diese in der Arbeitsbescheinigung zu bescheinigen sind. Für den Druck der Arbeitsbescheinigung mit dem Bescheinigungsmanager werden diese Angaben zugrunde gelegt. Infoniqa Holding AG 9

10 Infoniqa Holding AG 10

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12 Nach vollständigem Ausfüllen des Profils, mit F3=Verlassen und Speichern Infoniqa Holding AG 12

13 Die Änderung ist gespeichert Das Profil ist nach Anpassung fehlerfrei und kann verwendet werden Durch 1=Ausführen wird das angelegte Profil dem Mitarbeiter zugeordnet Das Profil wird geöffnet um letzte Änderungen vornehmen zu können Infoniqa Holding AG 13

14 F3=Verlassen und Speichern ordnet das Profil Befristet Jahresende 2010 dem Mitarbeiter zu Das Profil wurde dem Mitarbeiter zugeordnet, die Neuanlage Erfassen Austritt wird mit F3=Verlassen und speichern beendet. Infoniqa Holding AG 14

15 2.5. Tätigkeitsschlüssel TTS Sonderdialog zur Bestimmung des neuen Tätigkeitsschlüssels Zur Bestimmung des neuen Tätigkeitsschlüssels 2010 erfolgt die Suche nach dem passenden Tätigkeitsschlüssel (nur ausgeübte Tätigkeit) im Sonderdialog, der seit November 2010 besteht. Funktionaler Überblick Anzeige aller bisher in den Personaldaten vorkommenden ausgeübten Tätigkeiten mit dem jeweils 3-stelligen Schlüssel Anzeige aller zukünftig zu verwendenden 5-stelligen Schlüssel für jeden bisher verwendeten Schlüssel (3-stellig) Auswahl der im Unternehmen vorkommenden ausgeübten Tätigkeiten (5-stelliger Schlüssel) für jeden bisher verwendeten 3-stelligen Schlüssel Zuweisung des neuen 5-stelligen Schlüssels für jeden Mitarbeiter, je nach ausgeübter Tätigkeit Übernahme der neuen Schlüssel für die ausgeübte Tätigkeit in die Personaldaten (PE25) wird nach der Installation des Änderungsdienstes V02R29 möglich sein. Hinweis: Weitere Details finden Sie in dem Kapitel Tätigkeitsschlüssel TS2010 der Leistungsbeschreibung V02R Aufwendungsausgleichsgesetz AAG Ab 01. Januar 2011 beginnt der Datenaustausch zum Erstattungsverfahren für die Arbeitgeber. Das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) bestimmt, dass Arbeitgebern, die nicht mehr als 30 Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (ohne Auszubildende) beschäftigen (U1-Pflicht), - das im Rahmen des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) bezeichneten Zeitraums an Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen fortgezahlte Arbeitsentgelt und - die auf die fortgezahlten Arbeitsentgelte entfallenden, von den Arbeitgebern zu tragenden Beiträge zur Bundesagentur für Arbeit, und die Arbeitgeberanteile an Beiträgen zur gesetzlichen Krankenund Rentenversicherung und zur sozialen Pflegeversicherung von den Einzugsstellen (Krankenkassen und Minijobzentrale) erstattet werden, wobei die landwirtschaftlichen Krankenkassen hiervon ausgenommen sind. Des Weiteren bestimmt das AAG, dass den Arbeitgebern (U2-Pflicht) - der nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, sowie - das nach MuSchG bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt sowie - die auf die gezahlten Arbeitsentgelte entfallenden, von den Arbeitgebern zu tragenden SV- Arbeitgeberanteile, von den Einzugsstellen erstattet werden, wobei die landwirtschaftlichen Krankenkassen auch hiervon ausgenommen sind. Antragserfordernis für die Teilnahme am Verfahren Die Teilnahme am maschinellen Erstattungsverfahren durch den Arbeitgeber muss nicht beantragt werden. Identifizierungsmerkmal Die Arbeitgeber reichen die maschinellen Anträge unter Angabe ihrer Betriebsnummer und der Versicherungsnummer des Arbeitnehmers ein. Infoniqa Holding AG 15

16 Abgabegrund Der Abgabegrund ist in den maschinellen Erstattungsanträgen zweistellig numerisch verschlüsselt. Für jeden Erstattungsantrag ist entsprechend des jeweiligen Erstattungsverfahrens einer der folgenden Schlüssel zu verwenden: 01 = Antrag bei Arbeitsunfähigkeit 02 = Antrag bei Beschäftigungsverbot 03 = Antrag bei Mutterschaft Hinweis: Weitere Details sehen Sie in dem Kapitel Aufwendungsausgleichsgesetz der Leistungsbeschreibung V02R KVdR Zahlstellenmeldeverfahren Beginn des maschinellen Verfahrens (Januar 2011) Das maschinelle Zahlstellenmeldeverfahren beginnt zum 01. Januar Die Teilnahme am Zahlstellen-Meldeverfahren ist unabhängig von Beitragsermittlung und abführung. Auch bei einer Befreiung von der Beitragsermittlung und -abführung besteht somit eine Meldepflicht. Eine Meldung bezieht sich immer auf einen Versorgungsbezug. Ein Versorgungsbezugsempfänger kann mehrere Versorgungsbezüge haben. Hinweis zu Privatkrankenversicherten Diese Personen unterliegen nicht dem Zahlstellen-Meldeverfahren. Voraussetzung dafür ist, ein Inhalt im Feld PE PKV Krankenkasse sowie im Feld PE PKV Vertragsnummer. Desweiteren ist in der Datengruppe PE55 im Feld PE KVdR Beitragsabführung mit 1=keine Abführung zu kennzeichnen. In der Hinweisliste über fehlende/falsche Krankenversichertennummern werden diese Versorgungsempfänger nicht mehr aufgelistet. Januar-PTF 2011 Mit dem Januar-PTF 2011 wird ein Satz für die Personaldatengruppe (PE55) mit den Abrechnungswerten Dezember 2010 maschinell gebildet (Wirksamkeitsdatum ). Abmeldung der bisherigen Papiermeldung Vor der Januarabrechnung 2011 wird eine Abmeldung Ende des laufenden Versorgungsbezugs für alle vorhandenen Versorgungsbezüge, die bisher in Form von Papiermeldungen übermittelt wurden, maschinell erzeugt. Diese Abmeldung muss mit dem Bescheinigungsmanager an die Krankenkassen übermittelt werden. Wichtiger Hinweis zum Aktenzeichen des Versorgungsbezuges bei der Zahlstelle Dieses Aktenzeichen ist ein Schlüsselbegriff und muss zur Identifikation mit jeder Meldung mitgeliefert werden. Wenn ein solches Aktenzeichen bereits (bisher Papiermeldungen) für die Kommunikation mit den Krankenkasse verwendet wurde, ist dieses vor der Installation des Januar- PTF s 2011 in den Personaldaten (PE55) im aktuellen Satz für den jeweiligen Versorgungsbezug A, B oder C zu erfassen, damit das Aktenzeichen mit der Abmeldung übermittelt werden kann. Ist kein Aktenzeichen in den Personaldaten PE55 eingetragen, wird es mit leer gemeldet. Infoniqa Holding AG 16

17 Anmeldung Beginn des Versorgungsbezugs Für jeden vorhandenen Versorgungsbezug wird eine Anmeldung Beginn des Versorgungsbezugs erzeugt, die mit dem Bescheinigungsmanager an die Krankenkassen zu übermitteln sind. Das Aktenzeichen des Versorgungsbezuges bei der Zahlstelle, welches als Schlüsselbegriff mitgeliefert werden muss, wird hierbei maschinell ermittelt und zukünftig für jede Meldung weiter verwendet. Das Aktenzeichen setzt sich wie folgt zusammen: 2 Stellen Unternehmensnummer 7 Stellen Personalnummer 1 Stelle Kennzeichen Versorgungsbezug A/B/C 2 Stellen Nummer der Unternehmensgruppe 1 Stelle Leer 7 Stellen ProdID Hinweis: Weitere Details finden Sie in dem Kapitel KVdR Zahlstellenmeldeverfahren der Leistungsbeschreibung V02R28 Rückmeldungen der Krankenkasse an die Zahlstelle Bei Einstieg mit dem Lohnbenutzer LohnXX werden die, über den Bescheinigungsmanager erhaltenen Rückmeldungen der Krankenkasse an die Zahlstelle automatisch gelesen und maschinell in die Datengruppe PE55 (Rentnerdaten) fortgeschrieben. Bei Veränderungen wird eine Liste in die Spool-Datei (Direktaufruf LSPLF) gestellt mit dem Text ZMVMELDUNG Infoniqa Holding AG 17

18 2.7.2 Versteuerung von Versorgungsbezügen Bei der Versteuerung von Versorgungsbezügen (siehe 19 Abs. 2 EStG) wurden ab der Abrechnung folgende Programmänderung vorgenommen: a) der Versorgungsfreibetrag wird erst ab Vollendung des 63 Lebensjahres gewährt, außer der Mitarbeiter ist behindert und hat eine Behinderung von mehr als 49 %. In diesen Fällen wird der Versorgungsfreibetrag bereits mit Vollendung des 60 Lebensjahres gewährt. Das 60. bzw. das 63. Lebensjahr ist vollendet in dem Monat, der auf den Geburtsmonat folgt, außer der Geburtstag fällt auf den 1. des Monat, dann ist das Lebensjahr mit Erreichen dieses Monats vollendet. Der Versorgungsfreibetrag wird ohne Prüfung auf das Geburtsdatum gewährt für: Erwerbsminderungsrente Hinterbliebenenrente Erziehungsrente Die Rentenart wird im Feld PE Rentner/Rentnerantragsteller hinterlegt b) Werden Versorgungsbezüge berichtet, für die der Versorgungsfreibetrag nicht zur Anwendung kommt, werden die Bezüge der normalen Versteuerung zugeführt. c) Hiervon betroffen sind: 1. Laufende Versorgungsbezüge versteuert als laufender Bezug 2. Einmaliger Versorgungsbezug versteuert als Einmaliger Bezug 3. Versorgungsbezug auf mehrere Jahre versteuert als Bezug auf mehrere Jahre d) Die Überwachung des Alters erfolgt in der Steuerroutine für das Abrechnungsjahr Die Versteuerungslogik unterliegt auch der Rückrechnung. Für behinderte Mitarbeiter oder auch für behinderte Versorgungsempfänger sind die Schwerbehindertendaten zu erfassen (Datengruppe SB05 in der Stammdatenverwaltung. Direktaufruf LVRWSB oder über Stammdaten verwalten, Personalstamm, Schwerbehindert) 2.8. Beschäftigung während der Elternzeit Für Arbeitnehmer die während der Elternzeit weiter beschäftigt sind gilt: Geringfügig beschäftigt Hier muss mit einer 2. Personalnummer als Minijob gearbeitet werden. Die erste Personalnummer ist im Feld PE SV Fehlzeiten mit der Fehlzeit 51=Elternzeit zu versehen. Bitte beachten Sie, dass in beiden Personalnummern im Feld PE Mehrfachbeschäftigter, der Schlüssel 1=mindestens eine weitere Beschäftigung zu setzen ist. Beschäftigung mit reduzierter Arbeitszeit: Bei reduzierter Arbeitszeit, nicht nur geringfügiger Beschäftigung (der Arbeitnehmer ist im Feld PE TTS Vertragsform als Teilzeitbeschäftigter geführt) ist der Arbeitnehmer mit dem Schlüssel 8=TZ < 18 Wochenstunden oder mit dem Schlüssel 9=TZ > 18 Wochenstunden im Feld PE Tätigkeitsschlüssel (B1) zu kennzeichnen. Infoniqa Holding AG 18

19 2.9. Wartetage Wann entstehen Wartetage? Hat ein Mitarbeiter aufgrund derselben Krankheit alle 42 Entgeltfortzahlungstage ausgeschöpft, besteht Anspruch auf Krankengeld. Arbeitet der Mitarbeiter nach diesen 42 Tagen mindestens einen Tag, und lässt sich daraufhin mit derselben Krankheit krankschreiben, so entsteht an dem Tag der Feststellung der Krankheit ein Wartetag. Der Anspruch auf Krankengeld besteht ab dem Tag nach der Feststellung der Krankheit. Beispiel 1: Ab dem 43. Tag wäre der Mitarbeiter wieder arbeitsfähig, geht allerdings wegen derselben Krankheit zum Arzt. Es entsteht kein Wartetag. Der Anspruch auf Krankengeld besteht sofort nach ärztlicher Feststellung der Krankheit. Beispiel 2: Der Mitarbeiter geht nach Beendigung der Krankheit am 43. Tag wieder arbeiten. Am 44. Tag ist er wegen derselben Krankheit ärztlich krankgeschrieben. Es entsteht für den 44. Tag ein Wartetag. Der Anspruch auf Krankengeld ist ab dem 45. Tag geltend zu machen. Beispiel 3: Der Mitarbeiter ist nach Ausschöpfung der 42 Entgeltfortzahlungstage wieder gesund und geht ab dem 43. Tag arbeiten. Nach einer Woche wird er wegen einer anderen Krankheit ärztlich arbeitsunfähig geschrieben. Es entsteht kein Wartetag. Es entsteht neuer Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Hinweis zu Wartetage: Voraussetzung für Wartetage ist völlige Ausschöpfung aller 42 Entgeltfortzahlungstage Ein Wartetag kann nur entstehen bei einer Krankheitsunterbrechung von mindestens einem Arbeitstag Wartetage sind als unbezahlte Fehlzeit im Feld PE SV Fehlzeiten mit dem Schlüssel 22=unbezahlte Fehlzeit zu kennzeichnen Krankengeldanspruch besteht erst ab dem Tag, der auf den Tag der ärztlichen Feststellung folgt, sofern ein Wartetag entstanden ist Wartetage sind als SV-Tage zu werten und bei Feststellung der Beitragspflicht von Einmalzahlungen zu berücksichtigen, unabhängig davon, ob für den Wartetag noch laufendes Arbeitsentgelt gezahlt wird oder nicht Wartetage gelten nur in der gesetzlichen Krankenversicherung Infoniqa Holding AG 19

20 3 Lohnsteuer Programmablaufplan 2011 Mit dem PTF wird der amtliche Programmablaufplan (Lohnsteuer 2011) für die maschinelle Berechnung der vom Arbeitslohn einzubehaltenden Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags und der Maßstabsteuer für die Kirchenlohnsteuer in 2011 installiert. Bei der Steuerermittlung ab der Abrechnung Januar 2011 werden die Änderungen berücksichtigt. Hinweis: Freibeträge, die unterjährig eingetragen wurden, werden nicht gelöscht. Bitte prüfen Sie die Lohnsteuermerkmale Vorsorgepauschale Private Basiskranken- und Pflege-Pflichtversicherung Der Vorsorgeaufwand wird im Jahresabschluss 2010 in der Datengruppe PE25 nicht auf 0,00 gesetzt. Siehe Feld PE PKV Vorsorgeaufwand und PE PPV Vorsorgeaufwand. Die dem Arbeitgeber mitgeteilten Beiträge über die voraussichtlichen privaten Basiskranken- und Pflege- Pflichtversicherungsbeiträge des Kalenderjahres 2010 sind im Rahmen des Lohnsteuerabzugs 2011 sowie 2012 und 2013 (weiter) zu berücksichtigen, wenn keine neue Beitragsermittlung erfolgt. Für den in 2011 vorzunehmenden Lohnsteuerabzug kann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber aber auch eine Beitragsbescheinigung des Versicherungsunternehmens vorlegen, die die voraussichtlichen privaten Basiskranken- und Pflegepflichtversicherungsbeiträge des Kalenderjahres 2011 oder die nach 10 Abs. 2a Satz 4 Nr. 2 EStG übermittelten Daten für das Kalenderjahr 2010 enthält. Diese Beitragsbescheinigungen sind auch im Rahmen des Lohnsteuerabzugs 2012 und 2013 (weiter) zu berücksichtigen, wenn keine neue Beitragsermittlung erfolgt. Infoniqa Holding AG 20

21 4 Sozialversicherung Standard Wertedatenbank Mit der Installation der aktuellen Programmänderung (PTF) werden die SV-Rechengrößen in der Standard- Wertedatenbank maschinell aktualisiert. Die aktuellen SV-Rechengrößen 2011 können vom Lohnbenutzer LOHNxx oder vom Lohnadministrator LOHNADMIN angezeigt werden: Lohnbenutzer LOHNxx Stamm- und Berichtsdaten Stammdaten anzeigen Stammdaten anzeigen Teil II Rechengrößen anzeigen Lohnadministrator LOHNADMIN: Datenbanken anzeigen/verwalten Rechengrößen anzeigen Wirksamkeitsdatum mit 1 auswählen Infoniqa Holding AG 21

22 Es wird die Seite 1 / 4 angezeigt. Durch Betätigen der Eingabetaste werden weitere Rechengrößen angezeigt. Infoniqa Holding AG 22

23 5 Abschlussarbeiten für das Jahr DEÜV Jahresmeldungen Termin: spätestens Wie bei den Monatsmeldungen ist der Prüflauf und die Ermittlung von DEÜV Jahresentgeltmeldungen in den Ablauf der monatlichen Abrechnung integriert. Die entsprechenden Listen werden in der Abrechnungsperiode März maschinell erstellt, wenn die Abrechnungsperiode für den Abruf nicht auf einen anderen Monat verändert wurde. Nettolohn abrechnen In der Abrechnungsperiode März, wenn der Monat für Jahresmeldungen nicht geändert wurde, wird im Arbeitsgebiet Nettolohn abrechnen die Prüfliste für die DEÜV Jahresentgeltmeldungen maschinell gedruckt. Monatsabschluss Im Monatsabschluss der Abrechnungsperiode März, wenn der Monat für Jahresmeldungen nicht geändert wurde, wird die Ermittlung von DEÜV-Meldungen für die DEÜV Jahresentgeltmeldungen automatisch durchgeführt und die Liste mit den DEÜV-Meldungen gedruckt. Übermittlung Die Übermittlung der DEÜV-Meldungen muss vom Lohnbenutzer LOHNxx oder dem Lohnadministrator LOHNADMIN manuell gestartet werden, um die DEÜV-Meldungen für die elektronische Übermittlung mit dem Bescheinigungsmanager (Desktop) bereitzustellen. Lohnbenutzer LOHNxx oder Direktaufruf LABRDV 4. Auswertungen und Berichte Abrufen DEÜV... Monat für Jahresmeldung festlegen Infoniqa Holding AG 23

24 Wenn die DEÜV-Jahresentgeltmeldungen bereits vor der Abrechnungsperiode März übermittelt werden sollen, kann gewählt werden, ob die Prüfliste und die Ermittlung der Jahresentgeltmeldungen entweder in der Abrechnungsperiode Januar oder Februar maschinell erzeugt werden. Die Standardeinstellung März kann vom Lohnadministrator LOHNADMIN wie folgt geändert werden: Wählen Sie 3. Anwendung anpassen aus. Wählen Sie Ihre Unternehmensgruppe aus Im Fenster rechts oben geben Sie unter Monat für Jahres-DEÜV als Monat 01, 02 oder 03 an. Infoniqa Holding AG 24

25 5.2. Übermittlung Lohnsteuerbescheinigungen Termin: spätestens Die Lohnsteuerbescheinigungen, die das Bescheinigungsjahr 2010 und folgende betreffen, müssen authentifiziert übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass die erforderlichen Einstellungen für das Elster- Zertifikat im Bescheinigungsmanager (Desktop) vorgenommen wurden Schwerbehindertenmeldungen Termin: spätestens Mit dem Bescheinigungsmanager (Desktop) können die Schwerbehindertenmeldungen über REHADAT maschinell übermittelt werden. Die Vorgehensweise hierfür ist in der Funktionsbeschreibung Vierteljährliche Verdiensterhebung und Schwerbehindertenauswertung beschrieben. Die Funktionsbeschreibung (PDF) kann mit dem Installer heruntergeladen werden Meldungen, Lohnnachweis Termin: spätestens Der Lohnnachweis 2011 für die Berufsgenossenschaft muss weiterhin in Papierform übermittelt werden, obwohl die Daten für die Unfallversicherung mit den DEÜV-Jahresmeldungen elektronisch übermittelt werden. Die Berufsgenossenschaftsliste wird wie folgt abgerufen: Direktaufruf LWDHDRU oder 4. Auswertungen und Berichte Abrufen Auswertungen Listenart BG_Liste mit 1(=Auswählen) 5.5. Jahreslohnkonto drucken Die Jahreslohnkonten 2010 müssen ausgedruckt und archiviert werden. Der Zeitpunkt für das Drucken wird durch mögliche Korrekturen auf 2010 bzw. durch mögliche Märzklausel-Fälle bestimmt. oder Direktaufruf LDRUJKT 5. Abschlussarbeiten Jahreslohnkonto drucken Infoniqa Holding AG 25

26 6 Weitere Arbeiten vor der Abrechnung Januar Wechsel in die private Krankenversicherung Die Versicherungsfreiheit tritt nach den Neuregelungen im Rahmen der Gesundheitsreform bereits wieder nach einmaligem Überschreiten der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAE-Grenze) ein. Arbeitnehmer oberhalb dieser Versicherungspflichtgrenze können somit früher in die PKV wechseln, vorausgesetzt das regelmäßige Jahresarbeitsentgelt übersteigt auch die Versicherungspflichtgrenze des nächsten Jahres. Die Gesetzesänderung tritt bereits am 31. Dezember 2010 in Kraft, damit diejenigen, deren Arbeitsentgelt die JAE-Grenze im Jahr 2010 überstiegen hat, die aber zum Ende des Jahres 2010 die bisher geltende dreijährige Wartefrist noch nicht erfüllen, bereits zum Jahresbeginn 2011 versicherungsfrei werden. Auch Berufsanfänger oberhalb der JAE-Grenze können sich künftig ab 01. Januar 2011 freiwillig versichern Prüfung Besteuerungsmerkmale Lohnsteuerkarte Die Lohnsteuermerkmale aus der Lohnsteuerkarte 2010 bleiben in den Personaldaten PE20 für 2011 erhalten. Die Lohnsteuerkarte 2010 ist die letzte ihrer Art und bleibt auch für das Jahr 2011 gültig. Sie darf deshalb am Jahresende 2010 nicht vernichtet werden. Ab 2012 werden die Lohnsteuermerkmale im Rahmen des ELSTAM-Verfahrens durch den Arbeitgeber für seine Beschäftigten abgerufen. Hinweis Änderungen der Lohnsteuermerkmale sind dem Arbeitgeber nach Klärung mit dem Finanzamt vorzulegen. Besonderer Hinweis: Wurde im Laufe des Jahres 2010 ein Jahresfreibetrag in der Datengruppe PE20 eingetragen, dann muss für diesen Mitarbeiter ab der Januarabrechnung 2011 der monatliche Freibetrag entsprechend angepasst werden. Beispiel: Eingetragener Jahresfreibetrag ab Juli 2010: 6000,- Dies ergibt einen monatlichen Freibetrag von 1000,- Für 2011 muss der monatlicher Freibetrag zum Wirksamkeitsdatum auf 500,- angepasst werden KK-, UV-, BV-Stammdaten aktualisieren Mit der monatlichen Aktualisierung der Krankenkassendaten werden nicht nur die Änderungen, z.b. Fusionen von gesetzlichen Krankenkassen erkannt, sondern auch die zentralen Stammdaten für die Unfallversicherungen, sowie die Umlageprozentsätze (U1+U2) und die berufsständischen Versorgungseinrichtungen aktuell gehalten. Infoniqa Holding AG 26

27 7 Verdienststrukturerhebung Wenn Sie in den letzten Tagen oder Wochen von ihrem statistischem Amt aufgefordert wurden, die Verdienststrukturerhebung 2010 mit den Daten vom Oktober 2010 zu melden. Der Abgabetermin ist der März Die manuelle Aufbereitung der Daten ist äußerst komplex und deshalb sehr zeitaufwendig. Das Zusatzmodul MRVSE "Verdienststrukturerhebung 2010" wird noch im Laufe des Monats März 2011 verfügbar gemacht. Für weitere Informationen steht Ihnen Frau Marika Schüller zur Verfügung. 8 Schlussbemerkungen Bundesdatenschutzgesetz Für den Schutz und die Sicherheit von personenbezogenen Daten sind im Bundesdatenschutzgesetz umfangreiche Vorschriften erlassen worden. Als Lizenznehmer sind Sie für deren Einhaltung verantwortlich. Zuständigkeit für die Dokumentation Zuständig für sachliche Auskünfte zum Inhalt: P&C Midrange GmbH Hanns-Klemm-Str Böblingen Infoniqa Holding AG 27