Sprechtag für ITN- Antragsteller Dorothea Ossenberg-Engels, Hanna Pletziger, Dr. Martina May NKS Mobilität Bonn, 24.

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1 Sprechtag für ITN- Antragsteller 2012 Dorothea Ossenberg-Engels, Hanna Pletziger, Dr. Martina May NKS Mobilität Bonn, 24. Oktober 2012

2 Der Arbeitsplan

3 Arbeitsplan Gliederung in Workpackages (WP) Weitere Gliederungsmöglichkeiten Zusammenfassung mehrerer WPs in Module Untergliederung der WPs in Tasks Darstellung der Workpackages und der Projekte der einzelnen Forscher in B.2 S&T Quality Überblick über den Arbeitsplan inklusive Milestones, Deliverables, Aufgabenverteilung, Zeitplan, Entsendungen in B.4 Implementation

4 Workpackages (WPs) ein WP enthält i.d.r. mehrere ESR/ER-Projekte Informationen pro WP Art der Aktivitäten im WP (z.b. Forschung, Training, Dissemination, Outreach, Management etc.) WP-Leader weitere beteiligte Einrichtungen Dauer (über Start- und Endzeitpunkt) für jedes ESR/ER-Projekt Titel Gasteinrichtung relevante(s) WP(s) Dauer und geplantes Startdatum

5 WPs und ESR/ER-Projekte im Antrag

6 Tipps zur Erstellung des Arbeitsplans realistischer Zeitplan alle WPs müssen zu den Zielen des Gesamtprojekts passen Bezüge / Komplementaritäten zwischen WPs darstellen realistische Anzahl wissenschaftlicher WPs in durchschnittlichem Multi-ITN häufig 3-5 wissenschaftliche WPs zu viele oder zu wenig WPs ungeeignet für Strukturierung des Projekts

7 Tipps zur Erstellung des Arbeitsplans -2- neben wissenschaftlichen WPs i.d.r. eigene WPs für Management und Training, häufig auch für Recruitment, Dissemination, Events / Networking etc. möglichst detaillierte und umfassende Darstellung klare Definition der ESR/ER-Projekte im Kontext des WP klare Aufgabenverteilung WPs sollten mehr als einen Partner betreffen (Kollaboration) Synergien aufzeigen! adäquate Beteiligung von Partnern aus dem privaten Sektor sicherstellen WP-Leader aus dem privaten Sektor gerne gesehen

8 Milestones und Deliverables Milestones sind Kontrollpunkte, an denen Entscheidungen bezüglich des nächsten Projektabschnitts erforderlich sind dienen zur Überwachung des Projektfortschritts Deliverables sind spezifische messbare Resultate/Ergebnisse von Prozessen abzulieferndes Resultat Verpflichtung gegenüber REA

9 Milestones und Deliverables -2- möglichst detaillierte Darstellung spiegeln den zeitlichen Ablauf des Projekts wider Verteilung über den gesamten Projektzeitraum genaue Anzahl je nach Projekt unterschiedlich für alle Bereiche des Projekts (Forschung, Management, Recruitment, Training, Dissemination, Outreach etc.) sowohl für Gesamtprojekt als auch für einzelne ESR/ER- Projekte nicht jeder Milestone muss auch mit einem Deliverable verknüpft sein

10 Milestones und Deliverables im Antrag Vorgegebene Tabellen in B.4. Implementation

11 Milestones Nutzen zur Überwachung des Projektfortschritts gegeben? Messbarkeit Indikatoren (qualitativ/quantitativ) für Erreichung? Was passiert, wenn der Milestone nicht / verspätet erreicht wird? Risikoanalyse + Notfallplan Lässt der Zeitpunkt des Milestone Spielräume zur Durchführung des Notfallplans keine Milestones am Ende der Projektlaufzeit

12 Deliverables ergeben sich aus dem Projekt verschiedene Vertraulichkeitsstufen public der Öffentlichkeit zugänglich restricted nur einer vom Konsortium definierten Gruppe und KOM zugänglich confidential nur Mitgliedern des Konsortiums und KOM zugänglich nicht zu wenig public Deliverables verschiedene Arten Reports Publikationen Veranstaltungen weitere, z.b. Methoden, Patente, Software, etc.

13 Beispiel: Projekt (36 Monate) M0-6 Stellenbesetzungsverfahren M6 MS1 Einstellung des Wissenschaftlers mit Beginn M7 erfolgt M7-9 Literaturstudium + Formulierung von Arbeitsthesen M9 MS2 Literaturstudium abgeschlossen, Arbeitsthesen liegen vor M10-12 Erstellen und Testen eines Fragebogens M12 MS3 verwendbarer Fragebogen liegt vor M12 D1 Fragebogen M13-15 Erhebung von Daten in Land 1 M15 MS4 Datenerhebung in Land 1 abgeschlossen M16-18 Datenerhebung in Land 2 (Entsendung) M18 MS5 Datenerhebung in Land 2 abgeschlossen M19-21 Datenerhebung in Land 3 (Entsendung) M20 D2 erfolgreiche Teilnahme an Schulung Präsentationstechniken M21 MS6 Datenerhebung in Land 3 abgeschlossen

14 Beispiel -2- M22-24 Datenerhebung in Land 4 (Entsendung) M24 MS7 Datenerhebung in Land 4 abgeschlossen M24 Teilnahme an Summer School M24 MS8 zusätzliche Auswertungstechnik erlernt M25-36 Auswertung und Vergleich der Daten M30 MS9 Auswertung Land 1-4 abgeschlossen M31 D3 Konferenzteilnahme/Präsentation M36 MS10 Vergleich der Daten abgeschlossen M37-39 Fertigstellung der Dissertation M 37 D4 Veröffentlichung in Journal xy M 39 MS11 Abgabe der Dissertation M 39 D5 Dissertation M40-42 Vorbereitung der Verteidigung M 42 MS12 Dissertation erfolgreich verteidigt M 42 D6 Verteidigung

15 Das Projekt auf einen Blick: B.8 Gantt Chart

16 Das Training

17 Elemente des Trainingsprogramms Training in der Forschungsgruppe an der Gasteinrichtung netzwerkweit

18 In der Forschungsgruppe Training through research: Kern des wissenschaftlichen Trainings jeder ESR/ER hat ein Projekt/Thema, anhand dessen er wissenschaftlich arbeitet Wissenschaftliche Trainingssessions Projektmanagementaufgaben in der Organisation von Konferenzen, Summer Schools

19 An der Gasteinrichtung Trainingsressourcen darstellen in Bezug auf: Wissenschaftliches Training: Kurse im Rahmen von bestehenden Graduiertenkollegs, Vorlesungen und Seminare, die im Rahmen des normalen Vorlesungsverzeichnisses angeboten werden etc. Zusätzliches Training: Zentrum für Schlüsselqualifikationen, Career Center etc.

20 Netzwerkweit Entsendungen: sollten bereits möglichst genau geplant werden (Wer geht wohin?, Inhalte, Dauer) üblicherweise ca. zwei Entsendungen für 2-6 Monate wichtig: Industrieaustausch Übersichtstabelle in B 4 (B.4.3 List of secondments), in B 3 evtl. noch vereinfachte Entsendungstabelle:

21 Netzwerkweit Heimateinrichtung 1. Entsendung (Jahr 1) 2. Entsendung (Jahr 3) ESR 1 Universität DE Universität FR Industrie UK ESR 2 Industrie UK Universität DE Forschungseinrichtung CH ESR 3 Universität FR Industrie DE Universität PL

22 Netzwerkweit Formate des netzwerkweiten Trainings: Konferenzen, Workshops, Summer Schools, Master Classes Verpflichtend: Eine Abschlusskonferenz, Einbeziehung der Öffentlichkeit, v.a. Fachpublikum von außerhalb des Netzwerks Ziele: Wissenstransfer im Netzwerk, Best-Practice- Austausch, wissenschaftliches Training, Training in Soft Skills und komplementäres Training

23 Netzwerkweit Wichtig: Events sollten schon möglichst konkret geplant werden (Termin und Dauer, Ort, zuständige Einrichtung, Inhalte, Teilnehmer) Veranstaltungen können aneinander angedockt werden (z.b. Kombination einer Konferenz mit Summer School o.ä.) Frequenz hängt vom allgemeinen Trainingsprogramm ab Überblicksdarstellung in Tabelle in B 3 (Table B.3.2 Main Network-Wide Training Events, Conferences and Contribution of Beneficiaries)

24 Netzwerkweit Supervision: Betreuung nur durch Scientist in Charge an der Heimateinrichtung reicht nicht Supervision Arrangements mit mehreren (intersektoralen) Betreuern erwünscht auch zeitliches commitment der SiCs muss angegeben werden ESR ESR SiC SiC Ind SiC SiC 1 SiC 2

25 Übergreifend zu berücksichtigen Career Development Plan: Gemeinsam mit Scientist in Charge an der Heimateinrichtung werden kurz-, mittel- und langfristige Ziele (wissenschaftlich und Training) der Karriereentwicklung definiert Maßnahmen zum Erreichen dieser Ziele werden festgelegt, z.b. bestimmte Kurse, Entsendungen in die Industrie oder zu anderen Partnern etc. Regelmäßige Prüfung und Aktualisierung Anhang zum Arbeitsvertrag des Forschenden

26 Übergreifend zu berücksichtigen Erfahrungsstufe (ESR vs. ER): Sollte bei der Planung des Trainings berücksichtigt werden Trainingsinhalte: wissenschaftlich: im eigenen Forschungsprojekt, in Kursen/Seminaren/Workshops etc. komplementär/soft-skill: Sprachkurse, wissenschaftliches Schreiben/ Vortragen in internationalen Zusammenhängen, Präsentationstechniken, Lehre + Tutoring, Projekt- + Finanzmanagement, fund raising, Kommunikations- + Netzwerkfähigkeiten

27 Übergreifend zu berücksichtigen Einbindung und Rolle der Partner aus dem privaten Sektor sollte detailliert dargestellt werden Gegenseitige Anerkennung der erbrachten Leistungen Nachweis darüber, dass bei einem Partner des Netzwerkes erbrachte Trainingszeiten und ergebnisse formal von allen anderen Partnern anerkannt werden

28 Das Management

29 Definition Management Das Management umfasst sowohl die Organisation als auch die Personen, die diese Funktionen ausüben und entsprechende Managementkompetenzen benötigen. Zu den typischen Aufgaben des Managements gehören Planung, Organisation, Führung und Kontrolle. Das Management regelt: Verantwortlichkeiten die Koordination von Aktivitäten die Kommunikation zwischen allen Beteiligten (Partner, Projektteams, Wissenschaftler, REA, etc.) das Monitoring

30 2013 PEOPLE Programme Guide for Applicants B.4 IMPLEMENTATION Describe the organisation and management structure of the network and the techniques to be used to co-ordinate its activities as well as the methods foreseen to ensure good communication between the research teams and to monitor progress. Outline the financial management strategy of the network. Any relevant project management experience of the participants should be described (such as previous and current involvement in projects under the Marie Curie Actions). Describe the composition and function of the supervisory board. The proposal should contain information on the recruitment strategy so as to meet the requirement of competitive international recruitment and to promote equal opportunities. Information on conditions of employment should also be outlined. Explain how you intend to act in line with the principles of the European Charter for Researchers and the Code of Conduct for their recruitment. Describe how you intend to ensure a gender balance, both at the level of recruitment and that of decision-making within the project. Where appropriate, describe the approach to be taken regarding any intellectual property that may arise from the research activities of the network.

31 Participative Management Participative Management bedeutet: die aktive Beteiligung der Fellows (ESRs und ERs representatives) im Supervisory Board und an Entscheidungsprozessen Benennung eines Training Programm Managers, Ombudsmann und/oder Fellow Vertreters Transparenz: Zugang der Fellows zu allen offiziellen Dokumenten Aktive Rolle der ESRs und ERs im Management

32 ITN Managementprozesse Kommunikationsmanagement einschl. Entscheidungsprozesse und Konfliktlösung Monitoring und Risikomanagement Finanzmanagement Rekrutierungsmanagement Management des Umgangs mit geistigem Eigentum Management der Trainingseinheiten und der Entsendungen Management der Öffentlichkeitsarbeit Management der ethischen Aspekte (wenn betroffen)

33 Managementprozess Rekrutierung Internationale, möglichst breite Ausschreibung Publikation auf EURAXESS Jobs verpflichtend Offen, transparent, unparteiisch und objektiv Chancengleichheit ( 40% Forscherinnen), Gender Balance Konformität zu Principles of the European Charter for Researchers and the Code of Conduct for the Recruitment of Researchers Erfüllung der Zulassungskriterien Prozessbeschreibung (Auswahlverfahren, Stellenbeschreibung etc.)

34 Managementprozess IPR Regelung des Umgangs mit geistigem Eigentum Verfahren zur wirtschaftlichen Verwendung von wissenschaftlichen Ergebnissen Umgang mit Veröffentlichungen und der Verbreitung von Ergebnissen European IPR Helpdesk, Guide to Intellectual Property Rules for FP7 projects (EC, Version 3) European Research Area Guidelines on Intellectual Property (IP) Management in International Research Collaboration, Agreements between European and Non- European Partners (Juni 2012)

35 ITN Managementstruktur I Die gewählte Managementstruktur sollte die ITN- Prozessanforderungen optimal berücksichtigen. Angaben zu den Managementeinheiten: Institutionelle/personelle Zusammensetzung (Expertisen) Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten, Rechte und Pflichten Entscheidungsmechanismen (Mehrheitenregelung) Konfliktlösung Kommunikationsstrategie (Zusammenkünfte, Telefonkonferenzen, Internet, etc.)

36 ITN Managementstruktur II Verpflichtende Managementeinheiten: Koordinator: koordiniert das Gesamtprojekt Verbindungsperson zur REA Supervisory Board: zentrale Organisationseinheit, in der alle Partner vertreten sind (volle, assoziierte Partner, privater Sektor sowie ggf. weitere Stakeholder) Koordiniert die netzwerkweitern Trainingsaktivitäten

37 Managementeinheiten I Weitere mögliche Managementeinheiten: Management Support Team: unterstützt Supervisory Board und/oder Koordinator Work Package Team/Leader: Implementierung und Monitoring der Arbeitspakete, Abstimmung zwischen den Arbeitspaketen Financial Manager: koordiniert den Geldfluss und das Finanzreporting Training Manager/Committee: stellt die Implementierung, das Mentoring und das Karriereentwicklungsprogramm sicher Recruitment Manager/Committee: koordiniert das Rekrutierungsverfahren der ESRs und ERs

38 Managementeinheiten II (Scientific) Advisory Board: Unabhängige Berater, liefert externe Expertise und gibt Empfehlungen Steering Committee: Lenkungs- und Steuerungausschuss IPR Committee: regelt den Umgang mit geistigem Eigentum, Veröffentlichungen, etc. Dissemination Manager/Committee: Nutzung und Verbreitung der Projektergebnisse

39 Managementstruktur BeispieI

40 Netzwerkstruktur und Verträge Grant Agreement Partner 1 Partner 2 Partner 6 Koordinator Partner 3 Assoz. Partner 1 Assoz. Partner 2 Partner 5 Partner 4 Konsortialvertrag Partnerschaftsvertrag Arbeitsvertrag