Anwenderdokumentation EuroPlus

Transkript

1 CARDIS Reynolds Mindestvoraussetzung zur Installation der ist die Version Die ist Voraussetzung für die Aktivierung der HAP 3.0-Schnittstelle.

2 INHALT Allgemeine Installationshinweise...3 Wichtige Hinweise für diese Version...3 Vorarbeiten Update...3 Prüfung der Update-Ordner...3 Mindestvoraussetzung für diese Version...4 Nacharbeiten Update...4 Funktionsänderungen...5 HAP 3.0-Schnittstelle...5 Prüfung der Datenqualität...5 Korrektur fehlerhafter Datensätze...6 Halbautomatische Verarbeitung von Interessenten...7 EuroPlus Task-Manager...10 Qualitätsmaßnahmen...11 Tagesende...11 Auftragsprogramme...11 Fahrzeugstamm...11 Schnittstellen zu DatevPro und EuroPlus Finance...11 Renault...11 Hyundai...11 Nissan...11 Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 2 von 11

3 ALLGEMEINE INSTALLATIONSHINWEISE WICHTIGE HINWEISE FÜR DIESE VERSION Das Update darf nur auf eine EuroPlus Version eingespielt werden. Das Update enthält umfangreiche Erweiterungen und Qualitätsmaßnahmen, u.a. HAP 3.0-Schnittstelle. EuroPlus Task-Manager zum automatischen Start der HAP 3.0-Schnittstelle. Druck des Buchungsjournals auf ausgewähltem Drucker. Rechnungsdruck bei fehlenden Zahlungskonditionen. Vorbereitung für die Arbeitsfelder 3 und 4 des SKR51. VORARBEITEN UPDATE Vor der Installation müssen alle Datenbankverbindungen geschlossen werden. Es darf kein Anwender angemeldet sein. Alle Schnittstellen sind zu beenden und nach erfolgtem Update neu zu starten. Es ist empfehlenswert, den Server vor dem Update neu zu starten. Die Ordner D:\APPL\EuroPlus\Update und K:\EuroPlus\Update sind vor dem Start des Updates zu leeren. PRÜFUNG DER UPDATE-ORDNER Bevor das Update gestartet wird, ist zu prüfen, ob sich noch Dateien und Unterordner älterer Installationen in den Verzeichnissen D:\APPL\EuroPlus\Update und K:\EuroPlus\Update befinden. Windows-Explorer starten. Nacheinander die Verzeichnisse D:\APPL\EuroPlus\Update und K:\EuroPlus\Update öffnen. Evtl. Unterordner löschen. Die Datei Update.exe muss nicht gelöscht werden. Beim Einspielen des Updates ist darauf zu achten, dass als Zielverzeichnis das lokale EuroPlus- Installationsverzeichnis am Server (in der Regel D:\APPL\EuroPlus\Update) ausgewählt wird. DIE VERWENDUNG VON NETZLAUFWERKEN KANN ZU FEHLERN FÜHREN! Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 3 von 11

4 MINDESTVORAUSSETZUNG FÜR DIESE VERSION Seit der EuroPlus Version können EuroPlus Updates nur noch schrittweise auf die vorhergehende Version eingespielt werden. Die jeweilige Mindestvoraussetzung wird im Abschnitt WICHTIGE HINWEISE FÜR DIESE VERSION der Änderungshinweise sowie auf der Internetseite bekannt gegeben. Wird ein EuroPlus Update auf eine Version eingespielt, die älter ist als die Mindestvoraussetzung, bricht der Updateprozess mit einer Fehlermeldung ab. Nach Bestätigen der Fehlermeldung mit OK zeigt die folgende Zusammenfassung u.a. die aktuelle Datenbankversion an. Ist hier, wie im obigen Beispiel gezeigt, eine ältere Version als die Mindestvoraussetzung aktiv, müssen zunächst die fehlenden EuroPlus Versionen installiert werden. Diese stehen auf der Internetseite zum Download bereit. Vor jeder Installation sind unbedingt die versionsspezifischen Änderungshinweise zu beachten! Vor der Installation jedes EuroPlus Updates ist der Inhalt des Update-Ordners zu prüfen und ggfs. zu löschen, s. Abschnitt PRÜFUNG DER UPDATE-ORDNER. NACHARBEITEN UPDATE Nach dem Update auf die EuroPlus muss am Server EuroPlus gestartet werden, um die Datenbanken zu aktualisieren. Weitere Informationen zum Einspielen eines EuroPlus-Updates sind in der separaten Installationsanleitung verfügbar (siehe hier). Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 4 von 11

5 FUNKTIONSÄNDERUNGEN HAP 3.0-SCHNITTSTELLE Mit der vorliegenden EuroPlus steht die HAP 3.0-Schnittstelle zur Aktivierung bereit, die zum Jahresende 2016 die HAP 2.5-Schnittstelle ablösen wird. Die HAP 3.0-Schnittstelle wurde um folgende Punkte erweitert. Zusätzliche Felder in den Bereichen Kunde und Fahrzeug. Offene Aufträge und Gutschriften. Halbautomatische Verarbeitung von Interessenten im Personenstamm. Programm zur Prüfung der Datenqualität. Start und Überwachung durch den neuen EuroPlus Task-Manager. Kein manuelles Starten der HAP-Schnittstelle mehr. Verhinderung von Mehrfachstarts der HAP-Schnittstelle. PRÜFUNG DER DATENQUALITÄT Vor der Aktivierung der HAP 3.0-Schnittstelle durch die EuroPlus-Hotline ist die Prüfung der Datenqualität durchzuführen. Die Prüfung kann nach Installation der EuroPlus jederzeit durchgeführt und beliebig oft wiederholt werden. Erst nach fehlerfreiem Durchlaufen der Prüfung kann die Schnittstelle aktiviert werden. In den Favoriten den Punkt Renault EuroPlusHAP-Konfiguration öffnen. Die Registerkarte Prüftools öffnen. Den Pfad der Ergebnisdatei über die Schaltfläche Den Test Datenqualität starten. auswählen. Je nach Größe des Kunden- und Fahrzeugstamms kann die Prüfung der Datenqualität mehrere Stunden dauern! In dieser Zeit kann der EuroPlus-Server spürbar langsamer reagieren und die Arbeit mit EuroPlus verzögern. Wir empfehlen daher, den Prüflauf außerhalb der Geschäftszeiten durchzuführen. Am Ende der Prüfung wird eine Meldung mit dem zusammengefassten Prüfergebnis angezeigt. Nach Bestätigung der Meldung öffnet sich das ausführliche Prüfprotokoll HapDatenqualiTestLog.txt in einem Texteditor. Diese Datei wird im angegebenen Pfad der Ergebnisdatei gespeichert und kann jederzeit wieder geöffnet werden. Die Ergebnisse weiterer Prüfläufe werden an die Datei angehängt. Zusätzlich zeigt auch das Programm EuroPlusHAP-Konfiguration die Anzahl der fehlerhaften Datensätze an. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 5 von 11

6 Das Prüfprotokoll zeigt bei jedem Testlauf zunächst die für die Ersteinrichtung benötigten Daten (in der Beispielansicht grün umrandet). Diese Daten sind nach Aufforderung durch die EuroPlus-Hotline zur Verfügung zu stellen. Im weiteren Verlauf des Prüfprotokolls finden sich die fehlerhaften Datensätze, die bei einer HAP-Synchronisation zu Fehlern führen würden (in der Beispielansicht rot umrandet). Diese Datensätze sind vom Anwender zu korrigieren. KORREKTUR FEHLERHAFTER DATENSÄTZE BEISPIEL 1: FEHLER BEIM KUNDEN Personenstamm öffnen und Kunde aufrufen. Das Attribut officephone entspricht hier dem Kommunikationstyp Telefon Ge. Dieser enthält einen zu langen Text. Datensatz Ändern und den zu langen Text kürzen oder entfernen. Datensatz Speichern. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 6 von 11

7 BEISPIEL 2: FEHLER BEIM FAHRZEUG Fahrzeugstamm öffnen und Fahrzeug über die Fahrgestellnummer suchen. Das Attribut keycode entspricht dem Feld Zündschlüssel-Nr. in EuroPlus. Dieses enthält einen zu langen Text. Datensatz Ändern und im Bereich Zusatz, Ausstattung die Registerkarte Zusatzinformation öffnen. Den Text im Feld Zündschlüssel-Nr. kürzen (auf maximal 20 Stellen). Datensatz Speichern. Sind alle fehlerhaften Datensätze korrigiert, ist die Prüfung erneut durchzuführen. Wenn das Ergebnis erfolgreich ist und der Status Ok angezeigt wird, kann die HAP 3.0-Schnittstelle von der Hotline aktiviert werden. HALBAUTOMATISCHE VERARBEITUNG VON INTERESSENTEN Wird im HAP ein Interessent, dem noch keine EuroPlus Kundennummer zugeordnet ist, für den Export zum DMS markiert, erfolgt die Übernahme mit dem nächsten Synchronisationslauf. EuroPlus stellt diese Neuanlagen im Fenster Personen aus HAP im Personenstamm bereit. Das Fenster Personen aus HAP wird automatisch beim Start des Personenstamms geöffnet, wenn im Menüpunkt Extras Optionen Allgemein die Option Erfassungsfenster HAP öffnen aktiviert ist, Datensätze zur Bearbeitung und die Lizenz für HAP 3.0 vorhanden sind. Diese Option sollte an Arbeitsplätzen deaktiviert werden, die nicht für die Neuanlage von Interessenten aus dem HAP vorgesehen sind. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 7 von 11

8 Das Fenster Personen aus HAP kann jederzeit aus dem Personenstamm über den Menüpunkt Anwendung Erfassungsfenster HAP-Kunden aufgerufen werden. Das Fenster Personen aus HAP zeigt die Interessenten an, die aus dem HAP exportiert wurden, aber noch nicht in EuroPlus angelegt sind. Die Kundennummer im Feld PERSON ist vorläufig und wird bei Ablehnung des Kunden verworfen. Erst mit der Übernahme des Kunden kann die Kundennummer in EuroPlus verwendet werden und wird an den HAP zurück gemeldet. Das Kennzeichen D in der rechten Spalte des Fensters Personen aus HAP weist auf eine Dublette hin, s. Abschnitt VERARBEITUNG VON DUBLETTEN. VERARBEITUNG VON KUNDENDATENSÄTZEN Die Verarbeitung der Kundendatensätze folgt stets dem gleichen Schema. Datensatz mit einem Klick auf die graue Zelle vor der Kundennummer markieren. Anrede auswählen. Ausgewählte Kunden ablehnen oder übernehmen. Soll mehreren Kunden die gleiche Anrede zugewiesen werden, können die Datensätze mit gedrückter Strg-Taste ausgewählt werden. Beispiel: Allen weiblichen Kunden die Anrede Frau zuordnen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 8 von 11

9 VERARBEITUNG VON DUBLETTEN Das Kennzeichen D in der rechten Spalte des Fensters Personen aus HAP weist auf eine Dublette hin. Die Prüfung auf identische Datensätze findet anhand der im Personenstamm im Menüpunkt Extras Optionen Kundendoubletten eingestellten Parameter statt. Wird ein mit einem D markierter Datensatz ausgewählt, erweitert sich das Erfassungsfenster um den als Dublette erkannten, in EuroPlus bereits vorhandenen Kundendatensatz. Soll der Datensatz aus dem HAP übernommen werden, muss der Haken Datensatz übernehmen im oberen Bereich gesetzt und die Anrede ausgewählt werden. Es wird der vorhandene EuroPlus-Kunde mit den Daten aus dem HAP überschrieben. Soll der Datensatz aus EuroPlus verwendet werden, muss der Haken Datensatz übernehmen im unteren Bereich gesetzt werden. Der vorhandene EuroPlus-Kunde bleibt erhalten und wird an den HAP zurück gemeldet. Beide Vorgänge werden mit Klick auf die Schaltfläche Dublette zuweisen abgeschlossen. Sollen beide Datensätze beibehalten werden, muss kurzzeitig die Dublettenprüfung deaktiviert oder enger gefasst werden, z.b. durch zusätzliche Prüfung auf identische Straßennamen. In diesem Fall kann der Datensatz aus dem HAP mit eigener Kundennummer in EuroPlus angelegt werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 9 von 11

10 EUROPLUS TASK-MANAGER Mit der vorliegenden EuroPlus wird der neue EuroPlus Task-Manager eingeführt, zunächst nur für den automatischen Start und die Überwachung der HAP-Schnittstelle. Die Einrichtung der Aufgabe am Server erfolgt ausschließlich durch die EuroPlus-Hotline im Rahmen der Aktivierung der HAP 3.0-Schnittstelle. Der Status der HAP-Schnittstelle kann durch den Anwender unter Verwaltung EuroPlus-Task- Manager überprüft werden. Falls die HAP-Schnittstelle hier nicht als Aktiv gekennzeichnet ist, kann auf der Registerkarte Dienst der Status überprüft werden. Ist der Dienst Inaktiv, sollte die Hotline kontaktiert werden. Mit zukünftigen Updates wird der EuroPlus Task-Manager nach und nach um weitere Aufgaben, die zeitgesteuert ausgeführt oder kontinuierlich überwacht werden sollen, erweitert, um schließlich die Kombination aus Job-Manager und Windows Aufgabenplaner abzulösen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 10 von 11

11 QUALITÄTSMAßNAHMEN TAGESENDE Buchungsjournal wird nicht mehr auf dem Standarddrucker, sondern auf dem ausgewählten Drucker gedruckt. Journalnummer wird wieder auf dem Buchungsjournal angedruckt. Fehler beim Start des Tagesendes nach Sortierung der Spalte Betrag behoben. AUFTRAGSPROGRAMME Rechnungsdruck bei fehlenden Zahlungskonditionen wieder möglich. Fehler Keine aktuelle Zeile behoben. FAHRZEUGSTAMM Baujahr und Modelljahr werden aus dem Erstzulassungsdatum übernommen. Die Werte können wieder gelöscht und leer abgespeichert werden. SCHNITTSTELLEN ZU DATEVPRO UND EUROPLUS FINANCE Prüfung auf fehlende Konfigurationsdateien eingebaut. RENAULT Die Datei BIR.DFN (GARFIN) wird im Fehlerfall nicht erstellt. Damit werden Aufträge nicht mehrfach an die RDAG übermittelt. HYUNDAI WMI-Code TMA hinzugefügt. NISSAN WMI-Codes MHD und MBH hinzugefügt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 11 von 11