E-Dokumentation. Im Herbst 2014 soll die Schulung der Anwenderinnen durch die Lawaetz-Stiftung erfolgen und Ende des Jahres ein Probebetrieb starten.

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1 Monitoring E-Dokumentation Im Rahmen der Bundesinitiative Frühe Hilfen besteht die Verpflichtung zur Dokumentation in den einzelnen Förderbereichen (Artikel 9 Verwaltungsvereinbarung BIFH). Daher hat eine von der Begleitgruppe Guter Start für Hamburgs Kinder beauftragte Arbeitsgruppe mit Beteiligung der Fachbehörden, verschiedener Bezirksämter und freier Träger hat einen Vorschlag für ein einheitliches elektronisches Dokumentationssystem für die Familienteams erarbeitet, das auf der praxiserprobten SHA-Dokumentation basiert. Der Entwurf wurde von der Begleitgruppe gebilligt und den zuständigen Dezernentinnen und Dezernenten in den Bezirken zur Kenntnis vorgelegt. Derzeit wird die Programmierung vorbereitet und die Voraussetzungen für die Dokumentation durch die Fachkräfte in den Familienteams geklärt. Im Herbst 2014 soll die Schulung der Anwenderinnen durch die Lawaetz-Stiftung erfolgen und Ende des Jahres ein Probebetrieb starten. Zum Jahresbeginn 2015 sollen alle Familienteams in der Lage sein, das elektronische Dokumentationssystem anzuwenden. Nach einem Jahr soll die Dokumentation überprüft und anhand der Erkenntnisse und Erfahrungen aus der ersten Anwendungsphase überarbeitet werden.

2 Arbeitsdokumentation Pflicht zur Dokumentation (klientenbezogene Aktenführung) (Familien-) Hebammen: 8 Hebammen-Berufsordnung (Familien-) Gesundheits- und Kinderkrankenpflegerinnen: 5 Abs. 2e) Pflegekräfte- Berufsordnung Sozialpädagogen: Keine vergleichbaren Vorgaben zur klientenbezogenen Dokumentation, aber Qualitätsstandard.

3 Ziele der Arbeitsdokumentation: Nachvollziehbarkeit der Arbeit der Fachkraft in den Frühen Hilfen Dokumentation dient dem Qualitätsmanagement in der Arbeit der Fachkräfte Kontrollinstrument für die Fachkraft Abrechnung mit der Krankenkasse Unterlage für Teambesprechungen und Vertretung Rechtliche Absicherung Unterlage bei Gerichtsverhandlung Unterlage für das Monitoring um Bedeutung und Notwendigkeit der Arbeit zu belegen und um Fachbehörden und den Verantwortlichen in den Bezirken Steuerungsmöglichkeiten in die Hand zu geben.

4 Anforderung an Dokumentation Gesundheitsberufe (und Fachkräfte in der Jugendhilfe und der Sozialen Arbeit) müssen revisionssicher dokumentieren Dokumentation muss auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sein, d.h., lesbar, Kugelschreiber, Seitennummerierung, Nachträge kennzeichnen etc. Zeitnahe Dokumentation Abkürzungen erlaubt Inhalte der Dokumentation Kontaktdaten Information zur Lebenssituation Verlaufsdokumentation, laufende Befunde, Risikoeinschätzungen, Termine, Hausbesuche etc. Zielvereinbarungen (Gesamtziel, Teilziele) Gewichtige Anhaltspunkte für Kindeswohlgefährdungen / Vorgehen nach 8a SGB VIII

5 Aufbewahrungspflicht Hebammen-Dokumentation ist 10 Jahre unter Verschluss aufzubewahren ( 8 (2) Hebammen- Berufsordnung). Bei Berufsaufgabe dem Gesundheitsamt zu übergeben. Im Gesundheitswesen (Arztpraxen, Krankenhäuser) gelten allerdings Aufbewahrungsfristen bis zu 30 Jahren. Auch bei Streitfällen z.b.in Haftungsfragen wird davon ausgegangen, dass Akten bis zu 30 Jahre zur Verfügung stehen. In der Pflegekräfte-Berufsordnung werden keine Aufbewahrungsfristen genannt. Die Aufzeichnungen sind gesichert unter Verschluss zu halten. Zugang darf/dürfen nur die aktenführende(n) Person(en) haben, die von der Schweigepflicht entbunden wurden Standardisierte Dokumentation Ziele und Anforderungen einer guten Dokumentation lassen sich am Besten durch standardisierte Dokumentationsvorlagen erfüllen. Diese geben Rechtssicherheit Sie erleichtern die Aktenführung durch mehrere Fachkräfte z.b. der standardisierte BIFH/NZFH-Dokumentationsbogen für FamHeb. u. vergl. Berufsgruppen

6 Dokumentationsvorlage des NZFH Serviceangebot für Familienhebammen und Angehörige vergleichbarer Berufsgruppen aus dem Gesundheitsbereich Zentrale Angaben (Kontaktdaten etc.) für jede Familie Verlaufsdokumentation Zielorientiertes Handeln mit der Hauptbezugsperson Formulare zur Kindeswohlgefährdung Formular Schweigepflichtsentbindung Nicht alles ist zwingend auszufüllen. Dient aber zur Erinnerung, was ggf. zu bedenken und mit der Familie zu besprechen ist. Kostenlose Bestellung über Online-Dokumentation Die Online Dokumentation des NZFH ist in die Dokumentationsvorlage integriert Wer beteiligt sich in Hamburg an der Online-Dokumentation?

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12 Anforderungen an eine gute Arbeitsdokumentation und Monitoring Was ist bereits vorhanden? Wie erfolgt die Arbeitsdokumentation in den Familienteams? Erfüllt die derzeitige Arbeitsdokumentation die oben genannten Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentation? Kann mit der derzeitigen Dokumentation die Arbeit des Familienteams ausreichend dargestellt werden? Erfüllt die Dokumentation die Ansprüche des Familienteams im Sinne von Qualitätssicherung? Erfüllt sie die Anforderungen des Zuwendungsgebers? Was behindert eine gute und ausreichende Dokumentation? Welche Zeitkontingente wurde bisher dafür kalkuliert? Reichen diese zur Sicherstellung der Anforderungen? Was wird außerdem gebraucht? Ist die Technik für eine E-Dokumentation vorhanden? Inwiefern ist die Dokumentationsvorlage des NZFH hilfreich? Was fehlt? Welche hamburgspezifischen Faktoren sind zu bedenken????

13 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit Bildnachweise: 1 life_is_live / photocase.com 2 bonsai / photocase.com