Anleitung Webclient 4.0 feratel Deskline für online buchbare Betriebe

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1 Anleitung Webclient 4.0 feratel Deskline für online buchbare Betriebe - Aufrufen der Homepage - Vermieter Login anklicken (rechts unten) - Abfrage Passwort (vermieter) - Button Feratel Deskline anklicken - Weiter zum Feratel Deskline Webclient Login-ID und Passwort eingeben OK anklicken Ersteinstieg Webclient 4.0 Beim ersten Einstieg erscheint das Feld Standard Einstellungen bestätigen diese müssen vorab überprüft und gewartet werden (Preise, Verpflegung, ). Klickt dazu auf das blaue Feld Standardeinstellungen prüfen. Verfügbarkeiten & Preise Hier werden die Preise und Freimeldungen (Verfügbarkeiten) gewartet. - Standard Einstellungen Für den Ersteinstieg in den Webclient 4.0 müssen vorab die Standardeinstellungen für den Betrieb geprüft und eingegeben werden. Dazu einfach auf bearbeiten (im jeweiligen Feld rechts oben) klicken und speichern. Zur Erklärung: änderbar je Produkt = eine Änderung in den Preisvorlagen kann vorgenommen werden. Bei einigen Einstellungen (zb. Basispreis/Endreinigung) gibt es die Möglichkeit das Hackerl änderbar je Produkt zu setzten. Wir empfehlen folgende Vorgangsweise: Vorab die Eingabe ohne Hackerl änderbar je Produkt speichern. Es werden zwei Speichervarianten angezeigt: - Nur als Standard speichern (blauer Button) = die Angaben werden erst verwendet, wenn eine neue Preisvorlage angelegt wird - Standard speichern und Daten aktualisieren (weißer Button) = die Angaben werden für neue Preisvorlagen, sowie in den bereits bestehenden Preisvorlagen gespeichert.

2 Will man im Nachhinein in den Preisvorlagen noch Änderungen vornehmen, das Hackerl änderbar je Produkt setzen und abspeichern. Reiter Preise: > Basispreis Hier wird die Art der Preiseingabe je Belegungsstufe sowie der Standardpreis für Endreinigung und zusätzliche Extras (Strom, ) bestimmt. Die Ortstaxe darf NICHT eingegeben werden. Wird vom TVB im System hinterlegt, ob diese inkl. oder exkl. ist sowie auch die Höhe der Ortstaxe. Variante 1: Preis je Belegungsstufe Die Preisangabe bedeutet, dass bei 3 Personenbelegung 3 Personen jeweils Euro 28,00 bezahlen. Im Falle einer Einzelbelegung ist der Preis 30,00. Variante 2: Preis für Zusatzbetten Die Preisangabe bedeutet, dass bei 3 Personenbelegung 2 Personen jeweils Euro 36,00 und 1 Person Euro 30,00 zahlen.

3 > Aufenthaltsdauer abhängige Preise Hier kann ein Zuschlag/Abschlag als Festpreis bzw. Prozentsatz für einen Kurz- bzw. Langzeitaufenthalt gewählt werden. zb. Kurznächtigungszuschlag von 10,- pro Person/Tag für bis zu 3 Nächte definieren. Auch Ermäßigungen bei einem längeren Aufenthalt können hier angelegt werden. > Verpflegung Hier wird definiert, welche Verpflegung im Preis inkludiert ist, sowie ob zusätzliche Verpflegungsvarianten angeboten werden. > Kinderermäßigung Hier können Sie die Einstellungen für die Berechnung der Kinderpreise definieren. Die Kinderermäßigung gilt grundsätzlich nur bei der Berechnungsregel "Preis pro Person" (bei Appartements nicht relevant da Preise pro Einheit/Nacht). Rechne vom Basispreis = Preis für eine Nacht (empfohlen) Rechne vom Endpreis = Ermäßigung vom Gesamtpreis > Ermäßigungen Hier sind hauptsächlich die Punkte Last Minute Ermäßigung und Frühbucher Ermäßigung relevant. Reiter Anreiseregeln Empfohlene Einstellung Verwende Abreisetage aktivieren Reiter Verkaufsregeln Empfohlene Einstellung Verwende Buchungsstopp aktivieren und gewünschte Anzahl der Tage für den Buchungsstopp eingeben. Angebotsstopp nicht relevant Reiter Saisonen Übersicht der Destination Saisonen (Saisonzeiten Tourismusverband) Sollte jemand eigene Saisonzeiten verwenden, können wir diese gerne individuell auf Anfrage erklären. - Zeitraumwartung Hier können die Saisonzeiten des Tourismusverbandes auf die jeweiligen Zimmerund Appartementtypen im Kalender zugewiesen werden. Auch die Preise, Anreiseregeln und Verkaufsregeln für die Saisonzeiten können hier geändert werden. Dazu wählt man unter dem Punkt Saison die gewünschte Saisonzeit (z.b. Hauptsaison Winter) und unter dem Punkt Datenwartung (Produkt wählen) die jeweiligen Produkte aus. Nach Bearbeitung eines jeden der unten angeführten Reiter speichern nicht vergessen.

4 Reiter Preise Danach wechselt man zum Reiter Preise, wo man bei der Vorlage auf Bitte Vorlage wählen klickt und die gewünschte Preisvorlage auswählt (z.b. Hauptsaison Winter). Gegebenenfalls kann hier der Preis geändert werden. Preise ändern: Bei jeder Preisvorlage rechter blauer Button/Details klicken und mit bearbeiten den Preis ändern und speichern. Reiter Anreiseregeln Hier werden die An- und Abreiseregeln für alle (alle gewählten Produkte zuweisen) bzw. pro Leistung (je Produkt zuweisen) angelegt. Dem gewählten Zeitraum (z.b. Hauptsaison Winter) wird die gewünschte Vorlage (z.b. SA-SA) zugewiesen. Die Standard Vorlage greift automatisch wenn keine anderen Anreiseregeln im Kalender zugewiesen werden. ACHTUNG: in der Standard Vorlage ist bei allen Betrieben der Mindestaufenthalt für eine Nacht und eine tägliche An- und Abreise voreingestellt kann jedoch geändert werden. Anreiseregeln ändern: Bei jeder Vorlage rechter blauer Button/Details klicken und mit bearbeiten die An- und Abreiseregeln ändern und speichern. Neue Vorlage für An- und Abreiseregeln anlegen: 1. Auf + Neue Vorlage erfassen klicken 2. Unter Vorlagename den Namen der Vorlage hineinschreiben (z.b. SA- SA) und eine Farbe für diese Zeit auswählen und auf Neue Vorlage erfassen gehen 3. Feld Standardregel öffnet sich zur Eingabe Beispiel für die Eingabe der An- und Abreisebedingungen: Es gilt die Einstellung: Immer gilt: 7 Tage Mindestaufenthalt

5 Ab einem Buchungszeitpunkt: ab 7 Tage vor Anreise gilt: 3 Tage Mindestaufenthalt ab 3 Tage vor Anreise gilt:1 Tag Mindestaufenthalt Reiter Verkaufsregeln Hier werden die Verkaufsregeln buchbar oder anbietbar für alle (allen gewählten Produkten zuweisen) bzw. pro Leistung (je Produkt zuweisen) angelegt. Dem gewählten Zeitraum (zb. Hauptsaison Winter) wird die gewünschte Vorlage (zb. Buchbar) zugewiesen. Die Vorlage A anbietbar (Standard Vorlage) greift wieder automatisch, wenn keine andere Vorlage im Kalender zugewiesen wird. Wenn die buchbare Vorlage im Kalender zugewiesen wird, erscheint im Kalender für den nun buchbaren Zeitraum ein B. Verkaufsregeln ändern: Bei jeder Vorlage rechter blauer Button/Details klicken und mit bearbeiten die Verkaufsregeln ändern und speichern. Im Feld Buchungsstopp wird eingetragen bis wie viele Tage vor Anreise eine Buchung möglich ist. Zahlung Gast (dies ist nur zu sehen, wenn ihr bereits im Webclient 3.0 die Daten für eine Anzahlung hinterlegen lassen habt). Möglichkeit zur Hinterlegung der Bankdaten für Onlinebuchungen: Bei Interesse bitte beim TVB melden. Ihr habt den Vorteil, dass der Gast bei Buchung bereits automatisch eure Bankdaten und Zahlungsbedingungen mit der Bitte um Bezahlung einer Anzahlung

6 erhält und ihr somit kein weiteres Schreiben an den Gast bezüglich einer Anzahlung schicken müsst. Möchtet ihr diese Möglichkeit nutzen, bitte folgende Daten eingeben: - Höhe der Anzahlung in % (wird vom Buchungsbetrag berechnet). Eine fixe Summe der Anzahlung ist nicht möglich. - Anzahlung binnen wie viele Tage nach der Buchung? - Kurzfristige Buchungen: Bis wie viele Tage vor Anreise ist eine Anzahlung fällig? - Vollständige Bankdaten: Kontonummer und Bankleitzahl inkl. IBAN und BIC (Eingabe siehe Punkt Stammdaten Allgemeine Daten) Reiter Zahlungs-/Stornoregeln Bei Interesse bitte beim TVB melden dieser Reiter wird nur freigeschalten, wenn ein Vermieter mit individuellen Stornobedingungen arbeiten möchte. Als Grundeinstellung gilt das Österreichische Hotelreglement. Hier können die Vorlagen (Standard AGBH 2006, Kein kostenloses Storno, Kostenloses Storno bis X Tage) für die Stornobedingungen für alle (allen gewählten Produkten zuweisen) bzw. pro Leistung (je Produkt zuweisen) angelegt werden. Dem gewählten Zeitraum (zb. Hauptsaison Winter) wird die gewünschte Stornovorlage (zb. Kein kostenloses Storno) zugewiesen. Drei Hauptvorlagen für Stornobedingungen wurden vom TVB angelegt. - Org. Standard (AGBH 2006 indiv. Zahlung) = Österreichisches Hotelreglement Bis spätestens drei Monate vor dem vereinbarten Ankunftstag kann der Vertrag zwischen Beherberger und Gast von beiden Partnern ohne Stornogebühr einseitig aufgelöst werden. Bei einer späteren Stornierung fallen folgende Stornokosten an: bis 1 Monat vor dem Ankunftstag 40 % vom gesamten Arrangementpreis bis 1 Woche vor dem Ankunftstag 70 % vom gesamten Arrangementpreis in der letzten Woche vor dem Ankunftstag 90 % vom gesamten Arrangementpreis - Kein kostenloses Storno = 100 % vom Gesamtpreis - Kostenloses Storno bis X Tage = 3 Tage bis 18:00 Uhr vor Anreise 90 % vom Gesamtpreis Es können auch eigene/individuelle Stornobedingungen angelegt werden. Reiter Verfügbarkeiten Hier werden die Freimeldungen für alle (allen gewählten Produkten zuweisen) bzw. pro Zimmer/Appartement (je Produkt zuweisen) gewartet. Dem gewählten Zeitraum (z.b. Hauptsaison Winter) können die Verfügbarkeiten unter Bitte wählen mit der gewünschten Funktion eingegeben und gespeichert werden.

7 - Kalender Auswahl der Zimmer- bzw. Appartementtypen Kalender Einstellungen Hier besteht die Möglichkeit beim Punkt Optionen die Ansicht für den Kalender einzustellen. Klickt man auf das Feld Alle Verfügbarkeiten wird eine Übersicht der Freimeldungen aller Zimmer/Appartements des Betriebes angezeigt. Durch Markierung mit der Maus des gewünschten Zeitraumes ist es möglich, alle Zimmer/Appartements gleichzeitig zu warten. Klickt man danach wieder auf Monatskalender gelangt man wieder auf die Hauptseite des Kalenders. Reiter Verfügbarkeiten Zimmer- oder Appartementtyp oben auswählen Zeitraum im Kalender mit der Maus markieren dann öffnet sich das Eingabefeld für die Zimmer- bzw. Appartementanzahl, die entsprechenden Freimeldungen eintragen und übernehmen. Bitte beachten: Der Abreisetag darf nicht freigemeldet werden. Beispiel (1 DZ von frei Eingabe bis ) Reiter Preise Hier sind wie gewohnt, die Preisvorlagen hinterlegt. Diese sind im Idealfall bereits im Kalender zugewiesen (siehe Zeitraumwartung). Automatisch ist bei jedem Betrieb wieder eine Standard-Vorlage mit dem höchsten Preis angegeben. Dieses Template scheint immer auf und kann nicht gelöscht werden (Preisänderung durch Vermieter möglich). Wenn z.b. eine Saisonzeit vergessen wird so greift das System auf die Standardsaisonzeit zurück. Preise ändern: Bei jeder Preisvorlage (z.b. Hauptsaison Winter) ist rechts ein blauer Button zum Anklicken. Hier geht man auf Details um in die Preismaske zu gelangen. Mit bearbeiten kann der Basispreis gewartet und abschließend gespeichert werden. Auch die Zusatzeinstellungen (Kinderermäßigung, die bei den Standardeinstellungen gewählt wurden) können geändert/angepasst werden. Hierzu muss man auf Mehr anzeigen (oberhalb vom Basispreis) klicken, damit die Einstellungen bearbeitet werden können. Neue Preisvorlage anlegen: 1. Auf + Neue Vorlage erfassen klicken 2. Unter Vorlagename den Namen der Saisonzeit hineinschreiben (z.b. Weihnachten/Silvester) und eine Farbe für diese Zeit auswählen und auf Neue Vorlage erfassen gehen 3. Feld Preisvorlage: Preise und eventuelle Zusatzeinstellungen erfassen und speichern

8 Die neue Preisvorlage ist somit bei den andern Vorlagen ersichtlich. Nun wird im Kalender der gewünschte Zeitraum mit der Maus markiert dann öffnet sich das Eingabefeld um die neue Preisvorlage für den gewählten Zeitraum zuzuweisen. Die neue Preisvorlage ist somit im Kalender zu sehen. Reiter Anreiseregeln & Verkaufsregeln Zimmer- oder Appartementtyp oben auswählen Zeitraum im Kalender mit der Maus markieren dann öffnet sich ein Feld mit den entsprechenden Vorlagen (An- und Abreiseregeln bzw. Verkaufsregeln), die dem markierten Zeitraum im Kalender zugewiesen werden. Verkaufseinstellungen Es gibt auch weiterhin die Möglichkeit im Webclient Verkaufskanäle zu aktivieren um selber zu bestimmen über welchen Verkaufskanal ihr buchbar sein möchtet. Die Provisionssätze liegen innerhalb der 10 % Grenze (einige Ausnahmen mit 12 %). Es werden laufend Verkaufskanäle dazu geschalten. Diese Funktion ist derzeit noch im Webclient 3.0 zu bearbeiten. Die Umsetzung im Webclient 4.0 ist lt. Feratel für Frühling/Sommer 2016 geplant. Reiter Zahlungs-/Stornoregeln Dieser Reiter ist nur freigeschalten, wenn Vermieter mit den Stornobedingungen arbeiten. Zimmer- oder Appartementtyp oben auswählen Zeitraum im Kalender mit der Maus markieren dann öffnet sich ein Feld mit den entsprechenden Stornovorlagen, die dem markierten Zeitraum im Kalender zugewiesen werden. Stammdaten Unter den Stammdaten werden die allgemeinen Kontaktdaten, Beschreibung, Bilder & Videos sowie die Ausstattung zum Betrieb bzw. zu den einzelnen Zimmer- und Appartementtypen angezeigt. - Allgemeine Daten Übersicht der Kontaktdaten - Änderungen werden vom TVB durchgeführt. Reiter Zahlungseinstellungen Hier kann man das Bankkonto für die Anzahlung der Gäste hinterlegen. Die Bankverbindung wird dem Gast in der Buchungsbestätigung angedruckt. - Beschreibungen Die Hausbeschreibungen wurden in Deutsch und Englisch für Sommer und Winter vom Webclient 3.0 übernommen. Da die Hausbeschreibungen auch für die Angebotsabwicklung im Tourismusbüro verwendet werden und eine ähnliche Linie (Länge des Textes, ) haben sollen, werden eventuelle Änderungen im Tourismusbüro vorgenommen. Die Texte für Konditionen- und Anreise/Check-In Beschreibungen wurden vom Webclient 3.0 übernommen.

9 - Bilder & Video Es können nun selber Bilder (Anzahl unlimitiert) im Webclient eingespielt werden. Zu kleine Bilder werden rot umrahmt. Um ein Bild einzufügen, auf die blaue Wolke mit Pfeil klicken es öffnet sich ein neues Feld, wo ihr eure Fotos auswählen und hochladen könnt. Unter dem Reiter Ansicht Zeitraum werden die Bilder nach Zeitraum gereiht. Im Idealfall ein Hausbild Winter ( ), ein Hausbild Sommer ( ), alle weiteren Bilder unter Standard. Weiters kann auch ein Logo, Video bzw. ein Panoramabild 360 von eurem Haus eingepflegt werden. Unter dem Reiter Vorschau könnt ihr eure eingepflegten Bilder sehen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, die Fotos an den TVB zu senden die wir für euch im System eingeben. - Ausstattung Die Kriterien des Hauses (Auswahl Ausstattung Vermieter) sowie die Kriterien der jeweiligen Zimmer- bzw. Appartementtypen (Auswahl Ausstattung Produkt) wurden vom Webclient 3.0 übernommen. Diese können wie gewohnt von euch selber gewartet werden. Klickt man auf Alle zeigen (rechte Seite) werden alle Kriterien sichtbar. Änderungen speichern nicht vergessen! Erweiterte Einstellungen - Schnittstellen Wartung Deskline bietet die Möglichkeit zur automatischen Daten-Übernahme aus Hotelprogrammen und Channel-Managern. Hier sieht man, welche Systeme bereits angeschlossen sind. Betriebe die bereits angeschlossen wurden, sehen hier auf einem eigenen Reiter, für welche Produkte die Schnittstellen-Wartung eingerichtet ist. Wenn ein Vermieter keine Schnittstelle zu einem Hotelprogramm oder Channelmanager verwendet, werden unter diesem Punkt alle Hotelprogramme und Channelmanager angezeigt zu denen eine Schnittstelle umgesetzt ist. Dort ist auch ersichtlich, welche Funktionen (Verfügbarkeitsimport, Preisimport, Konditionenimport, ) über die jeweilige Schnittstelle möglich sind. Im Falle, dass ein Vermieter bereits eine Schnittstelle verwendet, sind unter diesem Menüpunkt die für die Schnittstelle hinterlegten Mappingcodes ersichtlich. Angebote/Buchungen Hier finden Sie eine Übersicht sowie Detailaufstellungen zu Ihren Buchungen und Stornierungen. Anfragepool Im Anfragepool könnt ihr alle Anfragen die über das Tourismusbüro, das Regionsbüro der Sportwelt, die SalzburgerLand Tourismusgesellschaft oder über unsere Homepage eingehen, bearbeiten.

10 Nachdem ihr die für euch in Frage kommende Anfrage aktiviert (blauer Button Anfrage akzeptieren anklicken) habt, gibt es mehrere Möglichkeiten ein entsprechendes Angebot an den Gast zu senden: Anfragepool Anfrage Details Unter Mehr Details ist die Adresse des Gastes hinterlegt. Die Adresse in ein von euch kopieren. In dieses könnt ihr jetzt eure Angebotsvorlage hineinkopieren, entsprechend adaptieren und dann wie gewohnt versenden. Bearbeitung der Anfragen über den Angebotsassistenten Klickt man auf Angebot erstellen öffnet sich der Angebotsassistent. Es erscheint nun eine Vorlage in der bereits die vom Gast gewünschten An- und Abreisezeiten übernommen wurden. Ihr wählt den anzubietenden Zimmer- bzw. Appartementtyp aus und setzt den Preis ein oder lasst diesen mit Hilfe Preis berechnen berechnen. Mit dem Klick auf weiter findet ihr die Gäste Details mit der im Angebot erscheinenden Gast Begrüßung und Sprache. Unter dem Punkt Vorschau könnt ihr euch nun das erstellte Angebot an den Gast ansehen und dann versenden. Wenn ihr das Angebot über den Angebotsassistenten versendet habt, erhaltet ihr automatisch eine Kopie des Angebotes per . Anfrage bearbeitet Nachdem ihr dem Gast ein Angebot erstellt habt (egal ob per über das Outlook Programm oder mit dem Angebotsassistenten) klickt ihr auf Anfrage bearbeitet. Die aktivierte, bereits bearbeitete Anfrage, ist nun automatisch unter den bearbeiteten Anfragen zu finden. Damit die Gäste nicht mit Angeboten überflutet werden, kann pro Anfrage nur eine bestimmte Anzahl von Angeboten seitens der Vermieter an den Gast verschickt werden. Sobald der Gast die Anzahl der gewünschten Angebote erhalten hat, kann die Anfrage nicht mehr aktiviert werden. Wir empfehlen euch daher, den Anfragepool laufend zu bearbeiten. Meldeclient Hier gelangt man zum Meldeclient mit dem man wie gehabt die Gästeanmeldung und den Gästekartendruck vornehmen kann. Datenwartung Schulungsvideos Videos zu den wichtigsten Grundlagen zur Bedienung des Webclient 4.0 Schnellzugriff Verfügbarkeiten bestätigen Die Freimeldungen sind wie gewohnt alle 7 Tage zu aktualisieren. Hier können alle Produkte (Zimmer/Appartements) auf einmal bestätigt werden. Vorausgesetzt die Verfügbarkeiten sind aktuell und es hat innerhalb der 7 Tage keine Änderung gegeben.

11 Schnellwartung für mehrere Produkte Die Zeitraumwartung ermöglicht die gleichzeitige Datenwartung für mehrere Produkte (Zimmer/Appartements) für einen Zeitraum. Menüleiste (rechts oben) - Kontakt Hier sind die Kontaktdaten des Tourismusverbandes hinterlegt - Drucken Gewünschte Seite kann ausgedruckt werden - Nachrichten Hier werden wichtige Informationen die den Webclient betreffen angezeigt - Konfiguration Allgemeine Einstellungen & Datenwartung Einstellungen wir empfehlen die voreingestellten Angaben so zu belassen Allgemeine Einstellungen / Reiter Passwort ändern Wir haben für jeden Vermieter einen Benutzernamen sowie ein Passwort angelegt und abgespeichert. Solltet ihr das Passwort ändern, dann können wir dieses nicht mehr einsehen. Daher empfehlen wir, dass Passwort nicht zu ändern. Einstellungen zurücksetzen Bitte nicht aktivieren, da sonst alle vorgenommenen Einstellungen zurückgesetzt werden.