Online-Pflege für Leistungsträger im IRS-Buchungsverbund Brandenburg. Dokumentation TClient-Standard

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1 Online-Pflege für Leistungsträger im IRS-Buchungsverbund Brandenburg Dokumentation TClient-Standard Version 2/2011

2 INDEX 1 Einführung Technische Voraussetzungen Einstieg in den TClient und Login Einstiegsseite TClient Verfügbarkeiten Intervall Datenpflege für einen bestimmten Tag: Datenpflege für einen bestimmten Zeitraum: Gültig Bis Verfallsfrist aufheben Verfügbarkeitsraten Status aktivieren Preise Anzeigen der Preise Preise erfassen und/oder ändern Testen Zu- und Abschläge Anzeige der Zu- und Abschläge Erfassen und ändern von Zu- und Abschlägen Konditionen Aufenthaltsdauer An-/Abreiseregelung Vorgänge Generelle Informationen TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

3 1 EINFÜHRUNG Der TClient-Standard -(Pflege-Client) ist eine voll integrierte Applikation von TOMAS die es allen Leistungsträgern ermöglicht, die Daten direkt und online zu verwalten. 1.1 TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN Anschluss ans Internet über einen ISP (Internet Service Provider) Internet-Browser (Internet Explorer 6.x und höher) Login Vergabe über die touristische Organisation 1.2 EINSTIEG IN DEN TCLIENT UND LOGIN Internet Adresse: Anmeldung: Beispiel für Eintragen der Login-Daten: TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

4 1.3 EINSTIEGSSEITE TCLIENT Alle Seiten des TClients sind immer gleich aufgebaut, d.h. links ist das Hauptmenu rechts ist ein Informationsfenster, indem aktuelle Hinweise durch die Touristische Organisation eingestellt werden bitte beachten bei Aktivieren eines Menupunktes wird das Informationsfenster geschlossen und durch das jeweilige Submenu, in dem die Daten bearbeitet werden können (erfassen, ändern, löschen und anzeigen), ersetzt nächstes Bild. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

5 2 VERFÜGBARKEITEN INTERVALL Hier werden sofort und auf einfache Weise für einen speziellen oder mehrere Monat(e) alle im System eingetragenen Verfügbarkeiten angezeigt. Die Verfügbarkeitsmaske ermöglicht Ihnen die Kontingente pro Zimmertyp zu pflegen. Sie können dies für einzelne Tage oder aber für ganze Zeiträume vornehmen DATENPFLEGE FÜR EINEN BESTIMMTEN TAG: Klicken Sie auf den gewünschten Monat, anschließend auf Bearbeiten und dann auf Kalender anzeigen. Sie erhalten nun folgende Maske, in der Sie individuell pro Tag und Zimmertyp Ihre Kontingente pflegen können: (rot umrandete Felder zeigen vorliegende Buchungen) Wichtig: Die einzeln pro Tag eingegebenen Kontingente beziehen sich auf die folgende Nacht wenn ein Kontingent in das Feld des 1. September eingegeben wird, dann bezieht sich dieses Kontingent für die Nacht vom 1. auf den 2. September gemäss untenstehendem Beispiel: TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

6 2.1.2 DATENPFLEGE FÜR EINEN BESTIMMTEN ZEITRAUM: Sie können Kontingente auch über einen bestimmten Zeitraum eingeben. Wählen Sie dazu den/die gewünschten Zimmertypen auf der linken Seite der Maske (sie können einen oder auch mehrere auf einmal auswählen) und es öffnet sich automatisch folgende Eingabemaske: Hier können Sie nun Kontingente für bestimmte Zeiträume eingeben (Datum von/bis). Wichtig: In diesem Falle bezieht sich das VonDatum für die folgende Nacht und das BisDatum für die vorhergehende Nacht anders ausgedrückt: vom Anreisetag bis Abreisetag. Wenn Kontingente für den ganzen Monat September geändert werden, dann ist die Eingabe: erste mögliche Anreise letzte Abreise TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

7 Es ist auch möglich, dies nur für bestimmte Wochentage zu tun dazu sollten Sie nur die gewünschten Tage ankreuzen (auch hier bezieht sich das Kontingent immer für die anschließende Nacht eines bestimmten Tages, also wenn Sie den Freitag und den Samstag anwählen, dann werden Kontingente für die Nacht vom Freitag auf Samstag und die Nacht vom Samstag auf den Sonntag eingetragen): Wenn Sie den Zeitraum, die Anzahl Kontingente und eventuell auch die Wochentage eingegeben haben, dann klicken Sie auf Verfügbarkeit eintragen! Somit sind die Kontingente im System abgespeichert. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

8 2.1.3 GÜLTIG BIS Hier wird ggf. eine Verfallsfrist eingetragen: Als Standard ist hier 0 Tage eingetragen, d.h. die Anreise kann noch am selben Tag erfolgen (kurzfristige Buchungen) VERFALLSFRIST AUFHEBEN Falls eine Verfallsfrist größer 0 Tage gepflegt wurde, kann diese aufgehoben werden, z.b. um nicht verkaufte Kontingente noch kurzfristig anzubieten VERFÜGBARKEITSRATEN Hier ist immer Standard eingetragen STATUS AKTIVIEREN Im Status können folgende 3 Elemente angezeigt werden: Standard :Das Objekt ist für die Buchung freigestellt zu den erfassten Konditionen Geschlossen/Urlaub: Das Objekt ist geschlossen und kann definitiv nicht gebucht werden (es wird im Kalender mit einem X gespeichert) Gesperrt: Das Objekt ist gesperrt, hat aber noch Verfügbarkeiten (sind in Rot angezeigt es besteht eine Möglichkeit dass eventuell ein Leistungsträger bei Nachfrage einen Teil dieser Verfügbarkeiten freistellt TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

9 3 PREISE Preise können zu jeder Zeit eingetragen und/oder geändert werden. Klicken Sie im linken Menubaum auf Preise Intervall und es öffnet sich rechts die Erfassungsmaske für Preise. Die Erfassungsmaske für die Preise ist in zwei Teile unterteilt: Der rechte Teil Kalendereinstellungen wird für die Anzeige benützt, der Linke Preise bearbeiten für die Erfassung ANZEIGEN DER PREISE Wählen Sie die gewünschten Leistungen, die gewünschten Zeiträume und klicken Sie auf Kalender anzeigen. Die im System eingetragenen Preise werden nun angezeigt. Sie können dieselben auch auf PDF ausdrucken. Klicken Sie dazu auf PDF Kalender PREISE ERFASSEN UND/ODER ÄNDERN Wählen Sie zuerst die gewünschte Leistung an. Um neue Preise zu erfassen oder Preise für einen bestimmten Zeitraum zu ändern, geben Sie den Zeitraum (von/bis Datum) sowie den Bruttopreis ein. Achtung: das VonDatum bezieht sich auf die folgende Nacht und das BisDatum für die vorhergehende Nacht. Wenn Sie somit die Preise für den ganzen Monat September ändern wollen, dann geben Sie folgende Zeiträume ein: ! TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

10 Sie können Preise auch nur für bestimmte Wochentage während eines gewissen Zeitraums zuordnen. Beispiel: Wochen- und Wochenendpreise. Beim angekreuzten Tag bezieht sich das System automatisch auf die drauf folgende Nacht. Kreuzen Sie den Freitag und den Samstag an, so gelten die Preise für die Nacht vom Freitag auf die Nacht vom Samstag. Bitte ebenfalls auf der gleichen Maske die verschiedenen Zusatzleistungen anwählen, die im Preis eingeschlossen sind. Sollten Sie dabei mehrere anwählen wollen, dann bitte die Tast Ctrl drücken und mit der Maus die gewünschten Leistungen anwählen. - Tipp: Im Falle Sie versehentlich eine Zusatzleistung angewählt haben, dann können sie dieselbe auch wieder entfernen indem Sie auf die Taste Ctrl drücken und dabei auf die zu entfernende Zusatzleistung klicken. Mit Preis eintragen werden dieselben definitiv in die Datenbank geschrieben und ab diesem Zeitpunkt für alle Angebote und Buchungen berücksichtigt. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

11 4 TESTEN Mit dieser Funktion können die hinterlegten Preise für einen bestimmten Zeitraum getestet werden. Wählen Sie die gewünschte Leistung aus. Einheiten: Anzahl der Zimmer Anzahl/Alter Personen: 1. Feld = Total Personen im Zimmer (Erwachsene und Kinder) / 2. Feld = Alter von Personen welche Rabatte auf den Grundpreis erhalten z. Bsp. Kinder und Senioren Buchungsrate und Vertriebskanäle sind immer auf Standard gesetzt. (Für Hotelpauschalen kann der Preis nicht getestet werden, da diese unter einer anderen Buchungsrate gelistet werden. Diese Preise sind zudem im Rahmen der Katalogwerbung verbindlich vereinbart.) Über den Button Testen kann die Berechnung gestartet werden. Im Beispiel beträgt der Grundpreis 59,- EUR, 10,- EUR der Zuschlag für Short Stay (Kurzzeitaaufenthalt) und das Frühstück ist im Preis inklusive. Hinweis: diese Funktion zur Überprüfung Ihrer Preiserrechnung berücksichtigt hier nicht die im System hinterlegten Belegungskonditionen Für die Abfrage auf Kundenseite werden diese natürlich berücksichtig! TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

12 5 ZU- UND ABSCHLÄGE Zu- und Abschläge können jederzeit erfasst oder geändert werden. Die Erfassungsmaske für die Preise der Zu- und Abschläge ist in zwei Teile gegliedert: Der rechte Teil Kalendereinstellungen dient nur der reinen Anzeige. Über den linken Teil - Zu- und Abschläge bearbeiten werden die Daten erfasst ANZEIGE DER ZU- UND ABSCHLÄGE Wählen Sie die gewünschten Leistungen, den gewünschten Zeitraum und klicken Sie auf Kalender anzeigen. Die im System eingetragenen Preise werden nun angezeigt. (Sie können dieselben auch auf PDF ausdrucken. Klicken Sie dazu auf PDF Kalender.) ERFASSEN UND ÄNDERN VON ZU- UND ABSCHLÄGEN a) Zu- und Abschläge gültig für Alle Wählen Sie zuerst die gewünscht Leistung an. Um neue Preise zu erfassen oder Preise für einen bestimmten Zeitraum zu ändern, geben Sie den Zeitraum (von/bis Datum) sowie den Bruttopreis TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

13 ein. Achtung: das Von-Datum bezieht sich auf die folgende Nacht und das Bis-Datum für die vorhergehende Nacht (wie oben). Sie können Preise auch nur für bestimmte Wochentage während eines gewissen Zeitraums zuordnen. Beispiel: Wochen- und Wochenendpreise. Beim angekreuzten Tag bezieht sich das System automatisch auf die drauf folgende Nacht. Kreuzen Sie den Freitag und den Samstag an, so gelten die Preise für die Nacht vom Freitag auf die Nacht vom Samstag. Sobald ein Zu- und Abschlag auf einer Leistung erfasst wurde, ist er ab sofort für alle Angebote und/oder Buchungen gültig. b) Zu- und Abschläge gültig für Altersabhängig, Personenanzahlabhängig Werden Zu- und Abschläge erfasst die altersabhängig sind (Kinderzu- und abschläge) oder personenanzahlabhängig (Einzelbelegung, Mehrbelegungsabschlag, usw.), muss das gültige Alter oder die Anzahl Personen eingetragen werden. Beispiele: Für den Einzelzimmerzuschlag (Einzelbelegung) folgendes erfassen: Anzahl Einzelbelegung Von Bis: 1 1 Preisabschlag für die Dritte Person (Mehrbelegungsabschlag): Anzahl Von Bis: 3 3 Kinderabschlag(-ermäßigung) Alter Von Bis: 0 6 Hinweis: Nach Anlegen eines Zu- bzw. Abschlages sollten die Preise unbedingt getestet werden, ob die richtigen Gesamtpreise berechnet werden. Hierdurch kann ausgeschlossen werden, dass falsche Preisberechnungen im System vorliegen. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

14 6 KONDITIONEN Grundsätzlich werden Konditionen für die Aufenthaltsdauer und die An- und Abreiseregelung festgelegt. Konditionen können für unbeschränkte Zeiträume eingegeben werden. (Die Belegung ist im System auf Grundlage der vom Leistungsträger gemeldeten Stammdaten durch die Touristische Organisation eingestellt worden) Werden die Konditionen nicht erfasst, so werden dieselben auch nicht geprüft und lassen jegliche Buchung zu! (Standardwerte sind für Mindestaufenthalt = 1 Tag, die Verfallsfrist = 0 Tage, An- und Abreise ist an jedem Wochentag möglich) 6.1 AUFENTHALTSDAUER Datum von/bis: Rate: Gibt den Zeitraum an für welche die jeweiligen Konditionen gültig sind. Es können beliebig viele Zeiträume eingegeben werden. Gibt die Buchungsrate an. Ist normalerweise immer Standard; es könnten aber für gewisse Veranstaltungen/Kongresse auch spezielle Raten eingeführt werden für welche auch spezielle Konditionen gültig sind! Information und Absprache über die Touristische Organisation TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

15 Gültig bis Tage vor Ankunft: Feste Dauer: Aufenthaltsdauer teilbar durch: Mindestaufenthaltsdauer: Gibt die Konditionen an, die gelten wenn mindestens x Tage vor Ankunft gebucht wird. Es können beliebig viele Zeiträume gespeichert werden. Wichtig: es muss immer eine Kondition mit 0 Tagen eingegeben werden. Beispiel: - 30 Tage = Diese Kondition ist gültig wenn mindestens 30 Tage vor Ankunft gebucht wird - 7 Tage = Diese Kondition ist gültig wenn mindestens 7 Tage vor Ankunft gebucht wird. Wenn in Kombination mit den 30 Tagen verwendet, so gilt diese Kondition wenn zwischen 29 und 7 Tagen vor Ankunft gebucht wird. - 0 Tage = Diese Kondition gilt für jedes Buchungsdatum. Wenn in Kombination mit den 7 Tagen verwendet, so gilt diese Kondition wenn zwischen 6 und 0 Tagen vor Ankunft gebucht wird. Gibt an wie lange ein Gast bleiben muss. Beispiel: 3 Tage = der Gast muss fix 3 Tage buchen! Er kann nicht weniger und auch nicht länger buchen. Beim Wert 0 wird diese Kondition ignoriert. Gibt immer ein Vielfaches eines festen Zeitraums an, für die gebucht werden muss. Beispiel: 7 Tage = der Gast kann 7 Tage buchen, 14 Tage, 21 Tage usw. Gibt die Mindestaufenthaltsdauer die ein Gast bleiben muss. Beispiel: 3 Tage = der Gast muss mindestens für 3 Tage buchen! 6.2 AN-/ABREISEREGELUNG TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

16 Datum von/bis: Rate: Gültig bis Tage vor Ankunft: Anreisetage: Abreisetage: Analog Aufenthaltsdauer Analog Aufenthaltsdauer Analog Aufenthaltsdauer Gäste dürfen an all den angewählten Tagen anreisen. Gäste dürfen an all den angewählten Tagen abreisen. 7 VORGÄNGE Unter der Maske Vorgänge können Sie zu jeder Zeit feststellen, welche Buchungen im System getätigt wurden. Wichtig: Sollte aus irgendeinem Grund der Leistungsträgeravis für eine Buchung nicht vorliegen oder die Gäste sind bereits angereist, dann können direkt online die Buchungsdaten aufrufen werden. Somit kann sichergestellt werden, zu welchem Preis und für wie viele Personen der Auftraggeber die Leistung gebucht hat. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17

17 8 GENERELLE INFORMATIONEN Markierungen: Sollen mehrerer Felder, z. B. für die Ansicht oder die Datenpflege zur Verfügung stehen, wird dies durch Gedrückt halten der Strg -Taste und gleichzeitiger Markierung über den Mausanzeiger (Cursor) erreicht. Gleiches gilt für das Entfernen einzelner Markierungen. Es muss unbedingt darauf geachtet werden, die vorgenommen Eingaben abzuspeichern. Wurden die Daten nicht gespeichert, so sind die Daten verloren und müssen neu eingegeben werden. Im Falle von Problemen kontaktieren Sie die Ansprechpartner Ihrer Touristischen Organisation. TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH Stand /17