Minijob Arbeitgeberpflichten

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1 Minijob Arbeitgeberpflichten am Mittwoch, den 11. Mai 2016 Recht / Fair Play Svenja Jochens Justitiarin der IHK Lippe

2 Minijob-Reform zum Wichtigste Änderungen: - Anhebung der monatlichen Entgeltgrenze von 400,00 EUR auf 450,00 EUR - Einführung der generellen Versicherungspflicht - Optionales Recht des Beschäftigten auf Befreiung - Fortbestand der Versicherungsfreiheit für Altverträge - Verschiebung der Gleitzone von 450,01 EUR bis 850,00 EUR 2

3 A. Geringfügig entlohnte Beschäftigte Abgrenzung nach dem 8 Absatz 1 SGB IV: Nr. 1: (sog. 450-EUR-Minijob) als geringfügig entlohnte Beschäftigung - auf Dauer angelegt, regelmäßig, max. zulässiges Arbeitsentgelt ihv. 450,00 EUR/Monat Nr. 2: (sog. kurzfristiger Minijob) als kurzfristige Beschäftigung - im Kalenderjahr - nicht länger als 3 Monate (mind. 5-Tage-Woche) oder - nicht mehr als 70 Arbeitstage (bis und wieder ab : 2 Monate und 50 Arbeitstage) 3

4 B. Beschäftigung als solche ist die nichtselbständige Arbeit, insbesondere das Arbeitsverhältnis. - persönliche Abhängigkeit - Eingliederung in den Betrieb (nach Zeit, Dauer, Ort und Art) - umfassendes Weisungsrecht des Arbeitgebers - Gesamtbetrachtung entscheidend/ immer Einzelfallbetrachtung - verbindliche Entscheidung trifft Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund oder hilfsweise auch die Einzugsstelle ( selbst 4

5 C. Besondere Beschäftigungsverhältnisse 1) Ehegatten, Lebenspartner, Kinder, Gesellschafter-GF Aufgrund enger Verbindung zum Arbeitgeber (AG) verbindliches Überprüfungsverfahren notwendig, sog. Statusfeststellungsverfahren: dient der Feststellung, ob ein Auftragnehmer seine Tätigkeit für einen Auftraggeber im Einzelfall selbständig oder im Rahmen eines abhängigen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses ausübt. Oder nur reine Gefälligkeit? Voraussetzungen: - AG ist natürliche Person (nicht: GmbH, UG etc.) - Einleitung durch Einzugsstelle - Entscheidung durch Deutsche Rentenversicherung Bund 5

6 2) Einheitliches Beschäftigungsverhältnis - lt. BSG einheitliche sozialversicherungstechnische Betrachtung mehrerer (mind. 2) Beschäftigungen bei einem AG (AG-Identität) - Rechtsform entscheidend z. Bsp.: 1. AG 2. AG Ergebnis GmbH X, H ist GF UG (haftungsbeschränkt), H ist GF (-) GmbH X, H ist GF H als Freiberufler (-) H als Gastronom H als Kioskinhaber (+) 6

7 D. Versicherungsstatus - Versicherungsfreiheit in der Kranken- und Arbeitslosenversicherung - Ergebnis: damit keine Versicherungspflicht in der Pflegeversicherung Besonderheit in der Rentenversicherung: - seit dem Rentenversicherungspflicht - jedoch abhängig von Aufnahme der Beschäftigung (Opting-in-Option, Opting-out-Verbot, Opting-out-Option). 7

8 1. Opting-in-Option = Arbeitnehmer (AN), die bereits am rentenversicherungsfrei geringfügig entlohnt beschäftigt waren, bleiben ab dem weiterhin rentenversicherungsfrei. Voraussetzung: die damals geltenden 400 EUR werden auch heute nicht überschritten (sog. Bestandsschutz) - jedoch Verzicht auf Versicherungsfreiheit möglich - schriftl. Erklärung gegenüber dem AG - nur für die Zukunft - kein Widerruf möglich 8

9 2. Opting-out-Verbot = Arbeitnehmer, die bereits vor dem aufgrund einer geringfügig entlohnten Beschäftigung rentenversicherungspflichtig waren, weil sie auf ihre Rentenversicherungsfreiheit verzichtet haben, bleiben über den rentenversicherungspflichtig (sog. Besitzschutzregelung) - kein Widerruf möglich 9

10 3. Opting-out-Option = AN, die nach dem eine geringfügig entlohnte Beschäftigung aufnehmen, sind rentenversicherungspflichtig Vorteil: Erwerb vollwertiger Pflichtbeitragszeiten in der Rentenversicherung - Arbeitsentgelt wird in voller Höhe bei der Berechnung der Rente berücksichtigt - Befreiung hiervon gemäß auf Antrag möglich - Wirkung der Befreiung ab Beginn des Kalendermonats, in dem AG der Antrag zugegangen ist 10

11 4. Antrag des Arbeitnehmers - wenn Einreichung des Antrags durch AG länger als 6 Wochen dauert, zählt Kalendermonat des Eingangs bei Minijob-Zentrale - bei verspäteter Abgabe durch AG: Schadensersatzpflicht des AG bzgl. zu viel gezahlter Rentenversicherungsbeiträge - entsprechender Anspruch gegen de Minijob-Zentrale besteht nicht - Widerruf nicht möglich - Befreiung endet erst mit Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses - Minijob-Zentrale informiert alle anderen AG - AN muss dies aber ebenfalls tun Tipp: AG sollten ihre AN direkt bei Beschäftigungsbeginn auf die Möglichkeit der Befreiung hinweisen. 11

12 E. Entgeltgrenze - darf 450,- monatlich nicht übersteigen - jährlich max ,- - durch MiLoG und Zahlung des Mindestlohns von 8,50 brutto/stunde - max. 52,9 Std./Monat bzw. 12,2 Std./Woche - Hinzuzählung von Einmalzahlungen (z.b. Weihnachts- oder Urlaubsgeld) - bei Überschreiten der Grenze abtag des Überschreitens Eintritt der Versicherungspflicht - nur gelegentliches bzw. nicht vorhersehbares Überschreiten (keine höchstrichterliche Rechtspr., z.b. einmalige Gewinnbeteiligung) führt nicht automatisch zur Versicherungspflicht - hier: Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung, z.b. unvorhergesehene Krankheitsvertretung (aber nicht länger als 3 Monate) - im Zweifel Klage vor dem Sozialgericht (kein Anwaltszwang) 12

13 F. Zusammenrechnung mehrerer Beschäftigungen - Hauptbeschäftigung und eine geringfügige Nebenbeschäftigung möglich (nicht beim selben AG!, s.o.) - keine Hauptbeschäftigung, aber mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen: Zusammenrechnung der Entgelte - Hauptbeschäftigung und (mehrere) geringfügig entlohnte Beschäftigungen: die zeitlich erstaufgenommene behält Status des Minijobs, die andere wird mit der Hauptbeschäftigung zusammen gerechnet. 13

14 G. Minijob-Zentrale - steht unter Trägerschaft der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft- Bahn-See ( bundesweite Einzugsstelle mit folgenden Aufgaben: 1) Einzug der Beiträge, Umlagen, Pauschsteuer und deren Weiterleitung an die Fremdversicherungsträger 2) Überwachung der rechtzeitigen Beitragszahlung durch den AG 3) Entgegennahme der Meldungen zur Sozialversicherung und Kontrolle vollständiger Einreichungen 4) Überprüfung der Einhaltung der Entgeltgrenze 14

15 Minijob-Zentrale Allgemeines Anmeldung Beginn einer Beschäftigung spät. innerhalb von 6 Wochen* Jahresmeldung Arbeitsentgelt für das KJ spät. bis zum des FJ Abmeldung Ende der Beschäftigung spät. innerhalb von 6 Wochen - Meldungen nur noch möglich durch zugelassene Software oder maschinell erstellte Ausfüllhilfen. - Kostenlose Software: sv.net, Programm und Registrierung kostenlos (siehe auch *Sofortmeldung in Bereichen bei erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit etc., z.b. Baugewerbe, Gastronomie, Gebäudereinigung, Personenbeförderungsgewerbe, Schaustellergewerbe (Aufzählung nicht abschließend) 15

16 1. Schritt: Betriebsnummer AG, die erstmalig einen AN beschäftigen, benötigen für die Anmeldung zur Sozialversicherung und die Beitragszahlung eine Betriebsnummer. Die Betriebsnummer wird auf Antrag vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken vergeben. Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit Saarbrücken Tel.: betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de - nach ca. 3 Arbeitstagen ist die BN bei den Sozialversicherungsträgern bekannt. 16

17 2. Schritt: Personalfragebogen Für die Meldung zur Sozialversicherung muss AG feststellen, ob Minijob oder eine versicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt. Der Personalfragebogen ist Leitfaden, mit dessen Hilfe bestimmte Angaben des Arbeitnehmers abgefragt werden. Diese Angaben werden für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung des Beschäftigungsverhältnisses benötigt. Der Personalfragebogen ersetzt nicht den Arbeitsvertrag zwischen dem Arbeitgeber und dem Beschäftigten. Er dient lediglich zur Vervollständigung der Lohnunterlagen und als Nachweis bei Betriebsprüfungen. Ein Muster eines Personalfragebogens finden Sie im Download-Center in der Rubrik "Formulare und Anträge". 17

18 3. Schritt: Meldung zur Sozialversicherung Mit der Meldung zur Sozialversicherung übermittelt der Arbeitgeber Angaben zur beschäftigten Person und zur Beschäftigung an den zuständigen Sozialversicherungsträger. Handelt es sich nach der versicherungsrechtlichen Beurteilung um eine geringfügige Beschäftigung (Minijob), muss der Arbeitgeber den Beschäftigten bei der Minijob-Zentrale anmelden. Hinweis: Handelt es sich nicht um einen Minijob, müssen die Meldungen zur Sozialversicherung und die Beitragszahlungen nicht mit der Minijob-Zentrale sondern in der Regel mit der Krankenversicherung des Arbeitnehmers abgewickelt werden. Die Angaben zur Person sollten aus amtlichen Dokumenten des Beschäftigten entnommen werden, wie zum Beispiel die Sozialversicherungsnummer aus dem Sozialversicherungsausweis. Hat der Beschäftigte noch keine Sozialversicherungsnummer, weil er beispielsweise noch nie beschäftigt war, sind weitere Angaben zu seiner Person nötig (Geburtsort, Geburtsname und Geburtsdatum). 18

19 4. Schritt: Beitragszahlung Mit dem Beitragsnachweis teilt der Arbeitgeber die Summe der Abgaben mit, die er insgesamt für alle Minijobber für einen Monat zahlen wird. Die Summe der Abgaben setzt sich dabei aus den Beiträgen zur Kranken- und Rentenversicherung sowie den übrigen pauschalen Abgaben zur Lohnsteuer, Arbeitgeberversicherung und Insolvenzgeldumlage zusammen. Im Beitragsnachweis werden die Abgaben nicht personengebunden, sondern als Gesamtbetrag erfasst. Im Beitragsnachweis ist auch die Steuernummer des Arbeitgebers anzugeben, wenn der Beitragsnachweis die Pauschsteuer für geringfügig Beschäftigte enthält. Für eine möglichst einfache Berechnung der Beiträge und Abgaben stellt die Minijob-Zentrale einen Minijob- Beitragsrechner zur Verfügung. 19

20 H. Beiträge des Arbeitgebers - anfallende Pauschbeträge sind alleine vom AG zu bezahlen - keine Abwälzung auf das Entgelt des AN zulässig - Ordnungswidrigkeit, Bußgeld bis zu EUR Insgesamt müssen derzeit Abgaben von maximal 31,42 % des Arbeitsentgelts an die Minijob-Zentrale abgeführt werden. Bei Minijobbern, die privat krankenversichert sind, entfällt der Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung 20

21 Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale 15 % Rentenversicherung 13 % Krankenversicherung 2 % Pauschsteuer (einschließlich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag), sofern nicht per Lohnsteuerkarte abgerechnet wird, ggf. 1,0 % Umlage U1 zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (nur bei Unternehmen mit regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmern) und 0,3 % Umlage U2 zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen bei Mutterschaft 0,12 % Insolvenzgeldumlage Tipp: Individuelle Abgabe zur Unfallversicherung muss extra erfolgen. 21

22 I. Entgeltunterlagen: 1. Aufbewahrungspflichten - Pflicht des AG zur Meldung ( 28a SGB IV) und Zahlung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags - Pflicht des AG, Entgeltunterlagen zu führen - Aufzeichnung aller maßgebenden Angaben und Informationen, z. B.: - monatliches Arbeitsentgelt, Beschäftigungsdauer - Status des Beschäftigten (z.b. Student, Ehegatte) - regelmäßig wöchentl. Arbeitszeit, tatsächlich geleistete Stunden - Checkliste über Befragung nach weiteren geringfügig entlohnten Beschäftigungen - Bescheid der Minijob-Zentrale - Anträge, Befreiungen, Nachweise 22

23 2. Mitwirkungspflichten des AN Pflicht des AN zur Angabe aller erforderlichen Informationen und Vorlage aller erforderlichen Unterlagen, Nachweise Tipp: AG soll mittels Einstellungsfragebogen die notwendigen Angaben erfragen. (siehe unter 23

24 J. Arbeitsrechtliche Pflichten - Grundsatz der Gleichbehandlung, d.h. anteiliger Anspruch auf Erholungsurlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Einhaltung der Kündigungsfristen - grds. kein Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages erforderlich (Ausnahme: befristeter AV, siehe auch 14 TzBefrG) - Anspruch des AN auf sog. Niederschrift über alle wesentlichen Arbeitsbedingungen gemäß NachweisG - aus Beweisgründen immer Abschluss eines schriftl. AV empfehlenswert 24

25 1. Einhaltung des Mindestlohns - mind. 8,50 EUR brutto pro Zeitstunde seit dem tarifliche Ausnahmen nur bis Ende 2016 zulässig - Kontrolle durch Hauptzollämter - anwendbar auf alle Arbeitnehmer - nicht: Praktikanten, Auszubildende, Kinder und Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung, Ehrenamt, Langzeitarbeitslose (mind. 1 Jahr arbeitslos) 25

26 2. Anrechnung anderer Vergütungsbestandteile - Regelung im MiLoG fehlt hierzu - grds. zulässig - bisherige Rechtsprechung: Anrechnung (also Berücksichtigung für die Einhaltung des Mindestlohns) kann erfolgen, wenn die Leistung des Arbeitgebers eine Entlohnung für die gewöhnliche Arbeitsleistung ist. - daher nicht: Sonn- und Feiertagszuschläge, Schichtzulagen, Nacht- Überstunden- und Erschwerniszuschläge, Provisionen, Tantiemen, Betriebstreueprämien - Weihnachts- und Urlaubsgeld: nur dann anrechenbar, wenn es zum jeweiligen Fälligkeitstermin anteilig ausbezahlt wird; Einmalzahlung ist damit nicht anrechnungsfähig. 26

27 3. Führung von Arbeitszeitnachweisen AG, die AN in einem nach 2a SchwarzarbeitsbekämpfungsG genannten Wirtschaftszweige oder Personen geringfügig beschäftigen, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spät. bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag aufzeichnen und mind. 2 Jahre aufbewahren. - Ausnahme: für AN bei verstetigtem Arbeitsentgelt von mehr als brutto monatlich oder bei verstetigtem regelmäßigen Monatsentgelt brutto für die letzten 12 Monate oder Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des AG - keine bestimmte Form - auch Wochenplanung möglich - Änderungen müssen jedoch unverzüglich nachgetragen werden 27

28 4. Fälligkeit der Vergütung spät. zum letzten Bankarbeitstag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Arbeitsleistung erbracht wurde. 28

29 5. Erholungsurlaub - lt. BUrlG Mindesturlaub von 24 Werktagen bei einer 6-Tage-Woche - gilt auch für Minijobber - Abstellen des Gesetzes, an wie vielen Tagen der AN pro Woche arbeitet Bsp.: 3-Tage-Woche = 12 Tage Mindesturlaub im KJ 1-Tage-Woche = 4 Tage Mindesturlaub im KJ - keine Staffelung nach Alter erlaubt 29

30 6. Krankheit, Schwangerschaft, Mutterschaft - Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bei unverschuldeter krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit (Umlage U1) - Wartezeit von 4 Wochen ununterbrochener Tätigkeit ( 3 EntgeltfzG) - Geltung des MuSchG, d.h. Anspruch auf Einhaltung von Beschäftigungsverboten, Schutzfristen und Zahlung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld (Umlage U2) - Entgeltfortzahlung an Feiertagen - Zahlung von anteiliger Gratifikation/Sonderzahlungen, sofern betriebliche Übung im Unternehmen 30

31 7. Kündigungsschutz - Geltung der gesetzlichen, tariflichen oder vertraglichen Regelungen - Anwendung 622 BGB als auch KSchG (in der Regel mehr als 10 AN) - Vereinbarkeit einer Probezeit zulässig - ordentliche sowie außerordentliche Kündigung wegen wichtigem Grund zulässig - Einhaltung der Schriftform ( 623 BGB) 31

32 8. Besonderheiten bei der Beschäftigung Minderjähriger - zahlreiche gesetzliche Schutzvorschriften, insb. JArbSchG - Unterscheidung zwischen Kindern und Jugendlichen Kind = wer noch nicht 15 Jahre ist Jugendlicher = wer 15, aber noch keine 18 ist - grundsätzliches Arbeitsverbot für Kinder unter 13 Jahren - Kinder über 13 Jahre und vollschulpflichtige Jugendliche: Einwilligung der Eltern erforderlich, nur leichte und für Kinder geeignete Arbeiten, nicht länger als 2 Stunden täglich, nicht zwischen 18 8 Uhr, nicht morgens vor bzw. während der Schule, während der Ferien nur max. 4 Wochen - Jugendliche, die nicht mehr vollschulpflichtig sind: max. 8 Stunden täglich, max. 40 Std-Woche, 6 20 Uhr, 5 Arbeitstage/Woche, 2 freie Tage aufeinanderfolgend, mind. 30 Urlaubstage 32

33 J. Kurzfristige Beschäftigungen Definition: - im Kalenderjahr ( ) - nicht länger als 3 Monate oder (5-Tage-Woche) - nicht mehr als 70 Arbeitstage - entweder nach Eigenart der Beschäftigung oder - zeitlich befristet - nicht auf Dauer angelegt, sondern gelegentlich - keine max. Begrenzung des Arbeitsentgelts Kein eigener Sozialversicherungsschutz: versicherungsfrei in der Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie Pflegeversicherung 33

34 1. Befristung - Grundvoraussetzung - längstens 1 Jahr Tipp: Die Befristung ist prüfungssicher in den Entgeltunterlagen zu dokumentieren. Sie muss sich aus dem Arbeitsvertrag (Achtung: befristete Arbeitsverträge müssen immer schriftlich abgeschlossen werden.) oder einer anderen Vereinbarung ergeben. - Zusammenrechnung mehrerer kurzfristiger Beschäftigungen, unabhängig ob Beschäftigung bei unterschiedlichen AG - keine getrennte Betrachtung bei Kalenderjahresüberschreitung.. 34

35 - Abschluss eines Rahmenvertrages denkbar: längstens 12 Monate mit einem Arbeitseinsatz von max. 70 Arbeitstagen - länger als 12 Monate: keine Kurzfristigkeit mehr - Meldung an die Minijob-Zentrale erforderlich - Personenengruppenschlüssel Beitragsgruppen mit 0 - rentenversicherungpflichtiges Bruttoarbeitsentgelt mit 0 EUR - Sofortmeldung erforderlich 35

36 2. Umlagen und Abgaben - beitragsfrei, so dass Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung nicht zu zahlen sind - jedoch Zahlung von Umlagen zur Sozialversicherung - Abstellen auf Entgelt Abgaben 2016 Umlage U1 1,0 % Umlage U2 0,3 % Insolvenzgeldumlage 0,12 % Gesamt 1,42 % - darüber hinaus hat AG Steuern an das FA (entweder nach Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder pauschal mit 25 %) sowie Beiträge zur Unfallversicherung zu zahlen. 36

37 K. Beschäftigung in der Gleitzone - regelmäßiges Arbeitsentgelt von 450,01 EUR bis 850,00 EUR - keine Anwendung z. B. bei Auszubildenden, Umschüler, Personen in der Altersteilzeit - stets versicherungspflichtig - mehrere (ab 3) geringfügige Arbeitsverhältnisse ohne Hauptbeschäftigung = Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone (sofern 850,- nicht überschritten werden) 37

38 - Staffelung des Arbeitnehmerbeitrags zur Sozialversicherung von ca. 15 % bei 450,01 EUR bis auf den vollen Beitrag von ca. 20 % bei 850,00 EUR - Arbeitgeberbeitrag ca. 20 %. - stets individuelle Besteuerung, nicht pauschal - Anwendung sog. Gleitzonenformel (siehe unter - Kein Gleitzonenprivileg bei zwei Beschäftigungen im Entgeltbereich von 450,01 EUR bis 850,00 EUR monatlich, die neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt werden. 38

39 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 39