Kapitel 1 Von lebenden Stapeln und deren Wirkung oder Was die Quantenphysik mit Papier zu tun hat

Transkript

1 Kapitel 1 Von lebenden Stapeln und deren Wirkung oder Was die Quantenphysik mit Papier zu tun hat Hanne Fleissigs Office-Tagebuch: Mein Name ist Hanne Fleissig und dieses Buch wurde eigentlich für mich geschrieben. Es ist die Geschichte meines persönlichen Büro-Frusts, aus dem ich mit Hilfe dieses Buchs Schritt für Schritt zu einer Büro-Lust gefunden habe. Ich werde Sie durch dieses Buch begleiten und Ihnen erzählen, was mir in meinem Arbeitsalltag widerfährt. Ich versuche, nichtallzuvielzujammern,aberversprechenkannichnichts! Wenn Sie erleben würden, was ich den ganzen Tag aushalten muss, würden Sie das verstehen! Womit ich meine Zeit verbringe? Ich bin Sachbearbeiterin bei einem Großhandel für Keramikprodukte: vor allem Teeservice und Fonduegeschirr. Ich habe 89 Kollegen und 36 von uns arbeiten in der Verwaltung. Mein Vollzeitjob umfasst die Kundenbetreuung, Bestellannahme, Auftragsabwicklung und Reklamationsbearbeitung. Aber irgendwie bin ich auch das Mädchen für alles. Wenn es klemmt, helfe ich sogar in der Buchhaltung oder tippe das Besprechungsprotokoll für den Chef ab, weil seine Sekretärin mit der Arbeit auch nicht immer hinterherkommt. Und ich sitze auch nicht alleine im Büro. Da ist zum Beispiel meine Kollegin Ulla Siebert, die wirklich oft krank ist. Ihr Arbeitsplatz, vor allem ihr Bildschirm, ist mit geschätzt 75 Plüschtieren bevölkert und sie sagt, sie würde dadurch effizienter arbeiten. Also, ich finde mich zwischen all den Tieren nicht zurecht und Dokumente sind meist erst nach ausgedehnter Fahndung zu finden. Oder zwei Schreibtische weiter, Walter Hansen. Er hat die Arbeitsweise»Management by Delegieren«vollständig realisiert. Nie wieder Stapel! Nicole Sehl Copyright 2012WILEY-VCHVerlagGmbH&Co.KGaA,Weinheim 21

2 Er schreit den ganzen Tag in sein Telefon, schiebt sich nebenher Wurstsemmeln in den Mund und erteilt dann immer mir die Aufträge, die dringend eingegeben werden müssen. Natürlich nur, weil er wieder einmal einen ganz wichtigen Termin außer Haus hat. Breit grinsend meint er, wo ich doch schon den passenden Nachnamen habe, macht es mir doch sicher nichts aus, das noch schnell zu erledigen, nicht wahr? Weil ich doch auch viel schneller tippen kann als er... Was mein Problem ist? Sie meinen, neben all diesen Exzentrikern? Na ja, zu viel Papier auf meinem Schreibtisch, zu viele Anrufe den ganzen Tag, zu viele Kollegen, die in der Tür stehen, zu wenig Zeit für alles. Und das Schlimmste für mich ist, dass ich mich wirklich nicht mehr erinnern kann, welche Farbe mein Schreibtisch hat. Ich kann froh sein, wenn ich die Papiere so schichten kann, dass ich wenigstens für ein Blatt Platz finde, um darauf zu schreiben. Ich ertrage den Anblick dieser Papierhalde nicht mehr, die mir täglich vor Augen führt, eine völlige Versagerin zu sein. Zuhause bin ich recht ordentlich, ich kann es kaum glauben, dass mir das nicht auch im Büro gelingt! Sie kennen das? Na dann: Willkommen im Klub der burnoutgefährdeten Schreibtischhelden! Was sehen Sie, wenn Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen und umherschauen? Öffnen Sie einmal alle Schranktüren und Schubladen, betrachten Sie Ihre Briefkörbe und die Tischoberflächen. Werfen Sie auch einen Blick auf die Fensterbänke und in die Regale. Ich ahne: Sie sind von Stapeln umgeben, richtig? Papiere, Akten, Mappen und Kataloge, soweit das Auge reicht? Bilden die Stapel schon Berge mit Tälern, Klippen, Schluchten und Wanderdünen? Neben verschiedenen Faktoren, die die Büroarbeit mühsam und ineffizient machen, zählen Stapel zu den größten Problemen im Büro. Schnell entstanden und vielfach dupliziert, sorgen sie für eine Optik, die bewirkt, dass man schon beim Betreten des Raumes am liebsten wieder umdrehen würde. Unser Unterbewusstsein erleidet dadurch schon morgens seinen ersten Schock und braucht den Rest destages,umdiesenzuverdauen. 22 Von lebenden Stapeln und deren Wirkung

3 Die meisten Menschen reagieren auf Stapel mit Stress. Das Verhängnis: Sie reagieren auch auf Stress mit Stapeln. Hier ein Häufchen für heute, dort eines für morgen. Links am Schreibtischrand der Haufen für die Ablage, rechts neben der Tür der Stapel für den Müllcontainer unten im Keller. Die Werkzeuge aus den Schubladen finden dort schon lange keinen Platz mehr, bieten sich diese doch für weitere Papierablagen an und wenn sie sich nicht mehr schließen lassen, bleiben sie eben offen. Spart ja auch Zeit, alles ist vermeintlich griffbereit zur Hand und seien Sie mal ehrlich: Man darf ruhig auch sehen, dass Sie wirklich viel zu tun haben! Glaubt Ihnen sonst sowieso keiner, vor allem der Chef würde womöglich noch öfter fragen, ob Sie nicht noch ein Projekt übernehmen können. Nicht vorzustellen, was ihm alles einfallen würde, wenn Ihr Schreibtisch leer wäre! Stapel sind lebendig: Sie wachsen von selbst und unkontrolliert. Sie pflanzen sich fort und mutieren. Sie wandern gerne und benutzen Schreibtisch oder Fensterbank schon auch mal zum Turmspringen. Stapel leben, ohne Ihren Einfluss, ohne Ihr Zutun, sie sind wie eine neue Spezies im Bürobiotop. Sozusagen die Außerirdischen, die auf Ihrem Schreibtisch gelandet sind, um dort die Herrschaft zu übernehmen. Das tun sie zu Ihrem Schaden, denn sie blockieren Arbeitsabläufe und führen häufig zu Stau und Stillstand im Geschehen. Und wehe, wenn dann noch ein Mitarbeiter krank wird! Wo kommen die bloß alle her? Sie kennen sicher das Phänomen, dass sich eine Teeküche nach gründlichem Aufräumen stundenlang in diesem Zustand hält. Alles ist gespült und aufgeräumt, alle Oberflächen sind geputzt und getrocknet, alles ist an seinem Platz und wirkt sauber und ordentlich. Wie schön! Aber dann huscht ein Kollege in aller Eile herein, um sich eine Tasse Kaffee zu holen, stellt seine schon benutzte Tasse zum Auffüllen hin, greift zur Kaffeekanne und wird gerufen. Er springt davonohneseinenkaffeeeingegossenzuhabenundvergisstauch die Tasse. Nun tritt ein erstaunlicher Effekt ein: Kaum steht diese einzelne Tasse auf der Arbeitsfläche, zieht sie innerhalb kürzester Zeit auf unerklärliche Weise eine zweite Tasse an, Wo kommen die bloß alle her? 23

4 die dann direkt daneben stehen bleibt. Und dann gesellen sich immer mehr dazu! Irgendwann erklärt sich dann wieder ein williger Kollege bereit, die Versammlung aufzulösen und die Spülmaschine einzuräumen. Fantastisch, dieses geheimnisvolle Gruppenverhalten ganz normaler Tassen, nicht wahr? Esist,alsobeineleereundsaubereFläche,diesichinihremursprünglichen Zustand befindet, ein unsichtbares Stopp-Schild aufstellt, das man nicht einfach so missachtet. Diesen Zustand empfinden die meisten Menschen als angenehm und unbewusst versucht jeder, ihn beizubehalten (das gilt übrigens nicht für Kinder!). Wird dieser Zustand aber nur an einer einzigen Stelle unterbrochen, so bricht die Wirkung des Stoppschilds in sich zusammen und jeder auch der ordentlichste Mensch stellt seine Tasse, ohne nachzudenken, dazu. Und wenn Sie dies nun auf das Büro übertragen, bedeutet das: Wenn auch nur ein einziger Stapel vorhanden ist, egal an welchem Ort, dauert es nicht lange und er bekommt Gesellschaft. Denn diehemmschwelle(dasstoppschild) ist dann verschwunden. Papier, Unterbewusstsein und Quantenphysik Jeder Mensch hat zwei Wahrnehmungsbereiche: das Bewusstsein und das Unterbewusstsein. Das Bewusstsein (der Verstand) kann erfassen, welche der vorhandenen Papierstapel tatsächlich zu bearbeiten sind, welche nur noch abgelegt werden müssen und welche in den Papiercontainer gehören. Wesentlich mehr nehmen wir aber mit dem Unterbewusstsein wahr. Und diese Wahrnehmung begleitet uns 24 Stunden am Tag unbemerkt und beeinflusst unsere Gedanken, Stimmungen und Handlungen. Das Bewusstsein, auch Wachbewusstsein oder Tagesbewusstsein genannt, ist der Bereich in uns, von dem wir glauben, ihn einigermaßen kontrollieren zu können. Von der Vielzahl der Gedanken, die uns während eines Tages durch den Kopf gehen, lassen sich jedoch nur die wenigsten gezielt steuern. VersuchenSiedochzumBeispieleinmal,beimLesendieserZeilen nicht an einen gelben Elefanten mit roten Punkten zu denken. 24 Von lebenden Stapeln und deren Wirkung

5 Schwierig, nicht wahr? Wir haben wenig Kontrolle über unseren Gedankenstrom. Lediglich mittels jahrelanger Meditationspraxis können Sie im Laufe der Zeit einigen Einfluss auf Ihr Bewusstsein nehmen. Dies erfordert aber langjähriges und konstantes Üben. Worauf Sie jedoch keinerlei Einfluss nehmen können, ist Ihr Unterbewusstsein. Als Sitz Ihres Bauchgefühls, Ihrer Intuition und Ihres sechsten Sinns stellt es sozusagen das energetische Immunsystem Ihres Körpers dar und koordiniert und steuert darin auch sämtliche komplexen Vorgänge. Im Unterbewusstsein findet sich auch unsere Verwandtschaft mit dem Tierreich, denn der größte Teil der menschlichen DNA ist identisch mit der DNA der Menschenaffen. Das Unterbewusstsein ist der Sitz von jederzeit frischen Reflexen, die unsere genetischen Ursprünge als»schreckhafte Fluchttiere«erahnen lassen. Man kann das Unterbewusstsein auch noch mit einem anderen, besonders eindrücklichen Bild beschreiben: Es ist Ihr innerer Verteidigungskämpfer, der dauerhaft mit erhobenem Schwert und Schild bereitsteht, um Sie jederzeit vor allen möglichen Gefahren zu warnen und Sie dagegen zu schützen. Auch die Quantenphysik belegt dieses Prinzip. Bei der Erforschung der atomaren und subatomaren Ebene lässt sich feststellen, dass in der Tiefe aller Materie nichts als vibrierende Energie existiert. Und zwar in der Tiefe jeder Materie, ob dies Ihr Körper, Ihr Schreibtisch oder auch Papier ist. (Die Quantenphysiker unter den geschätzten Lesern mögen mir bitte diese laienhafte Erklärung verzeihen! ) Da liegt doch der Schluss nahe, dass wir alle sozusagen im gleichen Raum»schwingen«und nicht wirklich voneinander getrennt sind. Lediglich in unserer (begrenzten) Wahrnehmung findet eine Trennung statt, auf subatomarer Ebene jedoch nicht. Ihr Unterbewusstsein ist somit in permanenter Verbindung mit hundert Prozent Ihrer Umgebung. Es filtert diese, ordnet sie ein und entscheidet, ob eine»gefahr«besteht, auf die zum Beispiel mit der Ausschüttung von Adrenalin reagiert werden muss, um die Reflexe zu beschleunigen. Wie Stapel wirken Was das mit Ihrer Büroorganisation zu tun hat? Ihr Unterbewusstsein reagiert auch auf Stapel, und zwar panisch! Jedes sichtbare Blatt Wie Stapel wirken 25

6 Papier, das ohne erkennbare Struktur in Ihrer Umgebung vorhanden ist, wird von Ihrem Unterbewusstsein als Aufgabe wahrgenommen, egal, um was es sich dabei tatsächlich handelt. Das Unterbewusstsein ist nicht in der Lage, Unterscheidungen zu treffen oder Zuordnungen zu erfassen. Und wenn ein Stapel das Vorhandensein von mehr als einem Blatt Papier ohne erkennbare Struktur ist, dann können Sie leicht nachvollziehen, wie allein die Optik eines überfüllten und mit Stapeln übersäten Büros zu einem Burnout-Syndrom führen kann. Je mehr Stapel, desto mehr Botschaften:»Arbeit!«,»mehr Arbeit!«,»noch mehr Arbeit!«prasseln den ganzen Tag auf Ihr Unterbewusstsein ein. Und abends nehmen viele Menschen diese Eindrücke auch mit nach Hause und wachen nachts womöglich schweißgebadet auf, weil vermeintlich nicht erledigte Aufgaben aus dem Unterbewusstsein an die Oberfläche drängen. Acht Sorten Frust Stapel lassen sich in genau acht Kategorien einteilen: 1. Stapel auf dem Schreibtisch Diese Stapel sind mir persönlich die angenehmsten, sind sie doch wenigstens ehrlich sichtbar und können dadurch auch leicht(er) in Angriff genommen werden. Eine Einschränkung: Als Stapel auf dem Schreibtisch bezeichne ich alle Papiere, die dort auch dann liegen, wenn Sie nicht daran arbeiten und abends beim Verlassen des Büros auf dem Schreibtisch liegenbleiben. Gemeint sind natürlich nicht die Papiere, an denen Sie im Moment gerade arbeiten. 2. Stapel in Briefkörben Diese sind besonders verbreitet, versuchen doch die meisten Menschen, Stapel damit in den Griff zu bekommen. Das soll jetzt nicht heißen, dass grundsätzlich jeder Briefkorb automatisch einen Stapel birgt. 26 Von lebenden Stapeln und deren Wirkung

7 Ein Stapel im Briefkorb ist jedoch dann vorhanden, wenn Folgendes zutrifft: 1. Der Briefkorb ist nicht beschriftet. 2. Der Briefkorb ist beschriftet mit Begriffen wie»diverses«,»sonstiges«,»allgemeines«,»infos«, etc. 3. Der Briefkorb ist zwar beschriftet, enthält aber etwas anderes. 4. Der Briefkorb ist nicht lesbar beschriftet. 3. Stapel in der Schublade Schubladen in Rollcontainern sind von Haus aus nicht für Papier gemacht, denn dort kann es gezwungenermaßen nur in Form eines Stapels liegen. Und falls Sie versuchen, das Papier mit Hilfe antiquierter Formular-Schrägeinlagen zu sortieren: Diese sind eigentlich nur noch in Behörden mit viel Kundenverkehr sinnvoll, zum Beispiel in einer KFZ-Zulassungsstelle für die Sortierung von Formularen. 4. Stapel im Ordner Auch das bedeutet natürlich nicht, dass jeder Ordner grundsätzlich einen Stapel beherbergt. Aber ähnlich wie bei den Briefkörben befinden sich Stapel im Ordner, wenn eine der folgenden Kriterien erfüllt ist: 1. DerOrdneristnichtbeschriftet. 2. DerOrdneristvonHandbeschriftet,aberleidernichtfürjedermann lesbar. 3. DerOrdneristmitBegriffenwie»Diverses«,»Sonstiges«,»Allgemeines«o.ä. beschriftet. 4. Der Ordner ist zwar beschriftet, enthält aber etwas anderes. 5. Der Ordner ist beschriftet und er enthält auch das Richtige, aber ich finde trotzdem nichts (zum Beispiel wegen fehlender Register). Acht Sorten Frust 27

8 5. Stapel auf dem Fußboden Doch, es gibt sie tatsächlich: Stapel auf dem Fußboden. Wenn Sie nur noch einen schmalen Pfad zwischen Tür und Tisch betreten können, ist höchste Eile geboten! 6. Stapel im Regal oder Schrank Um konsequent alle möglichen vorhandenen Stapel zu erfassen, sei auch das offene Regal und der geschlossene Schrank erwähnt, in dem sich ebenfalls gerne Papierberge befinden. 7. Stapel auf der Fensterbank Die Fensterbank ist ein sehr beliebter Ort zum Beispiel für Lesestoff, den zu lesen man nie geschafft hat, den man aber auch nicht wegwerfen möchte. Er könnte ja in 25 Jahren wieder aktuell sein. 8. Stapel auf dem Papier Vielleicht ist dies für Sie eine der wichtigsten Erkenntnisse dieses Kapitels: Eine To-do-Liste, also eine Aufgabenliste auf dem Papier bezeichne ich als Stapel. Denn wie Sie nun wissen, nimmt Ihr Unterbewusstsein weitaus mehr wahr als Ihr Verstand. Das bedeutet, immer wenn SieaufIhreTo-do-Listeschauen,umeinenPunktdavonzulesen, geht Ihr Unterbewusstsein innerlich in die Knie, weil es alle anderen unerledigten Aufgaben ebenfalls erfasst. Das ist unnötig und kann ganz einfach durch die goldene Regel verändert werden. Das Grundprinzip dieser Organisationsmethode ist also: Sie machen den Stapeln den Garaus und schaffen sich Raum für Ihre Zukunft, für Kreativität und für Lebensfreude! Das funktioniert prächtig, Sie werden sehen! Den negativen Auswirkungen von Stapeln können Sie nur Einhalt gebieten, wenn Sie wirklich alle Stapel beseitigen! Ganz oder gar nicht! Wenn Sie alle Stapel aufgelöst haben, dann werden Sie er- 28 Von lebenden Stapeln und deren Wirkung

9 Die Goldene Regel: Schreiben Sie immer nur 1 Thema auf 1 Blatt. Diese Regel sollten Sie beachten, weil Sie diese Blätter dann im Gegensatz zur To-do-Liste einzeln terminieren können. Sie verhindern dadurch die lästige und nervtötende»schieberitis«. Ok. Und was jetzt? Erst einmal nichts tun. Auch wenn Sie es jetzt gar nicht mehr erwarten können, Ihr Büro in Schuss zu bringen, bitte ich Sie, jetzt noch nichts zu unternehmen! Denn noch fehlen Ihnen die richtigen Orte für all das Papier und Sie setzen sich nur unnötigem Frust aus, wenn Sie gleich zu Beginn unkontrolliert Ihre Stapel bearbeiten und auflösen, ohne die geeigneten Lösungen dafür zu kennen. staunt sein, wie schnell Sie sich an den Zustand der leeren Flächen gewöhnen. Der Geist kann sich entspannen und das fördert Ihr Wohlbefinden und Ihre Effizienz. Endlich können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, ohne aus dem Augenwinkel immer die Arbeit der letzten und die der nächsten drei Monate sehen zu müssen. Wie Sie mit dem ganzen Papier in Zukunft umgehen, davon handeln die restlichen Kapitel dieses Buches. Arbeiten Sie sich in der vorgegebenen und sinnvollen Reihenfolge Schritt für Schritt durch jeden einzelnen Stapel, finden Sie die zukünftige Struktur dafür und auch den richtigen Umgang damit. Acht Sorten Frust 29

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