Inhaltsverzeichnis... 5

Transkript

1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Vorwort Über den Autor Über die verwendete ELOoffice Version Zeitsparendes Lesen der wichtigsten Kapitel Feedback an den Hersteller Hilfe vom Hersteller Einführung ELO Die ELO Produktlinien heute (2013) ELOoffice ELOprofessional ELOenterprise Welche Vorteile haben Sie durch ELO Produkte? So sieht ELOoffice aus Die Installation von ELOoffice Erste Schritte nach der Installation Ein leeres Archiv in ELOoffice neu anlegen Registrierung Ihrer Lizenz bei der ELO Digital Office GmbH Den ersten Anwender in ELO anlegen Das leere Archiv bereinigen Verschlagwortungsmasken löschen Alle Verschlagwortungsmasken optimieren Schränke, Ordner und Register anlegen er Regel Ihren ersten Schrank anlegen Ordner und weitere Unterebenen im Schrank anlegen Einen einzelnen Ordner anlegen Einen einzelnen Ordner umbenennen Vordefinierte Standardregister einsetzen Vordefinierte Standardregister selbst erstellen Mehrere Ordner gleichzeitig verschieben Die gesamte Schrank/Ordner/Register Struktur kopieren Einen Schrank/Ordner/Register mit Dokumenten löschen

2 Einen gelöschten Schrank/Ordner/Register und Dokumente wieder herstellen47 6 Verschlagwortungsmasken anlegen Eine Verschlagwortungsmaske für Eingangsrechnungen anlegen Startseite des Assistenten mit Willkommensbildschirm Registerkarte für die Bezeichnung Registerkarte für "Schlüssel" Registerkarte für die Ablage Registerkarte für die Indexfelder (Suchfelder) Registerkarte für den Indexaufbau (automatische Ablage) Registerkarte für Barcode (Teil 1) Registerkarte für Barcode (Teil 2) Registerkarte Fertigstellen Stichwortlisten in ELO Die globale Stichwortliste Indexfeldbezogene Stichwortlisten Weitere erklärungsbedürftige Details Felder in der Verschlagwortungsmaske löschen Weitere Beispiele für Verschlagwortungsmasken Verschlagwortungsmaske "Freie Eingabe" Verschlagwortungsmaske für allgemeine Dokumente Verschlagwortungsmaske für Fotos Verschlagwortungsmaske für Visitenkarten Dokumente in ELO ablegen Dateiformate Der Ablagevorgang Die Hauptkategorie: Verschlagwortungsmasken Unterkategorieen: Indexierung und Verschlagwortung Volltext Schon existierende Windows Dokumente in ELO übernehmen Voreinstellungen zum Übernehmen von Objekten aus Windows Dateien per Drag & Drop im ELO-Archiv ablegen Einen größeren Windows Ordner mit Unterregistern in ELO übernehmen Microsoft Dokumente über Makros in ELO anlegen Microsoft Office Makros am Beispiel von Word Dokumente über die ELO-Postbox ins Archiv übertragen Drag & Drop von der Postbox ins Archiv Archivablage über Menü Zwei-Fenster-Ansicht Direktablage ins Archiv Direktablage anonym - Mehrfachablage mit einer Verschlagwortung Selbstlernende halbautomatische Ablage Vorgehensweise Dokumente über die automatische Ablage im Archiv ablegen Überlegungen zur Ablagestruktur...97

3 7.7.2 Indexaufbau in der Verschlagwortungsmaske Aufruf der automatischen Ablage-Methode Aufruf der automatischen Ablage-Methode Automatische Ablage mit gleichzeitigen Referenzen Dokumente über einen ELO-Drucker ins Archiv übertragen Konfiguration des ELO PDF-Druckers Konfiguration des ELO TIFF-Druckers Webseiten in ELO archivieren Den Microsoft Internet Explorer konfigurieren Archivierungsoptionen von Webseiten Den Mozilla Firefox konfigurieren Archivieren von Webseiten mit Mozilla Firefox Archivieren von Webseiten mit Mozilla Firefox über die ELO-Schaltfläche Dokumente aus ELO-Vorlagen neu erstellen Vorlagen einrichten Archivierte Dokumente auschecken und bearbeiten Der Dokumentenstatus "versionskontrolliert" Dokument im Archiv auschecken und bearbeiten Dokument wieder ins Archiv einchecken Dokument weiterbearbeiten Dokument wieder ins Archiv einchecken Methode Dokument wieder ins Archiv einchecken Methode Dokument wieder ins Archiv einchecken Methode Beliebige Dokumentversionen wieder aktivieren Versionen eines Dokumentes vergleichen Zwei unterschiedliche Dokumente vergleichen Outlook s in ELO Ihre Vorteile s in ELO zu archivieren? Allgemeine Tipps im Umgang mit s: Verschlagwortungsmaske für s Änderungen an der bestehenden Maske für s Änderungen an den Feldbezeichnungen und Gruppenfeldern Spalte mit hoher Priorität Dokument in den Volltext aufnehmen Schriftfarbe für s einstellen Zugriffsberechtigungen auf s Änderungen an der Verschlagwortungsmaske für -Ordner s archivieren per Drag & Drop s archivieren über Outlook Makros Outlook Einstellungen Registerkarte Outlook Einstellungen Registerkarte Outlook Einstellungen Registerkarte Outlook Einstellungen Registerkarte Troubleshooting Outlook Schnittstelle Outlook Registeranbindung Outlook Registeranbindung Standard

4 8.7.2 Regelassistent in Outlook Die erweiterte Outlook Registeranbindung s aus ELO versenden Suchen und Finden in ELO Suche über Ordner im ELO-Archiv Suchstrategien Suche über die Verschlagwortungsmaske Wiederholung einer Suche mit Verschlagwortungsmasken Die Direktsuche allumfassend aber langsam Volltextsuche Suche in den Randnotizen Suche in den Versionskommentaren Allgemeine Konfiguration der Suche in ELO Darstellungen in der Trefferliste Ein einzelnes Dokument durchsuchen ELO Suchmaske erweitern Die Verschlagwortungsmaske "Suche" Die Suchmaske erweitern Besonderheiten einer Suchmaske in ELO Weitere Suchfelder einbeziehen Nummernfeld Weitere Suchfelder einbeziehen Gesamtbeträge Weitere Suchfelder einbeziehen Namensfelder Benennung von Gruppenfeldern Regeln Die fertige Verschlagwortungsmaske "Suche" Bilder Ihrer Digitalkamera in ELO archivieren Eine Verschlagwortungsmaske für digitale Fotos erstellen Automatische Exif-Daten-Übernahme Erweitern der Verschlagwortungsmaske Miniaturansicht für Bilddateien Diashow-Modus Berechtigungen setzen in ELOoffice Schlüssel und Schlösser für Gruppen Schlüssel Ein Berechtigungsschloss setzen Berechtigungen für Anwender Grundlegende Berechtigungen in ELO Rechte eines ELO-Administrators und eines normalen ELO-Anwenders Berechtigungen im Archiv vordefinieren Berechtigungen bei neuen Dokumenten

5 13 Scannen in ELO Worauf Sie bei einem Scanner achten sollten Welchen Scanner brauchen Sie Flachbettscanner Einzelblatt Einzugsscanner Scanner in ELO auswählen Twain-Profile in ELO Allgemeine Twain-Einstellungen Scan-Profile für die Twain-Steuerung Dateinamen gescannter Dokumente Beidseitiges Duplex Scannen Mehrseitige gescannte Dokumente Thumbnailansicht aktivieren Drehen und Sortieren mehrseitiger Dokumente Gescannte PDF-Dokumente und OCR Umwandeln von gescannten Dateien in das PDF-Format Nachbearbeitung von gescannten PDF's mit OCR Verwendung eines Netzwerkscanners Automatische Weiterverarbeitung nach dem Scannen Vereinfachungen der manuellen Verschlagwortung Wiederholung der Verschlagwortung Wiederholung der gesamten Verschlagwortung Wiederholung der Verschlagwortung mit Hilfe von Vorlagen Wiederholung der Verschlagwortung einzelner Felder Verwendung der Stichwortliste und der Taste F Massenablage von vielen Dokumenten mit identischer Verschlagwortung OCR-Zonen aus gescannten Dokumenten auslesen OCR-Zone in eine ELO-Verschlagwortungsmaske übertragen OCR-Zone in die Windows Zwischenablage übertragen OCR-Volltexterkennung und Vorverschlagwortung in der Postbox Verschiedenes Zusätzliche Notizen und Anmerkungen am Dokument Randnotizen Anmerkungen mit Texten und farbigen Markierungen anbringen Anmerkungen mit Stempeln anbringen Stempel konfigurieren Eine Sprachnachricht an ein Dokument anhängen Eine Datei an ein Dokument anhängen Schnelles schreibgeschütztes Öffnen eines Dokumentes Serienbriefe und verknüpfte Dateien archivieren Anzeigegeschwindigkeit von Dokumenten optimieren

6 Volltext im Archiv Einen ganzen Ordner in den Volltext aufnehmen Volltext entfernen Verschlüsseln von Dokumenten Verschlüsselungskreise einrichten Automatischer Systemeinstieg Feinheiten des automatischen Systemeinstiegs Dokumentenpfade und ELO im Dateisystem Der ELO-Archivbereich Den ELO-Archivbereich erweitern Die ELO-Postbox Der Bereich der ausgecheckten Dokumente Eine CD von Ihren ELO-Daten erstellen Viewer-CD vom gesamten Archiv erzeugen Viewer-CD als neues Archiv einbinden Viewer-CD von einem einzelnen Ordner erzeugen Verschlagwortungsmasken löschen Automatisierung über den ELO ScanConnector Voraussetzungen Vorbereitungen für den ELO ScanConnector Einrichten und Konfigurieren des ELO ScanConnectors Den ersten Dokumententyp anlegen Eine Klassifizierungszone festlegen Eine Textübernahmeregel erstellen zum Abgleich eindeutiger Erkennungsmerkmale Übernahme von Indexwerten in die Felder der Verschlagwortungsmaske Eine Textübernahmeregel erstellen zum eindeutigen Erkennen der Rechnungsnummer Eine Textübernahmeregel erstellen zum eindeutigen Erkennen des Rechnungsdatums Eine Textübernahmeregel erstellen zum eindeutigen Erkennen des Lieferanten Eine Textübernahmeregel erstellen zum eindeutigen Erkennen des Gesamtbetrages Regelung für den Fall einer "Nichterkennung" Die automatische Erkennung im Betrieb Vorbereitung zur automatischen Erkennung Die automatische Erkennung starten Die Kurzbezeichnung konfigurieren Die Kurzbezeichnung im ELO ScanConnector konfigurieren Die Kurzbezeichnung über ein Ablageskript konfigurieren Mehrere Klassifizierungszonen verwenden Weitere Automatisierungen Barcode-Erkennung

7 Barcode-Erkennung an Beispielen des Deutschen Patent- und Markenamtes Erstellung der Verschlagwortungsmaske "Patent" Einrichtung der Barcode-Erkennung Barcode-Erkennung in der ELO-Postbox Mehrere Barcodes auf einem Dokument Automatisierungen mit VB Skript Programmierung Skript in die Multifunktionsleiste einbinden Vollständiges Entfernen des Skriptes Digitale Signaturen mit ELOoffice Voraussetzungen Mindestens ein installierter ELOoffice Arbeitsplatz Software zum Lesen und Prüfen von Signaturen Digitale Signaturkarte Lesegerät für Ihre digitale Signaturkarte Installation der Signatur Software Komponenten Installation der Signatursoftware Sign Live! CC Aktivierung der Vollversion von Sign Live! CC Sign Live! CC als PDF-Anzeigeprogramm möglich Installation des Sign Live! CC Connectors zu ELO Signierte Dateien in ELO archivieren ELO für Ihre Signaturen konfigurieren Signierte Dateien archivieren Signaturen prüfen mit ELOoffice Signaturen für archivierte Dateien erzeugen Signierte Dateien aus ELO heraus versenden Konfigurationen in Sign Live! CC PDF-Viewer konfigurieren Zurücksetzen der Einstellungen des Assistenten Sperrlisten automatisch aktualisieren Datensicherungen von ELOoffice Welche Daten sichern Das Archivdata-Verzeichnis Das Postbox-Verzeichnis Die Sicherungsmethode Häufigkeit von Datensicherungen Mehrplatzinstallation von ELOoffice im Netzwerk Ihr Netzwerk Netzwerkfreigabe einrichten Autostart der Installation Netzwerkinstallation Updateinstallation

8 21 Fragen und Antworten Warum gibt es in ELO keine Funktion "Rückgängig machen"? Warum darf ich die ELO-Archivdatenbank nicht mit Microsoft ACCESS öffnen oder bearbeiten? Warum kann es ausgecheckte oder gesperrte Objekte geben, an denen niemand arbeitet? Troubleshooting ELOoffice Downloads und Programmaktualisierungen ELOoffice auf dem aktuellen Stand halten ELOoffice Komponenten immer aktuell halten Mozilla Firefox Add-on Makro Sicherheitswarnung ausschalten bei Microsoft Office Makros sind vorhanden, funktionieren aber nicht Outlook Makros zeigen keine Reaktion Alle Makros funktionieren nicht Einzugsscanner scannt immer nur eine Seite Einen ELOoffice Report erstellen Glossar: Fachbegriffe mit Erklärungen Stichwortliste