Erfolgsfaktor PROJEKTKULTUR Talk im Park an der Theresienwise München, Juli 2011

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Gerhard Burgstaller
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1 Erfolgsfaktor PROJEKTKULTUR Talk im Park an der Theresienwise München, Juli

2 Worum geht es? Wenn wir erkannt haben, dass projektmäßiges Realisieren von Vorhaben zum Beispiel die Entwicklung von Software grosse Vorteile gegenüber nicht-projektmäßigem Vorgehen bietet, dann lohnt es sich auch, gezielt in die Projektkultur zu investieren. Im Rahmen dieses Vortrags werden zwei Fragen behandelt: 1) Was ist Projektkultur? 2) Wie schaffen wir eine gute Projektkultur? 2

3 Kultur Kultur wird im Duden definiert als die Gesamtheit der geistigen und künstlerischen Lebensäusserungen einer Gemeinschaft; aus einer Gemeinschaft hervorgehende Bestrebungen, die sich auf die Gestaltung des (täglichen) Lebens beziehen; feine Lebensart/Erziehung/Bildung. 3

4 Unternehmenskultur Unter der Bezeichnung Unternehmenskultur werden allgemein die kognitiv entwickelten Fähigkeiten einer Unternehmung sowie die affektiv geprägten Einstellungen ihrer Mitarbeiter zur Aufgabe, zum Produkt, zu den Kollegen, zur Führung und zur Unternehmung in ihrer Formung von Perzeptionen (Wahrnehmungen) und Präferenzen (Vorlieben) gegenüber Ereignissen und Entwicklungen verstanden. 4

5 Projektkultur Unter dem Begriff Projektkultur verstehen wir... die Gesamtheit von Normen, Wertvorstellungen und Denkhaltungen, die das Verhalten der Mitarbeiter aller Stufen und somit das Erscheinungsbild eines Projekts prägen. Unterscheide: Allgemeine Projektkultur (in einem Unternehmen) Projektspezifische Projektkultur (in einem Projekt) 5

6 Einladung zur Diskussion (ca. 10 Min.) Suchen Sie sich bitte einen unbekannten Gesprächspartner Stellen Sie sich gegenseitig kurz vor Fragen Sie sich gegenseitig: - Gibt es etwas, was typisch / charakteristisch für das Unternehmen ist, in dem Sie arbeiten? - Wie beurteilen Sie den Reifegrad der Projekt-Kultur im Unternehmen (auf einer Skala von 1 5) und an welchen Kriterien machen Sie die Wertung fest? Blitzlichter aus dem Plenum 6

7 Beispiele von Aussagen... Für unsere Kunden tun wir alles Das wichtigste ist der ROI Man muss den Mitarbeitern immer ordentlich Gas geben... Wir akzeptieren auch Aufträge, bei denen wir nichts verdienen, wenn wir nur die Arbeitsplätze halten können Regeln und Kontrollen machen die Zusammenarbeit leichter Unterschiedliche Standpunkte werden respektvoll behandelt... 7

8 Wechselwirkung zwischen Unternehmen und Projekt Projektsteuerung Linienorganisation Projektorganisation Projekt Aufgabe (Export) Komm. TPL Koop. Koord. P - Kernteam GPL Import P - Ergebnisse 8

9 Symptome einer herrschenden Projektkultur (1) Art und Weise, wie Kunden und ihre Anliegen behandelt werden Art und Weise, wie im Projekt miteinander kommuniziert wird Qualität der Zusammenarbeit Eifer in der Projektarbeit Umgang mit Vorgaben (Methoden, Prozessen ) Umgang mit Vertrauen, Misstrauen, Verantwortung Umgang mit Erfolg, Freude, Anerkennung Umgang mit Fehlern, Problemen und Konflikten Lernen im Projekt usw. 9

10 Symptome einer herrschenden Projektkultur (2) Eine g u t e Projektkultur erkennen wir ganz einfach an der Anwesenheit der 4 Säulen des Gelingens Aufmerksamkeit Wertschätzung Balance von Geben u. Nehmen Gespräche 10 Quelle: Reinhold Dietrich

11 Was prägt das Verhalten von Menschen (FK, MA)? Gefühle Erfahrungen Werte Normen Erwartungen Regeln Einstellungen Verhalten 11

12 Primäre Elemente der Kulturprägung Vorbild der Führung bezüglich Aufmerksamkeit, Wertschätzung, Kommunikation, Zusammenarbeit etc. Reaktionen der Führung auf kritische Ereignisse in der Organisation (Fehler, Reklamationen, Konflikte etc.) Anstrengungen zur Formung des Mitarbeiterverhaltens durch Unterweisung und Unterstützung seitens der Führung Kriterien für die Zuweisung von Ressourcen und Status (Finanzen, Ausstattung, Privilegien, Titel etc.) Kriterien für die Selektion, die Beförderung und das Ausscheiden von Mitarbeitern ganz besonders das Honorieren erfolgreicher Projektarbeit durch Aufstieg in der Linienorganisation 12

13 Sekundäre Elemente der Kulturprägung Organisationskonzept und -struktur (Projektorganisation) Managementsysteme und -verfahren (Projekt-, Risiko- und Qualitätsmanagement) Zur Verfügung gestellte Mittel (Finanzen, Räume, Ausstattung ) Geschichten über bedeutende Personen und Ereignisse u.a.m. 13

14 Wie schaffen wir eine gute Projektkultur? Unternehmenskultur Allgemeine Projektkultur Projektspezifische Projektkultur 14

15 Wertschätzende Unternehmensentwicklung *) Entdeckung und Stärkung der vorhandenen Lebenskräfte in der Organisation, die zielgerichtet für die anstehenden Aufgaben eingesetzt werden. Freisetzung positiver Energie, die dazu genutzt wird, die von den Beteiligten gewünschten Veränderungen zu tragen. Ausgangspunkt bilden die bisherigen persönlichen Erfolge aus denen gelernt wird. Durch das miteinander Teilen der besten Erlebnisse entsteht eine solide Basis gemeinsamer Werte, Einstellungen und Verhaltensweisen und macht den Beteiligten viel Freude. *) Vgl. Appreciative Inquiry 15

16 Entwicklung der Projektkultur in einem Projekt - Übersicht A. Bewusstseinsbildung in der Projektorganisation B. Arbeiten im Projekt und Erfahrungen sammeln C. Innehalten und reflektieren durch die Beteiligten D. Sichern der gewonnenen Erkenntnisse für weitere Projekte 16

17 A. Bewusstseinsbildung in der Projektorganisation Im Rahmen eines Projekt-Start-up-Workshop werden neben den klassischen Themen wie Ziele, Prozesse, Beteiligte, Ressourcen in speziellen Settings auch Kultur-Themen behandelt. Beispiele dafür 17

18 Projekt-Kultur-Themen (1) Sinn / Ziel einer Aufgabe, eines Projekts Wertschätzende Akzeptanz / Haltung - sich selbst und anderen gegenüber Sicherheit / Vertrauen der Beteiligten Regeln Funktionsbewusstsein Disziplin (Commitment) Körperbewusstheit Beziehungen 18

19 Projekt-Kultur-Themen (2) Ambivalenzen Grenzen Reflexionsfähigkeit und -bereitschaft Ebenen Konflikt-/Krisenfähigkeit Trägerdimensionen (Raum, Zeit, Energie, Power) Zielorientierung (Ergebnis) Prozessorientierung (Verfahren) Ressourcenorientierung (Stärken) Instrumente (Methoden, Techniken, Modelle...) 19

20 B. Arbeiten im Projekt und Erfahrungen sammeln Es gibt nichts Gutes außer man tut es. Das heisst, alle am Projekt Beteiligten sind aufgerufen, das, was sie gemeinsam erarbeitet und festgelegt haben, auch tatsächlich zu leben. Das Motto: Vereinbarungen werden eingehalten und Abweichungen werden angesprochen. Das kann in jedem einzelnen Fall sein oder aber im Rahmen von planmässigen Projektmeetings, in denen nicht nur von Fertigstellungsterminen und Zeitüberschreitungen gesprochen werden sollte. 20

21 C. Innehalten und Reflektieren durch die Beteiligten Was hat sich bewährt und soll gleich wie bisher weitergemacht werden? Was brauchen wir künftig mehr oder zusätzlich? Was wollen wir künftig weniger oder überhaupt nicht mehr? 21

22 D. Sichern der gewonnenen Erkenntnisse Zusammenstellen der einschlägigen Erfahrungen Gewichten der Erfahrungen Beschreiben der Erfahrungen Einarbeiten der Erfahrungen in bestehende Dokumente: - Projektmanagement-Handbuch - Projektmanagement-Prozessbeschreibung - Checklisten, Formulare, Beispiele Roll-out der Verbesserungen 22

23 Was ist sinn-voll? WERT wert-wärts gehen WERT SINN = Richtung sinnvoll = zu seinen WERTEN gehen WERT 23

24 Zusammenfassung und Empfehlungen (1) Eine gute Projektkultur ist ein ganz wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen von Projekten, in dem aus heutiger Sicht noch grosse Potentiale schlummern. Die Verbesserung der Projektkultur muss als multidimensionale Herausforderung gesehen werden. Die Entwicklung der Projektkultur ist für alle Beteiligten ein gemeinsamer Lern- und Gestaltungsprozess. Es ist zu unterscheiden zwischen der Verbesserung der allgemeinen Projektkultur als Teil der Unternehmenskultur in einem Unternehmen und der speziellen Projektkultur in einem einzelnen Projekt. 24

25 Zusammenfassung und Empfehlungen (2) Bei der Entwicklung der allgemeinen Projektkultur liegt die Verantwortung bei der Unternehmensleitung, bei der Entwicklung einer einzelner spezifischer Projektkultur hat der Projektleiter die tragende Rolle. In beiden Fällen ist das in diesem Beitrag beschriebene Vorgehen mit gewissen Adaptierungen anzuwenden Beginnen Sie mit kleinen Schritten und haben Sie Zuversicht, Geduld und Beharrlichkeit, dann werden Sie und alle am Projekt Beteiligten (noch) mehr Freude und mehr Erfolg mit Projekten haben - auch in der Software-Entwicklung. 25

26 Vielen Dank für Ihre geschätzte Aufmerksamkeit 26

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