Handbuch Teil 11 Stammdaten

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1 Handbuch Teil 11

2 Inhaltsverzeichnis BIZS Nummernkreise Währung Zahlungskondition Sprache Niederlassung Intraland Branchen Adressgruppe Relationen Kennzeichen Priorität Bank Vertreter AGB Lieferbedingungen Aktionen Mailingkennzeichen Texte ERP Artikelspezifikation Verkaufsstufe EAN-Gruppe Alarmkennzeichen ZollNr Artikelgruppe Warengruppe Beleggruppe Ihr Vorgang Einheiten... 27

3 11.3 HW Lohnart Kalkgruppe HW-Gerät Projekt Projektgruppe Projektstatus Mitarbeiter Mitarbeiter Registerkarte Info Registerkarte Mail Registerkarte Kalender Registerkarte Anmelde Info Registerkarte Sonstiges Abteilungen Rechte auf Masken Rechte auf und Auswertungen Anwendergruppe Produktion Maschinengruppe Maschinen Arbeitsvorgang Einstellungen BIZS Update Update Server BIZS-Historie Update Arbeitsplätze Masken Pflichtfelder Datenbankwartung EXCEL Schnittstelle Mandanten... 51

4 Neuanlage Mandanten-Abgleich Anmeldemaske BIZS EXCEL Import Artikelspezifikation TAPI/ Telefonie Was ist TAPI? Möglichkeiten der Anbindung an TAPI Funktion in BIZS Voraussetzung von TAPI mit BIZS Dokumentation Administration Drucken und Belege einrichten Mahnung... 72

5 11 In den werden die grundsätzlichen Daten festgelegt vom Administrator bzw. vom berechtigten Mitarbeiter. Die sind unterteilt in 3 Bereiche: 1. Allgemeine : Adressen, Ansprechpartner, Artikel usw. diese gehören zu den Arbeitsdaten des Programms. Hierin werden die Datensätze eingegeben, die dann zur Auswertung oder zur Abfrage kommen. 2. Vorgaben: Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen, Abteilungen usw. In diese werden betriebs-interne Daten eingegeben, die für weitere als Drop-Down zur Verfügung stehen, um Einträge machen zu können. 3. Einstellungen: Einstellungen, Optionen Hier werden die Programm- Einstellungen vorgenommen, die die Funktionen des Programms bestimmen, z.b.: Pfade, Updates, Zugangsberechtigungen usw. Eine Sonderstellung nehmen die Nummernkreise ein, in der die Funktionalität der Nummernvergabe und der Nummern-Bereiche vergeben werden. Kein Datensatz ist ohne Nummer und damit diese Nummern in ein zusammenhängendes System passen, können hier wesentliche Vorgaben getroffen werden: z. B.: Die Kennung vor der Nummer auf dem Beleg-Ausdruck. Die Nummernautomatik dient ebenso der Erleichterung der Arbeit mit den Nummerierungen, wie die Möglichkeit der Zuordnung zu Ein- oder Verkauf. Programmaufbau BIZS ERP HW Projekt Dokman Zeit Mitarbeiter Produktion Lager Fibu DL Einstellungen beinhaltet die Vorgaben für Adressen, Ansprechpartner, Belege und Nummernkreise betrifft die Artikel, die Vorgaben für Einkauf, Kosten ist die Gruppe für das Handwerk betrifft die Projektverwaltung sind die Vorgaben für das Dokumenten- Management hier stehen die Vorgaben für die Mitarbeiter-Zeiterfassung Eingaben, Rechte und Einstellungen für Mitarbeiter Maschinen und Arbeitsabläufe werden hier eingegeben Lagerorte können hier festgelegt werden sind die Bank- Daten Spezielle Dienstleister Titel können hier festgelegt werden die Grunddaten und Vorgaben für BIZS werden hier eingestellt PC-forum GmbH 5

6 11.1 BIZS Nummernkreise Nummernkreise werden in BIZS verwendet, um bei Neuanlagen eine Nummer des Prozesses wie Adressnummer, Projektnummer oder Rechnungsnummer zu generieren. Dabei wird unterschieden, ob eine Nummer automatisch vergeben wird (Nummernautomatik ist angehakt) oder ob eine händische Nummerneingabe gefordert wird. Sind mehrere Nummernkreise eines Bereiches vorhanden, kann über die Aktivierungsbox Hauptkreis festgelegt werden, welcher Hauptkreis in der entsprechenden Maske vorgeschlagen werden soll. Kennung 3 Zeichen für den eindeutigen Namen des Nummernkreises PC-forum GmbH 6

7 Bereich Bezeichnung Von Bis Aktuell Beginnt mit Länge Gültigkeit Beleggruppe Bereich, für den der Nummernkreis bestimmt ist Ausführliche Bezeichnung des Nummernrkeises Bereich VON Bereich BIS aktuelle letzt verwendete Nummer Wird dem Bereich vorangestellt Hier können Platzhalter wie JJJJ für das ausführliche Jahr JJ für das Jahr im Kurzformat MM Monat in 2 Stellen verwendet werden Die Länge des gesamten Nummernkreises Einkauf / Verkauf -> vernachlässigbar wird nicht verwendet Wichtig bei ERP: sind mehrere Nummernkreise im ERP vorhanden, wird bei Weiterverarbeitung der nächste Beleg der gleichen Beleggruppe verwendet In folgenden Prozessen werden Nummernkreise verwendet: Adressen Projekt Artikel Fremdleistung Leistung Angebot Auftrag Lieferschein Rechnung Gutschrift Reklamation Anfrage Währung Die benötigten Währungen werden hier in den eingetragen mit dem jeweiligen Kurs und dem Datum dazu. PC-forum GmbH 7

8 Währung Bezeichnung 1 Kürzel für Währung Name der Währung Kurs Kurs in Kursdatum Datum zur Kurs-Eingabe Zahlungskondition Zahlungskonditionen enthält die vorgegebenen Möglichkeiten der Zahlungskonditionen, die Sie gewähren und fordern. Sie werden auf der Rechnung und anderen Belegen aufgedruckt, abhängig davon, welche bei der entsprechenden Adresse eingestellt wurde. PC-forum GmbH 8

9 Auch Zahlungskonditionen Ihrer Lieferanten und Kunden können hier hinterlegt sein. Aus den Zahlungskonditionen errechnet BIZS die Fälligkeit eines Belegs. Zahlungskonditionen Bezeichnung 1, 2 Skonto Tage 1 Kurzbezeichnung für die Zahlungskondition Eindeutige Bezeichnung Anzahl der Tage für Skontoabzug Skonto % 1 Prozentuale Ermäßigung des Bruttopreises bei Zahlung innerhalb der Frist 1 Skonto % 2 Netto Tage Andere Skontofristen mit anderen Ermäßigungssätzen Reguläre Nettozahlungs-Frist Sprache BIZS ist in der Lage, einen Artikel in verschiedenen Sprachen auszugeben, ohne dass der Artikel mehrfach angelegt werden muss. Diese Sprachen sind später auch für Belege und Berichte voreinstellbar. Sprache Bezeichnung 1 Kürzel für eingestellte Sprache Sprache ausgeschrieben PC-forum GmbH 9

10 Niederlassung Im BIZS haben Sie die Möglichkeit verschiedene Niederlassungen als Mandanten innerhalb eines BIZS Mandanten zu definieren. Wenn Artikel, Leistungen und Adressen gemeinsam genutzt werden sollen, aber die Abwicklung in separaten Nummernkreisen vorgenommen wird, müssen Sie Ihre unterschiedlichen Niederlassungen abspeichern. Wir speichern zunächst einmal in den, Einstellungen, den Parameter HWS_Mandant ab und starten BIZS neu, um diese Änderung wirksam zu machen. Danach gehen Sie in die, BIZS Niederlassung und speichern alle darauf ab. Um nun einen Beleg für eine bestimmte Niederlassung erstellen zu können, müssen wir noch in den, Nummernkreise einen solchen pro Niederlassung für alle Belege anlegen. Das bedeutet, wenn Sie zum Beispiel zwei Niederlassungen haben, legen Sie pro Niederlassung ein Angebot mit einem eigenen Nummernkreis an. Falls Sie im Handwerk tätig sind, erstellen Sie ebenfalls die speziellen Nummernkreise. PC-forum GmbH 10

11 Um jetzt im Bereich ERP zu arbeiten gehen wir auf Verkauf, Angebot. Nach dem Klick auf NEUANLAGE erscheint neben dem Kennzeichen ein neues Feld, das, nachdem Sie die Kennung vergeben haben, automatisch befüllt wird. Und auch in der Rubrik HW, HW2 Beleg erscheint nach der Neuanlage ein neues Feld mit der Niederlassung neben der Nummer. Wenn wir jetzt wieder Angebot auswählen können Sie Kirchheim oder Langenargen definieren. Zum Schluss möchten wir noch Ihren Umsatz für eine bestimmte Adresse auswerten. Wir springen in die Adresse, klicken auf das Puzzle und alles wird Ihnen speziell für die einzelnen Niederlassungen ausgegeben. PC-forum GmbH 11

12 Des Weiteren könnten wir in die Auswertungen, Fibu, OP Auskunft gehen und dort den Filter Niederlassung einstellen Intraland Die vorgegebene Liste enthält die Kennzeichen der meisten Länder der Erde, unterschieden nach Inland, EG-Land und Dritt-Land. Aus dieser Liste heraus bestimmen Sie die für dieses Land gültigen Steuersätze und das Länderkennzeichen für den Eintrag in Adresse. Die Steuersätze des entsprechenden Landes werden in Rechnungen berücksichtigt. Intraland Intraland KZ Beschreibung Steuer Nummer des Landes Internationales Landeskennzeichen. Liste mit vielen Ländern ist enthalten Ländername in Deutsch Besteuerung nach Zugehörigkeit des Landes zu Inland, EG-Land oder Drittland Branchen Über den Brancheneintrag lassen sich Adressen näher identifizieren. Die Unterscheidung nach Berufen oder Berufszweigen bietet sich hier an. Im Gegensatz hierzu ist die Adressgruppe zu sehen, die einer anderen betriebsinternen Unterscheidung dient. PC-forum GmbH 12

13 Branchen Bezeichnung Name des Berufszweiges Nähere Unterscheidung Adressgruppe Adressgruppen ist eine Gruppe, die in Adressen eine Unterscheidung ermöglicht, mit der z.b. die Beziehung zum Mandanten näher definiert werden. Dies nützt wie Branche dem Anwender, die Adresse genauer zu gliedern bzw. zu gruppieren. Um alle Adressen einer Adressgruppe zu bekommen, säubern Sie zuvor die Maske, wählen die Adressgruppe aus und gehen anschließend auf das Suchen-Symbol. Adressgruppe Adressgruppe Bezeichnung 1 Dient zur Unterscheidung der Adressen z.b.: Fremdfertigung Genauere Bezeichnung z.b.: Spritzgussteile Ersatzbezeichnung, Branche o.ä. z.b.: Gießerei PC-forum GmbH 13

14 Relationen Relation bezeichnet eine Beziehung einer Adresse zu einer anderen Adresse. Diese Relationen können Sie in Adresse und Projekt vornehmen. So können Sie beim Projekt alle beteiligten Adressen hinterlegen. Relation Beziehung zum Mandanten oder zum Projekt z.b.: Dienstleister, Steuerberater Bzw.: Architekt, Bauleiter, Auftraggeber usw Kennzeichen Kennzeichen sind Eigenschaften einer Adresse, die mehrfach einer Adresse zugeordnet werden können. Im Gegensatz zu Branche oder Adressgruppe, kann eine Adresse mehrere Adresskennzeichen besitzen, die dann separat ausgewertet werden können. Kennzeichen werden verwendet in Adressen / Sonstiges / Kennzeichen, um dort einer Adresse weitere Erkennungs-Merkmale zuzuordnen, wie Branchen-Bereiche oder andere Unterscheidungsmerkmale. PC-forum GmbH 14

15 Kennzeichen Bezeichnung 1, 2 Weiteres Unterscheidungsmerkmal für Adressen Weitere Bezeichnung oder weiteres Unterscheidungsmerkmal Priorität In Priorität kann festgelegt werden, welche Priorität eine Aufgabe (ToDo) hat, wenn sie definiert wird. Nicht zu verwechseln mit Prio in Adressen. Dieses Feld erfüllt eine ähnliche Funktion, nur kann dort frei eingegeben werden, welche Priorität der Geschäftspartner besitzt. Priorität Bezeichnung 1, 2 Wichtigkeit einer Aufgabe, damit andere diese auch berücksichtigen können in der Abarbeitung ihrer Aufgaben Weitere Bezeichnungen Bank In Bank werden die Bankverbindungen des Mandanten eingegeben, damit sie auf den Belegen und Briefköpfen mit ausgedruckt werden können. Auch können zu den Adressen (Kunden oder Lieferanten) die Bankdaten hinterlegt werden unter Adressen / Fibu - Bank. Damit werden dann die entsprechenden Felder in Überweisungsformularen automatisch bedruckt. PC-forum GmbH 15

16 Bank Bezeichnung 1, 2 Kurzname der Bankverbindung Name und BLZ Vertreter Die Vertreter der eigenen Firma werden hier in die eingetragen, damit sie in den Verkaufsmodulen verfügbar sind. Vertreter Vertreterkennzeichnung PC-forum GmbH 16

17 Name 1 Name 2 Name für Beleg Provisionssatz Warengruppe Notiz Provisionssatz Vorname des Vertreters Nachname des Vertreters Bezeichnung auf den Belegen Allgemeiner Provisionssatz für diesen Vertreter Spezielle Warengruppe, für die der Vertreter beim Verkauf Provision erhält Bemerkungen Provision auf die Warengruppe AGB Hier werden die AGBs (Allgemeine Geschäftsbedingungen) hinterlegt. BIZS ist in der Lage, mehrere AGBs zu verwalten. AGBs können Sie zu einer Adresse hinterlegen. Verwenden Sie hierzu aussagefähige Schlüssel, um die AGBs besser unterscheiden zu können. AGBs können in BIZS über die Schaltfläche Neue AGB einchecken in BIZS übernommen werden (bitte verwenden Sie Word im.doc-format). Über die Schaltfläche bearbeiten kann die vorhandene AGB bearbeitet werden. AGB Bezeichnung 1, 2 AGB Datum neue AGB einchecken Name der Allgemeinen Geschäftsbedingungen Genauere Bezeichnung der AGB Datum der AGB Pfad zum Dokument UNC Pfad für.doc Siehe Ersteinrichtung (4.1) PC-forum GmbH 17

18 bearbeiten AGB aufrufen und ändern Lieferbedingungen Lieferbedingung ist eine Vorgabe, die frei eingegeben werden kann, je nach Gebrauch in Ihrer Firma. Der jeweils in der Adresse zugeordnete Wert wird auf Bestellformularen und Lieferscheinen mit ausgedruckt. Hier stehen auch die Lieferbedingungen, die Ihre Kunden oder Ihre Lieferanten angeben. Lieferbedingung Bezeichnung 1, 2 Kürzel für Lieferbedingungen Grundbedingungen z.b.: Frei Haus, Frei bis Lager usw Aktionen Aktionen bezeichnen sich wiederholende Aktionen, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Sie werden hier in den erst angelegt, bevor sie in einem blatt übernommen werden können. Diese Aktionen können dann in Adressen/ Aktionen oder Ansprechpartner / Aktionen einem Geschäftspartner zugeordnet werden. Dadurch ist eine Terminerinnerung möglich. Über Aktionen können Sie Wartungszyklen oder andere in Zyklen wiederkehrender Tätigkeiten definieren. PC-forum GmbH 18

19 Aktion Bezeichnung 1, 2 Alle Tage Alle Wochen Alle Monate Alle Jahre Wiederkehrende Aktion Genauere Bezeichnung Nächster Termin: hier täglich z.b.: 3 für alle 3 Woche z.b.: 1 für jeder Monate z.b.: 2 für alle 2 Jahre Mailingkennzeichen Mit Mailingkennzeichen steuern Sie Ihre Mailings also Werbe- und Informationsanschreiben. Definieren Sie Mailingkennzeichen und ordnen Sie diese Ansprechpartnern oder Adressen zu. Über eine normale Suchabfrage können Sie alle Teilnehmer eines Mailingkennzeichens ermitteln und über Excel-Export Word Serienbrief Ihre Mailingaktion durchführen Texte Hier werden die Texte eingetragen, die in Belegen wie Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung, Lieferschein, Mahnung usw. eingesetzt werden können. Diese Textelemente ersparen Ihnen die immer neue Formulierung und normieren den schriftlichen Kontakt mit Ihren Geschäftspartnern. In Belegen können sie mit Mausklick einfügt werden. PC-forum GmbH 19

20 Die Texte können auch in den Belegen verfasst werden und danach in die Liste der Texte übernommen werden, von wo aus sie wieder für andere Anwendungen zur Verfügung stehen. Wenn der Text verfasst ist, braucht man ihn nur noch in den passenden Bereich im Baum einordnen, damit er schnell wieder gefunden werden kann ERP PC-forum GmbH 20

21 Artikelspezifikation Artikelspezifikationen sind Zusatzfelder im Artikel, die nicht im Artikel untergebracht werden können. Sie sind in den, ERP, Artikelspezifikation zu finden. Hier beginnen wir unsere Eingaben zunächst über Neuanlage und eintippen der Artikelspezifikationsgruppe bzw. Speichern. Danach können Sie Ihre Informationen in fortlaufenden Zeilen eingeben. Wir bestimmen also Feld, Feldtyp als Text, Ganzzahl oder Dezimalzahl und vermerken eine Notiz. Jetzt rufen Sie sich unter Favoriten, Artikel einen solchen auf. In der Registerkarte Weitere Angaben können Sie jetzt im Feld Artikelspezifikation über ein Drop Down Menü auf Ihre gerade erstellte zugreifen und danach den entsprechenden Button bedienen. Die Spezifikation öffnet sich und wir können die dazugehörigen Werte für diesen Artikel bestimmen. Später haben Sie dann die Möglichkeit über das Puzzle die Erweiterte Suche anzuwählen und dann in der Artikelspezifikationsgruppe zum Beispiel Dichtungen zu suchen, die mehr als 60 Grad standhalten oder die aus Kohle bestehen. Über Rechtsklick können Sie den Artikel dann aufrufen. PC-forum GmbH 21

22 Verkaufsstufe VK-Stufe bezeichnet eine Hierarchie im Verkaufs-Verlauf, die beliebig abgestuft sein kann. Vorstellbar sind Abstufungen wie Interesse, Anfrage, Angebot, Auftrag, Ausgeführt, Rechnung bezahlt. In Adresse / ERP-Angaben können diese Stufen über Drop-Down vergeben werden, um den laufenden Prozess mit einem Geschäftspartner zu kennzeichnen. PC-forum GmbH 22

23 EAN-Gruppe EAN-Gruppen sind Gruppen von Materialien (Waren und Artikel) (EAN-Aufbau). Artikel bekommen EAN - Nummern, die dann über die Gruppe verwaltet werden. BIZS ermöglicht die Verwaltung von EAN s und vermeidet somit Mehrfachvergabe von EAN Nummern Alarmkennzeichen Das Alarmkennzeichen schaltet eine Warnung bei Unter- oder Überschreitung eines Lagerbestandes. Die Warnung ist das Kennzeichen, der Wert bezieht sich auf den Bestand und der Operator ist das Zeichen > (Größer), < (Kleiner), = (Gleich) oder eine Kombination. Das ausgewählte Kennzeichen wird einem Artikel zugeordnet im Bereich Lagerbestand. Alarmkennzeichen Wert auf Bestand Text mit dem gewarnt wird, wenn bei Bestandsüberprüfung Stückzahl dem Wert (2) entspricht. Stückzahl im Lagerprogramm Operator Kann Größer >, Kleiner < oder gleich = sein oder eine Kombination z.b. >= PC-forum GmbH 23

24 ZollNr Die Zollnummer wird benötigt bei Auslandsgeschäften. Sie wird hier in den eingetragen Artikelgruppe In der Artikelgruppe werden die Gruppen eingetragen, nach denen Artikel geordnet bzw. gruppiert werden. Unter diesen Gruppen sind die Artikel im Lagerbereich, im Einkaufsbereich, und in der Kalkulation zu finden. Artikelgruppe Bezeichnung 1, 2 Name der Gruppe von Artikeln Genauere Unterscheidung PC-forum GmbH 24

25 Warengruppe Warengruppen bieten sich an für Verkaufsprodukte, da hier in den Gruppen der Umsatzsteuersatz mit enthalten ist. Warengruppe Bezeichnung 1, 2 FIBU Inland voller Steuersatz Name der Warengruppe Nähere Bezeichnung Steuersatz für den Länderbereich Beleggruppe In diesem -Modul sind die vorgegebenen Formulare Belege enthalten für Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Anfrage und Bestellung. Über dieses Modul lassen sich die Belege gestalten und einrichten mit Texten und graphischer Gestaltung. Das Ausfüllen wird dann über die Rechnungs- Auftrags, Bestell- usw. Funktion ausgeführt. Adressen können Beleggruppen zugeordnet werden, die dann in den Belegen selbst wieder eingetragen werden. PC-forum GmbH 25

26 Beleggruppe Bezeichnung 1, 2 UNC Mobil UNC Pos Bereich Dateiname Beleg bearbeiten Hier unterscheidet man die Beleg-Gruppen nach ihrem Druckformat Bsp.: Standard = Windows-Drucker PDF = spezielles Druckformat Erläuternder Begriff Pfad, unter dem die Daten in BIZS abgelegt sind. Pfad für mobile Rechner Position Name des Belegs z.b.: Auftrag, Rechnung Dateiname für den entsprechenden Beleg Hier kann der Beleg bearbeitet ( Text + Graphik) werden PC-forum GmbH 26

27 Ihr Vorgang Ihr Vorgang wird hier angelegt, dass der Anwender eine Reihe Vorgänge hat, die er in Antwortschreiben an Kunden oder Lieferanten nur noch auszuwählen braucht Einheiten Einheiten erfasst die in Ihrem Betrieb gebrauchten Einheiten, in denen Artikel oder Waren (auch Ressourcen) angegeben werden. Sie können jede beliebige Einheit eingeben. Bei Berechnungen von Mengen und Preisen in Bestellungen, Lieferscheinen, Rechnungen usw. werden auf diese Einheiten zurückgegriffen. Einheiten Bezeichnung 1, 2 Die Einheiten sollten genaue Größenordnungen sein, damit Berechnungen ausgeführt werden können. Z.B. Kilogramm, Meter usw. Anderer Name für die Einheit z.b. Kürzel PC-forum GmbH 27

28 11.3 HW Lohnart In Lohnart wird für die einzelnen Lohnstufen und Mitarbeitergruppen eine Lohnkalkulation vorgegeben, die dann eingesetzt werden kann in einzelne Angebote. Dadurch erspart man sich die immer neue Kalkulation für einzelne Arbeiter und bestimmte Baustellengruppen, weil hiermit eine allgemeine Kalkulation auf Knopfdruck zur Verfügung steht. Lohnart Bezeichnung 1, 2 Name für eine eingegebene Lohnart, z.b. Meisterlohn, Facharbeiterlohn, Gesellenlohn, Lehrlingslohn, Helferlohn usw. Genauere Bezeichnung PC-forum GmbH 28

29 Kennzeichen Grundlohn Lohngemeinkosten Sonst. Gemeinkosten Zwischensumme EK Wagnis und Gewinn % Betriebsmittellohn VK Preis je Einheit Einheit Kürzel Brutto-Stundenlohn des Mitarbeiters einer Gruppe Lohnnebenkosten (betriebliche Sozialabgaben) Urlaubs- Weihnachtsgeld, Kantinenzuschüsse, freiwillige Sozialleistungen usw. Lohnkosten für den Betrieb gesamt Risikozuschlag und Gewinn für den Betrieb Lohnkosten auf der Rechnung für Kunden Grund-Preis je Verrechnungszeitraum Verrechnungszeitraum PC-forum GmbH 29

30 Kalkgruppe In Kalkulationsgruppen werden ähnliche Arbeitsabläufe zusammengefasst, die von den Kosten her eine ähnliche Struktur haben. Das ermöglicht eine vereinfachte Kalkulation bei Angebotserstellung. Kalkgruppe z.b. Trockenbau, Wand, je m², Arbeitslohn HW-Gerät HW-Geräte sind Maschinen, Geräte, Fahrzeuge und andere Einheiten, die mit in die Berechnungen aufgenommen werden sollen. Über das Anschaffungsdatum kann die Abschreibung überwacht werden und mit dem kalkulierten Stück Kilometer- oder Stundenpreis kann der Kunde oder das Projekt angemessen belastet werden. Hiermit kann das Gerät wie ein Artikel in Rechnungen und Angeboten behandelt werden. Gerät Anschaffungsdatum Std.-Kosten intern Zuschlag Maschine oder Gerät Kaufdatum für Alter und Abschreibung Kostenkalkulation ohne Gewinn Gewinn und Wagnis - Zuschlag PC-forum GmbH 30

31 Std.-Kosten extern Einheit Notiz Vermietungskosten für Kunden Pro Stunde oder Tag Anfahrt, Abfahrt, Fahrer, Bediener usw Projekt Über Projekte lassen sich Termine und Firmen so zusammen verwalten, dass eine kontinuierliche Projektverfolgung und hinterher eine korrekte, den einzelnen Bereichen zugeordnete Abrechnung erfolgen kann. Ein Projekt besteht aus Leistungen (Gewerken oder Titeln). Diese wiederum setzen sich zusammen aus Leistungsphasen, die in Mitarbeiter (Leistungen), Fremdleistungen, Artikeln, Geräte unterteilt werden können Projektgruppe In Projektgruppen werden Mitarbeitergruppen definiert, die für ein Projekt zuständig sind. In Projekt werden diese Gruppen zusammengefasst für die Rapporte und Berechnungen. PC-forum GmbH 31

32 Projektgruppe Name der Projekt-Gruppe Projektstatus Projektstatus ist der Bereich, in dem die Projekte nach ihrem Fortschritt eingestuft werden. Z.B.: Angebot, Begonnen, Stufe 1 5, Abgeschlossen. Wichtig: BIZS schließt ein Projekt nur dann ab, wenn im Projekt das Feld abgeschlossen aktiviert wurde. Anhand des Textes im Status unterscheidet BIZS nicht nach dem Status. Projektstatus Bezeichnung 1, 2 Stufe, in der das Projekt stecken kann Grund, Begründung, Definition PC-forum GmbH 32

33 11.5 Mitarbeiter Mitarbeiter Die Mitarbeiter des Mandanten werden hier angelegt mit Adresse, Telefon, Fax, Kürzel, Name f. Belege, Mobil-Profil und Windows-Anmelden. Hier wird auch eine Signatur für ihn hinterlegt. Die Anwendergruppe gibt den Zugang des Mitarbeiters zu BIZS Programmen frei oder sperrt sie. Unter dem Reiter Info sind Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Login Name, Passwort, die Abteilung, der er angehört und Archiv-Daten hinterlegt. Hier werden auch Zeitwirtschafts-Daten, Kalender-Zugang und Teilnahme festgelegt. Unter Mail wird das Mail-Profil dargestellt. In Kalender wird die Kalenderberechtigung festgehalten. Das Anmelde-Info zeigt die Zeiten, zu denen der Mitarbeiter ins BIZS- Programm eingeloggt ist. In Sonstiges wird festgehalten, welchem Lagerort und welcher CTI - Gruppe der Mitarbeiter zugeordnet ist. Auch die APLA Daten werden hier festgelegt. PC-forum GmbH 33

34 Mitarbeiter Name 1, 2 Str., PLZ, Ort Kürzel Mail Name f. Belege Durchwahl Anwendergruppe Windows anmelden Signatur Signifikanter Mitarbeitername Name und Vorname des Mitarbeiters Adresse des Mitarbeiters Kürzel als Zeichen des Mitarbeiters -Adresse des Mitarbeiters So unterzeichnet der Mitarbeiter seine Belege Apparat im Geschäft Durch diese Gruppe definiert sich die Berechtigung in BIZS, die der Mitarbeiter hat. Anmeldedaten des Mitarbeiters für Windows wird nicht mehr verwendet Hinterlegtes Zeichen des Mitarbeiters Registerkarte Info Unter der Registerkarte Info werden persönliche Daten und einige Anmelde-Daten festgelegt, die den Mitarbeiter betreffen. Login Name Anmeldedaten für Software PC-forum GmbH 34

35 Passwort Abteilung Passwort für BIZS Aus Abteilungen (in festgelegt) die entsprechende ausgewählt in der der Mitarbeiter integriert ist Mobil Archiv UNC Pfad zum mobilen Archiv von BIZS (4.1) Mobile Vorlagen UNC Pfad zu den Vorlagen im mobilen Arbeitsgerät mit BIZS (4.1) Login am System Aktiv Überstunden in Folgemonat übernehmen Kalenderteilnahme Admin Angehakt heißt das, dass der Mitarbeiter sich in BIZS anmelden darf Mitarbeiter ist aktiv, und darf sich an BIZS anmelden. Falls Mitarbeiter ausscheiden, müssen Sie den Benutzer nicht löschen, sondern schalten Sie diesen inaktiv. In diesem Feld wird die Anzahl der Überstunden festgelegt, die der Mitarbeiter berechtigt ist, in den nächsten Monat zu übernehmen Regelt über das Häkchen die Teilnahme am Kalender Hat Administratorrechte in BIZS, darf also: Mitarbeiter aufrufen Maskeneinstellungen speichern Übersichtsmasken speichern Registerkarte Mail Die Mail- Daten des Mitarbeiters werden hier zusammengefasst. Profil Eindeutiger Name (beliebiger Name) PC-forum GmbH 35

36 SMTP Server POP3 Server Benutzer Passwort AUTH Pop 3 AUTH SMTP Archive Mail löschen Mail Modus abholen Server des SMTP Server des POP3 Name des Benutzers für Login am Mail-Server Passwort des Benutzers für Mail-Server Authentifizierungsmethode am POP3-Server Authentifizierungsmethode am SMTP -Server Archiv (Benutzerarchiv), in der die Mails des Benutzers abgelegt werden sollen Ist diese Option aktiv, werden die Mails nach dem Abholen auf dem Mail-Server gelöscht Profil, welches als primäres Profil verwendet wird Ist diese Option aktiv, werden die Mails abgeholt, ansonsten werden keine Mails vom Server abgeholt Registerkarte Kalender Orden Sie hier die Kalender zu, die der Mitarbeiter in der Maske Kalender auswählen kann. Folgende Rechte - Möglichkeiten können Sie vergeben Anzeigen Kalender des ausgewählten Mitarbeiters wird angezeigt Auswahl Voreinstellung, die beim Aufruf des Kalenders bereits ausgewählt ist Erstellen Mitarbeiter darf im Kalender einen Termin erstellen Löschen Mitarbeiter darf im Kalender einen Termin löschen Ändern Mitarbeiter darf im Kalender einen Termin ändern Mail-Benachrichtigung beim Erstellen eines Termins wird der zugeordnete Mitarbeiter per Mail informiert. Kalendersicht: die ausgewählte Sicht des Kalenders PC-forum GmbH 36

37 Mitarbeiteranzeige Anzeige Auswahl Erstellen Löschen Ändern MAIL Benachrichtigung Mitarbeiter Name Darf Kalender sehen Kalendereinstellung darf im Kalender einen Termin erstellen darf im Kalender einen Termin löschen darf im Kalender einen Termin ändern beim Erstellen eines Termins wird der zugeordnete Mitarbeiter per Mail informiert. Dies geht nur dann, wenn in den Optionen ein SMTP - Server und POP3-Server angegeben wurde Registerkarte Anmelde Info Hier sind die Zeiten dargestellt, zu denen der Mitarbeiter in BIZS eingeloggt ist. Die Tabelle ist per Schalterdruck in Excel exportierbar. Von Bis Datum Zeitraum der Darstellung Von bis- Zeitraum muss eingestellt sein für eine Darstellung, wird dann aktiviert mit : Zeige Informationen Tag PC-forum GmbH 37

38 Status Kommt Geht IP Adresse zeige Informationen An oder abgemeldet Uhrzeit des Einloggens Zeit des Ausloggens PC-Adresse im Netzwerk Aktiviert erst die Darstellung im Textfeld Excel Export Registerkarte Sonstiges Unter dieser Registerkarte wird der Mitarbeiter einem Lagerort zugeordnet, bekommt eine CTI Gruppe zugeteilt (Computer-Telefonie) und wird an die Arbeitsplanung (APLA) angeschlossen. Lagerort CTI Gruppe Hier kann einem Mitarbeiter ein in /Lagerort vorgegebener Lagerort zugewiesen werden Festlegung zu einer Gruppe der Computer - integrierten Telefonfunktion Abteilungen In Abteilungen werden die Mitarbeiter gegliedert. Hier sind die einzelnen Abteilungen mit Name und Ersatzbegriffen zu hinterlegen, wobei die Kostenstelle mit eingegeben werden kann. Das Datum der Anlage wird automatisch abgelegt. PC-forum GmbH 38

39 Abteilung Bezeichnung 1, 2 Kostenstelle Offizielle Bezeichnung z.b.: Einkauf Ersatzname z.b.: Beschaffung Für BAB (Betriebs-Abrechnungs-Bogen) z.b.: Kosten - Stelle: Rechte auf Masken In dieser Maske lassen sich die Anwenderrechte vergeben, die eine Mitarbeiter-Gruppe am einzelnen Modul in BIZS hat. Diese Rechte sind für einzelne Gruppen schaltbar durch Anklicken der Kästchen (leeres oder mit Punkt gekennzeichnetes Feld ist ausgeschaltet Häkchen ist eingeschaltet): Aufrufen, Neuanlage, Löschen, Suchen, Speichern sowie Dokman. Im Autofilter kann z.b. nach Gruppe gefiltert werden. Achtung: -Masken werden hier nicht angezeigt. Über die Schaltfläche Rechte in Gruppe setzen werden alle Rechte einer Gruppe eingeschaltet. Die Schaltfläche Rechte von Gruppe übernehmen kopiert eine komplette Rechtestruktur einer ausgewählten Anwendergruppe. PC-forum GmbH 39

40 Programm Titel Gruppe Aufrufen Neuanlage Löschen Suchen Workflow Programmname in BIZS, mit dem die Anwendergruppe arbeiten soll Kurzname des Programms Name der Rechte - Gruppe Einsehen der Maske Neuen Inhalt anlegen Datensatz löschen In der Liste bestimmten Datensatz suchen Neuen Datensatz speichern Rechte auf und Auswertungen Um BIZS einfach zu halten, haben wir alle in einer Sammelmaske untergebracht. Falls Sie Rechte vergeben möchten, um zu pflegen, müssen Sie aufrufen aktivieren. Auswertungen können nach Bereich der Anwendergruppe zugeordnet werden. Kundenanwendungen ist ein separater Bereich, in dem kundenspezifische Anforderungen integriert sind. Hierbei wird der Lizenzname mit dem Blattname verifiziert, so dass nur die Programme des jeweiligen Kunden sichtbar sind. PC-forum GmbH 40

41 Auswertungen HW Auswertungen DL Auswertungen FIBU Angehakt werden die Rechte auf Handwerk freigegeben Dienstleistungen Finanzbuchhaltung Anwendergruppe BIZS bietet die Möglichkeit, jeder Anwendergruppe (Gruppierung von Mitarbeitern nach Aufgabenfeld) Rechte von Masken zuzuordnen. Anwendergruppe Rechte von Gruppe übernehmen alle Rechte der Gruppe übernehmen Gruppenname Drop-Down öffnet Liste von Anwendergruppen Die Masken-Gruppen werden hier aufgelistet, damit sie einzeln übernommen werden können Rechte in Gruppe setzen Gibt der Anwendergruppe Rechte über die Masken-Gruppe pauschal PC-forum GmbH 41

42 11.6 Produktion Maschinengruppe In der Produktion werden Maschinen zu Gruppen zusammengefasst und verwaltet. Maschinengruppe z.b. Holzbearbeitung mobil, oder stationär Maschinen Maschinen werden hier einzeln erfasst, damit sie in die Kalkulation eingehen können. Für Projekte werden die Maschinen gebucht wie Arbeitsstunden von Mitarbeitern, damit sie komplett in die Kalkulation und die Rechnungsstellung eingehen. PC-forum GmbH 42

43 Maschine Maschinengruppe Rüstzeit Name der Maschine Gruppe zu der die Maschine gehört Zeit für Einrichtung Arbeitsvorgang Hier werden die einzelnen Arbeitsgänge hinterlegt, mit einem Preis, der die Selbst-Kosten repräsentiert, die in die Kalkulation eingehen. Arbeitsgang Name des Arbeitsvorgangs PC-forum GmbH 43

44 Bezeichnung 1, 2 Notiz Preis Genauere Bezeichnung Zur freien Beschriftung Der Stundenpreis dieses Arbeitsgangs für den Kunden des Mandanten wird in der Kalkulation berücksichtigt 11.7 Einstellungen BIZS Update BIZS besteht aus 2 unterschiedlichen Versionierungen BIZS-Datenbank Anwendung Update Server Sie können jederzeit prüfen, ob sich Ihr BIZS auf dem aktuellsten Stand befindet. Hierzu wählen Sie die Schaltfläche prüfen aus. PC-forum GmbH 44

45 1.) BIZS3.msi speichern BIZS Datenbank Lokal 2.) Datenbank aktualisieren 3.) Mitteilung erfolgreich BIZS Datenbank Internet Falls ein Update zur Verfügung steht, erscheint folgende Meldung Unter Optionen wurde vorher der Pfad für die Sicherung und das Updatehinterlegt. BIZS//Optionen/BIZS-Einstellungen Die Durchführung des Updates erfolgt schrittweise 1. Datenbank sichern 2. Programm-Update herunterladen 3. Datenbank aktualisieren PC-forum GmbH 45

46 BIZS-Historie Jedes Update bringt eine Reihe von Änderungen mit sich. Die für Sie als Benutzer relevanten Änderungen werden von uns in der BIZS-Historie gelistet. Sie sehen hier sofort, welche neuen Features das Update mit sich bringt. Pos Version Notiz Wird automatisch vergeben Die Nummer definiert, bei welcher Version das Feature zur Verfügung steht Kurze, aussagefähige Beschreibung des Features PC-forum GmbH 46

47 Update Arbeitsplätze BIZS- Anwendung 1.) Stimmt Version? 2.) Kopieren von BIZS3.msi BIZS Datenbank Damit die Anwendung mit der Datenbank übereinstimmt, müssen sich beide in der gleichen Versionsstufe befinden. Ist die Datenbank aktueller als der Arbeitsplatz, so wird dies beim Anmelden festgestellt und der Updatemechanismus ausgeführt. Falls ein Update erfolgt, wird die Datei BIZS3.MSI vom Serververzeichnis\BIZS\Setup in den lokalen Ordner kopiert und von dort aus aufgerufen. Wichtig: Der Client kann BIZS erst nach erfolgtem Update wieder starten. Die komplette Version wird ersetzt, d.h. das Icon auf dem Desktop sowie alle anderen Verknüpfungen werden neu erstellt. Um die Update-Prozedur störungsfrei durchführen zu können, braucht der Client Administrator- Rechte lokal auf dem PC Masken In Administration werden die Masken von BIZS eingestellt mit allen Feldern, die zum Ausfüllen bereit sein sollen. Sie werden hier beschriftet und mit Icons gekoppelt. PC-forum GmbH 47

48 Masken Programm Titel Gruppe <> Gruppe Titel Programm Iconindex aktiv Liste der Masken mit Freigaben oder Sperren Zugehöriges Programm zu den Masken Masken-Titel Masken-Gruppe Icon auswählen Gehört zu Gruppe (Modul) Datenblatt-Titel Zugehöriges Programm Nr. des zugeordneten Icons Maske aktiv für den Mandanten PC-forum GmbH 48

49 Pflichtfelder In Pflichtfelder legen Sie fest, welche Felder unbedingt ausgefüllt sein müssen, damit ein Datenblatt angelegt werden kann Datenbankwartung Eine Datenbankwartung wird wichtig, wenn Ihr SQL Server sehr viele Verwaltungsdaten archiviert hat und Sie Ihre Datenbank verkleinern möchten. Neuere SQL Server erledigen dies automatisch, jedoch können Sie über BIZS auch selbst eingreifen. Im BIZS können wir auf diese Dateien über, Einstellungen, Datenbankwartung zugreifen. Hier können Sie die Transaktionsgröße mit der Datenbankgröße vergleichen und entscheiden, ob eine Wartung bereits angebracht ist. Wir klicken also zunächst auf Datenbank sichern, dann auf Transaktionsprotokoll sichern und schließlich auf Transaktionsdatenbank verkleinern. PC-forum GmbH 49

50 EXCEL Schnittstelle Hier haben Sie eine komfortable Möglichkeit, Excel-Daten in beliebig großer Anzahl einzulesen oder Änderungen an vorhandenen Datensätzen auf schnellstem Weg vorzunehmen. Wobei hier grundsätzlich auf zwei verschiedenen Arten die Daten eingelesen werden können. Profil Tabelle Excel-Datei Arbeitsblatt Variante Importieren Variante Ersetzen Tabellen-Spalten Mapping Tabellen-Spalten Name der Schnittstelle Maskenname in den importiert wird Datenquelle Excel-Arbeitsblatt wählen Ersetzt, bzw. überschreibt alle Daten Ersetzt Daten, keine komplette Änderung Alle Felder der Maske Anzeige der verknüpften Daten Alle Spalten der Tabelle Eine Variante importiert komplett und überschreibt somit alle vorhandenen Maskenfelder. Die andere Variante überschreibt nur die ausgewählten Felder mit den neu einzulesenden Informationen, nimmt aber keine Änderung in nicht gewählten Feldern vor. In der Praxis ändern Sie auf dem Weg in kürzester Zeit Daten ab, ergänzen Daten oder legen Daten neu an. Zum Einlesen von Daten aus Excel-Tabellen, legen Sie eine neue Schnittstelle an. Wählen Sie die Maske aus, in welche eingelesen werden soll, zum Beispiel Adressen. Dann wählen Sie die einzulesende Excel-Mappe und die Tabelle. Mit gedrückter Maustaste die Spalten der Excel- Tabelle auf das Maskenfeld ziehen, Maustaste loslassen.variante Importieren oder Variante ersetzen PC-forum GmbH 50

51 wählen. Achten Sie hierbei unbedingt auf die korrekte und übereinstimmende Schreibweise (Großund Kleinbuchstaben) in der Maske und der Tabelle. Andernfalls werden die Daten nicht oder nur fehlerhaft übernommen Mandanten Sie haben die Möglichkeit, mehrere Mandanten mit BIZS zu verwalten. Werksseitig wird der aktuell von uns vorgegebene Mandant immer die Mandanten-Nummer 0 haben Neuanlage Falls ein weiterer Mandant verwaltet werden soll, legen Sie diesen unter BIZS//Einstellungen/Optionen mit einem Klick auf den Button Neuanlage an. Unbedingt einzuhalten sind dabei folgende Punkte: Vergabe einer frei wählbaren Mandantennummer (ausser 0 ) und die Pfade für die Verzeichnisse unter BIZS EINSTELLUNGEN müssen unterschiedlich zu den Pfaden des ursprünglichen Mandanten sein. Ansonsten gilt die gleiche Vorgehensweise wie unter Punkt 7 bis 7.10 BIZS///Einstellungen/Optionen. PC-forum GmbH 51

52 Mandanten-Abgleich Unter BIZS//Mandanten-Abgleich haben Sie die Möglichkeiten, Daten von einem bereits vorhandenen Mandanten zu übernehmen. 3 Wählen Sie dazu zuerst den Quellmandanten (Pfeil 1) und dann den Zielmandanten (Pfeil 2) aus. Danach bei Bedarf schrittweise die einzuspielenden Daten (Pfeil 3) Anmeldemaske BIZS Bei der Anmeldung haben Sie jetzt die Möglichkeit zwischen den angelegten Mandanten zu wählen. Es stehen Ihnen dann immer die für den aufgerufenen Mandant hinterlegten Daten zur Verfügung EXCEL Import Artikelspezifikation Damit Sie Artikelspezifikationen aus dem EXCEL heraus importieren kann, müssen Sie diese zunächst in den, ERP Artikelspezifikation anlegen. Wenn Sie wissen möchten, wie das genau funktioniert sehen Sie sich den Handbucheintrag Artikelspezifikation an. Wir rufen nun die Artikelspezifikation Dichtungen auf und öffnen EXCEL. Zum einen muss Ihre Excel Tabelle immer Überschriften haben, bei Zeile eins beginnen und immer die Artikelnummer beinhalten. Außerdem darf der Datenblock nicht mit Leerzeilen getrennt sein, denn BIZS liest alles nur bis zur ersten Leerzeile ein. PC-forum GmbH 52

53 Damit Sie prüfen können, welche Zeile BIZS als die letzte erkennen wird, können Sie einfach die Tastenkombination Steuerung Pfeil nach unten benutzen. Falls Sie wissen möchten, wo sich der Schluss Ihrer Tabelle befindet betätigen Sie die Tasten Steuerung und Ende. Danach legen wir in den, Einstellungen EXCEL Import Artikelspezifikation ein neues Profil an. Wir laden die EXCEL Datei und deren Arbeitsblatt in die Maske und wählen dann aus, welche Spezifikation wir haben möchten. Daraufhin zeigt BIZS rechts unten alle Felder aus den Dichtungen und rechts alle Felder aus der EXCEL Datei an. Nun ziehen Sie einfach die zusammenpassenden Felder von rechts nach links und BIZS fasst alles in der Mitte zusammen. PC-forum GmbH 53

54 Wenn Sie fertig sind klicken Sie zum Schluss auf Variante importieren komplett. Um nachzuprüfen, ob Ihr Import geklappt hat gehen Sie in die Favoriten, Artikel und rufen einen aus der gerade gespeicherten EXCEL Datei auf bzw. springen in die Registerkarte weitere Angaben und klicken auf den Button Artikelspezifikation. PC-forum GmbH 54

55 TAPI/ Telefonie Was ist TAPI? TAPI ist eine Schnittstelle zwischen den Telefonie Funktionen von Windows und der Telefonie Anwendung. TAPI stellt dem Entwickler Standardfunktionen zur Entwicklung eigener Telefonie Anwendungen zur Verfügung. Der TSP ist die Schnittstelle zur Telefonie Hardware. Er übersetzt die gewünschten TAPI Funktionen in eine Sprache die von der Hardware verstanden wird. Statusänderungen eines Gespräches werden vom TSP an die Windows TAPI übermittelt. TopTapi setzt auf die Windows TAPI Schnittstelle auf. Es ist dadurch möglich, die sehr umfangreichen TAPI Funktionen auf einfachste Art und Weise zu nutzen. Alle relevanten Meldungen des TSP an die Tapi Schnittstelle werden über die entsprechenden toptapi Events direkt an die Anwendung weitergegeben. PC-forum GmbH 55

56 Möglichkeiten der Anbindung an TAPI First Party (direkte Anbindung) Hier besteht eine direkte Verbindung zwischen Telefon und PC (V.24 oder USB). Der Tapi Treiber (TSP - Tapi Service Provider) des Telefons wird auf dem PC installiert. Dieser Treiber ermöglicht einer Tapi fähigen Software den Zugriff auf Funktionen des Telefons (Wählen, auflegen, annehmen, vermitteln, Rufnummernanzeige des Anrufers usw.) Third Party (Anbindung über das Netzwerk) Bei einer Netzwerk Anbindung wird ein Tapi Server an die Telefonanlage angebunden. (V.24, ISDN, TCP/IP) Über diesen Tapi Server wird allen Client's im Netzwerk der Tapi Treiber (TSP - Tapi Service Provider) zur Verfügung gestellt. Die Steuerung der Telefonfunktionen wird hierbei über den Tapi Server an die TK Anlage weitergeleitet. Der Tapi Treiber wird nur auf dem Tapi Server installiert. Auf den Clients Arbeitsplätzen können dann die Telefonfunktionen genutzt werden (Wählen, auflegen, annehmen, vermitteln, Rufnummernanzeige des Anrufers usw.). 1 PC-forum GmbH 56

57 Funktion in BIZS Eingehender Anruf 1 Suche in Ansprechpartner 2 BIZS-Datenbank 3 Suche in Adressen 4 5 Notifyer und die Adress-Maske des Anrufers (je nach Einstellung) öffnen sich In folgende Felder wird gesucht, vorrangig in Ansprechpartner, dann in Adressen: Telefon1 Telefon2 Mobiltelefon PC-forum GmbH 57

58 Voraussetzung von TAPI mit BIZS Es wurde ein First- oder 3-Party-Treiber installiert. Systemsteuerung / Telefon und Modemoptionen Sofern noch nicht geschehen bitte die Ortsvorwahl eingeben und auf KONFIGURIEREN klicken. PC-forum GmbH 58

59 Konfigurieren Neu anlegen In diesem Fall handelt es sich um einen OPENCOM-TAPI-Treiber. Andere Tapi-Treiber können hier abweichen. Bei Verbindungsname die im Telefondisplay oben stehende Bezeichnung eingeben. Z.B. 10 MAYERr. Bei CTI-Server auf den Button klicken. Der Server wird von alleine gefunden. Der Benutzernamen entspricht dem Verbindungsname. Die Eingabe nach dem Kennwort mit OK abschließen. Im Konfigurieren Dialog wird nun der Eintrag angezeigt. Wechseln Sie nach BIZS und rufen dort das SETUP in der Anmeldemaske auf. Dann aktivieren Sie die Tapi-Funktion und schließen die Setup-Maske. Nun bitte nochmals in SETUP wechseln und in der Registerkarte TAPI erscheinen alle gefunden Tapi-Geräte. Klicken Sie das Tapi-Gerät an und klicken die Schaltfläche DEVICENAME merken. TIPP: Betätigen Sie die Schaltfläche DEVICE-Name merken. PC-forum GmbH 59

60 11.8 Dokumentation Administration Um BIZS installieren zu können müssen Sie in das Stammverzeichnis von BIZS gehen und dort den Ordner Setup anwählen. Darin enthalten sind mehrere Dateien wie zum Beispiel die REG, also die Registrierungs Datei, die Sie jetzt als erstes öffnen oder die INSTALLATIONS Datei, die Sie als zweites aufrufen. Danach durchlaufen Sie diesen Vorgang einfach über weiter. Voraussetzung für BIZS ist die Installation von Dotnet in der Version 2. Falls Sie dies noch nicht getan haben ist diese Datei ebenfalls in diesem Ordner zu finden. In älteren Systemen wird teilweise bei der Installation von BIZS die vj regis DATEI verlangt, die auch in diesem Ordner hinterlegt ist. Wenn nun alles ausgeführt wurde, öffnen Sie BIZS. Bevor Sie sich jedoch anmelden gehen wir ersteinmal auf den Button Einstellungen. Der Datenbankname und die Instanz darin werden automatisch von BIZS aus der Datei gezogen. Außerdem wird der Name des Benutzers angegeben, der meistens unter SA läuft. Bei Auslieferung von BIZS lautet das Passwort immer 1lucky1. Im Maskenpfad werden dagegen alle individuellen Maskeneinstellungen wie zum Beispiel das Löschen von Spalten gespeichert. Das letzte Feld ist der Lokale Pfad, in welchem zum Beispiel Zwischenspeicherungen von BIZS abgelegt werden. Wenn ein Häkchen bei Online Info gesetzt wurde, wird Ihnen beim Start von BIZS immer die BIZS Homepage mit der Rubrik Aktuelles angezeigt. PC-forum GmbH 60

61 In der nächsten Registerkarte können Sie nun noch weitere Einstellungen tätigen. Hier werden die Todos zum Beispiel 25 Tage vorher und 5 Tage nachher angezeigt. Der Notifier ist die Infobox, die immer rechts unten auftaucht. Wie lange dieser angezeigt wird können Sie hier bestimmen. Mit dem Skin können Sie BIZS ein anderes Aussehen verleihen, wobei das XP Theme nur noch aus Kompatibilitätsgründen mit älteren BIZS Versionen vorhanden ist, in der neuen aber nicht mehr unterstützt wird. Wenn Ihr BIZS im Terminalbetrieb laufen soll, können Sie dies ebenfalls mit dem entsprechenden Häkchen definieren. Das letzte Häkchen heißt Neue Aufgaben In Infobox Anzeigen, mit dem Sie festlegen können, dass beim Eintreffen eines neuen Todos sofort die Infobox aufpoppt. Falls Sie TAPI benutzen möchten, müssen Sie einen TAPI Driver bereits installiert haben um ihn jetzt in der letzten Registerkarte mit einem Häkchen im BIZS zu aktivieren. Wenn Sie das Häkchen gerade gesetzt haben müssen Sie das Fenster Einstellungen neu öffnen, um die Optionen darunter zu laden. PC-forum GmbH 61

62 Dann können wir aus der Drop Down Liste heraus alle CTI Geräte laden und über Device Name Merken werden diese nach rechts übernommen. Im Feld Amtskennung vermerken Sie die Nummer, mit der Sie aus dem Gebäude hinaustelefonieren. Das könnte beispielsweise die null null sein. Danach geben Sie die Anzahl der Stellen für die Durchwahl und die Amtserkennung an. Wenn Sie einen Anruf bekommen und dieser durch meine Einstellung bei der Amtskennung die zur Vorwahl hat, können Sie in diesem Feld minus 0 eintragen, sodass diese bei der Anzeige ausgelassen wird. Wird jedoch nur 8383 angezeigt geben Sie hier eine null ein. Wenn Sie nun Aufpoppen Bei Anruf markieren, verschiebt sich BIZS während eines Anrufs automatisch in den Vordergrund. Falls zusätzlich ein Häkchen bei Adresse Automatisch Bei Anruf Öffnen existiert wird die Maske Adresse aufgerufen. Setup Aufrufen darf nur Admin bestimmt dann, dass nur der Administrator die Einstellungen öffnen und einsehen kann. Administrator sind Sie dann, wenn Sie in den, Mitarbeiter, Mitarbeiter ein Häkchen bei ADMIN zugewiesen bekommen haben. Nun melden Sie sich im BIZS an und gehen gleich in die, Einstellungen, Optionen. PC-forum GmbH 62

63 Über das Fernglas wird nun der aktuelle Mandant, den Sie jedoch jederzeit verändern können, ausgegeben. Letzteres wird unter Mandanten erklärt. In der Registerkarte Organisation können Sie nun zum Beispiel die Einstellungen für den Kalender oder aber den Pfad für die Bilder der Ansprechpartner nachprüfen. Bmail Verwenden ist nur noch Kompatibilitätsgründen mit älteren BIZS Versionen vorhanden, wird in der neuen aber nicht mehr unterstützt. Die nächste Registerkarte heißt ERP. Hier können Sie zunächst festlegen wie viele Nachkommastellen Ihre Preise haben sollen. Darunter kann dann der Ordner für den Belegpfad, den Artikel und den Zeichnungsordner bestimmt werden. Außerdem können Sie den Datenblattpfad, die Standardverkaufsstufe, Währung und Zahlungskondition definieren. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die Beleggruppe und die Sprache festzulegen. Im unteren Teil dieser Registerkarte existieren nun noch Häkchen, die zum Beispiel die Bestandführung Abschalten, der Artikelsprache eine höhere Priorität als den Artikelbezug zuweisen oder einstellen, dass die Ansprechpartner nicht mit der Adresse angezeigt werden. Die nächste Registerkarte beinhaltet Einstellungen für das Handwerk. PC-forum GmbH 63

64 Hier können Sie ebenfalls alle Ordner wie beispielsweise den der Vorlagen, der Belege oder der Artikel bestimmen. Rechts geben Sie dann Ihre Standardschrift und die Schriftgröße für das Handwerk an. Darunter können Sie dann ein Häkchen bei HW Beleg Vor- Und Nachtexte kopieren setzen, Zuschläge aufrechnen lassen oder sich die Zuschläge im HW Beleg als Wert anzeigen lassen. Falls Sie mit der Zeitwirtschaft arbeiten, müssen Sie nun noch ihre Einstellungen für die Pause bestimmen. Ganz unten können wir dann noch die Belegart für das Handwerk definieren. Das bedeutet dann, dass Sie wenn Sie ihre Lizenz auf HW umgestellt haben und über das Puzzle in einer Adresse einen Beleg erstellen möchten automatisch in den HW2 Beleg kommen. Ebenjene Lizenz finden Sie in ihrer Registerkarte. Wenn Sie hier statt HW ERP dokumentiert haben, springt BIZS, wenn Sie das Puzzle und Rechnung betätigen in die Rechnung im Verkauf. In den Registerkarten Dienstleister und Dokman ist es wichtig, dass Sie alle Ordner festlegen. PC-forum GmbH 64

65 Bei letzterem prüfen Sie nun den Dokman Pfad nach und legen fest, dass der Ordner in Jahre unterteilt werden soll. Wenn Sie den Dokman2 verwenden möchten setzen Sie das entsprechende Häkchen. Unter Infobaum können Sie nun die Anzahl der Einträge begrenzen und in BIZS Einstellungen dokumentieren wo sich Ihr Setup Verzeichnis befindet und wo die BIZS Datenbank bei einer Sicherung gespeichert wird PC-forum GmbH 65

66 Falls Sie direkt aus dem BIZS heraus s verschicken möchten müssen Sie Ihre Daten in den SMTP Feldern dokumentieren. Darunter ist es nun noch wichtig, dass das Land und der Datenbankname bestimmt wird. Der Bereich Mahnung ermöglicht Ihnen nun die jeweiligen Zeiten, Gebühren und Zinsen anzulegen. Die letzte Registerkarte sind die Texte für die HW2 Belege, in denen Sie in die Felder direkt das Voroder Nachtexte eintragen können. Damit nun die Einstellungen wirksam werden muss BIZS neu gestartet werden. PC-forum GmbH 66

67 Sie hätten nun die Möglichkeit eine Datenbankwartung in den, Einstellungen durchzuführen. Danach gehen Sie in die Maske der Parameter. Über Neuanlage und Speichern kann ich dann verschiedenste Prozesse aktivieren oder automatisieren Drucken und Belege einrichten Beim Drucken im BIZS und der Belegeinrichtung wird in mehrere Bereiche unterschieden. Zunächst einmal existieren hier die allgemeinen Dinge, wie zum Beispiel das Drucken eins Adressblattes über Aufrufen einer Adresse und dem Button Seitenansicht oder das Drucken eines Etiketts für einen Artikel. Verwalten können Sie dies dann in den, BIZS, Ausdrucke BIZS. Über Neuanlage, bestimmen des Moduls wie zum Beispiel Adresse und eintippen des Dateinamens mit der Endung repx beginnen Sie Ihre Eingaben. Falls dies dann immer auf dem gleichen Drucker ausgegeben werden soll kann dies ebenfalls definiert werden. BIZS erstellt den Ausdruck dann immer in den Beleg Pfad der in den, Einstellungen, Optionen, Fernglas und ERP zuvor festgelegt wurde. PC-forum GmbH 67

68 Danach gehen Sie auf Beleg Bearbeiten. Die Vorlage öffnet sich und wir können nun Änderungen in den mit einem gelben Quadrat gekennzeichneten Feldern durchführen. So könnten Sie auch zum Beispiel aus der Auflistung links weitere Felder auf das Adressblatt ziehen oder oben die Schriftart oder die Größe ändern. Individuelle oder Rich Textfelder können dann aus der Auflistung der Symbole links generiert oder auch ein Bild einfügt werden. Letzteres machen Sie dann über den Pfeil und Bild URL. Außerdem können hier direkt Barcodes definiert werden, indem Sie das entsprechende Symbol in die Vorlage ziehen und dann über den Pfeil eine Typen- und eine Modulbezeichnung festlegen. Danach suchen Sie sich zum Beispiel die Adresse aus der Auflistung links aus, ziehen diese wiederum auf den Barcode und stelle unten rechts noch das Gewünschte ein. PC-forum GmbH 68

69 Über den Pfeil können Sie zudem nachprüfen, ob ein Feld datengebunden ist, eine Zwischensumme erstellt werden soll und ob es Mehrzeilig oder mit Automatischer Breite ausgestattet wird. Unten in dieser Vorlage finden Sie nun die Detailbox. Hier werden die 1 zu n Beziehungen der Maske ausgegeben- also für die Adressen zum Beispiel die Ansprechpartner. Zum Schluss speichern Sie alles ab, gehen zurück in die Adresse und prüfen die Veränderungen über den Button Seitenansicht. PC-forum GmbH 69

70 Nun fahren wir damit fort die Einstellungen für die fachspezifischen Ausdrucke wie im ERP vorzunehmen. In den, ERP, Beleggruppe können Sie alles für Einkauf, Verkauf und Fertigung definieren. Sie starten Ihre Eingaben über Neuanlage und Angabe des UNC Pfades in den die Belege abgespeichert werden. Wir erstellen eine Vorlage für einen Auftrag. Dazu wählen Sie diesen bei Bereich aus und definieren einen Dateinamen. Beleg Bearbeiten öffnet dann die Vorlage. PC-forum GmbH 70

71 Hier importieren Sie ein Wasserzeichen, indem Sie auf einen grauen leeren Bereich klicken und dann rechts unten Wasserzeichen bestimmen bzw. das Bild in das Auswahlfenster laden. Wichtig ist hierbei das das Logo schon auf eine DIN A4 Seite angepasst und im JPEG oder PNG Format vorhanden ist. Darunter können Sie später noch festlegen, wo alles auf der Seite platziert werden soll, was Sie dann links in der Vorschau überprüfen können. Falls Sie etwas übersetzen möchten, klicken Sie einfach doppelt auf ein freies Feld ohne gelbes Quadrat und benennen den Inhalt in die andere Sprache um. Jetzt arbeiten wir mit den Druckeinstellungen im Handwerk weiter. Dazu rufen Sie sich in den unter HW den HW Druckbeleg auf. Hier starten Sie Ihre Eingaben über Neuanlage und Eintippen der Bezeichnung Ihres Dokuments. Darunter befindet sich ein Häkchen, das Ihre Vorlage als Hauptbeleg aktivieren würde. Danach geben Sie die Beleggruppe und den Namen der Datei mit der Endung repx an bzw. gehen auf Speichern und Report Bearbeiten. Jetzt wird die allgemeine Vorlage des HW2 Belegs bearbeitet. Möchten Sie jedoch nur die Vorlage für das Angebot editieren stellen Sie dies noch bei Belegart ein. Unten in dieser Maske können Sie nun noch optional definieren auf welchem Drucker der Beleg immer ausgegeben werden soll oder welche SPRACHE benutzt wird. PC-forum GmbH 71

72 Mahnung In dieser Maske werden Ihnen bereits erstellte Mahnungen angezeigt. Auch aus der OP-Auswertung kommen Sie nach dem Markieren einer fälligen Rechnung und dem Auslösen der Funktion Mahnen in diese Maske. In dem Fall ergänzen Sie noch um ein Zahldatum in zahlbar bis und wählen Sie, falls nötig die Beleggruppe. Falls die Mahnung mehrere Rechnungen dieser Adresse enthält, können Datensätze, die nicht gemahnt werden sollen, nach dem Markieren mit der Entfern-Taste aus dieser Mahnung entfernt werden. Pos Mahndatum Adresse Beleggruppe Tage ab Fälligkeit Zahlbar bis Mahngebühr Zinsbetrag Zinssatz Wird von BIZS vergeben Zieht Tagesdatum, kann geändert werden Mahnadresse Mahnbeleg aus /ERP Grundlage für die Zinsberechnung und Auslösung der Mahnfunktion Datum für Beleg Mahnung wählen Werte aus /Mahnung Werte aus /Mahnung Werte aus /Mahnung PC-forum GmbH 72