Servicebüro für Ausbildung: Akquisition und Entwicklung zusätzlicher Ausbildungsplätze

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1 Servicebüro für Ausbildung: Akquisition und Entwicklung zusätzlicher Ausbildungsplätze 21JO01202 Projektdurchführung: Berufliche Fortbildungszentren der Bayerischen Wirtschaft (bfz) gemeinnützige GmbH Bayern, Memmingen

2 D II Eingehende Darstellung 1. Detaillierte Darstellung der Projektdurchführung Die Projektarbeit im Servicebüro für Ausbildung startete mit der Etablierung des Teams, das gemäß Projektplanung im Laufe der ersten 4 Monate zu seiner eigentlichen Größe anwuchs. Begonnen wurde mit einem Workshop, in dem alle beteiligten Kollegen über die Inhalte, Ziele, Methoden usw. des Projektes informiert wurden. Es wurden Prozesse, Kommunikationsstrukturen und ein internes Berichts- und Besprechungswesen besprochen und gemeinsam festgelegt. Aufgabenfeld: Datengenerierung Datensammlung, z. B. durch die Bearbeitung von Gewerbeanmeldungen in den bearbeiteten Landkreisen und Städten. Dies erwies sich aufgrund bürokratischer Hindernisse teilweise als sehr zeitraubend und schwierig. Trotzdem entschloss sich das Projektteam im ersten Jahr für diesen Weg der Adressgewinnung. Vorstellung des Projektes in den Teamsitzungen von Kollegen, um Schnittstellen aufzuzeigen, sowie bei anderen Bildungsträgern, die mit Ausbildung suchenden Jugendlichen und ausbildenden Betrieben arbeiten (z. B. in berufsvorbereitenden Maßnahmen) Aufbereitung bfz-eigener Datensätze im Hinblick auf das Projekt und seine Zielgruppe Die Generierung von Daten blieb während der gesamten Projektlaufzeit eine kontinuierliche Aufgabe und erwies sich als zeitraubender als erwartet, da in Aussicht gestellte Datenquellen schließlich doch nicht zur Verfügung gestellt werden konnten. Erstelldatum :42:00 2/18

3 Es zeigte sich schließlich auch, dass die Gruppe der Gründer, die über die Gewerbeanmeldungen identifiziert wurde, als Zielgruppe für eine Ausbildung eher nicht geeignet war. Bei Jungunternehmern standen eher Markterschließung bzw. Auftragsgewinnung und abwicklung im Vordergrund, obwohl es ein großes Interesse an Ausbildung gab. Am interessantesten waren solche Unternehmen, die entweder bereits über andere Aktivitäten des bfz bekannt waren, und bei denen das Thema Ausbildung entweder neu platziert oder erweitert werden konnte (zusätzliche Ausbildungsstelle bzw. neues Berufsbild). Darüber hinaus erwies sich die Strategie als sinnvoll, in den einzelnen Regionen auf solche Unternehmen zuzugehen, die sei es in der Presse, sei es aufgrund anderer Aktivitäten als erfolgreicher Betrieb auf sich aufmerksam machten. Aufgabenfeld: Information/ Öffentlichkeitsarbeit Vorstellung des Projektes in Teambesprechungen der Agentur für Arbeit (Berufsberatung) Kontaktaufnahme zu Multiplikatoren in der Region (Landratsämter, Städte) Information an Schulämter über die Ziele des Projektes Regelmäßige Pressemitteilungen an die regionale Presse Mailingaktion an Unternehmen, um über die Projektziele zu informieren Das Interesse am Projekt, an seinen Zielen und Angeboten, war grundsätzlich bei allen Angesprochenen rasch zu wecken. Nicht nur so genannte Multiplikatoren machten sich das Knowhow der Projektmitarbeiter gern zu Nutze, wenn es bspw. um Unternehmerstammtische, den Tag der Ausbildung o. ä. m. ging. Auch Unternehmen ließen sich oft mehrfach und umfangreich informieren und beraten. Zahlreiche Schulen luden die Projektmitarbeiter ein, damit diese in den Klassen über das Thema Ausbildung und Bewerbung berichteten. Auch für akquirierte Ausbildungsstellen wurde auf diesem Weg nach geeigneten Bewerbern gesucht. Es soll allerdings auch nicht unerwähnt bleiben, dass rund um das Thema Ausbildungsakquisition viele Akteure in der Zielregion tätig waren, die nicht immer zu Kooperation bereit waren. Auch bei der Berufsberatung waren unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit anzutreffen. Im Rahmen des Projektes wurden u. a. folgende Veranstaltungen bzw. Gremien teilweise mehrfach besucht: Ausbildungsmesse in Neu-Ulm Ausbildungsmesse in Memmingen Bewerber-Nachmittag an der Hauptschule Pfaffenhofen Berufsfindungstag Realschule Pfuhl Ausbildungsmesse in Mindelheim Berufsinformationsmesse Günzburg Berufswahlmesse Senden Berufsberatung der Agentur für Arbeit Memmingen Erstelldatum :42:00 3/18

4 Wirtschaftsausschuss Günzburg Jugendhilfeausschuss in Mindelheim Ausbildungsberater der IHK für Schwaben Ausbildungsberater der hwk Schwaben Lehrerkonferenzen zur Vorbereitung von ausbildungsorientierten Veranstaltungen Schulamt Neu-Ulm Landkreis Günzburg Landkreis Unterallgäu Arbeitskreis Schule-Wirtschaft Memmingen/ Unterallgäu Arbeitskreis Schule-Wirtschaft Günzburg Kreisjugendring Landkreis Unterallgäu Kreisjugendring Landkreis Neu-Ulm Diese Aktivitäten wurden während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßig wahrgenommen. Je nach Gremium bzw. Veranstaltung standen hierfür einzelne Mitglieder des Teams, die Projektleitung oder alle gemeinsam zur Verfügung. Aufgabenfeld: Beratung von Unternehmen im Rahmen der Akquisition Nach einem positiven Erstkontakt, der telefonisch oder persönlich stattfand, ergab sich relativ rasch konkreter Beratungsbedarf, der im wesentlichen folgende Fragen betraf: Beratung über umsetzbare Ausbildungsberufe Analyse der erforderlichen personellen und infrastrukturellen Voraussetzungen Unterstützung bei der Zulassung als Ausbildungsbetrieb Klärung aller Fragen der Ausbildereignung Unterstützung bei offenen Fragen, die bei der Bereitstellung von Ausbildungsplätzen und der Durchführung einer Ausbildung auftreten Unterstützung bei der Vorbereitung der Vertragsunterlagen (Ausbildungsvertrag) Sobald diese Fragen geklärt waren, konnte die Besetzung des Platzes angegangen werden. Es muss ergänzt werden, dass sich häufig erst nach längerer Beratungstätigkeit herausstellte, dass der Betrieb nicht unter die Vorgaben fiel, die für unsere Zielgruppe vorgegeben waren. Aufgabenfeld: Akquisition von Bewerbern Trotz der Lage auf dem Ausbildungsmarkt stellte sich die Suche nach Bewerbern nicht immer einfach dar. Grundsätzlich muss festgestellt werden, dass seitens der Betriebe hohe Ansprüche an die Bewerber gestellt wurden. Dies lag daran, dass es sich oft um erstmals ausbildende Betriebe handelte, die sich nicht zuletzt aus Unsicherheit eng an den Empfehlungen hinsichtlich der formalen Anforderungen an Erstelldatum :42:00 4/18

5 Bewerber orientierten. Darüber hinaus stellten wir fest, dass bei schwächeren Bewerbern der beliebteste Weg für Betriebe eine EQJ war. Auf der anderen Seite war aber auch eine große Lässigkeit bei den Jugendlichen zu beobachten, wie mit einem in Aussicht stehenden Ausbildungsplatz umgegangen wurde. So ergab sich einige Male die Konstellation, dass ein im Grunde zugesagter Ausbildungsplatz für einen Bewerber wieder zurückgezogen wurde trotz intensiver Intervention der Projektmitarbeiter. U. a. folgende Aktivitäten wurden zur Ansprache von Jugendlichen genutzt:: Besuche in Abschlussklassen, sowohl in Hauptschulen als auch Realschulen, vereinzelt auch in Gymnasien mit und ohne Begleitung der Berufsberatung. Enge Kontakte zu Agentur für Arbeit, insbesondere der Berufsberatung Informationsbriefe an die Schulräte des Projektgebietes, mit der Bitte um Unterstützung bei der Bewerbersuche Zusammenarbeit mit den Schulsozialpädagogen im Projektgebiet Einstellung der Ausbildungsangebote in Ausbildungsbörsen Aufgabenfeld: Matching Anforderungsprofil an den Bewerber: Um die Eignung eines Bewerbers für einen angebotenen Ausbildungsplatz überprüfen zu können, muss der Betrieb sich darüber bewusst sein, welche Anforderungen er an seinen künftigen Auszubildenden stellt. Je klarer ein Anforderungsprofil definiert wird, umso einfacher kann die Entscheidung getroffen werden, ob ein Bewerber für die Stelle geeignet ist oder nicht. Insbesondere bei Betrieben, die erstmalig ausbildeten, nahm dieser Prozess der Profilbildung einigen Raum ein. Basis des beruflichen Anforderungsprofils war zunächst immer der Ausbildungsrahmenplan für den jeweiligen Beruf. Ergänzend dazu kamen betriebliche Anforderungen hinzu. Daraus ergab sich im Groben folgender Fragenkatalog: Welche schulischen Fähigkeiten und Kenntnisse sind für die Ausbildung unabdingbar? Welche fachlichen Fähigkeiten muss der Auszubildende mitbringen (bspw. handwerkliche/ motorische Fähigkeiten, gutes Gefühl für Symmetrie etc.) Auf welche sozialen Kompetenzen legt der Betrieb Wert? Welche Schlüsselqualifikationen sind für den Betrieb unabdingbar? Profil des Jugendlichen: Das Profiling begann immer mit einem ausführlichen Erstgespräch mit dem Jugendlichen, in dem wichtige Daten zur Person erfragt werden (u. a. schulischer und beruflicher Werdegang, Selbsteinschätzung von Entwicklungspotenzial und Begabungsschwerpunkten, körperliche Verfassung, Herkunft und Lebenssituation, Motivationslage, Erwartungen und Wünsche). Erstelldatum :42:00 5/18

6 Um standardisiert Daten zu bestimmten Fähigkeiten und Potenzialen zu erheben, standen folgende Tests zur Verfügung: Mathetests Deutschtests Englischtests Berufsinteressenstests Tests zum Allgemeinwissen Test zu wirtschaftlichen Grundkenntnissen HAMET 2 Projektaufträge Schließlich konnten die beiden Profile gegenübergestellt werden und eine Entscheidung getroffen werden, welcher Bewerber für welchen Ausbildungsbetrieb grundsätzlich in Frage kam. Aufgabenfeld: Vorbereitung und Begleitung des Bewerbungsprozesses Entsprechend ihrem Profil und dem Zielberuf wurde mit den Jugendlichen eine geeignete Bewerbungsmappe erarbeitet, die für die schriftliche Bewerbung genutzt werden konnte. Sobald ein Termin für ein Vorstellungsgespräch zustande kam, wurde dieses im Vorfeld mit Hilfe von Rollenspielen geübt. Gegebenenfalls wurden auch schriftliche Tests geübt und besprochen. Falls möglich und sinnvoll, wurden die Bewerber zu Vorstellungsgesprächen begleitet. In diesem Rahmen konnte auch die Möglichkeit eines Schnupperpraktikums besprochen werden, das nahezu immer Anwendung fand, wenn auf beiden Seiten Interesse vorlag. Während der Praxisphase wurde Kontakt zum Betrieb und zum Jugendlichen gehalten, um gegebenenfalls sofort steuernd eingreifen zu können, wenn Probleme aufgetreten sind. Für den Fall, dass sich aus diesem Prozess ein Ausbildungsverhältnis ergab, blieben die Akquisiteure im Gespräch mit Bewerber und Betrieb, um sicher zu stellen, dass bis zum Ausbildungsbeginn nichts mehr dazwischen kam. Für den anderen Fall galt es, sowohl Betrieb wie auch Bewerber gerecht zu werden. Für ersteren galt es weiterhin nach einem geeigneten Jugendlichen zu suchen. Bei letzteren wurde zunächst der Misserfolg aufgearbeitet und schließlich nach weiteren Möglichkeiten gesucht. Aufgabenfeld: Beratung und Begleitung von Ausbildungsverhältnissen nach Beginn der Ausbildung Eher selten trat der Fall ein, dass klassisches Konfliktmanagement betrieben werden musste. Meist waren die wesentlichen Probleme und Fragen während des Praktikums bzw. im Vorfeld der Ausbildung aufgetreten und gelöst worden. Wenn dies nicht gelang, blieb der Ausbildungsplatz eher unbesetzt. Erstelldatum :42:00 6/18

7 Während der Projektlaufzeit trat die IHK mit der Nachfrage nach sozialpädagogischer Betreuung von Betrieben an uns heran, die nicht von uns akquiriert wurden. Nach Rücksprache mit unserer Betreuerin bearbeiteten wir diese, solange Kapazitäten dafür vorhanden waren. Tatsächlich handelte es sich letztlich nur um wenige Fälle. 2. Beschreibung der erzielten Ergebnisse. Es wurden 69 Ausbildungsplätze akquiriert. Hiervon konnten nur 29 besetzt werden. Die Meldebögen befinden sich in der Anlage. Eine Liste der nicht besetzten 40 Betriebe befindet sich in der Anlage. Darüber hinaus haben wir eine exemplarische Aufstellung mit 19 Betrieben beigefügt, die zunächst akquiriert wurden und die auch die Voraussetzungen erfüllt hätten, die aber schließlich doch noch ausschieden. Mit Hilfe dieser Übersichten soll der Versuch unternommen werden, die Tatsache zu erklären, warum das angestrebte Ziel nicht erreicht wurde. 3. Voraussichtlicher Nutzen bzw. Verwertbarkeit der Ergebnisse durch Dritte Trotz der verpassten Zielgröße ist davon auszugehen, dass die Aktivitäten im Projekt nachhaltig sind und einen multiplizierten Nutzen bringen werden. Unternehmen, die sich aufgrund der Projektaktivitäten für den Einstieg in Ausbildung entschieden haben, lassen sich in Folgejahren leichter auf weitere Ausbildungsaktivitäten ein. Es kann davon ausgegangen werden, dass ein Betrieb, der den Ausbildungsprozess einmal erfolgreich gestartet hat, in folgenden Ausbildungsjahren wieder ausbilden wird. Darüber hinaus wurden aber auch zahlreiche Betriebe kontaktiert, die während der Projektlaufzeit nicht ausgebildet haben, die sich aber bspw. für ein EQJ entscheiden haben mit der Option, im Folgejahr in die eigentliche Ausbildung einzusteigen. Auch solche, die schließlich keinerlei Ausbildungsaktivitäten unternommen haben, wurden teilweise sehr umfassend beraten, informiert und mit Material ausgestattet, so dass ein Nutzen in der Zukunft erwartet werden kann. Außerdem haben wir im Rahmen unseres Netzwerkes rund um Berufsvorbereitung und Ausbildung alle Informationen über (zukünftig) ausbildungswillige Betriebe weitergegeben. Dies betrifft bspw. Schulen, die Bundesagentur für Arbeit, andere Bildungsträger, die Kammern etc. Für das kommende Ausbildungsjahr wurden einige Ausbildungsplätze konkret in Aussicht gestellt. Zusätzlich kann die Liste der bereits intensiv beratenen Unternehmen weiter verwendet werden. Schließlich liegen die Adressen derjenigen Unternehmen vor, die sich kurzfristig wieder von ihrer Zusage zurückgezogen haben. Auch diese Daten werden unter Einhaltung ggf. zugesagter Geheimhaltung an die Ansprechpartner im Netzwerk kommuniziert. Erstelldatum :42:00 7/18