Professionelles Projektmanagement in der Praxis. Veranstaltung 2 Teil 1 ( ):

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1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 2 Teil 1 ( ): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern 1

2 Agenda Organisatorisches Referat 1 Stellenanalyse Projektmanagement Projekt-Initialisierung Von der Idee zum Projektauftrag und Kick off Praxis-Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt Korfu Präsentation von Aufgabe 1 (PL von Team 7) Arbeitstechniken Kreativitäts-, Analyse-, Problemlösungs-, Zeitplanungs- und Präsentations-Techniken Aufgabe 2 Präsentationen von Aufgabe 1 (PL von Team 5 und 6) 2

3 Organisatorisches - neu Termine für die Vorträge (Berichte der PL und Referate): Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team V /V V V V V V AP Referate: jeweils zwei Personen des Teams Zeitliche Restriktionen PL-Vorträge: ca. 7-8 Min. (max. 10 Folien) Referate zu PM-Themen: ca. 12,5 Min. (max. 15 Folien) 3

4 Referat 1: Projektmanagement-Stellen Analyse von Stellenausschreibungen Projektmanagement-Stellen (Basis: 5 SZ-WE-Ausgaben vom Februar - April 2003) Vortragsinhalte (beispielhaft) Projektmanagement-Stellen» Stellenbezeichnungen» Gesamtzahl PM-Stellen» Verteilung der PM-Stellen auf die verschiedenen Branchen» PM-Aufgaben»... Sonstige Stellen mit PM-Anforderungen» Qualifikationen und Soft-Skills»... Termin:

5 Wie kommt man zu einem Projekt? Welche Vorbereitungsarbeiten? Anlässe für Projekte Neugründung Weiterentwicklung / Optimierung / neue Produkte IT-Beratung Einstellung auf geänderte Bedingungen Unerwartete Schäden Planung auf Basis von freien Ressourcen Arbeiten im Rahmen der Projekt-Initialisierung Team zusammenstellen Risiko- und Kostenabschätzung Grobplanung konkrete Zieldefinition Ressourcen ermitteln zeitliche Abschätzung Workshopteil 5

6 Projekt-Initialisierung (Agenda) Hauptziel der Projekt-Initialisierung: Klärung: Projektanforderungen Ziele (Ergebnisse/Produkte, Projektverlauf) Kosten, Termine, Risiken, Randbedingungen Projektorganisation, Projektmitarbeiter Wirtschaftlichkeits-Analyse Umfeld-Analyse Projektauftrag Projekt- Umfeld Projekt Projektantrag Projektauftrag Kick off Kritische Erfolgsfaktoren (Praxistipps) Praxis-Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt Korfu 6

7 Anlässe für ein Projekt Idee oder Verbesserungsvorschlag, z.b. aus dem Betrieblichem Vorschlagswesen Anfrage / Auftrag eines Kunden Folge eines anderen Projektes Neues Unternehmensziel Gesetzliche Änderungen Technische Neuerungen Prüfberichte (z.b. Wirtschaftsprüfer, Revisor, Datenschutzbeauftragter) Unternehmenskrise / Firmenfusion 7

8 Von der Idee zum Kick off Neue Geschäftsidee Betriebliches Vorschlagswesen Problem Idee IST-Analyse Kundenauftrag Marketing F&E gung Projekt- Ziel Projekt -- antrag Ge nehmi- Wirtschaftlichkeits-Analyse Priorisierungsgremium Projekt -- auftrag Umfeld- Analyse 8

9 Erste Schritte... nicht planbar Beispiele Wichtige Aufgabe/Auftrag hat sich im Unternehmen ergeben. Ein Projektleiter wird gesucht und ernannt. Dieser erstellt einen Projektantrag/ Kundenangebot. Ein Mitarbeiter entwickelt zu einer wichtigen Aufgabe eine Projektidee, wobei er selbst nicht unbedingt später die Projektleitung übernehmen muss. Der Mitarbeiter erstellt einen Projektantrag und übernimmt - bis zur offiziellen Benennung des Projektleiters - de facto die Führungsposition. Eine Mitarbeitergruppe des Unternehmens entwickelt einen Projektantrag. Diese Gruppe übernimmt bis zur offiziellen Benennung eines Projektleiters gemeinsam die Projektmanagement-Aufgaben. Ggf. übernimmt später ein Mitglied der Gruppe die Projektleitung. 9

10 Projektklärung... unabdingbar Todsünde im PM: Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel früher oder später Unklarer Projektauftrag Projekt- Krise Machen Sie mal So habe ich mir das aber nicht vorgestellt Projektleiter muß die genaue Zielklärung vornehmen: Was wollen wir mit dem Projekt erreichen? Die exakte Definition des Ziels am Beginn eines Projektes ist ein wichtiger Erfolgfaktor für das Gelingen des Projektes 10

11 Projektziele Arten Ergebnisziele Sachziel Terminziel Kostenziel Prozeßziele Nicht-Ziele Eigenschaften verständlich messbar / nachprüfbar realistisch erreichbar ergebnisbezogen widerspruchsfrei lösungsneutral vollständig 11

12 Realistische Ziele setzen Projekt- Ziele Keine Utopien! Termine / Zeit Ressourcen / Kosten Eckdaten klären! Gibt es feste Termine (z.b. Messetermine), die unbedingt einzuhalten sind? Welche Limits gibt es bezüglich Manpower und Budget? Welche sonstigen Rahmenbedingungen gibt es? Klare Zieldefinition sorgt für sichere Planungsgrundlage verhindert falsche Erwartungen beim Auftraggeber ist der Gradmesser für Erfolg oder Mißerfolg des Projektes 12

13 Messbare Ziele setzen Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt erfolgreich war Vorgehen: Relevante Zielgrößen ermitteln und festlegen Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder Maximalziele hierfür vereinbaren falsche Zieldefinition Die Rationalisierung der Büro- Organisation ist abgeschlossen. Der Anwender sind mit dem neuen Programm zufrieden. richtige Zieldefinition Die realisierte neue Büro-Organisation spart /mtl. Die Anwendergruppe hat in einer Zufriedenheitsumfrage das Programm mit mindestens der Note "gut" bewertet. 13

14 Messbare Ziele Workshopteil Schwammige Ziele 1. genügende Anzahl von Nutzer 2. Bekannt in den Medien 3. viele Menschen profitieren davon 4. Der Nutzen ist größer als die Kosten 5. wenn es Nachahmer gibt 6. Wenn es weiter wächst 7. Wenn es jemand kaufen will 8. Zufriedene Benutzer die gerne wiederkommen Messbare Ziele 1. Mehr als 10% der Zielgruppe nutzen das Angebot 2. Stellenwert in Suchmaschinen < 10; pagerank (google.de)> 4 3. Mind. 50% der Zielgruppe profitieren

15 Abgrenzung des Projektumfangs: Nicht-Ziele benennen Ziele müssen aufgeschrieben werden Zielkatalog -> Projektantrag Es macht Sinn, auch die Nicht-Ziele zu notieren Nicht-Ziele: Was das Projekt NICHT tun soll. Nicht-Ziele: Hilfe zur klaren Abgrenzung Beispiel Ziel: Die zu entwickelnden Module sollen wiederverwendbar sein Nicht-Ziel: Die wiederverwendbaren Module werden NICHT weiterentwickelt und auch NICHT gepflegt 15

16 Umfeld-Analyse Betroffene Abteilungen Anwender Partner Projekt Lieferanten Projektteam Markt Geschäftsführung Auftraggeber Kunden Wettbewerber Stakeholder := Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt, am Erfolg des Projektes interessiert oder vom Projekt betroffen sind Andere Projekte Andere Projekte Andere Projekte 1. Auflistung der Umfeldgrößen Personen, Gruppen oder Interessengruppen Rahmenbedingungen: Gesetze, Standards, Technik, Trends Schnittstellen zu anderen Projekten 2. Analyse der Umfeldgrößen Risiko-Management 3. Operativer Maßnahmenkatalog: Sofort-Maßnahmen, Vorsorge-Maßnahmen, Projektmarketing 16

17 Beispiel: Geschäftsumfeld Geschäftsumfeld analysieren Marktsituation: Aktuell und Trends Wettbewerbsbetrachtung: Aktuell und Trends Wertschöpfungskette Sonstige Einflüsse (gesetzliche, technische und soziale Rahmenbedingungen) Anforderungen an die notwendigen Veränderungen Antwort auf Wettbewerb und Trends im Markt Veränderungspotential im Unternehmen Alternative Strategien zur Ertragssteigerung Empfohlene Veränderungsprozesse Begründung für die Vorschläge und die Vorgehensweise 17

18 Interessen-Analyse Ziel: Potentielle Widerstände geistig vorwegnehmen Projekt- Betroffene erwartete Unterstützung Anwendergruppe Interesse an 1 neuer Lösung Anwendergruppe 2 - erwartete Widerstände präventive Maßnahmen - - kein Interesse an Umstellung Projektmarketing Info-Veranstaltung Herrn NN ins Projekt aufnehmen oder andere Aufgaben von Herrn NN werden tangiert Einbeziehungsmöglichkeit Einen Vertreter der Abteilung Angst vor hoher in den Lenkungsausschuss aufnehmen zeitlicher Belastung Fachabteilung 1 - Fachabteilung 2-1. Liste der vom Projekt Betroffenen erstellen 2. Analyse: Mit welchen Widerständen ist von wem zu rechnen? 3. Operative Maßnahmen festlegen 18

19 Auf dem Weg zum Projektantrag Projektziele Projektumfeldanalyse mit Interessenmatrix Klärung der Projektinhalte Projekt-Organisation: Projektleiter, Projektteam, Teilprojekte?, Lenkungsausschuß Grobplan erstellen Aufwände Erforderliche Ressourcen Projekt-Budget aufstellen Terminplanung Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projekt-Risiken Qualitätssicherung Für den Projektantrag sind grobe Angaben zu den wichtigsten Projektgrößen (Kosten, Termin, Ressourcen usw.) erforderlich, die eigentlich erst nach der Projektplanung vorliegen. 19

20 Projektantrag Projektziel Beginn- und Ende-Termine, Meilensteine Projektorganisation Auftraggeber, Projektleiter, Lenkungsausschuss Liste möglicher Projektmitarbeiter Betroffene Fachabteilungen Wirtschaftlichkeits-Analyse Ressourcen/Kosten: Mitarbeiter-Ressourcen, Investitionen, Betriebskosten Erwarteter Nutzen (quantitativ ( ), nicht-quantitativ) Potentielle Risiken Mögliche Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen Mögliche Gefährdungen des Projektes Markanten Projektnamen wählen 20

21 Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt Siehe separaten Foliensatz 21

22 Wirtschaftlichkeits-Analyse Ein Projekt ist immer ein Investitionsvorhaben Nutzen Quantifizierbarer Nutzen ( ) Nicht-quantifizierbarer Nutzen Kosten Reine Projektkosten Investitionskosten Betriebskosten Lebensdauer realistisch einschätzen Genauigkeit nicht übertreiben Nutzen tritt häufig erst mit zeitlicher Verzögerung ein (Umstellungs-/Einführungsaufwand, geringere Produktivität/ Mehraufwand in der Startphase u.ä.) Einsparungspotentiale müssen auch realisiert werden! 22

23 Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Zeitfaktor unberücksichtigt Statische Verfahren Wirtschaftlichkeitsverfahren Dynamische Verfahren Bewertungs- Verfahren Kostenvergleichsrechnung Rentabilitätsrechnung Amortisationsrechnung Kapitalwertmethode Annuitätenmethode Interne Zinsfußmethode Finanzmathematische Verfahren Kosten-Nutzen-Analyse Nutzwertanalyse Hauptproblem: Verfügbarkeit zuverlässiger Daten 23

24 Projektauftrag Nach Abnahme des Projektantrags erfolgt ein formale Projektauftrag Inhalte werden zwischen Auftraggeber (z.b. Verantwortlicher des Fachbereiches) und Auftragnehmer (Projektleiter) abgestimmt Unterzeichnung durch Auftraggeber und Auftragnehmer (= Projektleiter) Projektauftrag ist die Basis des Projektes 24

25 Kick off-veranstaltung Kick-off Veranstaltung stellt den formalen Start eines Projektes dar: Erstes Treffen des Projektleiters mit dem gesamten Projektteam Ziel: Klarheit schaffen Jeder hat das Projekt als Ganzes verstanden Jeder kennt die Projektziele und damit die Kriterien an denen der Projekterfolg gemessen wird Jeder kennt das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen und Meilensteinen Jeder kennt seine Rolle im Projekt Vorstellung / Kennenlernen der Teammitglieder Vorstellung des Projektauftrages Projektziele, -inhalte und termine Rahmenbedingungen 25

26 Kick off: Spielregeln für die Zusammenarbeit Informations- und Kommunikationsverhalten Grundregel: Für Informationen, die man hat, gilt Bringschuld. Für Informationen, die man braucht, gilt Holschuld. Berichtswesen Wann und in welcher Form sind Statusberichte abzugeben? Wie soll an den Lenkungsausschuss berichtet werden? Kontakte zu Auftraggebern oder Betroffenen Teammitglieder dürfen keine Änderungswünsche annehmen. Dies geht nur über den Projektleiter Kommunikation über das Projekt nach außen Grundregel bei Problemen: Keep it in the family. Nicht bei Dritten beklagen. Konflikte Wünsche rechtzeitig äußern. Ärger über Kollegen oder den Projektleiter möglichst früh zur Sprache bringen. 26

27 Beispiel: Korfu-Kickoff Kick off vom

28 Profi-Tipps zur Initialisierung Als Projektleiter ist es Ihre Hauptaufgabe, für einen klaren Projektauftrag mit einer eindeutigen Zieldefinition (mit messbaren Zielen) zu sorgen Beteiligen Sie die wichtigsten Teammitglieder (Kernteam) intensiv währen der gesamten Initialisierungsphase Erstellen Sie eine Interessen-Matrix und behandeln Sie Widerstände, bevor diese entstehen Legen Sie gemeinsam mit den Projektteammitgliedern die Spielregeln der Zusammenarbeit fest 28

29 A1: Idee für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung Vorgehen und Ergebnisse 1. Zieldefinition 2. Lösungsalternativen 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertungsverfahren 5. Commitment: Ergebnis 6. To-Do-Liste Erfahrungen in der Projektarbeit Vortragsdauer: max. 10 Minuten Datei: Idee-Team_x.ppt 29