Sage mir, wie Du ein Projekt startest, und ich sage Dir, wie es endet.

Transkript

1 Projektmanagement Sage mir, wie Du ein Projekt startest, und ich sage Dir, wie es endet. (Alte chin. Projektweisheit) 1

2 Was ist ein Projekt? DIN Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist Abgrenzbare Einheit durch bestimmte Eigenschaften gekennzeichnet 2

3 Bedingungen Eine Zielvorgabe muss existieren Anfang und Ende des Projektes werden fest definiert Zeitlich, finanziell und personell oder anderweitig abgegrenzt Abgrenzbares Einzelvorhaben zu anderen Vorhaben Organisation ist projektspezifisch Aufgabenstellung muss komplex und neuartig sein Verschiedene Disziplinen sind beteiligt 3

4 Charakteristisch Zeitlich begrenzte Vorhaben, die abgeschlossen sind, sobald ein Ziel erreicht ist Besteht aus mehreren, miteinander verbundenen Aktivitäten (Task, Vorgänge) Diese müssen ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel oder Teilziel zu erreichen Das Team muss diese in einer bestimmten Reihenfolge (Priorität) mit Hilfe zugewiesener Ressourcen (Personen + Arbeitsmittel) so ab-arbeiten, dass die Projektleitung die vorgegebenen Rahmenbedingungen, wie Zeit, Budget und Ergebnis einhalten kann Ziel des Projektes bzw. Vorgabe des Projektleiters ist es, dass gewünschte Ergebnis innerhalb dieser Rahmenbedingungen zu erreichen 4

5 Kriterien Eindeutige Zielvorgabe Zeitlich, finanziell, personelle Begrenzung Einmaligkeit, keine Routinetätigkeit Hohe Komplexität Indikatoren dafür: Gesamtaufwand Anzahl an beteiligten Fachbereichen Risiko 5

6 Aufgabenstellung Gehen Sie bitte in Ihre Gruppen und erarbeiten Sie folgende Fragestellungen: Wie erkläre ich, was ich mache? Wie gehe ich mit Vorgesetzten und Kollegen um? Präsentieren Sie bitte Ihr Ergebnis! 6

7 Schlüsse aus den Kriterien Projekte sind risikoreich und immer schwierig zu realisieren. Die Kombination Einmaligkeit und Komplexität führt dazu, dass ein hoher Prozentsatz von Projekten nicht im Zeit- und Kostenrahmen bleibt Begriff Komplexität kann nur in Verbindung mit der Umwelt definiert werden. Ein und dasselbe Vorhaben kann in einem Unternehmen ein Projekt darstellen und in dem anderen nicht als komplex gelten 7

8 Initiierung (Platzierung) von Projekten Richtig definiertes Projektziel Stichhaltige Begründung, wieso das Projekt durchgeführt wird Eindeutig festgelegte Auftraggeber bzw. Ansprechpartner für den Projektleiter bei Klärungsbedarf Definierte Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen für alle am Projekt beteiligten Stellen Auswahl der richtigen Projektteammitglieder Know-how (Welche Anforderungen stellt das Projekt an die Mitarbeiter) Motivation Verfügbarkeit 8

9 Zielvorgaben Sachziel Enthält die genau definierte Aufgabe oder angepeilte Ergebnis Terminziel Projekt muss innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen sein Kostenziel Projekt soll ohne Überschreitung des geplanten Budgets realisiert werden Sonderziele Nebenbedingungen, die während des Projektes eingehalten werden müssen (z.b. max. Anzahl von Projektmitarbeiter) 9

10 Gehen Sie bitte wieder in Ihre Arbeitsgruppen. Aufgabenstellung Erarbeiten Sie ein Thema, das für Sie ein Projekt werden kann! Nutzen Sie dafür die Methode des Brainstormings. Wählen Sie einen Teilnehmer Ihrer Gruppe aus, der die von den anderen Teilnehmern schnell eingeworfenen Themen bzw. Stichpunkte aufschreibt. Diskutieren Sie dann (am besten bewertet jeder mit 3 Punkten für welches Thema er sich interessiert) und einigen Sie sich auf ein Thema. Füllen Sie dann bitte das Arbeitsblatt Projektvorschlag aus und teilen Sie der Gruppe Ihr Ergebnis mit. 10

11 Phasen im Projektmanagement Zieldefinition und Projektdefinition Definieren der einzelnen Ziele Sachziele Terminziele Kostenziele Sonderziele entsteht ein Plan und ein Lastenheft mit exakter Definition Aufstellung von notwendigen Aufgaben, benötigten Ressourcen (Personen, Arbeitsmittel) Kostenbudget wird festgelegt 11

12 Zieldefinition erreichbar vollständig widerspruchsfrei nicht interpretierbar prüfbar lösungsneutral dokumentiert zwischen Auftraggeber und Projektleiter abgestimmt und von beiden akzeptiert 12

13 Projektziel Leistung / Ergebnis (Sachziel Was soll geplant werden) sachl./soziales Umfeld Maximal Magisches Dreieck sachl./soziales Umfeld Dauer/Termin Bis wann soll alles erreicht sein? Frühest Minimal Aufwand/Kosten Was darf das Projekt insgesamt kosten? 13

14 Gehen Sie bitte wieder in Ihre Arbeitsgruppen. Aufgabenstellung Nun werden wir konkreter im Projekt. Definieren Sie Ihr Projektthema. Nutzen Sie das Arbeitsblatt dafür. Beachten Sie beim formulieren SMART: S -> spezifisch und konkret M -> messbar A -> Aktionsorientiert (WIE) R -> Realistisch T -> Terminiert 14

15 Mindmapping Unterhaltung Vortrag Bestuhlung Vorortbesichtigung Begrüßung Ort Fingerfood Programm Teilnehmermanagement Erreichbarkeit Essen Parken Getränke Technik Sicherheit Vorbereitung Garderobe Intern oder Extern Werbung

16 Gehen Sie bitte wieder in Ihre Arbeitsgruppen. Aufgabenstellung Der nächste konkrete Schritt im Projekt. Strukturieren Sie. Nutzen Sie die Methode des Mindmapping. 16

17 Arbeitsschritte Projektidee Projektauslöser Zieldefinition Machbarkeit / Fasibility Studie Grobgliederung / Definition Projektaufgaben Projektauswertung Phasenkonzept Arbeitsschritte Projektauftrag Kick-Off Projektplanung Zeit Ress. Kosten Feinstrukturierung AP PSP Projektüberwachung 17

18 Phasen im Projektmanagement Machbarkeitsstudie Klärung vorab, ob ein Projekt wie dieses anhand vorgegebener Ziele realisierbar ist Expertenbefragung was funktionieren könnte und was nicht Vollständige Prüfung aller Möglichkeiten zur Zieleerreichung Phase von Bedeutung zur Vermeidung von Konflikten im Projektablauf

19 Ishikawa Diagramm Ishikawa Diagramm Ziele: Probleme analysieren Fehler suchen Problem soll beschrieben werden Ursachen sollen gefunden werden Wirkungsrichtung der Ursachen soll aufgezeigt werden 19

20 Ishikawa Diagramm Struktur des Ishikawa-Diagramms Kopf Gräten Problemdefinition Einflussgrößen (Maschinen, Menschen, Material, Methode) Problem Einflussgrößen Wichtig: Genau überlegen, welche Einflussgrößen man wählt, meistens sind 4 ausreichend, max. 6! 20

21 Ishikawa Diagramm Ishikawa Diagramm Vorgehen: 1. Problem genau definieren 2. Einflussgrößen festlegen 3. (Einfluss- und Einzel-) Ursachen sammeln (Brainstorming, Kartenabfrage) 4. Ursachen bewerten und überprüfen 5. Maßnahmen planen 21

22 Ishikawa Diagramm 22

23 Ishikawa Diagramm Ishikawa Diagramm Bewertung 1. Hauptursachen bzw. die wahrscheinlichsten Ursachen auswählen und überprüfen, ob sie tatsächlich an der Problementstehung beteiligt sind Mögliche Bewertung: Dringlichkeit, Kostenintensität, Aufwand, Kundenzufriedenheit, Risiko... 23

24 Phasen im Projektmanagement Projektauftrag und Kick-Off Projektauftrag Auftraggeber gibt Projektauftrag Projektleiter wird bestimmt Projektteam wird gegründet Kick-Off Alle Projektinformationen werden von allen betr. Stellen an das Projektteam weitergeleitet Alle Beteiligten erarbeiten die künftige Arbeitsweise und legen diese verbindlich fest 24

25 Phasen im Projektmanagement Kick-Off Erste offizielle Sitzung des Projektteams Keine inhaltliche Arbeit am Projekt Information der Teammitglieder zum Projektziel und zum gegenseitigen Kennenlernen Ziele Vorstellung der einzelnen Teammitglieder wer bringt welche Erfahrungen und welches knowhow mit Klärung der Rollen (fachlich / organisatorisch) Herstellen gemeinsamen Informationsstandes Festlegen von Spielregeln zur konfliktfreien Arbeit 25

26 Vorgehensweise zur Projektplanung (1) 1. Projektstrukturierung Was ist alles zu tun? 2. Meilensteine setzen Welches sind wichtige Ereignisse im Projektverlauf? 3. Aufwandsschätzung Wie viel Aufwand ist zur Erbringung von Arbeitsergebnissen notwendig? 4. Ablaufplanung In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden? 5. Ressourcenplanung Sind die Ressourcen ohne Überlastung eingeplant? 6. Kostenplanung Wie viel Kosten verursachen die einzelnen Arbeitspakete? 7. Planoptimierung Ist der geplante Projektablauf stimmig mit den Wünschen des Auftraggebers 8. Risikoanalyse Was könnte das Projekt gefährden und welche Maßnahmen kann ich dagegen einleiten? 26

27 Vorgehensweise Projektplanung (2) Nach Abschluss der Projektplanung erfolgt Genehmigung des Termin- und Kostenrahmens durch den Auftraggeber oder Geschäftsführung Fertiggestellte Planungsunterlagen zu diesem Zeitpunkt: Projektstrukturplan (komplette Übersicht) Balkenplan (zeitlicher Ablauf) Meilenstein-Definition (Vereinbarung, welche Ergebnisse zu welchem Zeitpunkt vorliegen müssen) Kostenplan (Transparenz der voraussichtlichen Kosten) 27

28 Phasen im Projektmanagement Grobgliederung und Definition der Projektaufgaben Unterteilung des gesamten Projektes in einzelne Schritte Je nach Projektgröße sind es Teilprojekte oder Sammelvorgänge Teileinheiten müssen in sich abgeschlossen sein Das Ende einer Teileinheit wird als Meilenstein bezeichnet Projektleiter hat die Aufgabe personelle und inhaltliche Überschneidungen zu vermeiden 28

29 9 PSP - Projektstrukturplan

30 Arbeitspakete Formulierung plan- und kontrollierbarer Teilaufgaben Eine klar abgegrenzte, in sich geschlossene Einheit Unterste Ebene im Projektstrukturplan Werden von einer Stelle / Fachabteilung oder einem Teamleiter (auch externen DL) vollständig zur Abarbeitung und in Verantwortung übergeben Bei Formulierung Grundsätze der Zieldefinition beachten 30

31 1 Arbeitspakete Inhalt Arbeitspakete-Nummer und Bezeichnung Was ist zu tun? Kurzbeschreibung Ziel/Ergebnis Abstimmung mit anderen/voraussetzungen Einzuhaltende Spezifikationen Arbeitspaket-Verantwortlicher (intern oder auch extern) Aufwand/Bearbeitungsdauer Ein Arbeitspaket beschreibt eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb des Projekts, die von einer einzelnen Person oder organisatorischen Einheit bis zu einem festgelegten Zeitpunkt mit definiertem Ergebnis und Aufwand vollbracht werden kann.

32 Phasen im Projektmanagement Projektplanung Nach Feinstrukturierung erhält jeder Arbeitsschritt eine Zuordnung zeitliche Dauer für jeden Arbeitsschritt benötigte Ressourcen (Arbeitsmittel + Personal) daraus resultierende Kosten festlegen der chronologischen Abhängigkeiten mögliche Konflikte, wie Terminüberschneidungen, Ressourcenengpässe durch Doppelvergabe treten hervor Einplanung von Pufferzeiten Anpassung und Veränderung von Zielen 32

33 Aufwand Aufwandsschätzung = Abschätzen der Arbeitsmenge zur Erreichung des Arbeitspaketergebnisses die Einbindung der zuständigen Mitarbeiter (Personentage PT oder Personenstunden PH) Aufwand hängt vom Arbeitsinhalt des AP ab Intensität Intensität, die eine Ressource erbringen kann Personaleinsatz Einheit in % oder PH/T (Achtung: natürliche Obergrenze) Zeitbedarf Abgeleitet aus Aufwand und Personaleinsatz Lineare Verteilung des Aufwandes über die Dauer Dauer = Aufwand / Personaleinsatz Je Ressource individuelle Bearbeitungsdauer = längste Bearbeitungsdauer ist identisch mit Gesamtdauer des AP 33

34 Netzplan Ermittlung und Dokumentation der untereinander, sachlich, erforderlichen, logischen Abhängigkeiten von Arbeitspaketen Stellt die einfache und effiziente Basis für die Simulation des Projektablaufes dar Arbeitspakete, die für die Projektdauer bestimmend sind, stellen den kritischen Pfad dar Über die kritischen Vorgänge wird die Projektdauer bestimmt Sind Abhängigkeiten richtig definiert, reicht die Änderung einer AP-Dauer, um Auswirkung auf alle anderen AP zu sehen 34

35 Netzplan - Beispiel 35

36 Risikoanalyse Faktoren, die den Projekterfolg gefährden können werden identifiziert, bewertet und dargestellt Gegenmaßnahmen werden festgelegt projektimmanente Risiken ergeben sich aus Projektabwicklung produktimmanente Risiken ergeben sich aus dem zu erstellenden Produkt 36

37 Vorgehensweise Risikoanalyse Risikofindung (Checklisten) Kreativitätstechniken Erfahrungen 2. Bewertung Eintritt Wahrscheinlichkeit Auswirkung bei Eintritt Ranking Liste erstellen der Top Ten Risiken 37