Migration in das neue Hauptbuch von SAP ERP: Zielsetzung: Ordnungsgemäße Buchführung erhalten

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1 August 2007 Autor: Jörg Siebert Migration in das neue Hauptbuch von SAP ERP: Zielsetzung: Ordnungsgemäße Buchführung erhalten Oberstes Gebot bei der Migration des Hauptbuchs ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu bewahren. Um hier ein Höchstmaß an Sicherheit zu haben, begleitet SAP jeden der notwendigen Teilschritte mit einem Migrations-Service. Diese Qualitätssicherung ist für jedes Migrationsprojekt bindend und gewährleistet so einen späteren Support im Rahmen der Wartung. Bei einer Migration geht es prinzipiell darum, bestehende Daten zu bewegen. Soll beispielsweise eine vorhandene klassische Profit-Center-Rechnung in SAP R/3 künftig im neuen Hauptbuch von SAP ERP abgebildet werden, sind Daten von der SAP-R/3-Tabelle GLPCT in die Summentabelle FAGLFLEXT in SAP ERP zu übernehmen. Hierzu gilt es etwa, den Saldovortrag und die Verkehrszahlen je Profit-Center und Konto aufzubauen, ohne dass Differenzen zum legalen Berichtswesen entstehen. Für die gängigsten Aufgabenstellungen hat SAP verschiedene Migrationsszenarios identifiziert, und liefert hierzu standardisierte Verfahren und Programmpakete aus, um die Migration innerhalb eines Projekts zu unterstützen. Das passende Migrationsszenario wird im Vorfeld des Projekts per Fragebogen identifiziert und vom Kunden oder Implementierungspartner bestellt. Seite: 1 / 6

2 Migrationsszenarios für Standardaufgaben Der Migrations-Service von SAP deckt insgesamt fünf Szenarios mit steigendem Komplexitätsgrad ab: Szenario 1 = Zusammenführen der FI-Ledger Szenario 2 = Szenario 1 + Profit-Center- und/oder Special Ledger Szenario 3 = Szenario 2 + Einführung der Belegaufteilung Szenario 4 = Szenario 2 + Wechsel von der Kontenlösung zur Ledgerlösung Szenario 5 = Szenario 3 + Wechsel von der Kontenlösung zur Ledgerlösung Lässt sich das jeweilige Kundenprojekt vollständig mit einem dieser vordefinierten Szenarios abbilden, ist von einer servicebasierten Migration die Rede. Hier werden in allen Fällen Daten bereits vorhandener Applikationen übernommen Die fünf Szenarios bietet der Migrations-Service abhängig von der Anzahl Produktivmandanten jeweils zu einem Festpreis an. Im Gegensatz hierzu wird eine Migration als projektbasiert bezeichnet, wenn keines der Standardszenarios die Anforderungen vollständig abdeckt. Die standardisierten Migrationsprogramme lassen sich zwar für Teilschritte verwenden, es ist jedoch zusätzlich Beratung und Programmieraufwand nötig. Beispiel für eine projektbasierte Migration ist die Erst-Einführung einer Profit- Center-Rechnung. In diesem Fall wird zwar sicherlich Szenario 2 oder 3 zum Einsatz kommen. Da jedoch keine Anfangswerte aus einer klassischen Profit- Center-Rechnung vorhanden sind, fallen zusätzlich manuelle Aktivitäten zur Berechnung solcher Daten und deren maschineller Übernahme an. Seite: 2 / 6

3 Leitfaden Migrations-Cockpit Die Basis für ein erfolgreiches Projekt bildet naturgemäß ein detailliertes Konzept des gewünschten, neuen Hauptbuchs und die Planung der Migration. Der Migrations-Service sichert dabei die Qualität der Daten und schließt mögliche Risiken aus. Beispielsweise gibt es zahlreiche Prüfungen, ob die Konfigration des neuen Hauptbuchs passend zum ausgewählten Szenario korrekt vorgenommen worden ist. Mit dem Migrations-Cockpit hat SAP darüber hinaus ein Instrument geschaffen, das die Handhabung der Migrationsaufgaben vereinfacht. Die für das jeweilige Szenario notwendigen Aktivitäten werden in einer sinnvollen Reihenfolge strukturiert. Das Migrations-Cockpit zeigt darüber hinaus Statusinformationen und Projektverlauf an. Es dient außerdem dazu, für den Fall einer Revision Protokolle, Anhänge und Notizen zu verwalten. Das Migrationscockpit Prozessbaum / Monitor Benutzer registrieren Hilfe Auffrischen Erweiterter Monitor Prozessbaum Status Aufgabe Ausführungsnummer Notiz Anhang Protokoll New GL Migration: Package 2 Einrichtungsphase 0001 Check-up-Phase (aktive Phase) 0005 Vorbereitungsphase Migrationsphase Validierungsphase Aktivierungsphase Seite: 3 / 6

4 Das Migrations-Cockpit gliedert die Migration zudem in sechs Phasen: In der Einrichtungsphase wird das grundsätzliche Customizing für das Migrations-Cockpit erstellt und überprüft. Die Check-up-Phase prüft die Konfiguration des geplanten, neuen Hauptbuchs. In der Vorbereitungsphase wird das alte Geschäftsjahr abgeschlossen, der Datenbestand überprüft und die Ausgangssituation dokumentiert. Die eigentliche Datenübernahme findet in der Migrationsphase statt. In der Validierungsphase wird der übernommene Datenbestand überprüft und dokumentiert. Die Migration ist mit der Aktivierungsphase abgeschlossen, die operative Arbeit im neuen Hauptbuch beginnt. Szenarioabhängige Prozessbäume New GL Migration: Package 2 New GL Migration: Package 3 Einrichtungsphase Einrichtungsphase Validierung Belegaufteilung Check-up-Phase Check-up-Phase Seite: 4 / 6

5 Das Migrations-Cockpit steht SAP-Kunden bei jeder servicebasierten Migration im Rahmen der kostenpflichtigen Services zur General Ledger Migration zur Verfügung. Es macht vordefinierte, szenarioabhängige Prozessbäume und Migrationsprogramme sichtbar. Beispielsweise sind im Migrations-Cockpit für die Szenarios 1 oder 2 alle Aktivitäten bezüglich der Funktion Belegaufteilung ausgeblendet, weil diese erst in Szenario 3 erfolgt. Unterstützung aus Servicesitzungen Begleitet wird das Migrationsprojekt durch Servicesitzungen, die Remote geführt werden. Die erste dieser zwei Sitzungen findet zu Beginn des Migrationsprojekts statt, am besten vor Installation des Migrations-Cockpits. Sie dient der Validierung des Migrationsszenarios. Es wird geprüft, ob das Migrationsszenario zur Konfiguration des vorhandenen Systems und zur Zielsetzung bei der Aktivierung des neuen Hauptbuchs in SAP ERP passt. Sollen beispielsweise künftig Segmentbilanzen erstellt werden, muss die Funktion Belegaufteilung verwendet und das Migrationsszenario 3 bestellt sein. Stehen diese Rahmendaten fest, können die sechs Phasen innerhalb des Migrations-Cockpit starten. Die zweite Servicesitzung dient der Validierung der migrierten Testdaten. Sie sollte in der Migrationsphase stattfinden und zum einen valide Ergebnisse liefern, zum anderen jedoch nicht zu nah vor der eigentlichen Produktivmigration liegen. So bleibt noch Zeit um eventuell auftretende Fragestellungen zu lösen. Es finden technische Plausibilitätsprüfungen in den migrierten Testdaten und applikationsspezifische Kompatibilitätsprüfungen im Hinblick auf das Migrationsszenario statt. Wird beispielsweise das Migrationsszenario 3 verwendet, müssen alle migrierten Daten im Zusammenspiel mit der konfigurierten Funktion Belegaufteilung verarbeitet, also gebucht werden können. Betriebswirtschaftliche Prüfungen, etwa die Validierung einer Segmentberichtsstruktur gemäß IFRS, sollten im Rahmen Seite: 5 / 6

6 der Anwendertests nach den Testmigrationen durch den Kunden oder Implementierungspartner abgedeckt sein. Die Servicesitzungen werden von einem eigens dafür eingerichteten Migration Back Office betreut. Für die Servicesitzungen wählt sich ein Mitarbeiter des Back Office entweder für die Szenariovalidierung in das SAP-ERP- Produktivsystem des Kunden beziehungsweise in eine aktuelle Kopie hiervon ein oder zur Testvalidierung in das Migrations-Testsystem. Der Mitarbeiter extrahiert die notwendigen Daten und analysiert sie. Die Ergebnisse stehen den Kunden dann in einem Abschlussbericht zur Verfügung. Fragen, die der Bericht gegebenenfalls aufwirft, besprechen der Kunde und der Mitarbeiter des Migrations-Service in einer Feedback-Session. Unter Umständen ergibt sich hieraus weiterer Beratungsbedarf, der an die lokale SAP-Landesgesellschaft weitergeleitet wird insbesondere in Hinblick auf betriebswirtschaftliche Fragestellungen zur Konzeptionierung und zum Customizing des neuen Hauptbuchs. Eine typische Beratungsanfrage könnte in der Abbildung einer parallelen Rechnungslegung liegen. Technischer Beratungsbedarf entsteht oftmals bei der Bereinigung von Dateninkonsistenzen in den Quelldaten des Systems. Anfragen zum Migrations-Service Buchtipp: Das neue Hauptbuch in SAP ERP Financials Diskussionsforum Seite: 6 / 6