Vergabeordnung der Hansestadt Herford

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1 Vergabeordnung der Hansestadt Herford vom Der Rat der Stadt Herford hat in seiner Sitzung am die Vergabeordnung für die Stadt Herford wie folgt beschlossen: 1 Geltungsbereich 1. Diese Vergabeordnung gilt für den Einkauf aller Güter, Leistungen und Bauleistungen durch die Dezernate und Einrichtungen der Stadtverwaltung, den als eigenbetriebsähnliche Einrichtung geführten Immobilien-und Abwasserbetrieb Herford (IAB) und die städtischen Schulen. 2. Sie gilt auch, wenn die Finanzierungsmittel von anderen Stellen zur Verfügung gestellt werden (z.b. Bundes- oder Landesmittel). In solchen Fällen gelten zusätzlich die Bedingungen und Auflagen des jeweiligen Bewilligungsbescheides. 3. Diese Vergabeordnung regelt ausschließlich die einheitliche Durchführung des Vergabeverfahrens innerhalb der Hansestadt Herford und des Immobilien- und Abwasserbetriebes Herford (IAB). Sie begründet keinerlei Rechte oder Ansprüche für Außenstehende. 2 Vergabevorschriften/ Allgemeine Grundsätze 1. Für die Durchführung von Vergaben sind die nachfolgend aufgeführten Vorschriften in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden: Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeordnung- VgV), für Lieferungen und Leistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (ausgenommen Bauleistungen) VOL Teil A: Allgemeine Bestimmungen für die Vergaben von Leistungen (VOL/A) Teil B: Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B), Stand: März 2014 Seite 1

2 1.10 Vergabeordnung der Hansestadt Herford für Bauleistungen die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen VOB Teil A: Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen (VOB/A) Teil B: Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen (VOB/B) Teil C: Allgemeine Technische Vertragsbedingungen für Bauleistungen (VOB/C), für die Vergabe von Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden und bei denen die Wertgrenzen nach 2 der Vergabeverordnung (VgV) erreicht bzw. überschritten sind, die Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen VOF, Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), Gesetz über die förmliche Verpflichtung nichtbeamteter Personen (Verpflichtungsgesetz), Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW), Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW), Vergabegrundsätze des Innenministers gemäß 25 GemHVO, das Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung und zur Errichtung und Führung eines Vergaberegisters in NRW (Korruptionsbekämpfungsgesetz KorruptionsbG), das Gesetz über die Sicherung von Tariftreue und Sozialstandards sowie fairen Wettbewerb bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Tariftreue- und Vergabegesetz Nordrhein-Westfalen TVgG NRW) (TVgG), einschließlich der auf dieser Grundlage erlassenen Rechtsverordnungen in der jeweils gültigen Fassung, die Beschaffungsrichtlinie der Stadt Herford für energieeffiziente Geräte vom Die Regelungen der VOB/A, 1. Abschnitt, und die VOL/A, 1. Abschnitt, gelten auch für Auftragsvergaben unterhalb der in 2 und 3 der VgV bezeichneten Schwellenwerte. 3. Alle Leistungen, Bauleistungen und Güter sollen zu wirtschaftlichen Seite 2 Stand: März 2014

3 Bedingungen und grundsätzlich im Wettbewerb beschafft werden. Alle Bieter sind gleich zu behandeln. Die Einzelschritte des Vergabeverfahrens sind intern zu dokumentieren (Vergabevermerk). Das Nähere regelt eine Dienstanweisung des Bürgermeisters. 4. Alle Wertangaben in dieser Vergabeordnung schließen die gesetzliche Mehrwertsteuer n i c h t ein. Sie stellen die bei Beginn des Vergabeverfahrens geschätzten voraussichtlichen Ausgaben dar, es sei denn, es ist ausdrücklich erwähnt, dass es sich um die Auftragssummen handelt (vergl. 9 ff.) 3 Vergabestellen Vergabestellen sind die fachlich zuständigen bzw. federführenden Abteilungen der Stadtverwaltung, die städtischen Schulen und der Immobilien-und Abwasserbetrieb Herford (IAB). 4 Aufgaben der Vergabestelle/n Die Vergabestelle/n sind zuständig für: 1. Die Bedarfsermittlung, Erstellung der Kostenschätzung und notwendiger Kostenvergleichsberechnungen, 2. Berücksichtigung von Energieeffizienz und Lebenszykluskosten, 3. die Erstellung der Leistungsverzeichnisse und der sonstigen Ausschreibungsunterlagen, 4. die aktuelle Schätzung des Auftragswerts, 5. die Festlegung des Vergabeverfahrens unter Beachtung dieser Vergabeordnung und der Dienstanweisungen des Bürgermeisters, 6. die Fertigung des Vergabevermerks mit der Dokumentation aller relevanten Entscheidungen und Begründungen, 7. das Nachrechnen und die Wertung der Angebote, 8. den Vergabevorschlag und die Einholung der Vergabeentscheidung, 9. Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung, 10. die Information der nicht berücksichtigten Bieter nach den gesetzlichen Bestimmungen, 11. die Fertigung der schriftlichen Aufträge unter Beachtung der haushaltsrechtlichen und sonstigen verbindlichen Regelungen (Dienstanweisungen). Nähere Regelungen trifft die Dienstanweisung des Bürgermeisters Stand: März 2014 Seite 3

4 1.10 Vergabeordnung der Hansestadt Herford 5 Vergabearten 1. Grundsatz der öffentlichen Ausschreibung Der Vergabe von Aufträgen muss eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände eine beschränkte Ausschreibung oder eine freihändige Vergabe rechtfertigen. Aufträge nach VOB/A und VOL/A von mehr als ,-- EURO sind grundsätzlich öffentlich auszuschreiben, sofern nicht die Eigenart der Leistungen bzw. Lieferungen oder besondere Umstände ein anderes Verfahren notwendig machen. 2. Freihändige Vergabe und beschränkte Ausschreibung a) Freihändige Vergabe Bei Vergaben mit einem Auftragswert bis einschließlich EUR ist grundsätzlich davon auszugehen, dass sowohl die öffentliche- als auch die beschränke Ausschreibung unzweckmäßig sind. Aufträge bis einschließlich ,-- EURO können daher auf Basis eines schriftlichen Angebotes (auch Preisliste, Katalog) freihändig vergeben werden, sofern durch eine Ausschreibung kein günstigeres Ergebnis zu erwarten ist. Vergleichsangebote sind einzuholen, soweit die Eigenart der Leistung oder Lieferung es nicht ausschließt, oder der damit verbundene Aufwand in einem Missverhältnis zur Auftragssumme steht. Im Übrigen ist die Freihändige Vergabe nur zulässig, wenn die Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung unzweckmäßig sind (Gründe für Unzweckmäßigkeit s.a. 3 Abs. 5 VOB/ A, VOL/A). Die in 2 genannten Bestimmungen, insbesondere zu den Wertgrenzen für EU-Vergaben sind einzuhalten. b) Beschränkte Ausschreibung Aufträge bis einschließlich ,-- EURO können grundsätzlich beschränkt ausgeschrieben werden. In den in Abs. 1 genannten Ausnahmefällen kann ebenfalls beschränkt ausgeschrieben werden. Dabei sind zwischen drei und acht Bieter schriftlich aufzufordern, Angebote abzugeben. Die fachliche Eignung, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bieter ist bei der Auswahl zu berücksichtigen. Die Namen der ausgewählten Bieter sind vertraulich zu behandeln. Dabei soll ein wechselnder Bieterkreis berücksichtigt werden. Wem die Seite 4 Stand: März 2014

5 Bestimmung der aufzufordernden Bieter obliegt, ist vom Bürgermeister in einer Dienstanweisung zu regeln. Es ist die größtmögliche Zahl von qualifizierten Bietern zur Angebotsabgabe aufzufordern. Der Nachweis ist von der Vergabestelle vor der Angebotsaufforderung gegenüber der örtlichen Rechnungsprüfung zu führen. 3. Bieterwettbewerb Bei den Vergabearten Beschränkte Ausschreibung und Freihändige Vergabe kann der Bieterkreis ggf. aufgrund eines öffentlich auszuschreibenden Bieterwettbewerbs bestimmt werden. 4. Vergabe freiberuflicher Leistungen Freiberufliche Leistungen, deren Auftragswerte nicht die in der VOF festgelegten Schwellenwerte erreichen (s. a. 1 VOL), sollen unter Einholung von mindestens zwei Angeboten an einen wechselnden Bieterkreis freihändig vergeben. Sofern wegen besonderer Umstände (z.b. nur ein geeignetes Ingenieurbüro verfügbar) von dieser Vorgabe abgewichen werden muss, ist dies im Vergabevermerk zu begründen. 5. Vergabe wiederkehrender Leistungen Bei regelmäßig wiederkehrenden Leistungen ist für die Wahl der Vergabeart der Gesamtwert (z.b. Jahreswert) zugrunde zu legen. (s. hierzu auch 3 Abs. 3 und 4 der VgV) 6. Entscheidungsbefugnis Der Bürgermeister regelt die Entscheidungsbefugnis über die Vergabeart in einer Dienstanweisung. 7. EU-Vergaben Sofern die in 2 der Vergabeverordnung, (VgV) festgelegten Schwellenwerte überschritten werden, bestimmt sich die zu wählende Vergabeart jeweils nach 3/EG der VOB/A bzw. VOL/A und VOF. Danach entsprechen: die Öffentliche Ausschreibung dem Offenen Verfahren die Beschränkte Ausschreibung dem Nichtoffenen Verfahren die Freihändige Vergabe dem Verhandlungsverfahren 8. Zusatzbestimmungen Stand: März 2014 Seite 5

6 1.10 Vergabeordnung der Hansestadt Herford Abweichungen von den in den Absätzen 1 bis 5 beschriebenen grundsätzlichen Vergabearten sind im Vergabevermerk schriftlich zu begründen. Die Zustimmung des Stabsbereiches Prüfung ist hierzu vor Auftragsvergabe einzuholen. Es ist unzulässig, einen Auftrag aufzuteilen, um die Vorschriften über die Vergabearten zu umgehen. Bei einer in Fach- oder Teillose aufgliederten Gesamtmaßnahme stellt die Kostenschätzung der Gesamtmaßnahme die Wertgrenze für das in Frage kommende Vergabeverfahren nach VOB oder VOL dar. Bei einer Maßnahme, die auf Grund ihrer Wertgrenzenüberschreitung öffentlich auszuschreiben ist, sind mindestens 80 % der Gesamtleistung (addierter Wert der Einzellose) öffentlich auszuschreiben. (sog. 20 %-Klausel). 6 Besondere Vorschriften für Bauleistungen 1. Ist im Einzelfall eine durchzuführende Bauleistung durch planerische oder programmbedingte Festsetzungen dem Umfang nach ausreichend definiert, kann sie auch zum Pauschalauftrag (Vergabe zu einer Pauschalsumme) vergeben werden. Einer solchen Vergabe muss eine Ausschreibung nach Leistungsprogramm vorausgegangen sein. 2. Müssen Bauleistungen ausnahmsweise zu einem Selbstkostenerstattungsvertrag oder im Stundenlohn vergeben werden, so sind die Gründe schriftlich darzulegen. Im übrigen ist nach VOB zu verfahren. 7 Zentrale Submissionsstelle 1. Angebote in den Ausschreibungsverfahren werden ausschließlich von der vom Bürgermeister zu bestimmenden zentralen Submissionsstelle entgegen genommen. Die Termine für die Angebotsöffnung (Submission) sind zwischen den Vergabestellen und der zentralen Submissionsstelle zu vereinbaren. Bei der Öffentlichen Ausschreibung ist der Submissionstermin in der öffentlichen Bekanntmachung anzugeben. Bei einer Beschränkten Ausschreibung sind die ausgewählten Bieter in der schriftlichen Aufforderung zur Angebotsabgabe über den Submissionstermin zu unterrichten. 2. Für die Vorbereitung und Durchführung der Submission ist die Submissionsstelle bzw. deren Verhandlungsleiter zuständig. Ebenso für die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Angebote bis zum Seite 6 Stand: März 2014

7 Eröffnungstermin. 3. Das Ergebnis der Submission ist im Vergabevermerk zu dokumentieren. In ihm müssen alle termingerecht abgegebenen Angebote erfasst sein. 4. An der Submission für Ausschreibungen nach VOB/A können die Bieter oder ihre Bevollmächtigten teilnehmen, nicht dagegen bei Submissionen nach VOL/A. 5. Die näheren Regelungen zur Durchführung von Submissionen trifft die Dienstanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren und die zentrale Submissionsstelle der Stadt Herford. 8 Beteiligung des Stabsbereichs Prüfung 1. Bei Vergaben bis einschließlich ,-- EURO entscheidet die jeweilige Vergabestelle allein. 2. Bei Vergaben ab einer Auftragssumme von mehr als EURO bis einschließlich ,-- EURO muss die Vergabestelle diese Auftragsvergabe dem Stabsbereich Prüfung innerhalb einer Woche nach Auftragsvergabe schriftlich anzeigen. Die Anzeige soll die Vergabeentscheidung transparent machen. Der Stabsbereich Prüfung überprüft diese Vergaben stichprobenartig. 3. Vergabevorschläge ab einer Auftragssumme von mehr als EURO sind dem Stabsbereich Prüfung mit dem vollständigen Vergabevorgang (alle Ausschreibungsunterlagen, alle Angebote, Vergabevermerk) zur Prüfung vorzulegen, bevor das Auftragsschreiben unterzeichnet und versandt wird. Der Auftrag darf - unabhängig von der Einhaltung der VOB/VOL/VOF- Regelungen für Aufträge ab den Schwellenwerten der VgV- erst vergeben werden, wenn der Stabsbereich Prüfung keine Bedenken geltend macht. 4. Die Zuständigkeitsregelung gilt sinngemäß auch für Nachträge. 9 Auftragserteilung 1. Alle Aufträge sind schriftlich (Auftragsschreiben, Bestellschein) zu erteilen. Lediglich Aufträge zur Gefahrenabwehr oder -beseitigung, die keinen Aufschub dulden, können vorab mündlich erteilt werden. Der schriftliche Auftrag ist in diesen Fällen unverzüglich nachzuholen. Stand: März 2014 Seite 7

8 1.10 Vergabeordnung der Hansestadt Herford 2. Der Bau- und Umweltausschuss trifft die Entscheidung über Auftragsvergaben sowie Nachträge zum Hauptauftrag (Zusatz/Anschlussauftrag) ab ,--EURO für alle Maßnahmen, die nicht im Haushaltsplan enthalten sind. 3. Die Zuständigkeit für die Auftragsvergaben unterhalb von ,-- EURO sowie Auftragsvergaben im Rahmen der Ansätze des Haushaltsplanes wird vom Bürgermeister in einer Dienstanweisung geregelt, ebenso die Zuständigkeit für die Unterzeichnung der Aufträge. Auftragsvergaben ab ,-- EURO sind dem Bau-und Umweltausschuss zur Kenntnis zu geben. 10 Ausschluss von Unternehmen 1. Von städtischen Aufträgen sind Unternehmen sowie deren Subunternehmen insbesondere auszuschließen, die die tariflichen Arbeitsbedingungen entgegen ihrer Verpflichtungen nicht einhalten, die ihren regelmäßigen Verpflichtungen zur Zahlung der Steuern oder sozialen Abgaben nicht nachkommen, deren Leistungen und Lieferungen mangelhaft sind oder die für die Lieferung oder Leistung Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Vereinbarungen getroffen haben. Unternehmen, welche die Ausführungsfristen schuldhaft überschreiten, können neben einer Vertragsstrafe auch befristet von städtischen Aufträgen ausgeschlossen werden. Sofern erst nach Auftragsvergabe einer der in Abs. 1 genannten Ausschlussgründe bekannt wird oder Unternehmen im Angebot falsche Angaben gemacht haben, behält sich die Stadt Herford vor, vom Vertrag zurückzutreten. 2. Über den Ausschluss und dessen Dauer entscheidet der Bau- und Umweltausschuss. Gegen den Beschluss des Ausschusses kann der Betroffene innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch einlegen. Über den Widerspruch entscheidet der Haupt- und Finanzausschuss. Über die Unternehmen, die von städtischen Aufträgen ausgeschlossen sind, wird ein Verzeichnis geführt. Die Verzeichnis führende Stelle wird durch Dienstanweisung des Bürgermeisters genannt. Seite 8 Stand: März 2014

9 Die Unternehmen und die Dauer des Ausschlusses werden durch diese Stelle außerdem durch Rundverfügung allen Vergabestellen der Stadt Herford bekannt gegeben. 11 Mitwirkungsverbote Die Regelungen des 16 VgV gelten auch für Vergaben unterhalb der Schwellenwerte der VgV. 12 Nichtbeachtung der Vergabevorschriften Für die aus der Nichtbeachtung der Vergabevorschriften entstehenden Schäden können die Betreffenden nach den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen haftbar gemacht werden. 13 Ausnahmen für Sofortmaßnahmen bei Notfällen In den folgenden Sonderfällen kann mit schriftlicher Begründung und Zustimmung der örtlichen Rechnungsprüfung von den Bestimmungen dieser Vergabeordnung abgewichen werden: Durchführung von notwendigen Sofortmaßnahmen bei: Unwetterschäden Einbruchschäden Glasschäden drohenden Gesundheitsgefahren (z.b. Legionellenbefall) Gefahrenabwehr Bekämpfung von Katastrophen, Epidemien oder sonstigen Notfällen 14 Inkrafttreten Diese Vergabeordnung tritt am Tag nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft und ersetzt die Vergabeordnung vom Hinweis: Die Neufassung der Vergabeordnung wurde im Amtsblatt für den Kreis Herford, Amtliches Kreisblatt vom öffentlich bekannt gemacht. Die Vergabeordnung ist damit am in Kraft getreten. Stand: März 2014 Seite 9