ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel

Transkript

1 ERP Systeme Dokumentation Übungsbeispiel Gruppe: Gruppenmitglieder: Matrikelnummern: 3797 BREZINA Matthias DIETRICH Stephan HIMMELBAUER Eva HONEDER Stefan KOUTENSKY Michael Aufgabenstellung: Grundlagen: Lagerorte, Bestandsarten (kein Warehouse-Management!) 3797-Dokumentation.doc Seite 1 von 24

2 Dokumentation Übungsbeispiel Inhaltsverzeichnis 1. Thema Lagerorte, Bestandsarten (HIMMELBAUER) Einleitung Definitionen Erklärungen Prozesse (KOUTENSKY) Beschaffung Inventur Order to Cash (Kundenaufträge) Schnittstellen (HIMMELBAUER) Voraussetzungen (HONEDER) Umzusetzender Prozess & Annahmen (BREZINA, KOUTENSKY) Lagerort pflegen (KOUTENSKY) Lagernummer definieren, kopieren, löschen, prüfen (KOUTENSKY) Lagernummer zu Werk/Lagerort zuordnen (BREZINA) Lagertyp definieren (BREZINA) Lagerbereich definieren (BREZINA) Implementierung (DIETRICH, HONEDER) Lagerorte pflegen (DIETRICH) Bestandsarten pflegen (HONEDER) Der Zeitplan (BREZINA, DIETRICH) Die Risiken (DIETRICH) Anhang: Abbildungsverzeichnis Dokumentation.doc Seite 2 von 24

3 1. Thema Lagerorte, Bestandsarten (HIMMELBAUER) 1.1. Einleitung Aufgrund einer missverständlichen Angabe, die dann von der LVA-Leitung nach Rücksprache mit Herrn Zeilinger verbessert wurde, beschäftige sich unsere Gruppe anfangs auch mit Teilbereichen eines Warehouse-Managements (Lagernummern, Lagertypen, ). Es wurde vorgeschlagen, die zu diesem Thema bereits erarbeiteten Teilbereiche aber trotzdem in der Dokumentation zu belassen und optional eine Dokumentation der Bestandsarten vorzunehmen. Die Darstellung der Lagerstruktur im SAP R/3-System folgt dem Standardsystem von in den Stammdaten gespeicherten hierarchischen Ebenen, beginnend mit dem eindeutigen Mandantenschlüssel. Darunter folgen ein oder mehrere Buchungskreise von denen jeder mit einem oder mehreren Werken und Lager arbeiten kann. Tabellen mit logischen und numerischen Werten werden zur Verfügung gestellt, so dass man das System so anpassen kann, dass es die genaue Struktur und Relationen der Konfiguration von Lagern und Lagerorten wiedergibt. Abbildung 1: Lagerstruktur in SAP 3797-Dokumentation.doc Seite 3 von 24

4 1.2. Definitionen Lagerort Organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung von Materialbeständen innerhalb eines Werks ermöglicht. Alle Daten, die sich auf einen bestimmten Lagerort beziehen, sind auf Lagerortebene gespeichert. Dies bezieht sich hauptsächlich auf Lagerortbestände. Lagernummer Alphanumerischer Schlüssel, der ein komplexes Lagersystem definiert, das aus unterschiedlichen organisatorischen und technischen Einheiten (Lagertypen) besteht. Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf eine bestimmte Lagernummer beziehen, werden auf Lagernummerebene gespeichert. Hierzu gehören u.a. Daten zu Palettierung, Einlagerung und Auslagerung. Lagertyp Physische oder logische Unterteilung eines komplexen Lagers (= Lagernummer) im Lagerverwaltungssystem. Ein Lagertyp besteht aus einem oder mehreren Lagerplätzen. Lagertypen unterscheiden sich hinsichtlich organisatorischer und technischer Kriterien. Typische Beispiele von Lagertypen, die im Lagerverwaltungssystem definiert werden können, sind: - Wareneingangszone - Kommissionierbereich - Hochregallager - Blocklager Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf einen bestimmten Lagertypen beziehen, werden auf Lagertypebene gespeichert. Hierzu gehören z.b. Festlagerplätze sowie maximale und minimale Lagerplatzmengen. Lagerplatz Ein Lagerplatz ist der kleinste Teil eines Lagerbereichs innerhalb eines Lagertyps. Es kann angesprochen werden, um Material dorthin zu leiten oder von dort zu entnehmen. Alle Produkte in einem Lagerplatz oder in einem als Lagerplatz aufgefassten Raum werden als genau der gleiche Typ behandelt. Jedes der 3797-Dokumentation.doc Seite 4 von 24

5 Produkte kann für die Zuweisung zu einem Auftrag oder einer Verlegung entnommen werden, da es keinen effektiven Unterschied zwischen den Produkten gibt. Lagerbereich Ein Lagerbereich ist eine Gruppe von Lagerplätzen, die im System anhand von benutzerdefinierten Kriterien als ein Bereich behandelt werden. Lagerbereiche haben bestimmte Eigenschaften gemeinsam, müssen sich aber nicht unbedingt an einer gemeinsamen Stelle im Lager befinden. Bestandsart Die Bestandsart gliedert den Bestand des Lagers in bestimmte Gruppen und wirkt sich auf viele Teilbereiche im SAP System aus. Unter anderem ist die Inventur, die Produktion (in unserem Fall eben nicht), der Materialstamm, Disposition uvm. davon betroffen. Zum Beispiel ist es möglich, nach einem Wareneingang das Material automatisch in den gesperrten Bestand zu geben, und erst nach einer Freigabe für Verkauf, etc. verfügbar zu machen Erklärungen Einem Werk können mehrere Lagerorte zugeordnet sein. Einer Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein. Lagerorte, die unterschiedlichen Werken angehören, können unter ein- und derselben Lagernummer verwaltet werden. Jeder Lagernummer kann jedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein. Zu einer Lagernummer können mehrere physische Lager gehören. Diese sind im Lagerverwaltungssystem als Lagertypen abgebildet. Ein Lagertyp fasst mehrere Lagerplätze zusammen. Diese sind die kleinsten physischen Einheiten, die das System ansprechen kann Dokumentation.doc Seite 5 von 24

6 2. Prozesse (KOUTENSKY) In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit den Prozessen, die an unserem Thema Lagerarten, -orte beteiligt sind. 2.1 Beschaffung Abbildung 2: Beschaffungsprozess 3797-Dokumentation.doc Seite 6 von 24

7 Dieser Prozess beschreibt einen Beschaffungsvorgang unseres Unternehmens. Beteiligte Rollen: Beschaffung (Wareneingang, Warenausgang), Buchhaltung, Bestandsführung. Zuerst wird der Bedarf an neuem Material ermittelt. Danach wird aus mehreren zur Verfügung stehenden Bezugsquellen ein Lieferant für das Produkt ausgewählt. Ist dies geschehen, wir der Auftrag abgewickelt und die Bestellung überwacht. Beim Wareneingang ist unser Teil des Unternehmens betroffen: die Ware wird im Lager abgelegt und auf den Lagerort gebucht. Danach finden die Rechnungsprüfung und die Zahlungsabwicklung statt. Ist all dies erledigt, ist der Beschaffungsvorgang abgeschlossen. 2.2 Inventur Dieser Prozess beschreibt den Vorgang der Inventur in unserem Unternehmen. Beteiligte Rollen: Bestandsführung Bei der Inventur werden zuerst Inventurbelege erstellt. Danach werden durch die Zählung die Bestände im Lager bzw in den Lagerorten erfasst. Anschließend werden fehlende Bestände (Schwund) durch die Differenzbuchung angeglichen. Damit ist die Inventur abgeschlossen. Abbildung 3: Inventurprozess 3797-Dokumentation.doc Seite 7 von 24

8 2.3 Order to Cash (Kundenaufträge) In diesem Prozess wird die Abwicklung eines Kundenauftrags beschrieben. Beteiligte Rollen: Buchhaltung, Bestandsführung, Beschaffung (Warenausgang, Lieferanten), Kunden und Auftragsmanagement, Versandstellen, Transporteure. Am Anfang eines Order to Cash Prozesses stehen die Vorverkaufsaktivitäten. Nach der Kundenauftragsbearbeitung ist das Lager bzw der Lagerort an der Beschaffung der Produkte aus dem Lager beteiligt. Nach dem Versand und der Fakturierung erfolgt die Zahlung durch den Kunden. Damit ist der Kundenauftrag beendet. Abbildung 4: Order to Cash - Prozess 3797-Dokumentation.doc Seite 8 von 24

9 3. Schnittstellen (HIMMELBAUER) In diesem Kapitel wird besprochen, welche Themen anderer Gruppen unsere Einstellungen / Möglichkeiten beeinflussen. Gruppen, von denen unsere Gruppe abhängig ist: Thema 02 Werke: Werke müssen erstellt werden, bevor Lagerorte definiert werden können, da Lagerorte für bestimmte Werke angelegt werden. Gruppen, die von unserer Gruppe abhängig sind: Thema 08 Bestandsführung: Bestandarten, Kommissionierung, Verpackung: Um die Bestandsführung zu implementieren, müssen von unserer Gruppe Lagerorte gepflegt worden sein Thema 23 Bestandsführung: Materialstamm, Positionstypen: Da in jedem Materialstamm pro Lagerort Bestände geführt werden, ist dieses Thema von unserer Gruppenarbeit abhängig. Thema 28 Warenein- und Ausgang: da Wareneingänge und Warenausgänge direkt mit dem Lager zusammenhängen, sind diese Themen sehr verwandt und voneinander abhängig Dokumentation.doc Seite 9 von 24

10 4. Voraussetzungen (HONEDER) Vorausgesetzte Konfiguration am System Gruppe 3940: Werke: Standorte anlegen Werke sollten laut dieser Gruppe sein: - Wien Innsbruck Klagenfurt Linz 4000 Schon vorhanden als Angabe: Güter (Maße, Mengen, Massen) pro Standort Defaultmäßig sind auf unserem SAP System auch folgende Werte/Einstellungen vorhanden: - Werk o 0001: Walldorf - Lagerorte für das Werk 0001 o 0001: Lager 0001 o 0088: Lager 0088 (WM) o 0100: Lager WM&HU o 0200: SCM-EWM - Lagernummern o 001: Zentrallager (volles WM) o 100: Lean-WM (ohne Bestände) o EWM: SCM-EWM - Zuweisungen von Lagernummer zu Werk/Lagerort sind ebenfalls vorhanden o Abbildung 5: Lagerort <--> Lagernummern 3797-Dokumentation.doc Seite 10 von 24

11 - Lagertypen sind insgesamt 37 Stück bereits angelegt o Lagertypen für Lagernummer 0001 Abbildung 6: Lagertypdefinition o Lagertypen für Lagernummer : Festplatzlager 902: WE-Zone Fremdzugänge 916: Versandzone Lieferungen 999: Differenzen - Lagerbereiche sind ebenfalls 30 Stk definiert, diese werden hier aber vorerst nicht aufgelistet - Lagerplatztypen sind insgesamt 5 Stk definiert 3797-Dokumentation.doc Seite 11 von 24

12 o Lagerplatztypen für Lagernummer 001 B1: Block Größe 1 B2: Block Größe 2 E1: Platz Höhe 1m E2: Platz Höhe 2m P1: Platz Höhe 3m - Weiters gibt es Lagereinheitentypen o Lagereinheitentypen Lagernummer 001 E1: Europalette Höhe 1m E2: Europalette Höhe 2m GB: Gitterbox IP: Industriepalette - Weiters gibt es Lagertypkennzeichen o Lagertypkennzeichen für Lagernummer : Rohstoffe (HRL) 002: Regalware 004: Blocklagermaterial 007: Palettenware 010: HRL mit LE 012: Blocklager mit LE 3797-Dokumentation.doc Seite 12 von 24

13 5. Umzusetzender Prozess & Annahmen (BREZINA, KOUTENSKY) Aufgrund einer missverständlichen Angabe investierte unsere Gruppe einen Großteil der Arbeitszeit in Richtung Lagernummern, Lagertypen (Kapitel 5.2 bis 5.5). Da dies aber einen Teil des Warehouse Management darstellt, ist dies nicht Teilbereich unseres Themas. Nach Rücksprache mit der LVA-Leitung (Herrn Zeilinger) konnte dieses Missverständnis aufgeklärt werden. Es ist aber erwünscht, die bereits erarbeiteten Teilbereiche weiterhin in der Dokumentation zu belassen. 5.1 Lagerort pflegen (KOUTENSKY) Rolle: Administrator Ausgehend vom Unternehmensprofil der Firma Olymp Vertriebs GmbH besitzen die Filialen in Wien und Innsbruck jeweils ein Lager. Um einen Lagerort zu pflegen, muss ein bereits existierendes Werk ausgewählt werden (= Voraussetzung), welchem ein neuer Lagerort hinzugefügt werden soll. Es ist nötig, den Lagerort und die Lagerbezeichnung zu definieren. Optional ist es möglich, dem Lagerort eine Adresse zuzuordnen. Wenn diese Operationen abgeschlossen sind, wurde der Lagerort erfolgreich gepflegt. Abbildung 7: Lagerort pflegen 3797-Dokumentation.doc Seite 13 von 24

14 5.2 Lagernummer definieren, kopieren, löschen, prüfen (KOUTENSKY) Rolle: Administrator Um eine Lagernummer zu definieren, zu kopieren, zu löschen oder zu prüfen, muss die Aktivität Lagernummer definieren ausgewählt werden. Nun können bestehende Lagernummern geprüft werden. Weiters ist es möglich, Lagernummern zu kopieren oder zu löschen. Reichen bestehende Lagernummern nicht mehr aus, so können neue Lagernummern definiert werden. Dazu ist es nötig, die Lagernummer und die Lagernummernbezeichnung einzugeben. Ist dieser Schritt vollendet, so wurde die Lagernummer definiert. Abbildung 8: Lagernummer definieren, kopieren, löschen, prüfen 3797-Dokumentation.doc Seite 14 von 24

15 5.3 Lagernummer zu Werk/Lagerort zuordnen (BREZINA) Rolle: Administrator Mithilfe dieses Prozesses ist es möglich, Lagernummern einem Werk/Lagerort zuzuordnen. Dazu ist es notwendig, ein Werk und einen Lagerort auszuwählen. Nun kann die Lagernummer festgelegt werden. Weiters kann eine Lagernummernbezeichnung hinzugefügt werden. Wurden alle Schritte durchgeführt, wurde die Lagernummer einem Werk/Lagerort zugeordnet. Abbildung 9: Lagernummer zu Lager/Werk zuordnen 5.4 Lagertyp definieren (BREZINA) Rolle: Administrator Um einen Lagertyp zu definieren, muss eine Lagernummer ausgewählt werden. Dann kann der Lagertyp festgelegt werden, und eine Bezeichnung hinzugefügt 3797-Dokumentation.doc Seite 15 von 24

16 werden. Weiters muss die Einlagerungssteuerung spezifiziert werden. Strategien zur Einlagerung und zur Auslagerung können eingegeben werden. Damit wurde der Lagertyp definiert. Abbildung 10: Lagertyp definieren 3797-Dokumentation.doc Seite 16 von 24

17 5.5 Lagerbereich definieren (BREZINA) Rolle: Administrator Mit diesem Prozess wird dem Administrator ermöglicht, Lagerbereiche zu definieren. Dazu ist es nötig, die Attribute Lagertyp, Lagerbereich und Lagernummer einzutragen. Somit wurde der Lagerbereich definiert. Abbildung 11: Lagerbereich definieren 3797-Dokumentation.doc Seite 17 von 24

18 6. Implementierung (DIETRICH, HONEDER) Voraussetzung für die Implementierung unseres Themas: Implementierung der Werke durch Gruppe Lagerorte pflegen (DIETRICH) Arbeitsbereich festlegen: SAP Customizing Einführungsleitfaden Unternehmensstruktur Definition Materialwirtschaft Lagerort pflegen anklicken Werk, in dem ein Lagerort gepflegt werden soll, im Textfeld Arbeitsbereich eingeben (bei uns sind das die Werke 1000 und 2000) Button anklicken Lagerorte ändern für Werk 1000 (Wien): Button anklicken In der Tabellenspalte LOrt den Wert 1000 eingeben In der Tabellenspalte Bezeichnung den Wert Lager Wien eingeben Button anklicken Lagerort wurde angelegt Lagerorte ändern für Werk 2000 (Innsbruck): Button anklicken In der Tabellenspalte LOrt den Wert 2000 eingeben In der Tabellenspalte Bezeichnung den Wert Lager Innsbruck eingeben Button anklicken Lagerort wurde angelegt 6.2 Bestandsarten pflegen (HONEDER) Unterteilung des Lagerortbestands bzw. eines Sonderbestands, die einen Hinweis auf die Verwendbarkeit des Materials gibt Dokumentation.doc Seite 18 von 24

19 Der Lagerortbestand und die Sonderbestände im Haus werden in drei Bestandsarten gegliedert: frei verwendbaren Bestand Qualitätsprüfbestand (Der Teil des gesamten bewerteten Bestands, der sich in Qualitätsprüfung befindet. Der Qualitätsprüfbestand ist nicht frei verwendbar.) gesperrten Bestand (Jener Teil des gesamten Bestands, der eine Sperre unterliegt. Der gesperrte Bestand ist logischerweise nicht frei verwendbar.) Sonderbestände beim Lieferanten oder beim Kunden werden in zwei Bestandsarten gegliedert: frei verwendbarer Bestand Qualitätsprüfbestand Über die Art der Sonderbestände eines Materials gibt das Sonderbestandskennzeichen (SOBKZ) Auskunft: K für Lieferantenkonsignationsbestand O für Lieferantenbeistellbestand W für Kundenkonsignationsbestand E für Kundenauftragsbestand Q für Projektbestand V für Kundenleihgutbestand Bei aktiver Chargenzustandsverwaltung wird eine weitere Bestandsart unterstützt: der nicht freie Bestand. Die Bestandsart ist unter anderem für die Ermittlung des verfügbaren Bestands sowie für die Planung von Entnahmen relevant. (Quelle: Materialwirtschaft, Definition, Aus folgenden Gründen werden bei unserem Unternehmen nur "frei verwendbare Bestände" verwendet: Da es in unserem Unternehmen keine Qualitätsprüfabteilung gibt, wird eine Ware niemals dem Qualitätsprüfbestand zugeordnet werden somit ist diese Bestandsart für unser Unternehmen sinnlos 3797-Dokumentation.doc Seite 19 von 24

20 In der Angabe werden gesperrte Bestände nicht erwähnt, deshalb hat unsere Gruppe die Annahme getroffen, dass diese Bestandsart ebenfalls in unserem Unternehmen keine Verwendung finden wird Wir wollen das System so customizen, dass nur die frei verwendbare Bestandsart für alle anderen Gruppen auswählbar ist. Mithilfe der Transaktion OMI8 ist es möglich diese Einstellung pflegen, hier werden alle Werksparameter für die Bedarfsplanung konfiguriert. Über Pflegen und die Eingabe des entsprechenden Werkes gelangt man zur Auswahl, in welcher man verfügbare Bestände auswählen kann. Dort ist es dann möglich, Umlagerungsbestände, gesperrte Bestände und nicht-gesperrte Bestände aus- bzw- abzuwählen (der freie Bestand kann niemals gelöscht werden) Dokumentation.doc Seite 20 von 24

21 7. Der Zeitplan (BREZINA, DIETRICH) Vergangenheit: Startdatum Enddatum Beschreibung SAP Installation, Einrichten, Einarbeiten Brainstorming und Einarbeitung ins Thema Lagerorte, -arten, Schnittstellenabgrenzung Start Dokumentation, Verständnisfragen klären, Begriffserklärungen/-abgrenzungen, generelle Prozessdefinitionen, Start Kontaktaufnahme mit Werke -Gruppe bzgl. Vorraussetzungen, Erarbeitung der ersten umzusetzenden Prozesse, Bestimmung der Risiken, Zeitplanung Angabenkorrektur (Bestandsarten waren gemeint), neuerliche Projektabklärungen/abgrenzungen, Kontaktaufnahme mit nachfolgenden Gruppen: Bestandsführung, Warenein- und ausgang Umschreiben/Anpassen der Dokumentation, Redefinition der Prozesse, Implementierung Layoutieren und Finalisieren der Dokumentation Zukunft: Aufgaben Veranschlagte Tage Kommunikation/Abstimmung mit Werke - Gruppen 0,5 Lagerorte pflegen 0,5 Bestandsarten pflegen 0,5 Test/Überprüfung der gepflegten Daten 0,2 Kommunikation mit aufbauenden Gruppen Dokumentation.doc Seite 21 von 24

22 8. Die Risiken (DIETRICH) Mögliche Projektrisiken und Auswirkungen auf uns ( ) und andere Gruppen ( ): unklare/falsche (Kunden-)Anforderungen falsche Interpretation, Planung und Umsetzung falsche Ausgangsbasis für auf uns aufbauende Gruppen falsches Zeitmanagement Nicht-Einhaltung von Deadlines, Abstriche bei der Implementierung unvollständige Ausgangsbasis für auf uns aufbauende Gruppen fehlende/mangelnde interne Teamkoordination Effizienz der Arbeit sinkt, erhöhter Zeitaufwand fehlende/mangelnde interne Teamkommunikation aus Missverständnissen oder fehlender Absprache resultierende Fehlinterpretationen und implementationen. fehlende/mangelnde interne Teamkompetenz bzgl. ERP Systemen Effizienz der Arbeit sinkt, erhöhter Zeitaufwand fehlende/mangelnde interne Teammotivation Effizienz der Arbeit sinkt, erhöhter Zeitaufwand Erkrankung eines Teammitgliedes Arbeitskraftmangel, Know-How-Verlust durch Ausfall des Know-How-Trägers unvollständige Ausgangsbasis für auf uns aufbauende Gruppen fehlende/mangelnde externe Gruppenkommunikation aus Missverständnissen oder fehlender Absprache resultierende Fehlinterpretationen und implementationen. Fehlinformationen an/von andere/n Gruppen unklare Gruppenkompetenzabgrenzungen Mehrfachbearbeitung bzw. Nicht-Bearbeitung von Systemkomponenten unvollständige Ausgangsbasis für auf uns aufbauende Gruppen 3797-Dokumentation.doc Seite 22 von 24

23 Implementierungsrisiken: SAP Unerfahrenheit Fehlimplementation bzw. falsche Implementation am System SAP System Auslastung Effizienz der Arbeit sinkt, Zeitaufwand steigt aufgrund von Wartezeiten SAP System Absturz Verlust von ungesicherten eingepflegten Daten 3797-Dokumentation.doc Seite 23 von 24

24 Anhang: Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Lagerstruktur in SAP... 3 Abbildung 2: Beschaffungsprozess... 6 Abbildung 3: Inventurprozess... 7 Abbildung 4: Order to Cash - Prozess... 8 Abbildung 5: Lagerort <--> Lagernummern Abbildung 6: Lagertypdefinition Abbildung 7: Lagerort pflegen Abbildung 8: Lagernummer definieren, kopieren, löschen, prüfen Abbildung 9: Lagernummer zu Lager/Werk zuordnen Abbildung 10: Lagertyp definieren Abbildung 11: Lagerbereich definieren Dokumentation.doc Seite 24 von 24