Ausfüllhilfe CSV Datei

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Emilia Holst
vor 7 Jahren
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1 Ausfüllhilfe CSV Datei Falls Sie zusätzlich zu der Auflistung auf unserer Homepage noch weitere Unterstützung zum Befüllen der CSV Datei benötigen, helfen wir Ihnen hier gerne weiter. Besonderheiten haben wir rot gekennzeichnet, auf die explizit geachtet werden muss. Folgende Auflistung beschreibt, welche Spalte in der CSV Datei wie zu befüllen ist, beziehungsweise was sie bedeutet: A. Anrede: Die Anrede des Versicherungsnehmers, Frau, Herr oder Firma B. Vorname: Der Vorname des Versicherungsnehmers C. Name: Der Nachname des Versicherungsnehmers D. Geburtsdatum: Das Geburtsdatum des Versicherungsnehmers E. Vertragsnummer: Die Versicherungsscheinnummer F. Sparte: Die Sparte des Vertrages: KV, LV oder Sach G. Beitrag: Der Beitrag des Vertrages, ohne das - Zeichen H. Beitragsart: Netto oder Brutto I. Zahlweise: 12 für monatlich, 4 für vierteljährlich, 2 für halbjährlich, 1 für jährlich oder 0 für Einmalanlage J. Beginn: Vertragsbeginn im Format TT.MM.JJJJ K. Ablauf: Vertragsende im Format TT.MM.JJJJ L. GES Nr.: Die Gesellschaftsnummer, nachzulesen in untenstehender Tabelle M. Maklervollmacht: Dateiname der Pdf-Datei mit der Maklervollmacht (Wichtig: Leine Sonderzeichen wie z.b. Umlaute, Unterstrich, etc ) Des Weiteren kann ein Dokument nur einmal pro Vorgang verwendet werden. N. Datenschutzeinwilligung: Dateiname der Pdf-Datei mit der Datenschutzeinwilligungserklärung (Wichtig: Leine Sonderzeichen wie z.b. Umlaute, Unterstrich, etc.) Des Weiteren kann ein Dokument nur einmal pro Vorgang verwendet werden

2 Geburtsdatum Kennen Sie das Geburtsdatum eines Versicherungsnehmers nicht, können Sie das auch im Nachhinein einreichen. Damit der Bestandsübertragung aber nichts im Wege steht, befüllen Sie die Spalte des Geburtsdatums mit Sollten Sie mehrere Geburtstage nicht zur Hand haben, können Sie für jeden weiteren Versicherungsnehmer einfach , , , etc eintragen. Wichtig ist nur, dass es im Nachgang berichtigt wird. Sparte Bei der Sparte müssen zwingend die Begriffe KV, LV und Sach verwendet werden. Wird zum Beispiel Kranken oder Leben eingetragen, erkennt das System die Daten nicht und eine Bestandsübertragung kann somit nicht erfolgen. Zahlweise Bei der Zahlweise müssen zwingend Zahlen eingetragen werden. Ausgeschriebene Worte sind fehlerhafte Angaben und eine Bestandsübertragung kann nicht erfolgen. Die Aufteilung ist hier wie folgt: Monatlich = 12 Vierteljährlich = 4 Halbjährlich = 2 Jährlich = 1 Einmalanlage = 0 Bei Beitragsfreien Verträgen tragen Sie bitte in die Zahlweise 12 ein und als Betrag den Wert 0,01 ein

3 Ablauf Bei der Sparte KV ist eine Eintragung des Ablaufdatums nicht notwendig. Das Feld lassen Sie bitte in dem Fall leer. Maklervollmacht und Datenschutzeinwilligung Bei diesem Punkt gehen Sie folgendermaßen vor: Die Dokumente sollen nach dem Einscannen am besten vorübergehend auf dem Desktop gespeichert werden. Die Dateinamen zum Speichern setzen Sie aus dem Namen des Versicherungsnehmers und dem Dokument selber zusammen (bitte ohne Sonderzeichen, wie zum Beispiel +, /, _, *, -, ;, etc ), um einen Überblick zu behalten. Speichern der Maklervollmacht von Herrn Max Mustermann: MustermannMMV (Nachname + erster Buchstabe Vorname + MV für Maklervollmacht) Andere Varianten der Speicherung: MVMusterM, MVMustermannM, etc - 3 -

4 Sie können die Dateien beim Speichern grundsätzlich benennen wie Sie möchten. Wichtig ist, dass jeder Versicherungsnehmer seine eigene Bezeichnung erhält. Es ist nicht möglich, zwei Versicherungsnehmer unter einem Namen zu speichern. Beispiel: Aladia Müller und Anton Müller sind Versicherungsnehmer. MuellerAMV müsste (nach unserem Beispiel oben) doppelt vergeben werden. Das erkennt das System nicht, sodass die Bestandsübertragung nicht angestoßen werden kann. Entscheiden Sie hier individuell, wie Sie speichern möchten. Hauptsache ist, dass die Bezeichnung in der CSV-Datei sowie der abgespeicherte Dokumentenname identisch sind. Speichern der Datenschutzeinwilligung von Herrn Max Mustermann: MustermannMDS (Nachname + erster Buchstabe Vorname + DS für Datenschutzeinwilligung) Nun sind die nötigen Dokumente gespeichert. Sollten Sie nur ein Gesamtdokument haben, statt zwei verschiedene, gehen Sie bitte wie beschrieben vor, speichern ein und dasselbe Dokument aber doppelt ab. Es müssen zwei Dokumentenfelder vorhanden sein, damit die Bestandsübertragung angestoßen werden kann. Nachdem das erfolgt ist, müssen noch die Spalten in der CSV-Datei entsprechend befüllt werden. In unserem Beispiel sieht das dann so aus: - 4 -

5 Haben Sie mehrere Verträge zu einem Kunden nummerieren Sie die Dokumente beim Speichern einfach durch. Setzen Sie jeweils am Ende des Dateinamens die entsprechende Zahl. Bitte beachten Sie, dass zu jedem Vertrag (also jede Zeile) die Dokumente erneut auf dem Desktop abgespeichert werden müssen. In unserem Beispiel haben wir zu Herrn Mustermann insgesamt acht Dokumente abgespeichert (4 Maklervollmachten + 4 Datenschutzeinwilligungen), da es sich hierbei um vier Verträge (eine Zeile pro Vertrag) handelt. Da Sie nun alle erforderlichen Daten in der CSV-Datei eingetragen haben, speichern Sie diese ebenfalls auf Ihrem Desktop. Kommen wir nun zum wichtigsten Schritt

Erstellen der ZIP-Datei Alle Dokumente inklusive der vollständig befüllten CSV-Datei für die Bestandsübertragung die bestenfalls auf Ihrem Desktop gespeichert sind, müssen nun in eine ZIP-Datei

6 Erstellen der ZIP-Datei Alle Dokumente inklusive der vollständig befüllten CSV-Datei für die Bestandsübertragung die bestenfalls auf Ihrem Desktop gespeichert sind, müssen nun in eine ZIP-Datei umgewandelt werden, damit Sie die Bestandsübertragung anstoßen können. Markieren Sie alle Dokumente und machen Sie in einem markierten Feld einen Rechtsklick.! Achten Sie bitte zwingend drauf, dass ALLE Dokumente UND die CSV-Datei zum Speichern in der Markierung erfasst sind! Hier gehen Sie mit der Maus auf den Punkt Senden an. Nun öffnet sich ein weiteres Fenster. Klicken Sie hier bitte auf den Punkt ZIPkomprimierter Ordner. Nun benennen Sie Ihre ZIP-Datei nach Ihren Wünschen (bitte ohne Sonderzeichen!) und ihre ZIP-Datei ist erstellt

7 Bitte beachten Sie, dass die maximale Größe der Dateien insgesamt 50 MB betragen darf. Die Größe Ihrer ZIP-Datei können Sie mit einem einfachen Rechtsklick auf den Ordner Zip-Datei und dann auf den Punkt Eigenschaften rausfinden

) und wählen Sie Ihre Zip-Datei (2.) aus, indem Sie auf öffnen (3.) klicken.

8 Sie können nun final auf unserer Homepage Punkt Nr. 2 Zip-Datei hochladen wählen. Bitte klicken Sie dann auf Durchsuchen (1.) und wählen Sie Ihre Zip-Datei (2.) aus, indem Sie auf öffnen (3.) klicken. Nach dem Upload der ZIP-Datei klicken Sie dann auf Weiter (4.) um die Bestandsübertragung anzustoßen

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