Dokumentenvorlage in deutschen Schiedsverfahren effizient gestalten

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1 INTERNATIONALE SCHIEDSGERICHTSBARKEIT MANDANTENINFORMATION Juni Dokumentenvorlage in deutschen Schiedsverfahren effizient gestalten... Die Vorlage von Dokumenten kann ein wesentlicher Kostenfaktor in Schiedsverfahren sein gerade im Vergleich zu Verfahren vor staatlichen Gerichten. Für ein in Deutschland geführtes Schiedsverfahren greifen die Parteien und das Schiedsgericht häufig auf die Grundsätze und Regelungen der ZPO einerseits und der IBA-Regeln zur Beweisaufnahme in der internationalen Schiedsgerichtsbarkeit (IBA-Regeln) andererseits zurück. Die im Jahr 2010 reformierten IBA-Regeln gelten als Mittelweg mit mittlerweile breiter internationaler Akzeptanz. Nachfolgend zeigen wir typische Fallstricke im Zusammenhang mit den Vorlageregelungen auf und geben Hinweise zu möglichen Lösungen. Dokumentenvorlage als wichtiger Kostenfaktor im Schiedsverfahren Die Festlegung der anwendbaren Beweisregeln ist eine der Kernfragen bei der Ausgestaltung und Durchführung eines Schiedsverfahrens. Der Frage, ob und in welchem Umfang eine Partei zur Vorlage von Dokumenten durch das Schiedsgericht von sich aus oder auf Betreiben der Gegenpartei verpflichtet werden kann, kann eine streitentscheidende Bedeutung zukommen. Besondere Herausforderungen bestehen dann, wenn unterschiedliche Rechtstraditionen aufeinander treffen: Das kontinentaleuropäische civil law lässt Vorlageverlangen an die Gegenpartei oder Dritte nur unter engen Voraussetzungen zu, wohingegen das common law der Gegenpartei typischerweise weitreichende Vorlageverpflichtungen auferlegt. Entscheiden sich die Parteien dafür, mögliche Streitigkeiten vor ein Schiedsgericht zu bringen, stehen ihnen umfassende Einflussmöglichkeiten zu darunter auch die Handhabung der Dokumentenherausgabe. Diese kann sowohl bei der Vereinbarung der Schiedsklausel, als auch bei Verfahrenseinleitung oder noch im Verlauf des Schiedsverfahrens geregelt werden. Aus Sicht eines in (Kontinental-)Europa tätigen Juristen erscheint das Ausmaß der Dokumentenherausgabe in U.S.-Verfahren vor staatlichen Gerichten (pre-trial discovery) regelmäßig als abschreckendes Beispiel. Dementsprechend besteht in nationalen und internationalen Schiedsverfahren oftmals das Bestreben, die Herausgabepflichten und die damit verbundenen Kosten und den Aufwand auf ein Minimum zu beschränken.

2 Für ein in Deutschland geführtes Schiedsverfahren greifen die Parteien und das Schiedsgericht daher regelmäßig auf die Grundsätze und Regelungen der ZPO oder der IBA-Regeln zurück. Praktisch kann sich die Vereinbarung eines Regimes zwischen den Parteien aber als schwierig erweisen, wenn starke Informationsasymmetrien zwischen den Parteien bestehen. Weiterhin sind die Parteien mit Unwägbarkeiten in der tatsächlichen Handhabung durch ein Schiedsgericht konfrontiert. Nachfolgend zeigen wir typische Fallstricke im Zusammenhang mit den Vorlageregelungen auf und geben Hinweise zu möglichen Lösungen. Anwendung der der ZPO-Regeln zur Beweiserhebung in Schiedsverfahren? Ein Schiedsgericht, das sich aus im deutschen Recht tätigen Praktikern zusammensetzt, wird oft die Grundsätze der ZPO zur Dokumentenherausgabe rekurrieren. Die deutsche Zivilprozessordnung verfolgt den Grundsatz, dass keine Partei der anderen das für einen Prozesserfolg erforderliche Material vorlegen muss. Die auf das Erste und Zweite Buch verteilten Vorschriften der 142, 422 und 423 sollen nur unter engen Voraussetzungen zur Dokumentenherausgabe verpflichten. Einen materiell-rechtlichen Anspruch oder eine Bezugnahme durch die zu verpflichtende Partei selbst erfordern die 422 und 423 ZPO. Nach 422 ZPO muss die Gegenpartei dem Vorlageantrag nachkommen, wenn sie materiell-rechtlich zur Herausgabe oder Vorlegung der Urkunde verpflichtet ist, ohne dass gesondert auf die Herausgabe geklagt werden müsste. Schranken bestehen nur bei einem Zeugnisverweigerungsrecht und gegenüber reinen Ausforschungsbeweisen. Ein Antrag nach 423 ZPO kann dann mit Aussicht auf Erfolg gestellt werden, wenn die gegnerische Partei im Prozess zur Beweisführung auf ein bestimmtes Dokument Bezug genommen, dieses jedoch nicht vorgelegt hat. Sie ist in diesem Fall auch bei einem Zeugnisverweigerungsrecht nicht schutzwürdig. Kommt der so Verpflichtete der Vorlage nicht nach, sieht die ZPO vor, dass u. a. Behauptungen zum Inhalt des Dokumentes als zugestanden gelten können ( 427 ZPO). Dritte sind nach ähnlichen Maßstäben zur Herausgabe verpflichtet, die jedoch im Wege der Klage geltend gemacht werden muss. Zu beachten ist ferner, dass die Urkunde dann tatsächlich beigebracht werden muss, eine Zugeständnisfiktion erfolgt nicht. Praktisch weitaus bedeutender ist die Vorlagepflicht nach 142 ZPO: Danach kann das Gericht selbst eine Dokumentenherausgabe anordnen, wenn eine Partei oder ein Dritter Urkunden oder sonstige Unterlagen in Besitz hat, auf die sich eine Partei bezogen hat ( 142 I 1 ZPO). Weder die Norm selbst noch die Anwendungspraxis der erst im Jahr 2002 eingeführten Vorschrift geben verlässlich Auskunft darüber, wie weitreichend die Kompetenz des Gerichts verstanden wird 142 Abs. 1 ZPO stellt die Anordnung ins Ermessen des Gerichts. Der Gesetzgeber betont jedoch, dass die Neuregelung nicht der Ausforschung schutzwürdiger Geheimbereiche dienen darf. Nach Ansicht des BGH darf ein Gericht die Urkundenvorlegung nur bei Vorliegen eines schlüssigen, auf konkrete Tatsachen bezogenen Vortrags der Partei anordnen. Im Schiedsverfahren ist eine Anwendung der ZPO-Normen jedoch nur mit Modifikationen möglich. Die Besonderheiten des Schiedsgerichtverfahrens und die Befugnisse des Schiedsgerichts stehen einer unmittelbaren Anwendung regelmäßig entgegen. Insbesondere ist zu beachten, dass der Gesetzgeber mit dem 10. Buch ein eigenständiges Schiedsverfahrensregime eingeführt hat, das gerade nicht auf die Vorschriften des Erkenntnisvefahrens vor den staatlichen Gerichten zurückgreift. Dem Schiedsgericht räumt 1042 IV 2 ZPO zudem Ermessen bei der Zulässigkeit einer Beweisaufnahme ein, was einer engen Auslegung der Normen entgegenstehen kann. Bei der Umsetzung der Vorlagepflicht kann das Schiedsgericht auf eine Unterstützungshandlung durch ein ordentliches Gericht nach 1050 ZPO angewiesen sein. 2

3 Entsprechend vertreten Schiedsgerichte teilweise die Ansicht, dass ein Generalverweis auf das deutsche Prozessrecht jedenfalls bei Beteiligung internationaler Parteien nur das 10. Buch der ZPO erfassen könne, andere Normen der ZPO hingegen nicht Gegenstand der Parteivereinbarung seien. Diese Auslegung mag im internationalen Kontext den mutmaßlichen Parteiwillen widerspiegeln zu groß wären die nationalen Besonderheiten, die für Juristen ohne deutschrechtliche Ausbildung nur schwer zu durchdringen sind. Die ausdrückliche Vereinbarung der Anwendung der ZPO-Grundsätze wird aus diesem Grunde regelmäßig bei in anderen Rechtskreisen beheimateten Juristen auf Bedenken stoßen. Als wichtigster Faktor ist jedoch zu bedenken, dass der vom Schiedsgericht festzulegende Umfang der Herausgabepflicht aufgrund fehlender gesetzlicher Konkretisierung für die Parteien schwer absehbar ist. Grenzen sind daher vorab kaum konkret bestimmbar und können durch die jeweiligen Schiedsrichter unterschiedlich angewendet werden. Teilweise wird auch die Ansicht vertreten, dass 142 ZPO im Schiedsverfahren weiter als im Gerichtsverfahren auszulegen sei. Dies wird damit begründet, dass ein Schiedsverfahren nur eine Instanz habe, sowie damit, dass im Schiedsverfahren besonders sorgfältig mit rechtlichem Gehör umgegangen werden müsse. Aus diesem Grunde bietet die Anwendung der ZPO-Grundsätze im Schiedsverfahren wenig Sicherheit was den Umfang der Dokumentenherausgabe und die damit verbundenen Kosten betrifft. Auch außerhalb der Normen zur Dokumentenvorlage kann der Verweis auf die ZPO im Schiedsverfahren zu Schwierigkeiten führen. Diese sieht beispielsweise im Rahmen des Zeugensbeweises Einschränkungen vor. Eine in internationalen Schiedsverfahren typische cross examination wäre nicht ohne weiteres mit den Grundsätzen des deutschen Zivilprozesses vereinbar. Gerade im nur eininstanzlichen Schiedsverfahren ist eine umfassende Beweisaufnahme aber essentiell. Solche Mittel können daher noch wichtiger sein als im nationalen Gerichtsverfahren mit seiner Möglichkeit der Berufung oder Revision und sind im Regelfall aus der Kostenperspektive unbedenklich. Effektive Eingrenzung der Dokumentenvorlage nach den IBA-Regeln? Erfahrungsgemäß bilden die IBA-Regeln einen zunehmend akzeptierten Standard in internationalen Schiedsverfahren. Diese verfolgen das Ziel, einen Kompromiss zwischen den weitgehenden Discovery-Regeln des common law und dem Gedanken der Beweislast des civil law zu finden. Ihnen liegen die Leitprinzipien der Effizienz, Wirtschaftlichkeit, Gerechtigkeit und Vorhersehbarkeit zugrunde. Ein discovery-verfahren nach US Maßstäben ist nach den IBA-Regeln ausdrücklich nicht zulässig. Eine Offenlegungspflicht kann vielmehr nur bei Fallrelevanz und Entscheidungswesentlichkeit bestehen, sofern keine Einwendungen geltend gemacht werden. Demgegenüber reicht es nach US-Recht aus, dass ein Herausgabeverlangen darauf abzielt, an ein zulässiges Beweismittel zu gelangen. Art. 3 Abs. 1 der IBA-Regeln sieht vor, dass jede Partei diejenigen Dokumente beim Schiedsgericht und bei den anderen Parteien vorlegen muss, auf die sie sich stützt und über die sie verfügt. Dies entspricht in etwa 423 ZPO. Darüber hinaus kann auf Grundlage von Art. 3 Abs. 2 bis 9 IBA-Regeln auch eine weitergehende Vorlageanordnung ergehen. Voraussetzung ist, dass ein entsprechender Antrag gestellt wird, der eine Beschreibung jedes vorzulegenden Dokuments enthält, die dessen Identifizierung ermöglicht. Daneben kann auch eine eng umschriebene Kategorie von Dokumenten herausverlangt werden, für deren Existenz hinreichende Anhaltspunkte bestehen (Abs. 3 lit. a). Die geforderten Dokumente müssen relevant für den Fall und wesentlich für die Entscheidung sein (Abs. 3 lit. b). Der Antragsteller muss erklären, dass er im Gegensatz zur anderen Partei keinen oder nur unverhältnismäßig schweren Zugriff auf die vorzulegenden Dokumente hat (Abs. 3 lit. c). Soweit gegen den Antrag keine Einwendungen erhoben werden, sind sämtliche angeforderten Dokumente fristgerecht gegenüber der Partei und bei einem entsprechenden Verlangen auch gegenüber dem Schiedsgericht herauszugeben (Abs. 4). Die IBA-Regeln 3

4 sehen auch die Möglichkeit vor, dass Dokumente bei Dritten angefordert werden, oder dass das Gericht von sich aus einer Partei die Vorlage auferlegt. Gegen den Antrag kann eingewendet werden, dass ein Beweisausschließungsgrund nach Art. 9 Abs. 2 der IBA- Regeln vorliege oder der Antrag aufgrund eines Verstoßes gegen Art. 3 Abs. 3 der IBA-Regeln unzulässig sei (Abs. 5). Einigen sich die Parteien nicht einvernehmlich (Abs. 4), entscheidet auf Parteiantrag hin das Schiedsgericht (Abs. 7). Für eine stattgebende Entscheidung muss das Schiedsgericht feststellen, dass (1) die zu beweisenden Punkte relevant für den Fall und wesentlich für die Entscheidung sind, dass (2) kein Ausschließungsgrund nach Art. 9 Abs. 2 der IBA-Regeln vorliegt und dass (3) die Anforderungen an die Zulässigkeit des Antrags nach Art. 3 Abs. 3 der IBA-Regeln erfüllt sind (Art. 3 Abs. 7 der IBA-Regeln). Sollte die Entscheidung hierüber nur durch Prüfung des Dokuments möglich sein, so kann dieses einem unabhängigen Sachverständigen zur Beurteilung übergeben werden (Abs. 8). In der Praxis beurteilen Schiedsgerichte die Voraussetzungen unterschiedlich. Insbesondere die Kriterien der Relevanz und Wesentlichkeit geben dem Schiedsgericht faktisch einen Beurteilungsspielraum. Als Konsequenz der Nichtvorlage sehen die IBA-Regeln vor, dass das Schiedsgericht die Hilfe ordentlicher Gerichte anfordern kann (Art. 3 Abs. 10 der IBA-Regeln). Weiterhin kann das Schiedsgericht bei Nichtvorlage die zu beweisende Tatsache als wahr ansehen (Art. 9 Abs. 5 der IBA-Regeln). Zuletzt kann das Schiedsgericht eine negative Kostenfolge für die sich verweigernde Partei beschließen (Art. 9 Abs. 7 der IBA-Regeln). Mit der Reform des Jahres 2010 erfolgte eine Anpassung der IBA-Regeln insbesondere an die neuen Bedürfnissen der electronic disclosure ( e-disclosure ). Um sowohl die Menge an Daten als auch die Kosten zu begrenzen, sollen Herausgabeverlangen jetzt auch durch Suchbegriffe wie Bearbeitername, Verfasser / Empfänger oder Bearbeitungszeitraum konkretisiert werden können, Art. 3 Abs. 2 lit. a (ii). Auch Art. 3 Abs. 12 lit. b und c sorgen im e-disclosure-zusammenhang dafür, dass die Kosten einer solchen eine Partei nicht unverhältnismäßig belasten. In letzter Zeit war in der Praxis häufig zu beobachten, dass die Parteien oder das Schiedsgericht auf die Grundsätze der IBA-Regeln rekurrierten auch wenn eine ausdrückliche Parteivereinbarung hierzu nicht vorlag, und dies sowohl in nationalen als auch in internationalen Schiedsverfahren. In der praktischen Anwendung hat sich zudem gezeigt, dass die Anforderungen des Art. 3 Abs. 3 der IBA-Regeln von Schiedsrichtern sehr eng ausgelegt werden. Dazu mag die jüngste Überarbeitung beigetragen haben, die die Entscheidungserheblichkeit als Voraussetzung der Vorlage noch deutlicher herausgestellt hat. Da die IBA-Regeln dem Schiedsgericht weitgehendes Ermessen einräumen, stellt die Auswahl der Schiedsrichter einen strategisch bedeutenden Schritt im Verfahren dar. Bei einem entsprechend besetzten Schiedsgericht ist es nicht unwahrscheinlich, dass ein Großteil oder sogar alle Anträge abgelehnt werden und damit nur ein kleiner Teil der Herausgabeverlangen als zulässig erachtet wird. Praktische Schlussfolgerungen Ein Verweis auf die Grundsätze der ZPO ist in der Praxis grundsätzlich möglich. Im Einzelfall ist bei einem solchen Vorgehen allerdings unsicher, ob das Schiedsgericht diese auch bei der Frage der Dokumentenvorlage anwenden wird. Zweifelhaft ist darüber hinaus auch, mit welchen Besonderheiten oder Modifikationen eine solche Anwendung verbunden wäre. Weiterhin sieht die ZPO im Rahmen anderer Beweisarten wie dem Zeugenbeweis Einschränkungen vor, die in Schiedsverfahren teilweise nicht üblich sind. Dies führt im Ergebnis dazu, dass mit der Anwendung der ZPO-Grundsätze regelmäßig mehr Unsicherheiten und Unwägbarkeiten einhergehen, als die Parteien bei der Vereinbarung der heimischen Rechtsordnung erwarten würden. 4

5 Demgegenüber sind die IBA-Regeln aus der heutigen Praxis internationaler Schiedsverfahren nicht wegzudenken. Ein wesentlicher Vorteil der IBA-Regeln ist, dass sie in Art. 3 ivm 9 eine abgeschlossene und normierte Systematik mit Leitsätzen zur Dokumentenvorlage enthalten. Anders als bei der Anwendung der ZPO-Grundsätze sind die Regeln auch für ausländische Parteien leicht zugänglich. Wenngleich nicht zuletzt aufgrund widerstrebender Interessenlagen im Schiedsverfahren ein perfekter Kompromiss meist nicht gefunden werden kann, haben die IBA- Regeln auch in Deutschland breite Akzeptanz gefunden. Dies ist auch auf die Reform des Jahres 2010 zurückzuführen, mit der die IBA-Regeln u. a. den Herausforderungen der neuen Medien und des elektronischen Geschäftsverkehrs angepasst wurden. Insbesondere mit der Möglichkeit einer Kostenvereinbarung und der Verschärfung des Wesentlichkeitskriteriums ist Bedenken aus der civil-law-tradition Sorge getragen worden. Die Anwendung der IBA-Regeln gemeinsam mit dem 10. Buch der ZPO stellt ein verlässliches Mittel dar, das sowohl dem Bedürfnis nach Planungs- und Kostensicherheit einerseits als auch den Besonderheiten und den internationalen Gepflogenheiten des Schiedsverfahrens andererseits gerecht wird. Im Einzelfall sollte zudem geprüft werden, welche zusätzlichen Vereinbarungen zwischen den Parteien ergänzend und bindend für das Schiedsgericht getroffen werden sollten. Diese Publikation dient lediglich der allgemeinen Information und ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Gerne stellen wir Ihnen weitere Informationen zur Verfügung oder beraten Sie in konkreten Situationen. Als Ansprechpartner stehen Ihnen zur Verfügung: Prof. Dr. Richard Kreindler Frankfurt rkreindler@shearman.com Dr. Markus S. Rieder München markus.rieder@shearman.com Rainer Wilke Düsseldorf rainer.wilke@shearman.com Copyright 2012 Shearman & Sterling LLP. Shearman & Sterling LLP ist eine in den Vereinigten Staaten von Amerika nach dem Recht des Staates Delaware gegründete Limited Liability ship. Nach dem Recht des Staates Delaware ist die persönliche Haftung der einzelnen beschränkt. 5