32. AK-Sitzung Berlin-Brandenburg Projektcontrolling Bad Freienwalde, Projektcontrolling - Einführung ins Thema - Klaus-Bernd Land
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- Meta Maier
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1 - Einführung ins Thema - Klaus-Bernd Land Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 1
2 Gliederung - Einführung ins Thema Klaus-Bernd Land - Selbstverständnis des Bärbel Kuhn - Methoden des Thomas Nedtwig - Kommunikation des Projekt-Controllers Ulrich Pieschel - Implementierung des Klaus Kieslinger - Fallstudie am Beispiel VA-Tech Elin Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 2
3 Einordnung Controlling/ M Controlling C Controlling, befasst mit Daueraufgaben/Dauerzielen - z. B. Daueraufgabe verkaufen => Dauerziel Umsatz- oder Deckungsbeitrag - Dauerziele, sind eingerahmt durch eine Periode Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 3
4 Einordnung Controlling/ PM Controlling PC Projekt = Auftrag, der irgendwann erfüllt ist! - Projektaufgaben, unterteilt in Arbeitspakete - Projektziele: Termin-, Kosten- u. Human-Capital-Ziele Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 4
5 Was ist ein Projekt? Projekt = zeitlich begrenztes Vorhaben, meist mit umfangreichen und neuartigen Aufgabenstellungen Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 5
6 Was sind typische Projekte? - Investitionen (neues Werk/Anlage, Olympiade...) - F & E (neues PKW - Modell, Medikament, Software) - Organisation (Zertifizierung/TQM, Optimierung von Geschäftsprozessen, Einführung von Pfand oder P-C) - Dienstleistung/Beratung (Personalberatung, DV, Coaching) Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 6
7 Charakteristische Merkmale von Projekten - Zeitliche Begrenzung / Fertigstellungstermin - Finanzielle / personelle Restriktionen - Interdisziplinäre Teamarbeit, oft mit eigener Organisation - Komplexität - Neuartige Aufgabenstellungen, meist mit Unsicherheit und Risiko behaftet Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 7
8 Trend zur Komplexität Das Vater unser hat 60 Worte Moses hat für die Zehn Gebote 72 Worte gebraucht Amerika s Unabhängigkeitserklärung hat 277 Worte Die EU-Verordnung über Caramel hat Worte! Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 8
9 Trend zum Risiko Prof. Dr. Rudolf Fiedler, FH-Würzburg-Schweinfurt Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 9
10 Risikokultur Prof. Dr. Rudolf Fiedler, FH-Würzburg-Schweinfurt Manager verbringen weniger als 3 % ihrer Zeit mit Risikomanagement Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 10
11 Projekt-Controlling / Projektmanagement Steuerung vieler Teilaufgaben => Projektmanagement Projektmanagement = Σ Leitungsaufgaben d. Projektes Geregelt wird das Wer (Org./MA), Was (Ziele/Aufg./ Instrumente), Wie (Vorgehensweise) und das Wann Projekt-Controlling ist Teil des Projektmanagement Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 11
12 Fazit zur erfolgreichen Projektsteuerung unverzichtbar Wer es macht, ist eine organisatorische Frage, Projektleiter (techn./kfm.) oder Projektcontroller Projekte oft ein Abenteuer, Arbeit ins Ungewisse, zumindest anfangs nur schwer messbar/grob kalkulierbar Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 12
13 Fazit => Bei Turbulenz braucht s ein, eine Planung und einen Service => Verantwortliche erhalten ein Frühwarn-/Navigations-System zur Aufgabenerfüllung Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 13
14 - Methoden des s - Thomas Nedtwig Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 14
15 Selbstverständnis des Projektcontrollers - Informationsmanager des Projekts - Berater des Projektmanagers - Wächter des Projektziels / der Projektziele Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 15
16 Was bedeuten Methoden für den Projektcontroller? Die Frage nach dem wie? Wie werden Sachverhalte/ Informationen bearbeitet/ aufbereitet? Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 16
17 Womit werden Sachverhalte/Informationen bearbeitet/ aufbereitet? - Mit den Werkzeugen/Tools - Sie sind der Handwerkskasten des Projektcontrollers Die Auswahl der Tools ist abhängig von -den Aufgaben des Projektcontrollers -der Art des Projektes Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 17
18 Was sind die wesentlichen Arbeitsmethoden des Projektcontrollers? 1. Planen/ Kalkulieren 2. Ist-Datenerfassen 3. Analysieren 4. Berichtswesen/ Reporting erstellen 5. Informationen kommunizieren 6. Ergebnisse dokumentieren und dann geht der ganze Schlamassel wieder von vorne los Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 18
19 Was ist nun das spannende an diesem Thema? - Wann nutzen wir was? - Welches Tool ist in welchem Kontext das Richtige? => Es gibt keine allgemeingültigen Ergebnisse Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 19
20 Methoden im Zeitablauf eines Projekts (vereinfacht) Das Ziel des PC ist die Minimierung der Abweichungen! Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 20
21 Methoden im Projektablauf M 1 Ist- Daten Ist- Daten M 2 Planung/ Analyse Kommunikation Ergebnisse Kalkulation/ dokumentieren Analyse Bericht M = Meilenstein Das Ziel des PC ist es situationsbezogen die richtigen Informationen zu geben! Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 21
22 Planung/ Kalkulation - Festlegen der Projektorganisation - Zerlegung des Projektes in einzelne Aufgaben - Festlegen der notwendigen Mitarbeiter (Zeit/Qualifikation) - Budget erstellen (Erlöse/ Kosten) Tools - Organigramme, Flow Charts - Netzpläne (Projektmanagementsoftware) - Personaleinsatz-, Liquiditätspläne - Kosten- und Leistungsrechnung Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 22
23 Analysen - Risikoanalysen (Inhalt, Ergebnis) - Soll-Ist-Vergleiche - Vergleich Projektziel vs. aktuelle Anforderungen Tools - Memoranden - begleitende Kalkulationen - Vertrag/ Angebot Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 23
24 Risikokultur Prof. Dr. Rudolf Fiedler, FH-Würzburg-Schweinfurt Manager verbringen weniger als 3 % ihrer Zeit mit Risikomanagement Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 24
25 Ist- Daten- Erfassung - Kosten/ Erlöse - Fertigstellungsgrad (Inhalt vs. Zeit) Tools - Zeiterfassung - Pläne, Modelle, Bauwerke -Kosten - Einschätzungen des (Teil)Verantwortlichen Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 25
26 Berichtswesen Kombination aus Inhalten und Zahlen zur zielgerichteten Information der Leitungsverantwortlichen Tools - Berichtssoftware mit Ampelfunktionen - Sonderauswertungen (z.b. mit Excel) - verbale Berichte (z.b. Fertigstandsmeldungen) Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 26
27 Kommunikation Weitergabe der vorhandenen Informationen/ Fragen an die Projektmitarbeiter bzw. externe Adressaten Tools - - Berichtssoftware - Sitzungen - Einzelgespräche - Präsentationen Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 27
28 Dokumentation der Ergebnisse - Zielerreichung (extern) - Lerneffekt (intern) Tools - Abrechnung - Abnahmeprotokoll - Bericht - Präsentation Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 28
29 Fazit Methoden und Tools können der Eierlegenden Wollmilchsau (PC) helfen Ihre Aufgaben besser zu erfüllen Projektverantwortliche erhalten ein Frühwarn-/Navigations-System Externe erhalten Informationen zur Steuerung und Kontrolle des Projektes Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 29
30 - Kommunikation - Ulrich Pieschel Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 30
31 Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort den richtigen Personen richtig kommuniziert Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 31
32 Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort den richtigen Personen richtig kommuniziert Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 32
33 Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort den richtigen Personen richtig kommuniziert Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 33
34 Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort den richtigen Personen richtig kommuniziert Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 34
35 Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort den richtigen Personen richtig kommuniziert Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 35
36 Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort den richtigen Personen richtig kommuniziert Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 36
37 Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort den richtigen Personen richtig kommuniziert Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 37
38 Die richtige Information ist... steuerungsrelevant valide (hat einen starken Bezug zur Steuerungsgröße) reliabel (ist verlässlich erhoben worden) Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 38
39 Zur richtigen Zeit Vorbereitung Begleitung Nachbereitung ad hoc Plan Ist regelmäßig Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 39
40 Am richtigen Ort... erfragt präsentiert Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 40
41 Den richtigen Personen Aufsichtsgremien Geschäftsführung Lenkungskreis Projektleiter Projektteam Öffentlichkeit Ext. Kontrollgremien Stakeholder übrige Kollegen Interessensvertretungen Shareholder Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 41
42 Richtig kommuniziert empfängerorientiert aufbereitet: Auswahl (Entscheidungsvorbereitung) Medium (verbal, Papier, elektronisch) Layout (Argumentation) Psychologie (Nachricht, Appell, Beziehung, Selbstoffenbarung) Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 42
43 Fallstricke der Kommunikation Spielregeln des Unternehmens Interessen der Beteiligten Organisation des s Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 43
44 Spielregeln (Beispiele) offizielle Spielregeln Arbeite kooperativ Äußere deine Meinung Äußere offen deine Kritik Der Mensch steht im Mittelpunkt Sei offen und ehrlich Stelle Dich der Kritik Baue Brücken Zeige Neugierde, stelle Fragen Orientiere dich am Team heimliche Spielregeln Zeige Ellenbogen..., solange sie nicht von der des Chefs abweicht. Kritisiere niemals deinen Chef Das System hat immer recht Sei clever und smart Vermeide Kritik, sie ist unbequem Grenze dich ab Besserwisserei kommt weiter Orientiere dich an Regeln Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 44
45 Informationsinteressen Aufsichtsrat Interessierte Externe Leiter PROJEKT Team Betriebsrat GF Techn. kaufm. Information: Zentrale Nutzen! Bereitstellung?! Leiter PROJEKT Team Leiter PROJEKT Team Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Kunde Übrige Mitarbeiter Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 45
46 organisation technische Zentrale kaufmännische Zentrale Leiter Team Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 46
47 organisation technische Zentrale Datensammlung Berichtssystematik Berichtswege Berichtstermine... Leiter Team Zugehörigkeit Loyalität kaufmännische Zentrale Berichterstatter / Kümmerer Einführung ins Thema K.B.Land.ppt, Seite 47
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