Warenwirtschafts-Update V

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1 Warenwirtschafts-Update V Inhalt MSV3 UMSTELLUNG... 1 BESTELLUNGEN BEIM GROßHANDEL ÜBER DAS INTERNET... 1 KONFIGURATION IN IHRER XT WARENWIRTSCHAFT... 2 Einrichtung der MSV3-Zugangsdaten (Sendeparameter)... 4 Verbindungstest... 6 ÄNDERUNGEN IN DEN PROGRAMMEN XT WARENLOGISTIK UND BESTELLUNGEN... 8 ONLINE - ANFRAGE MIT BESTELLMÖGLICHKEIT PER MAUSKLICK...10 SEPA ÄNDERUNGEN PROGRAMM ZAHLUNGSVERKEHR: ERWEITERUNG DER MANUELLEN ÜBERWEISUNG...11 PROGRAMM ZAHLUNGSVERKEHR: MEHRERE DATENSÄTZE AUF EINMAL LÖSCHEN...12 PROGRAMM ZAHLUNGSVERKEHR: SEPA-BEGLEITSCHREIBEN ENTHÄLT IBAN UND BIC...14 PROGRAMM ZAHLUNGSVERKEHR: PFLEGE IHRER FIRMENSTAMMDATEN...15 KORREKTUR DES ÜBERWEISUNGSBETRAGS IM BESTELLPROGRAMM UND IM PROGRAMM XT WARENLOGISTIK...18 MEDIKATIONSMANAGEMENT: ERWEITERUNG DER DOSIERUNGSHISTORIE. 20 ÄNDERUNGEN ZU ARTIKELSTAMM + V ZUM NEUE KENNZEICHEN FÜR T-REZEPT, ERLEICHTERN DER DOKUMENTATION. 22 NEUE KENNZEICHEN IN DER ARTIKELTAXE FÜR PREISGÜNSTIGE IMPORTARTIKEL XT-GESUNDHEITSKARTE: ARTIKELSUCHE FÜR VERKAUFSARTEN ÜBER PZN, SUCHBEGRIFF ODER EINSCANNEN DES EAN-CODES MÖGLICH ABRECHNUNG VON PREISMODELLEN FÜR PARENTERALIA GH-RÜCKMELDUNGEN SELEKTIV BEARBEITEN DATENSICHERUNG OHNE ABMELDEN ALLER BENUTZER

2 MSV3 Umstellung Die Software-Umstellung Ihrer XT Warenwirtschaft auf das neue MSV3 (Medium Speed Version 3) - Verfahren beginnt mit ausgewählten Kunden ab Mitte Februar. Über die Umstellung Ihrer Apotheke werden wir Sie rechtzeitig informieren. Bestellungen beim Großhandel über das Internet Mit MSV3 erfolgt der Datenaustausch mit Ihren Großhändlern über das Internet und bietet einige wesentliche Vorteile für Ihre Apotheke: Ihre Bestellungen werden wesentlich schneller als im alten Verfahren (MSV2) übertragen. Sie werden sofort über die Lieferbarkeit der bestellten Artikel informiert. Sie benötigen keine separate ISDN-Leitung mehr. Es genügt ein Internet-Anschluss. Sie können innerhalb eines Bestellzeitraums selbst bestimmen, wann die Bestellung übermittelt wird und so mehrere Bestellungen innerhalb eines Bestellzeitraums zusammenfassen. Sobald Ihre XT Warenwirtschaft auf das neue MSV3-Verfahren umgestellt ist, können Sie die Kommunikation mit Ihren Lieferanten selbst auf das neue Verfahren umstellen. Sie benötigen dazu lediglich neue MSV3-Zugangsdaten, die Sie von Ihren Lieferanten anfordern können. Es ist keine spezielle Hardware nötig. Sie können Ihre Lieferanten nach und nach auf das neue Verfahren umstellen. Ein paralleler Betrieb des alten MSV2- und des neuen MSV3-Verfahrens ist möglich. Die Umstellung sollte jedoch bis Ende dieses Jahres erfolgt sein. Eine ausführliche Beschreibung der geänderten Bestellabläufe in den Programmen XT Warenlogistik bzw. Bestellprogramm finden Sie im Handbuch MSV3 Datenschnittstelle zwischen Apotheke und Großhandel das Sie ebenfalls mit diesem Update erhalten. Weitere Informationen zu MSV3 und interessante FAQs finden Sie auch auf unserer Internetseite: 1

3 Konfiguration in Ihrer XT Warenwirtschaft Die neue MSV3-Datenschnittstelle ist für jeden Lieferanten, mit dem Sie eine entsprechende Umstellung vereinbart haben, einzurichten. Sie müssen nicht alle Lieferanten gleichzeitig auf MSV3 umstellen. Ein paralleler Betrieb von MSV2 und MSV3 ist möglich. Die Umstellung auf das neue Protokoll und die Eintragungen der vereinbarten Zugangsdaten erfolgt im Programm XT Lieferantenpflege, Navigationseintrag Stammdaten. Öffnen Sie über den Auswahl-Button Serielles Senden das Dialogfenster Sendeparameter einstellen. Beispiel: Einstellung des Sendeprotokolls im Programm XT Lieferantenpflege 2

4 Verwenden Sie das alte Programm Lieferantenpflege öffnen Sie den Einstellungsdialog Sendeparameter einstellen über die Funktionstaste F6 - MSVProt. Das aktuell eingestellte Protokoll sehen Sie auf der 2ten Seite unter Liefervereinbarungen. Aufruf des Einstellungsdialogs aus dem Programm Lieferantenpflege Es öffnet sich dasselbe Fenster Sendeparameter einstellen wie im Programm XT Lieferantenpflege. 3

5 Einrichtung der MSV3-Zugangsdaten (Sendeparameter) Wechseln Sie in der Auswahlliste Sendeprotokoll auf den Eintrag MSV3. Die Eingabefelder für die MSV3-Sendeparameter werden aktiv und sind jetzt auszufüllen: Beispiel: Einstellung der Sendeparameter Öffnen Sie über den Auswahl-Button im Feld Online-Dienstanbieter das Suchfenster mit Ihren zugeordneten Anbietern: Beispiel: Online-Dienstanbieter für MSV3 auswählen Über das Eingabefeld Eingabe können Sie nach bestimmten Anbietern suchen. Mit * erhalten Sie eine Liste aller zugeordneten Anbieter. Übernehmen Sie den gewünschten Anbieter mit F12 - OK. 4

6 Tragen Sie nun die zugehörigen Login-Daten, die Sie vom jeweiligen Anbieter erhalten haben, im Feld Benutzerkennung / Passwort und ggf. eine Niederlassung ein. 5

7 Checkbox Übertragen: Wenn Sie diese Checkbox durch Häkchen aktiv setzen, erhalten beim Speichern alle Lieferanten mit derselben IDF die Zugangsdaten dieses Lieferanten und werden automatisch auf das neue Sendeprotokoll MSV3 umgestellt. Checkbox Melodie: Ist diese Checkbox aktiviert, wird 5 Minuten vor der eigentlichen Bestellzeit eine Melodie eingespielt. Diese wird zur eigentlichen Bestellzeit nochmals wiederholt. Das Einspielen dieser Melodie weist Sie auf MSV3-Aufträge hin, die noch nicht zum Senden bereitgestellt wurden. Checkbox Online-Anfrage aktiv: Haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie diesen Anbieter für die Online-Anfrage aktiv schalten möchten. Die Großhandelsreihenfolge bei Online- Anfrage/Bestellung kann wie gewohnt in den Kassenparametern über Strg+F7 Online-Anfrage geändert werden. Sie können einen Lieferanten mit denselben Zugangsdaten nur einmal für die Online-Anfrage aktiv schalten. Wenn Sie versuchen einen anderen Lieferanten mit denselben Zugangsdaten aktiv zu schalten, erhalten Sie eine entsprechende Meldung: Verbindungstest Haben Sie alle Verbindungsdaten eingetragen müssen Sie einen Verbindungstest durchführen. Klicken Sie auf den Button. Ein Beenden der Sendeparametereinstellungen per F12 - OK ist nicht möglich, solange kein erfolgreicher Verbindungstest durchgeführt wurde. Sind Ihre eingetragenen Verbindungsdaten nicht korrekt, erhalten Sie folgende Meldung: Überprüfen Sie Ihre eingetragenen Verbindungsdaten des Anbieters und korrigieren Sie diese entsprechend. Führen Sie den Test erneut aus. Wurde der Verbindungstest korrekt durchlaufen, erhalten Sie folgende Meldung: 6

8 Wurde der Verbindungstest erfolgreich beendet, schließen Sie Ihre Verbindungseinstellungen mit F12-OK. Die Vertragsdaten werden automatisch online geholt. 7

9 Änderungen in den Programmen XT Warenlogistik und Bestellungen Der Bestellvorgang über MSV3 bleibt sowohl im Programm XT Warenlogistik als auch im Programm Bestellprogramm bis auf kleine Anpassungen unverändert. Diese sind unter anderem: Für MSV3 ist keine IDF-Nummer erforderlich. Der Zugang erfolgt über fest eingerichtete Zugangsdaten zu Ihren Lieferanten (siehe oben). Diese Zugangsdaten erhalten Sie von Ihren Lieferanten. Haben Sie alle Lieferanten auf MSV3 umgestellt, entfällt die Auswahlliste für die Sende-Idf. Da die Bestellung jetzt von Ihrer Apotheke ausgeht, ist es nicht mehr erforderlich einen Auftrag zur Abholung bereit zu stellen. Die Auftragsart zur Abholung bereitstellen wird umbenannt in zum aktiven Senden bereitstellen. Jede Sendung ist mit einer sog. UIID / Supportnummer sowie (bei Rückkauf) mit einer Referenznummer versehen. Diese Nummern werden in einem Tooltipp angezeigt. Beispiel: Anzeige Tooltipp Bestell-UIID/SupportId im Programm XT Warenlogistik 8

10 Im Sendemenü des Bestellprogramms werden die Buttons Leistungstexte und Ergänzen nur noch angezeigt, wenn im Protokoll MSV2 übertragen wird. Buttons Leistungstexte und Ergänzen im Programm Bestellprogramm - nur für Lieferanten mit MSV2-Protokoll vorhanden Bei Aufträgen mit Sendeprotokoll MSV3-Protokoll erhalten Sie nach dem Bereitstellen und Anrufen einen Hinweis, dass die Aufträge automatisch zur vorgesehenen Bestellzeit gesendet werden. Sie können die Aufträge aber dennoch sofort übertragen. Nach dem Senden eines Auftrags wird max. 5 Minuten auf eine Rückmeldung gewartet und dann automatisch in das Rückmeldemenü gesprungen. Das Programm prüft die Bestell- und Bestellendzeit. Ist die Bestellendzeit überschritten oder die Bestellzeit noch nicht erreicht erhalten Sie entsprechende Meldungen. Der Button Starten (Abruf durch Großhandel) ist nur für MSV2-Aufträge vorgesehen. Enthält Ihre Bestellübersicht keine sendebereiten MSV2- Aufträge werden Sie darüber informiert, das die MSV3-Aufträge automatisch übertragen werden. Sie finden weitere Informationen zur MSV3-Umstellung im Handbuch MSV3 Datenschnittstelle zwischen Apotheke und Großhandel das Sie ebenfalls mit diesem Update erhalten haben. 9

11 Online - Anfrage mit Bestellmöglichkeit per Mausklick Sie können jetzt Anfragen zur Bestellmöglichkeit beim Großhandel direkt durch Mausklick erledigen. Klicken Sie in der entsprechenden Artikelzeile in die Spalte des jeweiligen Lieferanten um dessen Lieferinformation anzuzeigen. Sie müssen nicht mehr die Zeile des jeweiligen Artikels markieren und über die Funktionstasten F5 vorherige GH-Rückmeldung und F6 weitere GH-Rückmeldung die einzelnen Lieferanten markieren um die Lieferinformation zu erhalten. Beispiel: Lieferinformation von E&J Holdermann über Mausklick anzeigen 10

12 SEPA Änderungen Programm Zahlungsverkehr: Erweiterung der manuellen Überweisung Das Fenster Überweisung manuell erzeugen im Programm Zahlungsverkehr wurde um die beiden Felder Skonto (%) und Überweisungsbetrag erweitert. Beispiel: Erweitertes Fenster Überweisung manuell erzeugen Haben Sie einen Skontowert eingetragen, wird der resultierende Überweisungsbetrag automatisch errechnet und in das Feld Überweisungsbetrag übernommen. Solange Sie Ihre manuell erzeugten Überweisungen noch nicht exportiert haben, können Sie diese jederzeit ändern. Öffnen Sie zu korrigierende manuelle Überweisung im Exportfenster über F8 - Details oder Doppelklick auf die entsprechende Zeile und korrigieren Sie die eingetragenen Überweisungsdaten. Sie finden weitere Informationen in einer neuen Version des Handbuchs Zahlungsverkehr, welches Sie ebenfalls mit diesem Update erhalten. 11

13 Programm Zahlungsverkehr: Mehrere Datensätze auf einmal löschen Mit diesem Update können Sie im Programm Zahlungsverkehr mehrere Datensätze auf einmal löschen. Dies kann beispielsweise sehr praktisch sein, wenn bei der Übernahme aus dem Vorgängerprogramm Überweisungen alte und nicht mehr gültige Datensätze in das neue Programm Zahlungsverkehr übernommen wurden. Markieren Sie alle Checkboxen der Datensätze in Spalte Ausw., die Sie auf einmal löschen möchten. Beispiel: Alle zu löschenden Überweisungen in Spalte Ausw. markieren Wählen Sie Strg+F4 Auswahl löschen. Sie werden gefragt, ob Sie die markierte Anzahl an Belegen wirklich löschen möchten und werden gewarnt, dass Sie diese Zahlungstransfers zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr durchführen können: Sind Sie sicher, bestätigen Sie diese Meldung mit Ja (Enter). 12

14 Sie erhalten eine zweite Sicherheitsabfrage, ob Sie die markierten Belege unwiderruflich löschen möchten: Sind Sie wirklich sicher, klicken Sie auf Ja oder drücken Sie den unterstrichenden Buchstaben J auf Ihrer Tastatur (Standardeinstellung Nein). Mit der Funktionstaste F4 Löschen werden die Datensätze nicht wirklich gelöscht, sondern nur als gelöscht markiert und ausgeblendet. Sie können diese Datensätze über die Filtereinstellung Status = Gelöscht wieder einblenden. Sie können sie jedoch nicht reaktivieren. 13

15 Programm Zahlungsverkehr: SEPA-Begleitschreiben enthält IBAN und BIC Im Programm Zahlungsverkehr, Navigationseintrag exportierte Stapel können Sie über F9 Drucken ein SEPA-Begleitschreiben für Ihre exportierten Überweisungen und Lastschriften ausdrucken. Dieses Begleitschreiben wurde mit der IBAN und dem BIC Ihrer Apotheke ergänzt. Beispiel: SEPA-Begleitschreiben mit aufgedruckter IBAN und BIC Ihrer Bank 14

16 Programm Zahlungsverkehr: Pflege Ihrer Firmenstammdaten Für die Pflege Ihrer Firmenstammdaten wurden die Navigationseinträge im Programm Menü Systempflege / Einstellungen /Variablen um einen eigenen Eintrag Firmenstamm erweitert. Der entsprechende Reiter im Programm Variablenpflege (pt017) ist dafür entfallen. Neuer Navigationseintrag Firmenstamm im Programm Einstellungen / Variablen 15

17 Der Navigationseintrag Firmenstamm enthält die zwei Navigationseinträge Stammdaten für die Verwaltung Ihrer Stammdaten und Finanzen für Ihre Bankverbindungsdaten (SEPA). Firmenstamm, Navigationseintrag Stammdaten Firmenstamm, Navigationseintrag Finanzen 16

18 Wird im Bereich Bankverbindungen eine neue Bankverbindung eingetragen, können Sie zunächst nur die IBAN-Felder (Land, Prüfziffer, BLZ und Konto) eintragen und editieren. Es genügt ein korrekter Eintrag von BLZ und Kontonummer. Die dazugehörige Prüfziffer und der Ländercode werden automatisch ermittelt. Haben Sie die neue IBAN mit F1 Speichern gespeichert, ergänzt das Programm automatisch das zugehörige Geldinstitut, den Ländercode und den BIC. Nach dem Speichern sind alle Felder dieser Bank weiß unterlegt und können nachträglich geändert werden. Die hier eingetragenen Bankverbindungsdaten werden bei Verwendung der entsprechenden Platzhalter für den Formulardruck verwendet. 17

19 Korrektur des Überweisungsbetrags im Bestellprogramm und im Programm XT Warenlogistik Erstellen Sie mit den Programmen Bestellprogramm oder XT Warenlogistik Überweisungen für das neue Programm Zahlungsverkehr, können Sie den jeweiligen Überweisungsbetrag anpassen. Weicht der zu überweisende Rechnungsbetrag von dem angezeigten Betrag ab, so ändern Sie den Wert im Feld Rechnungsbetrag. Gewährt Ihnen der Lieferant auf einen Teil des Rechnungssumme Skonto, so tragen Sie den Rechnungsteilbetrag auf den Skonto gewährt wird, sowie den Skonto-Satz im Feld Skontoberechnungsbetrag und abzgl. Skonto % ein. Der Abzug wird daraufhin automatisch errechnet. Beispiel: Wareneingang im Bestellprogramm buchen mit vorgeschaltetem Dialog zur Bestätigung bzw. Anpassung des Überweisungsbetrags Sind Rechnungsbetrag bzw. Skontoberechnungsbetrag und abzgl. Skonto % richtig eingetragen/korrigiert, bestätigen Sie mit Enter. 18

20 Beispiel: Wareneingang im Programm XT Warenlogistik, mit vorgeschaltetem Dialog zur Bestätigung oder Anpassung des Überweisungsbetrags Sind Rechnungsbetrag bzw. Skontoberechnungsbetrag und abzgl. Skonto % richtig eingetragen/korrigiert, bestätigen Sie mit F12 - OK. 19

21 Medikationsmanagement: Erweiterung der Dosierungshistorie Im Fenster F9 - Dosierung Historie in der Medikationsübersicht werden veränderte und gelöschte Dosierungen protokolliert. Wird im Dosierungsfenster eine Änderung in den Feldern Arzt, Menge, Therapiebeginn, NME, Zusatzinfo sowie der Kennzeichen Dauermedikation, man. Blister, Spezialpräparat und dem Feld Medikationsstopp vorgenommen, wird dies in der Dosierungshistorie protokolliert. Beispiel: Fenster Dosierung Historie Meldung für Änderung des Arztes 20

22 Änderungen zu Artikelstamm + V zum Ab dem werden Erläuterungen zur Bedingung und zur Berechnung von Hilfsmitteln ergänzt, die Ihnen die Abgabe von A+V-Artikeln erleichtern. Bisher gab es solche Erläuterungen nur bei Pauschalen. Die Information zur Stückzahl wurde in die Zeile der Berechnung versetzt (siehe Markierung). Beispiel: Zusätzliche Hinweistexte zu Bedingung und Berechnung von A+V-Artikeln 21

23 Neue Kennzeichen für T-Rezept, Erleichtern der Dokumentation Es wird ein neues Kennzeichen für Thalidomid- und Lenalidomid-haltige Arzneimittel eingeführt: Beispiel: Neue Kennzeichen für T-Rezept in der Artikeltaxe 22

24 Laut ApBetrO muss seit der letzten Änderung zusätzlich die Chargenbezeichnung dokumentiert werden. Das Fenster zur Dokumentation wurde dem der Blutprodukte angepasst. Füllen Sie die erforderlichen Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) Charge, Datum, Verschreibender Arzt und die Patientendaten aus und bestätigen Sie mit F12 - OK: Ausfüllen der Pflichtfelder Charge und Datum, Verschreibender Arzt, Patient Der Druckerdialog mit den Druckereinstellungen öffnet sich. Der Dokumentationsbogen kann gedruckt werden. 23

25 Beispiel: Ausdruck Dokumentation T-Rezept Der lokale Kassenparameter Kopie wurde um den Schalter T-Rp erweitert. So kann auf Wunsch die Kopie des T-Rezepts direkt im Vorgang bedruckt werden. Erweiterung der lokalen Kassenparameter um den Schalter T-Rp Der Wareneingang muss weiterhin per Hand dokumentiert werden. 24

26 Neue Kennzeichen in der Artikeltaxe für preisgünstige Importartikel Die Kennzeichen für EU Import / Reimportartikel wurden in Ansicht 1 der Artikeltaxe ergänzt. Sie können jetzt auch in der Artikeltaxe teure und preisgünstige Importe erkennen. Kennzeichen Bedeutung Artikel ist ein EU Importartikel. Artikel ist ein preisgünstiger Import / Reimportartikel (neu in Artikeltaxe). Artikel ist ein Importartikel, dessen GKV-VK größer ist, als der GKV-VK des Originals (neu in Artikeltaxe). Beispiel: Neue Kennzeichen in der Artikeltaxe für Importartikel 25

27 XT-Gesundheitskarte: Artikelsuche für Verkaufsarten über PZN, Suchbegriff oder Einscannen des EAN-Codes möglich In der XT-Gesundheitskarte kann in den Abverkäufen über F8 - Muster zuordnen ein Muster oder Nachtrag angelegt werden. Das Feld zur Eingabe des Artikels wurde überarbeitet. Zusätzlich zur PZN können Sie jetzt auch einen Suchbegriff eingeben, oder den EAN-Code des Artikels einscannen. Beispiel: Artikelsuche über PZN, Suchbegriff oder Einscannen des EAN-Codes möglich 26

28 Abrechnung von Preismodellen für Parenteralia Die Eingabe der Arbeitspreise für die Abrechnung von Preismodellen im Programm AM Herstellung / Taxieren von Rezepturen hat sich geändert. Beim Anlegen eines eigenen Preismodells für die Abrechnung mit einzelnen Krankenkassen, sind jetzt alle Felder der Spalte Eigene Arbeitspreise für das Preismodell mit den ABDA-Hilfstaxe-Preisen vorbelegt. Diese können Sie mit den individuell vereinbarten Preisen überschreiben. Ist in diesem Feld 0,00 eingetragen, wird kein Arbeitspreis berechnet. Beispiel: vorbelegte Arbeitspreise aus Spalte Hilfstaxe, individuell vereinbarte Preise für Zyto und Schmerz Bisher eingetragene Arbeitspreise bleiben unverändert. 27

29 GH-Rückmeldungen selektiv bearbeiten Sie können jetzt Rückmeldungen vom Großhandel mit gedrückter Strg-Taste einzeln oder aufeinanderfolgende Rückmeldungen mit der Maus und gedrückter Strg-Taste zusammenhängend markieren. Rückmeldungen z.b. mit gleicher Begründung können so auf einmal bearbeitet werden. Zur Auswahl stehen wie bisher: F10 Fehlmenge umbuchen, F11 - Fehlmenge akzeptieren oder F7 Verbund senden Beispiel: Alle Rückmeldungen mit Begründung NichtGeführt auf einmal umbuchen 28

30 Datensicherung ohne Abmelden aller Benutzer Zum Sichern Ihrer täglichen Bewegungsdaten beim Abschalten des Hauptrechners oder über das Menü Systempflege / Datensicherung müssen Sie jetzt nicht mehr alle Benutzer abmelden. Die angemeldeten Benutzer müssen während der Datensicherung Ihre Verkaufstätigkeiten an den Kassen nicht unterbrechen und können ungestört weiter verkaufen. Bedenken Sie, dass nur mit einer aktuellen Datensicherung der Datenstand im Fall des Falles wieder rekonstruiert werden kann. Bitte verwenden Sie für die Datensicherung auf USB-Stick nur den von Pharmatechnik beziehbaren USB-Stick. Ein nicht von Pharmatechnik formatierter USB-Stick ist für diese Sicherung nicht geeignet! 29

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