Actindo GmbH Systemeinrichtung v 1.2

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1 Actindo GmbH Systemeinrichtung v 1.2

2 Allgemeine Informationen zur Systemeinrichtung: Die Systemeinrichtung ist ein Dienstleistungspaket zur Basiskonfiguration des von Ihnen gebuchten Actindo Pakets mit dem im nachfolgenden beschriebenen Umfang. Zusätzlich zur gebuchten Systemeinrichtung können weitere Anpassungen, Erweiterungen oder Zusatzleistungen im Rahmen eines Projektauftrags beauftragt werden. Die Art und Durchführung der von Ihnen gebuchten Leistungen entnehmen Sie bitte der im Anhang befindlichen Paketübersicht. Die Buchung weiterer Leistungen in Form von Webcasts, Vor-Ort Terminen, Prozessberatungen oder Individualanpassungen des Systems, kann jederzeit optional erfolgen. Gerne erstellen wir Ihnen hierzu auf Anfrage ein unverbindliches Angebot. Actindo bietet im Rahmen des Actindo Managed E-Commerce Dienstleistungspakets eine Komplettbetreuung. Als zentraler Ansprechpartner dirigieren wir sämtliche Prozessfelder: Angefangen von der Konzeption und Entwicklung Ihres Webshops über das Online-Marketing bis hin zur Versandabwicklung. Hierzu kann ein entsprechender Beratungsvertrag gesondert vereinbart werden. Actindo Managed E-Commerce ERP-Software Prozessmanagement im E-Commerce E-Marketing Design Entwicklung & Technik Enterprise Cloud-ERP- Lösung zur Steuerung und Auswertung aller Versandhandels- und E-Commerce-Aktivitäten Marktplatz- Anbindungen F-Commerce M-Commerce Beratung & Konzepte für Cross-Channel- Commerce Optimierung Kundenund Hintergrundprozesse Soll-Prozessdefinition und Prozess-Controlling Anforderungsdefinition Umsetzungsfahrplan Optimierung des E-Marketing-Mix Aufbau und Optimierung der Marketing- Controlling-Tools Social-Commerce Conversion-Rate- Optimierung Customer-Journey- Analysen Cross-Channel-Design (Shop, Facebook, YouTube, Mobile Marktplätze) Usability-Analysen A/B-Testing Shop-Programmierung Datenmigration Produktfotografie Hosting Shop-Management Interimsmanagement Fulfillment 2

3 Die Leistungen der Actindo Systemeinrichtung im Einzelnen 1. Vorbereitung und Durchführung Nach Beauftragung der Systemeinrichtung wird Ihnen eine Checkliste zur Vorbereitung zur Verfügung gestellt, damit grundlegende Informationen für die spätere Durchführung durch unsere Mitarbeiter bereits im Vorfeld bereitgestellt werden können. Beispiel: Allgemeine Unternehmensdaten, Benutzerangaben, buchhalterische Grunddaten In den Einrichtungspaketen Comfort und Complete ist ein 1-stündiger Webcast zur Analyse und Besprechung der Checkliste und Datenimporte enthalten. Ein Protokoll des Webcast wird Ihnen anschließend zugesandt. In einem separaten, eintägigen Workshop im Rahmen der Systemeinrichtung Complete werden die unternehmensspezifischen Prozesse analysiert. Anschließend wird ein auf das Unternehmen zugeschnittener Plan für eine effektive Arbeitsweise mit dem neuen ERP-System erarbeitet und festgelegt. Ein entsprechendes Analyseprotokoll wird Ihnen im Anschluss an den Workshop zugesendet. Im Rahmen dieses Workshops werden ferner auch etwaig benötigte Systemerweiterungen geklärt, welche für eine Vereinfachung des Tagesgeschäfts und eine effiziente Umsetzung der erarbeiteten, neuen Workflows benötigt werden. 3

4 2. Einrichtung und Parametrierung Die Actindo Systemeinrichtung enthält je nach beauftragter Variante, verschiedene Bausteine. Diese möchten wir Ihnen im folgenden näher erläutern: 2.1. Hinterlegung der Unternehmensdaten 2.2. Einrichtung eines Benutzeraccounts (5 Benutzeraccounts im Paket Comfort und 10 Benutzeraccounts im Paket Complete) inklusive der Parametrierung von Berechtigungen Vorbelegung von Belegsignaturen 2.3. Einrichtung des Fakturamoduls und Parametrierung aller relevanten Einstellungen für die tägliche Arbeit, wie Belegtexten und Verbuchungseinstellungen) 2.4. Konfiguration der Logistikprozesse mit Einrichtung des Versandanbieters 2.5. Einrichtung der Seriennummern- und Chargenverwaltung sowie des Retourenmanagements (nur Comfort und Complete) 2.6. Einrichtung der scannergestützten Kommissionierung, sowie die Einrichtung des Point-of-Sale Moduls an einem Kassenterminal (nur Complete) 2.7. Einrichtung der Finanzbuchhaltung und des Kassenbuchs durch der Hinterlegung des Kontenrahmens und der Versteuerungsart, sowie Einrichtung des Wirtschaftsjahres und der inländischen Steuersätze 2.8. Einrichtung des Dokumentenarchivs zur papierlosen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, sowie Parametrierung der Mail2DMS- und WebDav-Funktionalität 2.9. Einrichtung der automatisierten Systemprozesse (Actindo Automator) und der Kundenkommunikation (Beleg- / Benachrichtigungsversand) 4

5 3. Einrichtungsunterstützung (nur in den Paketen Comfort und Complete) Actindo unterstützt Sie bei der Einrichtung weiterer, individueller Module Anbindung des Bankkontos (Unterstützung vorausgesetzt) Unterstützung bei der Anbindung Ihres Bankkontos zum Abruf von Kontenbewegungen und der Übergabe von Transaktionen (Lastschriften / Überweisungen) 3.2. Anbindung Ihres PayPal-Kontos Unterstützung bei der Anbindung Ihres PayPal-Kontos zum Abruf der Kontenbewegun gen und Übergabe von Refunds (Rückzahlungen) 3.3. Einrichtung des Multimarkets-Moduls (z.b. Amazon) Unterstützung bei der Einrichtung der genutzten Marktplätze, sowie der jeweils spezifischen Grundeinstellungen 4. Import von Bestandsdaten (nur Comfort und Complete) Actindo übernimmt den Import von Artikeldaten aus dem angebundenen Onlineshop inklusive aller vom Shop-Connector unterstützten Felder Import der Kundendaten aus dem Shopsystem oder Altsystem 4.2. Import von Lager- und Lieferantenzuordnungen, sowie der Einkaufspreise Voraussetzung hierfür ist die Anlieferung der Daten in einem importfähigen Format, sowie die Einhaltung der Formatvorgaben. Im Rahmen dieser Arbeiten wird vorab ein Qualitätscheck durchgeführt und der Kunde über eventuelle Fehler informiert, um diese vor dem endgültigen Import beseitigen zu können. 5

6 5. Fertigstellung und Übergabe des vorkonfigurierten Systems 5.1. Übergabe und Dokumentation Nach Fertigstellung der Arbeiten wird Ihnen das System zur Nutzung übergeben. Bei Fragen zur Nutzung steht Ihnen ein Handbuch in Form des Actindo Wiki sowie das Actindo Support- und Helpcenter zur Verfügung Schulung Im Rahmen der Pakete Comfort und Complete wird nach Abschluss der Systemeinrichtung und Übergabe eine Vor-Ort Schulung zur Nutzung des Systems für bis zu fünf Key-User durchgeführt. Nach Durchführung der Schulung gilt das System als Übergeben und die Ein richtung als abgeschlossen. Die Variante Complete enthält zudem eine Einführung in das Business-Cockpit, sowie die angebotenen Auswertungen. 6. Rechnungsstellung und Preise Die Kosten für die gewählte Systemeinrichtung werden zu 50% vor Beginn und zu 50% nach Abschluss fällig (Quickstart vor Beginn 100%). Die Zahlung der jeweils fälligen Abschläge erfolgt per Lastschriftverfahren. Bei gleichzeitigem Abschluss eines Beratungsvertrags mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten besteht die Möglichkeit, den einmaligen Festpreis auf den vereinbarten Vertragszeitraum monatlich mit den Beratungsgebühren zu bezahlen. 6

7 7. Voraussetzungen für eine reibungslose Durchführung der Systemeinrichtung Nachträgliche Änderungen übermittelter Daten, nicht zutreffende oder widersprüchliche Informationen können zu Verzögerung, Abbruch und/oder Mehrkosten führen. Die Übergabe für die Einrichtung benötigter Dateien erfolgt vor Start, zusammen mit der zugesandten Checkliste und ist frei von Rechten Dritter. Arbeiten an den Kundensystemen kann Actindo jederzeit nach eigenem Ermessen durchführen, um damit die beauftragten Leistungen zügig zu erbringen und Mehrkosten vermeiden zu können. Zur Durchführung eines Datenimports (nur in den Paketen Comfort und Complete) sind die Vorgaben der von Actindo bereitgestellten Dateivorlagen unbedingt einzuhalten. Vorliegende Dateien werden wie angeliefert importiert. Nicht importierbare Datensätze werden von Actindo ignoriert. Actindo empfiehlt Ihnen daher, die Qualität seiner Daten vor Übergabe zum Import mit ensprechender Sorgfalt zu prüfen und zu bereinigen. Ein Tausch nicht in Anspruch genommener oder nicht durchführbarer Leistungen gegen nicht im Rahmen des gebuchten Einrichtungspakets enthaltener Leistungen ist nicht möglich und verfallen nach Abschluss der gebuchten Systemeinrichtung. 7

8 Webcast 1-stündiger Webcast - Analyse der Checkliste Einführung in das Businesscockpit und die zur Verfügung stehenden Auswertungen Bedarfsanalyse Beratung Vor-Ort Schulung 1-tägiger Workshop zur Bedarfsanalyse und Prozessberatung 1-tägige Systemeinführung zur Mitarbeiterschulung 2-tägige Vor-Ort Systemschulung zur Schulung Ihrer Mitarbeiter, sowie der neuen Arbeitsprozesse 1. Tag: Allgemeine-, Versand- und Logistikprozesse 2. Tag: Kaufmännische Schulung (Zahlungsabwicklung / Buchhaltung) Schnittstellen und Grunddaten Hinterlegung der Unternehmensstammdaten Einrichtung eines Useraccounts inkl. Parametrierung Einrichtung von fünf Useraccounts inkl. Parametrierung Einrichtung von zehn Useraccounts inkl. Parametrierung Anbindung und Parametrierung eines kompatiblen Webshops durch einen von Actindo freigegebenen Shop-Connector Anbindung und Parametrierung drei kompatibler Webshops durch einen von Actindo freigegebenen Shop-Connector Faktura / WWS Einrichtung des Belegnummernlayouts Hinterlegung der Standardbelegtexte Konfiguration der individuellen Belegtexte (je 3 in Deutsch und 3 in einer anderen, unterstützen Sprache, sowie Zuordnung der Briefköpfe) Konfiguration der Belegtexte (je 5 in Deutsch und 5 in einer anderen, unterstützen Sprache, sowie Zuordnung der Briefköpfe) Parametrierung der Zahlungskonditionen Parametrierung des Mahnwesens Import von Kundendaten und Konfiguration des Kundenmanagements. Parametrierung des Shopconnectors zur Datenübernahme aus dem angebundenen Webshop. 8

9 Faktura / WWS Import der Artikel aus dem angebundenen Webshop inkl. Varianten (sofern von Shop und Shop-Connector unterstützt) Einrichtung der Kundenkommunikation per zum Versand von Ausgangsbelegen Einrichtung des Benachrichtigungssystems zur Kundenkommunikation bei verschiedenen Ereignissen Seriennummern- /Chargenverwaltung Parametrierung der Grundstruktur zur Verwaltung von Seriennummern und Artikelchargen Hinterlegung der bereits vorhandenen Seriennummern und Artikelchargen. (Prüfung der Datensätze vorbehalten) Logistikprozesse Einrichtung eines kompatiblen Versandanbieters. Kompatibel: DHL (Easylog/Intraship), DPD, GLS, UPS) Anbindung der DHL EasyLog Versandsoftware, sowie Parametrierung des Trackingnummern Imports Parametrierung des Bestellwesens und Streckengeschäfts Import der Lager- und Lieferantenzuordnungen, sowie Einkaufspreisen aus einer CSV-Datei (Prüfung vorbehalten) Einrichtung der barcodegestützten Kommissionierung Retourenmanagement Parametrierung des Retourenmanagements im Bezug auf Retourengründe und Verfahrensweisen Parametrierung der Lagerlogik für Retouren Point-of-Sale Finanzbuchhaltung Einrichtung eines POS-Moduls an einem Kassenterminal Hinterlegung des genutzten Standardkontenrahmens Möglich: SKR03, SKR04, Verein, Käfer, KMU Hinterlegung der Versteuerungsart ( Soll / Ist ) Parametrierung des genutzten Wirtschaftsjahres Anpassung der Verbuchungseinstellungen für Belege Parametrierung eines Arbeitsplatzes zum manuellen Import von Kreditorenbelegen für eine papierlose Kreditoren-Buchhaltung 9

10 Payment-Manager Einrichtung und Anbindung eines kompatiblen Bankkontos zum Abruf von Bankbewegungen und Übergabe neuer Transaktionen Anbindung und Parametrierung eines PayPal-Kontos zum Abruf von Transaktionen Lieferschwellen Dokumentenarchiv Einrichtung und Parametrierung der Lieferschwellenunterstützung zur korrekten, steuerlichen Behandlung innergemeinschaftlicher Verkäufe Einrichtung der Ordnerstruktur und Einbindung des Dokumentenarchivs in Ihrem Betriebssystem. (Bietet das System keine WebDav- Kompatibilität, wird ggf. Drittsoftware benötigt ) Einrichtung der Mail2DMS-Funktionalität für eine Mail-Adresse Einrichtung der Mail2DMS-Funktionalität für fünf Mail-Adressen Einrichtung der Mail2DMS-Funktionalität für zehn Mail-Adressen Kassenbuch Multimarkets Grundparametrierung des Kassenbuchs Anbindung eines Amazon-Accounts Anbindung von 5 genutzten, von Actindo unterstützten Marktplätzen Automator Konfiguration der modulgestützten Prozessautomatisierung in Actindo Paketpreise in Eur. Für Fragen zu unseren Einrichtungspaketen sind wir gerne für Sie da. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns eine . 10

11 Actindo GmbH Carl-Zeiss-Ring Ismaning Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) WEB: Twitter Facebook XING YouTube Folgen Sie uns auf Twitter Werden Sie ein Fan Werden Sie Mitglied unserer XING-Gruppe Entdecken Sie unseren YouTube-Kanal