InformationsZentrum für die Wirtschaft

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1 InformationsZentrum für die Wirtschaft Service für Leser des IZW-Beratungsbriefs GmbH-Geschäftsführer Persönlich Fax-Abruf Wichtiges rund ums Thema Bilanz-Offenlegung im elektronischen Handelsregister Ihre GmbH-Bilanz müssen Sie jedes Jahr innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag beim elektronischen Bundesanzeiger einreichen ( 325 HGB). Diese Neuregelung betraf erstmals die 2006er-Bilanz oder bei abweichendem Geschäftsjahr die Bilanz 2006/07. Der Jahresabschluss 2005 (bzw. 05/06) war noch ans Handelsregister zu schicken, und bei der 05er-Bilanz können Sie in Ruhe abwarten, ob überhaupt jemand einen Antrag auf Offenlegung stellt. Bis wann müssen Sie die Bilanz einreichen? Spätestens 12 Monate nach Bilanzstichtag muss Ihre Bilanz beim elektronischen Bundesanzeiger vorliegen oder - wenn Sie die Bilanz schon früher genehmigt haben theoretisch auch schon früher. Warum nur theoretisch? 325 HGB regelt zwar: Die gesetzlichen Vertreter von Kapitalgesellschaften haben für diese den Jahresabschluss beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einzureichen. Er ist unverzüglich nach seiner Vorlage an die Gesellschafter, jedoch spätestens vor Ablauf des zwölften Monats des dem Abschlussstichtag nachfolgenden Geschäftsjahrs ( ) einzureichen. In der Praxis gibt es jedoch keine Sanktionen, wenn Sie nicht unverzüglich nach Vorlage an die Gesellschafter veröffentlichen. Denn das Bundesamt für Justiz, welches die Offenlegung durchsetzen soll, weiß natürlich, wann der 31. Dezember ist, aber woher sollte es wissen, wann Sie Ihre Bilanz fertig haben? Auch wenn das Amt später erfährt, dass sie verspätet veröffentlicht haben, kann es nichts tun. Denn es gibt keine Bußgelder für verspätete Veröffentlichung nur Ordnungsgelder, wenn man trotz Aufforderung nicht offenlegt. Das heißt umgekehrt: Erfolgt (mangels Kenntnis des Bundesamtes von Ihrer frühen Bilanzerstellung) keine Aufforderung, gibt es auch kein Ordnungsgeld. Unser Rat an Sie also: Warten Sie ruhig bis 31.Dezember ab. Konkrete Fristen: Die 2009er-Bilanz (bei Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr) muss bis hochgeladen sein, die 2010er muss bis dort sein. Was passiert bei Fristüberschreitung? Erst mal nichts. Irgendwann kommt eine Mahnung (Kostenpunkt 53,50 ), die Ihnen noch einmal 6 Wochen Zeit gibt. Beim Überschreiten dieser Frist wird's dann richtig teuer. Denn eine Überschreitung kostet mindestens Maßgeblich für die Fristwahrung: Das Datum des Hochladens. Wann die Bilanz öffentlich unter einsehbar ist, ist hingegen nicht entscheidend. Wenn Sie oder Ihr Steuerberater die Bilanz also hochgeladen haben, können Sie sich entspannt zurücklehnen. Sie haben Ihre Pflicht erfüllt und brauchen die Ordnungsgeld nicht zu befürchten. Wer haftet eigentlich bei einer Fristversäumnis für die Ordnungsgeld? Ihr Steuerberater oder Sie? So ist die Rechtslage: Der Auftrag zur Erstellung der Bilanz beinhaltet noch

2 nicht automatisch den Auftrag zur Offenlegung. Ein serviceorientierter Steuerberater wird daran natürlich denken - rein rechtlich muss er es aber nicht. Und wenn in Ihrem Betrieb die Mahnung des Bundesamts für Justiz verloren geht diese kommt immerhin mit Postzustellungsurkunde - kann man das nun wirklich nicht dem Steuerberater zur Last legen. Tipp: Schicken Sie ein simples Fax an den Steuerberater: Bitte Jahresabschluss 20xx im Bundesanzeiger veröffentlichen! Damit ist der Auftrag erteilt und dann muss der Steuerberater natürlich auch für dessen Erledigung geradestehen. Aktuelle Urteile zu den Bußgeldern: 1. Das Verfahren kann auch gegen die GmbH selbst geführt werden: Die Androhungsverfügung war an einen inzwischen abberufenen Geschäftsführer der GmbH gerichtet worden. Dieser hatte die Androhung angeblich nicht an den neuen Geschäftsführer weitergeleitet und auch die Jahresabschlussunterlagen nicht eingereicht. Das Bundesamt für Justiz hatte das Ordnungsgeldverfahren daraufhin gegen die GmbH geführt. Zu Recht. (LG Bonn, 30-T-537/09, , nv) 2. Bundesamt für Justiz darf Ordnungsgeldentscheidung nicht nachträglich erhöhen: In dem Fall war es einer GmbH & Co KG gelungen, die Herabsetzung von auf 250 zu erreichen. Da die GmbH & Co KG bei der Begründung etwas geschummelt hatte, wollte das Bundesamt später doch lieber die ursprünglichen kassieren. Geht nicht, so das Gericht. (30-T-658/08, ) 3. Ordnungsgeldfestsetzung nur bei schuldhafter Pflichtverletzung: Hier hatte der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers die ordnungsgemäß abgesandten Unterlagen versehentlich als Doppel der Unterlagen einer anderen namensähnlichen Gesellschaft angesehen. Die anschließende Festsetzung eines Ordnungsgeldes ist unrechtmäßig. (LG Bonn, 30-T-190/08, Beschluss vom , nv) 4. Grundsätzliche Bedenken greifen nicht: Hier griff eine GmbH die Pflicht zur Bilanzoffenlegung in Bausch und Bogen als unzulässig an. Ohne Erfolg. Das Gericht sinngemäß: Es zwingt Sie ja keiner, Ihre Firma als GmbH oder als GmbH & Co KG zu betreiben. (30-T-122/08, ) 5. Kein Geld für Steuerberater gehabt? Nützt nichts. Es kann nur in Fällen einer Überschreitung von wenigen Tagen, höchstens aber einer Woche, eine Herabsetzung überhaupt in Betracht kommen. Zum Argument kein Geld gehabt sagte das Gericht: Dies liefe darauf hinaus, Gesellschaften die Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus finanziellen Gründen zu erlassen. Sinngemäß meinte das Gericht, die Offenlegungsvorschriften bezweckten eher das Gegenteil: Nämlich illiquide Gesellschaften bloßzustellen, um die Allgemeinheit vor ihnen zu warnen. (LG Bonn, 37-T-627/08, , nv) Kann man die Ordnungsgelder steuerlich wenigstens absetzen? Leider nein. Ordnungsgelder sind nicht abzugsfähig. Die Mahngebühr aber sehr wohl: Es handelt sich bei den 53,50 nämlich gar nicht um ein Ordnungsgeld, sondern um eine Gebühr für die Einleitung eines Ordnungsgeldverfahrens. Und solche Gebühren sind durchaus als Betriebsausgaben abzugsfähig. Wohin müssen Sie die Bilanz schicken? Die Bilanz muss an den Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers übermittelt werden. Standardmäßig muss das als XML-Datei in einer vom Bundesanzeiger Verlag akzeptierten Struktur geschehen. Sie können Ihre Meldung auch als PDF-Datei übermitteln, was extra kostet, weil der Bundesanzeiger-Verlag das PDF-Dokument extra in das geforderte elektronische Datenformat überführen und in das Unternehmensregister einstellen muss. Die Einreichung per Papier ist nicht mehr vorgesehen. Wenn Sie selbst per Internet einreichen wollen, lautet die Internetadresse: Der häufigste und bequemste Weg: Den Steuerberater beauftragen, der das über die DATEV erledigt. 2

3 Was verlangt der Bundesanzeiger für die Veröffentlichung? Das richtet sich in erster Linie nach der Größe Ihrer GmbH und nach dem gewählten Datenformat. Falls Sie per Internet im XML-Format anliefern, zahlen kleine GmbHs 35 netto und mittelgroße Gesellschaften 55. Liefern Sie nicht per XML, sondern per PDF an, zahlen Sie einen deutlich höheren Tarif. Achtung: Nicht per XML zu übertragen, kann teuer werden. Ein IZW-Leser berichtete uns von einer Rechnung des Bundesanzeigers über 900. Freilich hatte hier der Wirtschaftsprüfer einen etwa 30-seitigen(!) Lagebericht an das Unternehmensregister übermittelt. Was darf der Steuerberater dafür verlangen? Eine Gebührenposition in der Steuerberatergebührenverordnung gibt es dafür nicht. Die Vergütung richtet sich also nach 612 BGB: Geschuldet ist danach die übliche Vergütung. Eine solche hat sich aber noch nicht herausgebildet. Viele Steuerberater schließen daher Gebührenvereinbarungen ab. Da die Steuerberatersoftware DATEV einen weitgehend automatischen Ablauf ermöglicht, dürfte der Steuerberater oder seine Mitarbeiter bei einer kleinen GmbH etwa eine halbe bis maximal eine Stunde Aufwand haben. Bei größeren GmbHs oder bei umfangreicher Verkürzung des ursprünglichen Anhanges kann der Aufwand auch höher sein. Wir halten also einen Pauschalbetrag zwischen 100 und 300 für angemessen. Tipp: Fragen Sie ihn vorher, was er fürs Hochladen verlangen will und lassen Sie sich die endgültige Version zeigen, die er ins Internet stellen will. Nur die Handelsbilanz, keinesfalls die Steuerbilanz offen legen! Manchmal weichen Steuerbilanz (maßgeblich für das Finanzamt) und Handelsbilanz (maßgeblich für Bank, Gesellschafter und Unternehmensregister) von einander ab. Da die Erstellung zweier Bilanzen vielen Unternehmern zu teuer ist, entscheiden sie sich, nur eine zu erstellen. Wer keine Bankschulden hat, beauftragt oft nur die Steuerbilanz. Achtung: Diese darf nicht ins Internet-Unternehmensregister gestellt werden, da eine Steuerbilanz tendenziell einen zu hohen Gewinn ausweist. Kommt Ihnen hier jemand auf die Schliche (was freilich unwahrscheinlich ist), kann das teuer werden. Theoretisch drohen bis zu Bußgeld wegen Falschbilanzierung ( 334 HGB). Macht eine Gesellschaft pleite und kann ein Lieferant belegen, dass er sich auf zu rosige Internet-Bilanzen verlassen hat, droht gar die persönliche Haftung. 3

4 Verkürzungsmöglichkeiten Bei der Internet-Bilanz dürfen Sie viele Einzelpositionen zusammenfassen und verdichten, wenn Sie eine kleine oder mittelgroße GmbH haben. Wenn Sie den Bilanz-Striptease also schon nicht vermeiden können, können Sie so doch zumindest außen Stehenden den Einblick erschweren ( 326, 327 HGB). Ihre Gewinn- und Verlust-Rechnung müssen Sie bei einer kleinen GmbH gar nicht offenlegen. Bedenken Sie aber: Den Jahresüberschuss kann man auch aus der Bilanz ablesen, weil er im Eigenkapital erscheint. In welche Größenklasse gehört Ihre GmbH? Maßgeblich sind die Größenmerkmale, die in 267 des Handelsgesetzbuches beschrieben sind. Wenn Sie an zwei aufeinander folgenden Bilanzstichtagen zwei dieser Merkmale überschreiten, rutschen Sie jeweils in die nächst höhere Klasse: Diese Werte gelten seit 2008 bisher unverändert auf jeden Fall bis 2011: Kleine GmbH mittelgroße GmbH große GmbH Bilanzsumme max 4,84 Mio max. 19,25 Mio Umsatz max. 9,68 Mio max. 38,5 Mio darüber Arbeitnehmer <=50 <=250 Und diese Unterlagen müssen Sie je nach Größenklasse - offenlegen: Kleine GmbH mittelgroße GmbH große GmbH Bilanz stark verkürzt etwas verkürzt voll Gewinn- und nein verkürzt voll Verlustrechnung Anhang einschließlich verkürzt verkürzt voll Beteiligungsliste* Bestätigungs- bzw. nein ja Ja Versagungsvermerk Bericht des nein ja ja Aufsichtsrats* Jahresergebnis, Verwendungsvorschlag und beschluss** nein nein nein * soweit Firmenbeteiligungen bzw. ein Aufsichtsrat vorhanden sind ** Hier sind Angaben nur erforderlich, sofern nicht natürliche Personen, sondern andere Gesellschaften an Ihrer GmbH beteiligt sind ( 325 Abs. 1 Sätze 3 und 4 HGB) Was bedeutet "verkürzt"? Bilanz: Welche Bilanzpositionen je nach Größenklasse offengelegt werden müssen, können Sie der Übersicht auf den folgenden zwei Seiten entnehmen. Wie sich die Bilanzkomprimierung an einem Beispielsfall auswirkt, lesen Sie weiter unten. Gewinn- und Verlustrechnung: Kleine GmbHs können diese ganz weglassen. Ist Ihre GmbH eine mittelgroße, können Sie zumindest Umsatzerlöse und Materialeinsatz geheim halten. Die Gewinnund Verlustrechnung startet mit dem Rohergebnis. 4

5 Übersicht: Diese Bilanzpositionen müssen Sie in Ihre Offenlegungsbilanz aufnehmen a) Aktivseite groß mittel klein A. Anlagevermögen x x x I. Immaterielle Vermögensgegenstände x x x 1. Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und x Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten 2. Geschäfts- oder Firmenwert x x 3. geleistete Anzahlungen x II. Sachanlagen x x x 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten x x einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken 2. technische Anlagen und Maschinen x x 3. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung x x 4. geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau x x III. Finanzanlagen x x x 1. Anteile an verbundenen Unternehmen x x 2. Ausleihungen an verbundene Unternehmen x x 3. Beteiligungen x x 4. Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein x x Beteiligungsverhältnis besteht 5. Wertpapiere des Anlagevermögens x 6. sonstige Ausleihungen. x B. Umlaufvermögen x x x I. Vorräte x x x 1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe x 2. unfertige Erzeugnisse, unfertige Leistungen x 3. fertige Erzeugnisse und Waren x 4. geleistete Anzahlungen x II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände x x x 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen x 2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen x x 3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein x x Beteiligungsverhältnis besteht 4. sonstige Vermögensgegenstände x III. Wertpapiere x x x 1. Anteile an verbundenen Unternehmen x x 2. eigene Anteile x x 3. sonstige Wertpapiere x IV. Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben, x x x Guthaben bei Kreditinstituten C. Rechnungsabgrenzungsposten x x x 5

6 b) Passivseite groß mittel klein A. Eigenkapital x x x I. Gezeichnetes Kapital x x x II. Kapitalrücklage x x x III. Gewinnrücklagen x x x 1. gesetzliche Rücklage x 2. Rücklage für eigene Anteile x 3. satzungsmäßige Rücklagen x 4. andere Gewinnrücklagen x IV. Gewinnvortrag/Verlustvortrag x x x V. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag. x x x B. Rückstellungen x x x 1. Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen x 2. Steuerrückstellungen x 3. sonstige Rückstellungen. x C. Verbindlichkeiten x x x 1. Anleihen davon konvertibel x x 2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten x x 3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen x 4. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen x 5. Verbindlichkeiten aus der Annahme gezogener Wechsel und der x Ausstellung eigener Wechsel 6. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen x x 7. Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein x x Beteiligungsverhältnis besteht 8.sonstige Verbindlichkeiten, davon aus Steuern, davon im Rahmen x der sozialen Sicherheit D. Rechnungsabgrenzungsposten x x x 6

7 Musterbilanz ausführlich: So kann eine ausführliche Bilanz aussehen, wie Sie der Steuerberater für Sie erstellt. AKTIVA Geschäftsjahr A. Anlagevermögen I. Immaterielle Vermögensgegenstände 1. Konzessionen, gewerbliche 7.472,00 Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten II. Sachanlagen 1. andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung ,00 III. Finanzanlagen 1. Genossenschaftsanteile 51,13 B. Umlaufvermögen I. Vorräte 1. Roh-, Hilfs- und ,64 Betriebsstoffe 2. fertige Erzeugnisse und Waren , ,64 II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände 1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 2. sonstige Vermögensgegenstände , , ,69 III. Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks , ,13 7

8 PASSIVA A. Eigenkapital Geschäftsjahr I. Gezeichnetes Kapital ,97 II. Gewinnvortrag ,00 III. Jahresüberschuss ,98 B. Rückstellungen C. Verbindlichkeiten 1. Rückstellungen für Pensionen ,07 und ähnliche Verpflichtungen 2. Steuerrückstellungen ,16 3. sonstige Rückstellungen , ,77 1. Verbindlichkeiten gegenüber - Kreditinstituten 2. Verbindlichkeiten aus ,02 Lieferungen und Leistungen 3. sonstige Verbindlichkeiten , , ,13 8

9 Musterbilanz komprimiert: Und diese verdichtete Fassung veröffentlichen Sie als kleine GmbH im elektronischen Bundesanzeiger. AKTIVA Geschäftsjahr Anlagevermögen I. Immaterielle Vermögensgegenstände 7.472,00 II. Sachanlagen ,00 III. Finanzanlagen 51,13 B. Umlaufvermögen I. Vorräte ,64 II. Forderungen und sonstige ,69 Vermögensgegenstände III. Kassenbestand, Bundesbank ,67 guthaben, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks ,13 PASSIVA Geschäftsjahr A. Eigenkapital I. Gezeichnetes Kapital ,97 II. Gewinnvortrag ,00 III. Jahresüberschuss ,98 B. Rückstellungen ,77 C. Verbindlichkeiten , , IZW InformationsZentrum für die Wirtschaft, Heiliggeiststr. 3, München, Tel , Fax , Inhalt nur zur Information des Empfängers. Alle Informationen sorgfältig recherchiert, jedoch ohne Gewähr. 9