HANDBUCH KFM-FINANZIERUNGSPLAN UND INVESTITIONSAUSKUNFT KIGST-GMBH SYSTEMHAUS MIT TRADITION UND INNOVATION STAND: JUNI 2010

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1 HANDBUCH KFM-FINANZIERUNGSPLAN UND INVESTITIONSAUSKUNFT KIGST-GMBH SYSTEMHAUS MIT TRADITION UND INNOVATION STAND: JUNI 2010 KIGST GmbH 2010 Seite 1 von 20

2 Inhalt Grundlagen... 3 Einrichten eines neuen Finanzierungsplans... 4 Fortschreiben eines bestehenden Finanzierungsplans... 9 Weitere Informationen Wichtiger Hinweis Jahresverteilung/Überleitung ins Sachbuch Investitionsauskunft Abbildungsverzeichnis KIGST GmbH 2010 Seite 2 von 20

3 Grundlagen In KFM Version gibt es die Funktionalität, einen Finanzierungsplan einer Investitionsmaßnahme aufzustellen. Der Finanzierungsplan dient dazu, eine Investitionsmaßnahme mit Ihrem Gesamtansatz zu erfassen. Alle Veränderungen, die sich im Laufe der Investitionsmaßnahme ergeben, können durch Fortschreibungen nachvollzogen werden. Zusätzlich zum Finanzierungsplan kann optional eine Jahresverteilung auf die einzelnen Haushaltsjahre vorgenommen werden. Damit ist die Jahressicht im Sachbuch gewährleistet. Ein erfasster Finanzierungsplan wird in der neu überarbeiteten Investitionsauskunft und darüber hinaus in den Investitionskontenlisten ausgegeben. Wird kein Finanzierungsplan aufgestellt, werden weiterhin die Werte der Jahresverteilung kumuliert ausgegeben. Um eine Finanzierungsplanung von Investitionsmaßnahmen vornehmen zu können, müssen den berechtigten Benutzern von KFM das neue Recht 0208 Finanzierungsplanung zugewiesen werden. KIGST GmbH 2010 Seite 3 von 20

4 Einrichten eines neuen Finanzierungsplans Um einen Finanzierungsplan aufzustellen, müssen Sie sich im Reiter 2 (Invest) und im Reiter 5 (Planung) befinden. Abbildung 1: Übersicht KFM Wechseln Sie im Baum auf die Objektebene. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, für das ein Finanzierungsplan aufgestellt werden soll. Wählen Sie in dem gezeigten Kontextmenü den Eintrag Finanzierungsplanung aus. Abbildung 2: Aufruf Finanzierungsplanung KIGST GmbH 2010 Seite 4 von 20

5 Sie gelangen danach in die leere Maske des Finanzierungsplans der Investitionsmaßnahme. Über die Schaltfläche <Finanzierungsplan anlegen> haben Sie nun die Möglichkeit, eine Finanzierungsplanung anzulegen. Abbildung 3: Neue Fortschreibung Nach dem Klicken auf die Schaltfläche werden Sie gefragt, ob Sie einen Finanzierungsplan anlegen möchten. Abbildung 4: Abfrage Neue Fortschreibung anlegen Diese Frage müssen Sie mit Ja (Yes) oder Nein (No) bestätigen. Ja (Yes) Nein (No) legt den Finanzierungsplan an es wird keine Aktion durchgeführt KIGST GmbH 2010 Seite 5 von 20

6 Nach dem Bestätigen mit Ja (Yes) wird die Finanzierungsplanung incl. der vorhandenen Haushaltsstellen der Funktion angezeigt. Die Finanzierungsplanung hat die Fortschreibung 0, d. h. es ist noch keine Planung eröffnet. Um die erste Planung vorzunehmen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche <Neue Fortschreibung>. Abbildung 5: Startmaske Finanzierungsplanung Danach ändert sich der Status in Planung eröffnet. Abbildung 6: Statusanzeige KIGST GmbH 2010 Seite 6 von 20

7 Nun können Sie in den Spalten [Ansatz HS], [Ansatz UK] oder [Gesamt-Neu] Die Planwerte für die Investitionsmaßnahme erfassen. Nach der Erfassung können Sie die Änderung über das Diskettensymbol speichern oder über die Schaltfläche <Rückgängig> wiederrufen. [Ansatz HS] [Ansatz UK] [Gesamt-Neu] Es kann der Ansatz für die Haushaltsstelle erfasst werden Es kann der Ansatz für evtl. vorhandene Unterkonten erfasst werden Auch hier kann der Ansatz für die Haushaltsstelle oder das Unterkonto erfasst werden Hinweis: Wenn nur Werte in den Spalten [Ansatz HS] oder [Ansatz UK] erfasst werden, erscheinen diese Werte nach Verlassen des Feldes automatisch in der Spalte [Gesamt-Neu]. Nach dem Speichern werden im unteren Bereich die Summen der Einnahmen und Ausgaben ausgewiesen. Abbildung 7: Summendarstellung Sobald die erste Planung beendet wurde, muss diese Planung über die Schaltfläche <Fortschreibung abschließen> abgeschlossen werden. Erst dann ist gewährleistet, dass weitere Fortschreibungen eröffnet werden können. Abbildung 8: Fortschreibung abschließen KIGST GmbH 2010 Seite 7 von 20

8 Hinweis: Nur in den Summen ausgeglichene Fortschreibungen können abgeschlossen werden. Für nicht ausgeglichene Fortschreibung wird die Meldung ausgegeben: Abbildung 9: Information über unausgeglichene Fortschreibung Sie müssen dafür sorgen, dass die Fortschreibung ausgeglichen wird. Danach ist das Abschließen der Fortschreibung möglich. KIGST GmbH 2010 Seite 8 von 20

9 Fortschreiben eines bestehenden Finanzierungsplans Um Veränderungen im Verlauf einer Investitionsmaßnahme im Finanzierungsplan aufzunehmen, besteht im Finanzierungsplan die Möglichkeit, weitere Fortschreibungen anzulegen. Dazu gehen Sie wie folgt vor. Wie bei der Eröffnung eines Finanzierungsplans rufen Sie mit der rechten Maustaste im Baum auf Objektebene den Finanzierungsplan auf. Sie haben nun die Möglichkeit, über die Schaltfläche <Neue Fortschreibung> eine weitere Fortschreibung zu eröffnen. Abbildung 10: Weitere Fortschreibung eröffnen Die Fortschreibung ist an der Fortschreibungsnummer und am Status zu erkennen. Abbildung 11: Statusanzeige Im hier gezeigten Fall handelt es sich um die 1. Fortschreibung und diese Fortschreibung ist noch offen. Das bedeutet, dass noch Werte innerhalb des Finanzierungsplans erfasst oder verändert werden können. Beim Erfassen der Veränderungen kann, wie beim erstmaligen Erfassen von Daten kann in den Spalten [Ansatz HS] oder [Ansatz UK] die Erfassung der Veränderungen erfolgen. Jedoch besteht hier die Möglichkeit, negative Veränderungen zur vorherigen Erfassung einzugeben. Diese Erfassung wird sofort in der Spalte [Gesamt-Neu] übertragen. Abbildung 12: Eingabespalten weitere Fortschreibung (HS/UK) Werden die Werte in der Spalte [Gesamt-Neu] verändert, dürfen hier nur positive Zahlen erfasst werden, da hier die Gesamtsumme der Haushaltsstelle/des Unterkontos direkt verändert wird. Auf Grund der Veränderungen wird in den Spalten [Ansatz HS] oder [Ansatz UK] die Veränderung nachvollzogen. Nach der Erfassung können Sie die Änderung über das Diskettensymbol speichern oder über die Schaltfläche <Rückgängig> wiederrufen. Abbildung 13: Eingabespalte Gesamt-Neu KIGST GmbH 2010 Seite 9 von 20

10 Sobald die Fortschreibung abgeschlossen wurde, muss diese Fortschreibung über die Schaltfläche <Fortschreibung abschließen> abgeschlossen werden. Erst dann ist gewährleistet, dass weitere Fortschreibungen eröffnet werden können. Abbildung 14: Fortschreibung abschließen Hinweis: Nur in den Summen ausgeglichene Fortschreibungen können abgeschlossen werden. Für nicht ausgeglichene Fortschreibung wird die Meldung ausgegeben: Abbildung 15: Information über unausgeglichene Fortschreibung Sie müssen dafür sorgen, dass die Fortschreibung ausgeglichen wird. Danach ist das Abschließen der Fortschreibung möglich. Um weitere Fortschreibung während der Laufzeit der Investitionsmaßnahme vorzunehmen, gehen Sie in der gleichen Form vor. KIGST GmbH 2010 Seite 10 von 20

11 Weitere Informationen Jahreswerte anzeigen Über die Finanzierungsplanung können Sie zusätzliche Informationen über eine evtl. vorgenommene Jahresverteilung aufrufen. Dazu verwenden Sie bitte die Schaltflächen <Jahresverteilung> und <Jahreswerte>. Abbildung 16: Jahreswerte/Jahresverteilung Jahreswerte: Jahresverteilung: Es werden der Gesamtfinanzierungsplan und die Jahresverteilung der Haushaltsstellen angezeigt. Es werden der Gesamtfinanzierungsplan und die Jahresverteilung der Investitionsmaßnahme angezeigt. Wechseln innerhalb der Fortschreibungen Über die Schaltflächen < + > und < - > können Sie innerhalb der einzelnen Fortschreibungen wechseln und die entsprechenden Veränderungen anzeigen. Abbildung 17: Schaltflächen Plus/Minus Wechsel der Investitionsmaßnahme Über das Drop-Down-Feld können Sie zu einer weiteren Investitionsmaßnahme wechseln. Abbildung 18: Wechsel der Investitionsmaßnahme Drucken der Fortschreibung Über das Druckersymbol können Sie die einzelnen Fortschreibungen drucken. Abbildung 19: Drucken der Fortschreibung KIGST GmbH 2010 Seite 11 von 20

12 Wichtiger Hinweis Der Finanzierungsplan steht sofort in den Investitionskontenlisten und in der Investitionsauskunft zur Verfügung. Eine Überleitung in das Sachbuch muss nicht vorgenommen werden! KIGST GmbH 2010 Seite 12 von 20

13 Jahresverteilung/Überleitung ins Sachbuch Die Jahresverteilung eines Finanzierungsplans kann optional durchgeführt werden. Die Vorgehensweise ist dieselbe wie bei der bisherigen Haushaltsplanung. Es müssen die Planzahlen pro Haushaltsjahr erfasst werden und nach erfolgtem Beschluss des Haushaltsplans in das Sachbuch übergeleitet werden. Hinweis: Wird mit einem Finanzierungsplan gearbeitet, darf die Gesamtsumme der Haushaltsstelle für alle Haushaltsjahre nicht höher sein als die Gesamtsumme im Finanzierungsplan! Die Überleitung in das Sachbuch für die Jahresverteilung erfolgt wie bisher über den Menüpunkt {Daten - Haushaltsplanung Plandaten überleiten}. Jedoch hat sich dieses Fenster dahingehend geändert, dass pro Funktion eine separate Überleitung vorgenommen werden kann. Wenn keine Auswahl getroffen wird, werden Sachbücher übergeleitet. Abbildung 20: Überleitung ins Sachbuch bei Jahresverteilung KIGST GmbH 2010 Seite 13 von 20

14 Investitionsauskunft Wenn Sie sich im Reiter 2 (Invest) und im Reiter 6 (Haushaltsrechnung) befinden, können Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf eine der Ebenen (Kassengemeinschaft, Rechtsträger, Sachbuch, Gliederung, Objekt, Gruppierung oder Unterkonto) die Investitionsauskunft aufrufen. Abbildung 21: Aufruf Investitionsauskunft KIGST GmbH 2010 Seite 14 von 20

15 Auf der folgenden Seite werden alle zur Ebene gehörenden Investitionsmaßnahmen angezeigt (im gezeigten Beispiel wurde die Ebene Kassengemeinschaft gewählt). Abbildung 22: Investitionsauskunft Die in der Anzeige fett dargestellten Investitionsmaßnahmen befinden sich im Status nicht abgeschlossen, alle anderen Investitionsmaßnahmen befinden sich entweder im Status abgeschlossen oder im Status wird im Jahresabschluss abgeschlossen. KIGST GmbH 2010 Seite 15 von 20

16 Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, im Seitenkopf zu wählen, welche Investitionsmaßnahme in der Anzeige dargestellt werden sollen. Abbildung 23 Auswahl Investitionsmaßnahmen Es bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten: Alle (Standard) = Offene und abgeschlossene Investitionsmaßnahmen werden angezeigt Offene = Es werden alle offenen Investitionsmaßnahmen angezeigt. Investitionsmaßnahmen mit dem Kennzeichen wird beim Jahresabschluss abgeschlossen, werden ebenfalls als offen angezeigt. Abgeschlossene = Es werden alle abgeschlossenen Investitionsmaßnahmen angezeigt. KIGST GmbH 2010 Seite 16 von 20

17 Verwenden Sie bitte das Druckersymbol Investitionsauskunft zu erzeugen. in der Menüleiste, um einen Ausdruck der Abbildung 24 Musterdruck Investitionsauskunft KIGST GmbH 2010 Seite 17 von 20

18 Durch das Klicken mit der rechten Maustaste im vorderen Bereich des Fensters der Investitionsmaßnahme können Sie ein Kontextmenü aufrufen, über welches Sie die folgenden Informationen zur Investitionsmaßnahme erhalten: Investitionsauskunft für die Maßnahme (außer die Maßnahme wurde direkt gewählt) Finanzierungsplanung der Investitionsmaßnahme (Änderungen an der Finanzierungsplanung sind möglich) Belegliste zur Investitionsmaßnahme Abbildung 25: Kontextmenü in der Investitionsauskunft KIGST GmbH 2010 Seite 18 von 20

19 Nach dem Aufruf der Investitionsauskunft einer einzelnen Maßnahme steht Ihnen wieder ein Kontextmenü zum Aufruf der Finanzierungsplanung und der Belegliste zur Verfügung. Abbildung 26: Einzelne Investitionsmaßnahme Hinweis: Je nach Buchführungsart (Soll/Ist) kann die Anzeige der Spalten variieren! KIGST GmbH 2010 Seite 19 von 20

20 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Übersicht KFM... 4 Abbildung 2: Aufruf Finanzierungsplanung... 4 Abbildung 3: Neue Fortschreibung... 5 Abbildung 4: Abfrage Neue Fortschreibung anlegen... 5 Abbildung 5: Startmaske Finanzierungsplanung... 6 Abbildung 6: Statusanzeige... 6 Abbildung 7: Summendarstellung... 7 Abbildung 8: Fortschreibung abschließen... 7 Abbildung 9: Information über unausgeglichene Fortschreibung... 8 Abbildung 10: Weitere Fortschreibung eröffnen... 9 Abbildung 11: Statusanzeige... 9 Abbildung 12: Eingabespalten weitere Fortschreibung (HS/UK)... 9 Abbildung 13: Eingabespalte Gesamt-Neu... 9 Abbildung 14: Fortschreibung abschließen Abbildung 15: Information über unausgeglichene Fortschreibung Abbildung 16: Jahreswerte/Jahresverteilung Abbildung 17: Schaltflächen Plus/Minus Abbildung 18: Wechsel der Investitionsmaßnahme Abbildung 19: Drucken der Fortschreibung Abbildung 20: Überleitung ins Sachbuch bei Jahresverteilung Abbildung 21: Aufruf Investitionsauskunft Abbildung 22: Investitionsauskunft Abbildung 23 Auswahl Investitionsmaßnahmen Abbildung 24 Musterdruck Investitionsauskunft Abbildung 25: Kontextmenü in der Investitionsauskunft Abbildung 26: Einzelne Investitionsmaßnahme KIGST GmbH 2010 Seite 20 von 20