Dr. Leinweber & Partner Rechtsanwälte

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1 Referent: Rechtsanwalt Johannes Rothmund Dr. Lenweber & Partner Rechtsanwälte Lndenstr Fulda Telefon 0661 / Fax 0661 / j.rothmund@lenweber-partner.de

2 Defnton: egenständge Bezechnung für ene langfrstge, unveränderlche und schere Aufbewahrung elektronscher Nachrchten Grundlage: gesetzlche Anforderungen für de lückenlose Dokumentaton von steuerlch relevanten Dokumenten Anforderungen von Unternehmen und Prvatleuten an de Verwaltung mmer komplexer werdender E-Mal Kommunkatonsdaten und prozesse

3 E-Mal-Archverung zur Erfüllung rechtlcher Anforderungen Abgabenordnung mt GDPdU ( Grundsätze zum Datenzugrff und zur Prüfbarket dgtaler Unterlagen ) und GoBS ( Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme ) Handelsgesetzbuch (HGB)

4 Steuerrechtlche Anforderungen, 147 AO a) In der Regel aufbewahrungspflchtg snd: Auftrags- und Bestellunterlagen Aus- und Enfuhrunterlagen Bewerbungsunterlagen Presverzechnsse Betreblche Konto- und Depotauszüge Grundbuch- und Handelsregsterauszüge

5 Weterhn aufbewahrungspflchtg snd: Grundbuch- und Handelsregsterauszüge Kassenunterlagen, sofern der StPfl. ncht auf andere Wese den Zweck der Aufbewahrung erfüllt und de Vollständgket der von hm aufgezechneten Kassenvorgänge gewährlestet Lohnberechnungsunterlagen alle E-Mals von steuerrechtlcher Relevanz n elektronscher und rechtsscherer Form de Abgrenzung der steuerrelevanten t Daten von anderen st Sache des Steuerpflchtgen

6 En Ausdruck st ncht ausrechend!

7 Archverungsdauer: Buchführungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege etc. müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Handelsbrefe und sonstge Unterlagen, de für de Besteuerung von Bedeutung snd, müssen gemäß der AO 6 Jahre gespechert werden

8 Technsche Voraussetzungen: GoBS ( Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme ) zehn Grundsätze zur Revsonsscherhet n elektronschen Mttelungen und Archven ( 1. Unveränderbarket 2. Ausschluss enes Verlustes 3. Wederauffndbarket 4. Es muss genau de E-Mal weder gefunden werden, de gesucht worden st. 5. Ausschluss ener Zerstörung während der Aufbewahrungszet

9 6. Anzege und Druck n der glechen Form we be Erfassung 7. Zetnahes Auffnden 8. Protokoll aller Aktonen zur Gewährlestung der Wederherstellung des ursprünglchen Zustandes 9. Möglchket ener Mgraton ohne Datenverlust 10. Scherstellung der gesetzlchen Bestmmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowe der betreblchen Bestmmungen des Anwenders hnschtlch Datenscherhet und Datenschutz

10 Gesetzlche Regelung m Steuerrecht 147 AO Ordnungsvorschrften für de Aufbewahrung von Unterlagen (1) De folgenden Unterlagen snd geordnet aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberchte, de Eröffnungsblanz sowe de zu hrem Verständns erforderlchen Arbetsanwesungen und sonstgen Organsatonsunterlagen, 2. de empfangenen Handels- oder Geschäftsbrefe, 3. Wedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbrefe, 4. Buchungsbelege, 4a. Unterlagen, de ener mt Mtteln der Datenverarbetung abgegebenen Zollanmeldung nach Artkel 77 Abs. 1 n Verbndung mt Artkel 62 Abs. 2 Zollkodex bezufügen snd, sofern de Zollbehörden nach Artkel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf hre Vorlage verzchtet oder se nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, 5. sonstge Unterlagen, sowet se für de Besteuerung von Bedeutung snd.

11 Sanktonen: 283b StGB Verletzung der Buchführungspflcht (1) Mt Frehetsstrafe bs zu zwe Jahren oder mt Geldstrafe wrd bestraft, wer 1. Handelsbücher, zu deren Führung er gesetzlch verpflchtet st, zu führen unterlässt oder so führt oder verändert, dass de Überscht über senen Vermögensstand erschwert wrd, 2. Handelsbücher oder sonstge Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht verpflchtet st, vor Ablauf der gesetzlchen Aufbewahrungsfrsten besete schafft, verhemlcht, zerstört oder beschädgt und dadurch de Überscht über senen Vermögensstand erschwert,

12 Abschntt 108 AEAO -AEAO zu Ordnungsvorschrften für de Buchführung und für Aufzechnungen: Nur der ordnungsmäßgen Buchführung kommt Beweskraft zu ( 158 AO). Verstöße gegen de Buchführungsvorschrften ( AO) können z.b. de Anwendung von Zwangsmtteln nach 328 AO, ene Schätzung nach 162 AO oder ene Ahndung nach 379 Abs. 1 AO zur Folge haben.

13 379 AO - Steuergefährdung (1) 1 Ordnungswdrg handelt, wer vorsätzlch oder lechtfertg 1. Belege ausstellt, de n tatsächlcher Hnscht unrchtg snd, ( ) 3. nach Gesetz buchungs- oder aufzechnungspflchtge Geschäftsvorfälle oder Betrebsvorgänge ncht oder n tatsächlcher Hnscht unrchtg verbucht oder verbuchen lässt und dadurch ermöglcht, Steuern zu verkürzen oder ncht gerechtfertgte Steuervortele zu erlangen. 2Satz 1 Nr. 1 glt auch dann, wenn Enfuhr- und Ausfuhrabgaben verkürzt werden können, de von enem anderen Mtgledsstaat der Europäschen Gemenschaften verwaltet werden oder de enem Staat zustehen, der für Waren aus den Europäschen Gemenschaften auf Grund enes Assozatons- oder Präferenzabkommens ene Vorzugsbehandlung gewährt; ( ) 3 Das Gleche glt, wenn sch de Tat auf Umsatzsteuern bezeht, de von enem anderen Mtgledsstaat der Europäschen Gemenschaften verwaltet werden. ( ) (4) De Ordnungswdrgket kann mt ener Geldbuße bs zu fünftausend Euro geahndet werden, wenn de Handlung ncht nach 378 geahndet werden kann.

14 2) De GdPDU m enzelnen: De Rechnung muss ene qualfzerte elektronsche Sgnatur tragen der Empfänger muss de Sgnatur m Hnblck auf de Integrtät der Daten und de Sgnaturberechtgung prüfen und das Ergebns dokumenteren, der Empfänger muss de Rechnung auf enem Datenträger spechern, der Änderungen ncht mehr zulässt, der Empfänger muss den Engang der Rechnung, hre Konverterung sowe de wetere Verarbetung und Archverung protokolleren, der Empfänger muss scherstellen, dass de Übertragungs-, Archverungs- und Konverterungssysteme den entsprechen.

15 Mtwrkungspflcht des Steuerpflchtgen bem Datenzugrff durch Betrebsprüfer dre Arten des Datenzugrffs: unmttelbarer Lesezugrff (Z1), mttelbarer Zugrff über Auswertungen (Z2) und Datenträgerüberlassung n verschedenen Formaten (Z3). 146 Abs. 2b AO seht set 20. Dezember 2008 für Unternehmen, de den Anforderungen der GDPdU ncht nachkommen, en Verzögerungsgeld g g von bs zu EUR vor.

16 Handelsrechtlche Anforderungen: Der Kaufmann muss ene Kope der abgesandten und erhaltenen Handelsbrefe zurückbehalten. Handelsbrefe snd alle Schrftstücke, de en Handelsgeschäft betreffen. Schrftstücke snd alle Informatonsträger, also auch E-Mals. Umfasst snd alle Schreben, de der Vorberetung, dem Abschluss, der Durchführung oder Rückgänggmachung enes Geschäftes denen ( 238 II, 257 HGB)

17 Archverung als Schutz vor E-Mal-Datenverlust Unterschedung zwschen server- oder clentgesteuerter Archverung serversetge Archverung (Journalng): Es werden m Allgemenen alle E-Mals, drekt nach hrem Engang auf dem E-Malserver, n das Archvsystem übertragen. Gleches glt für ausgehende E-Mals. clentsetge Archverung: Her steuert t der Anwender selbst, welche E-Mals archvert werden und welche ncht.

18 Wderspruch zwschen Anforderungen der GDPdU und dem Postgehemns De Frage, welches en steuerlch relevantes Dokument st oder ncht, entschedet m Zwefel das Fnanzamt, und es st möglch, dass alle E-Mals als steuerlch relevante Dokumente klassfzert werden können. In der Konsequenz bedeutet des für das Unternehmen de Verpflchtung, alle engehenden und ausgehenden E-Mals automatsch zu spechern. Auch prvate, von Mtarbetern versendete oder empfangene E-Mals würden dann n enem Archverungssystem abgelegt g und enem Betrebsprüfer zugänglch sen.

19 Problem: Automatsche Abspecherung und der Zugang zu prvaten E-Mals von Mtarbetern könnte das Postgehemns, welches als Grundrecht m Artkel 10 des Grundgesetzes verankert wurde, verletzen. Lösung: Vertraglche Verenbarung mt den Mtarbetern oder mt der Zustmmung enes vertretungsberechtgten Betrebsrates erlaubt werden. Ene andere Möglchket st de Durchsetzung enes allgemenen Verbots prvater E-Mal-Kommunkaton von Seten der Geschäftsletung

20 Velen Dank für Ihre Aufmerksamket.