RefWorks User. Kurzanleitung. Brauchen Sie Hilfe? Anmelden. Online Anleitung. Support. Version 4.1

Transkript

1 Brauchen Sie Hilfe? Online Anleitung 1 RefWorks User Kurzanleitung Version 4.1 Anmelden Besuchen Sie und geben Sie Ihren Nutzernamen und Passwort ein. (Nutzer, die RefWorks zum ersten Mal benutzen möchten, müssen sich zuerst registrieren. Folgen Sie hierzu den Anweisungen auf dem Bildschirm.) Eine interaktive Anleitung bietet Ihnen Erklärungen zu den verschiedenen Funktionen RefWorks. Nutzen Sie den Menüpunkt Help > Tutorial um diese Anleitung aufzurufen. Support Hinweis: Nutzer, die RefWorks von außerhalb ihrer Institution nutzen, müssen einen GroupCode eingeben, bevor der Nutzernamen und das Passwort abgefragt werden. Alternativ können Sie sich über den Proxy-Server Ihrer Institution einloggen. Online Nutzen Sie den Menüpunkt Help um detaillierte Anleitungen, die Online Hilfe, häufig gestellte Fragen und weitere Hilfen zu erreichen Wenden Sie sich bei Problemen per an support@refworks.com. (Englisch) Technischer Support support@refworks.com Telefon Rufen Sie den RefWorks Technischer Support unter an. (Englisch)

2 RefWorks Datenbank erstellen RefWorks bietet verschiedene Möglichkeiten Daten in Ihre Datenbank zu übernehmen. 2 Direkte Datenübernahme aus Datenbanken Daten aus einer Text-Datei übernehmen CSA 1. Einige Datenbanken bieten an Daten direkt an RefWorks zu übergeben. Diese Möglichkeit befindet sich meist in der Speichern / Export Funktion des Onlineangebots. A[A] 2. Sofern Ihr RefWorks-Konto bereits geöffnet ist, wird der Import automatisch beginnen. Sollten Sie sich noch nicht eingeloggt haben, werden Sie nun hierum gebeten. Der Import wird nach erfolgter Authentifizierung durchgeführt. 3. Nachdem der Import durchgeführt wurde, wählen Sie View Last Imported Folder um die neuen Datensätze zu sichten. Hinweis: Sie sollten immer die Vollständigkeit und Fehlerfreiheit nach jedem Import überprüfen. A OCLC Die direkte Datenübernahme zu RefWorks wird von den folgenden Datenbankanbietern unterstützt ABC-CLIO BioMed Central BioOne CSA Engineering Village 2 EBSCOhost NISC Project Muse OCLC OVID ProQuest Scopus SFX H.W. Wilson Congressional Quarterly A ProQuest A Referenzen können in RefWorks mittels einer Text-Datei (.txt) übernommen werden, die einer Vielzahl elektronischer Datenbankangebote oder anderen Literaturverwaltungsprogrammen entstammen können. 1. Fragen Sie die Datenbank oder das Literaturverwaltungsprogramm Ihrer Wahl nach den Datensätzen ab, die Sie übernehmen möchten, und speichern Sie diese als Text-Datei. Sofern Ihnen verschiedene Formate zur Verfügung stehen, empfehlen wir Ihnen die entsprechenden Einstellungen in der RefWorks Online- Hilfe nachzuschlagen. 2. Greifen Sie auf Ihr RefWorks-Konto zu und klicken Sie auf References in der Menüleiste; wählen Sie anschließend Import. 3. Im darauf folgenden Menü, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Import Filter/Data Source den entsprechende Anbieter aus. [B] B 4. Wählen Sie nun aus dem Database Dropdown-Menü die entsprechende Quelldatenbank. 5. Das Menü Import References Into ermöglicht es Ihnen für den Import einen bestimmten Ordner vorzugeben. Sollten Sie hier nichts auswählen werden die Referenzen automatisch in den Ordner Last Imported übernommen. 6. Geben Sie den Dateinamen der unter 1. gespeicherten Datei im Feld Import Data from the following Text File vor, indem Sie auf durchsuchen [browse] klicken und die Datei auswählen, oder den Dateipfad manuell eingeben. 7. Klicken Sie Import am unteren Ende des Bildschirms. Sobald der Import vollständig durchgeführt wurde, wählen Sie View Last Imported Folder um die Referenzen zu kontrollieren oder zu verändern. Hinweis: Eine aktuelle Liste aller unterstützter Anbieter und Datenbanken finden Sie unter in der Sektion Import Filter List. Referenzen aus anderen Literaturverwaltungsprogrammen konvertieren B RefWorks ist zu einer Vielzahl anderer Literaturverwaltungsprogramme kompatibel. Sie können Ihre bestehende Referenzliste zum Beispiel sehr einfach aus EndNote nach RefWorks übernehmen. Eine detaillierte Anweisung befindet sich in der RefWorks Hilfe, die Sie über den Menüpunkt Help erreichen.

3 RefWorks Datenbank erstellen (Continued) 3 Referenzen manuell eingeben Daten aus Online-Katalogen und Datenbanken übernehmen C E 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Punkt References aus und wählen Sie dann Add New Reference. 2. Beginnen Sie, indem Sie das bibliographische Ausgabeformat (Output Style) [z.b. APA, Chicago, MLA] unter View required fields for wählen. [C] C 3. Bestimmen Sie die Referenzart (z.b. journal, book, oder dissertation), die Sie verwenden möchten, im Feld Ref Type. Felder die durch ein rotes Sternchen (* ) markiert wurden, zeigen Pflichtfelder für das gewünschte Ausgabeformat an. Sie können die Referenz auch ohne Eintragungen in diesen Feldern in RefWorks abspeichern, sie werden jedoch für die Erstellung einer Bibliographie im zuvor gewählten Format benötigt. 4. Füllen Sie die verschiedenen Felder aus und klicken Sie auf Save, um die Referenz zu speichern. Sie können RefWorks für die Suche in verschiedenen Onlinequellen verwenden. E RefWorks bietet Ihnen Zugriff auf verschiedene öffentlich verfügbare Quellen, wie zum Beispiel PubMed von der National Library of Medicine in den USA, sowie auf die Online-Kataloge vieler Universitäten. Weiterhin kann der RefWorks Administrator Ihrer Institution weitere kostenpflichtige Angebote (z.b. Ovid oder ProQuest) hier einbinden. F D Hinweis: Klicken Sie auf ein rotes Sternchen (*) um Eingabehilfen für das gewünschten Ausgabeformat (Output Style) anzuzeigen. Sie können Änderungen des Ausgabeformats einsehen, wenn Sie am Ende der Seite auf More detailed information available here klicken. D Technischer Support support@ refworks.com 1. Aus dem Menüpunkt Search wählen Sie bitte Online Catalog or Database. 2. Unter Online Database to Search, wählen Sie die zu durchsuchende Datenbank aus dem Dropdown-Menü aus.] F 3. Wählen Sie die Anzahl der Datensätze die angezeigt werden sollen unter Max. Number of References to Download. 4. Geben Sie Ihre Suchbegriffe entweder im Quick Search for: oder im Advanced Search for: Feld ein. 5. Klicken Sie auf Search um die Suchanfrage zu starten. Ein neues Fenster wird sich mit den Ergebnissen öffnen. 6. Wählen Sie die Referenzen aus, die Sie in RefWorks übernehmen möchten und klicken Sie auf Import.

4 Referenzen Verwalten RefWorks bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten um Ihre Referenzen zu organisieren, editieren oder anzuzeigen. 4 Ordner erstellen Mehrere Referenzen gleichzeitig bearbeiten G 1. Aus dem Menüpunkt Folders, wählen Sie Create New Folder, um einen Ordner zu erstellen. 2. Geben Sie den Namen des Ordners im Feld New Folder Name ein und klicken Sie OK. [G] G Sie können beliebig viele Ordner unter RefWorks erstellen. Hinweis: Der Ordner Last Imported enthält immer nur die Referenzen Ihres letzten Datenimports, die noch nicht in anderen Ordner abgelegt wurden. Referenzen aus vorhergehenden Datenimporten, die Sie noch nicht abgelegt haben, sind weiterhin verfügbar. Nutzen Sie Folders > View > References Not in a Folder um diese einzusehen. Referenzen in einen Ordner ablegen H 1. Im Menüpunkt View wählen Sie All References oder einen Ordner aus. Sie können auch Referenzen aus Suchergebnissen gleichzeitig bearbeiten. 2. Wählen Sie die Referenzen aus, die Sie bearbeiten möchten. 3. Klicken Sie Global Edit.. 4. Wählen Sie das zu bearbeitende Datenfeld aus dem Dopdown-Menü aus. [I] I 5. Geben Sie im Change Field to: Feld den oder die gewünschten Wert(e) ein. 6. Wählen Sie nun aus, wie die Veränderung durchgeführt werden soll Sie können den neuen Wert den bestehenden Daten im Feld hinzufügen (Append to Existing Data); Sie können die bestehenden Daten ersetzen (Overwrite Existing Data) [beachten Sie, dass sie die überschriebenen Daten nicht wieder herstellen können]; oder Sie können den neuen Wert nur hinzufügen, wenn das Feld leer ist (Leave Existing Data Alone). 7. Klicken Sie auf OK. Hinweis: Dieses Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie von Datenbanken importieren, denen bestimmte Daten für das gewünschte bibliographische Ausgabeformat fehlen. I 1. Nutzen Sie die Suchmöglichkeiten in RefWorks, um Referenzen auszuwählen aus Ihrer RefWorks Datenbank auszuwählen, die Sie in einen Ordner ablegen möchten. 2. Markieren Sie die gewünschten Referenzen, wählen Sie dann die Schaltfläche Selected aus. Bitte beachten Sie dass die Auswahl Seite für Seite bearbeitet wird, Sie also die gewählten Referenzen ablegen müssen, bevor Sie zur nächsten Seite wechseln. Alternativ können Sie natürlich die Auswahl auf alle Referenzen in der Ergebnisliste (All in List) oder alle Referenzen einer Seite (Page) ausweiten. 3. Aus dem Dropdown Menü Put in Folder wählen Sie den gewünschten Ordner. H 4. Referenzen werden nun in diesen Ordner abgelegt. Hinweis: Eine Referenz kann in mehrere Ordner abgelegt werden. Referenzen sortieren 1. Aus dem Menüpunkt View oder Folders wählen Sie einen Ordner aus. 2. Das Pulldown-Menü Sort by, in der rechten oberen Ecke des Bildschirms, ermöglicht es Ihnen Referenzen nach bestimmten Kriterien anzuzeigen. J Referenzen anzeigen Wenn Sie alle Referenzen, Referenzen in einem Ordner, oder die Ergebnisse einer Suche anzeigen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Ansicht zu beeinflussen. Hinweis: Die Anzeigeformate lassen sich im Menüpunkt Tools > Customize anpassen. 1. Aus dem Menüpunkt View wählen Sie All References oder einen Ordner zur Anzeige aus. 2. Nutzen Sie nun das Swith To Pulldown-Menü um das gewünschte Ausgabeformat für die gewählten Referenzen zu wählen. Sie können bis zu 6 unterschiedliche Formate in diesem Menü anzeigen lassen. J Die folgenden Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: Standard View (beinhaltet die Felder: Author, Year, Title) One Line/Cite View Full View (alle Felder einer Referenz) 3 benutzerdefinierte Ausgabeformate (z.b. APA, MLA, oder Chicago)

5 Veröffentlichungen & Bibliographien Write-N-Cite ist ein Hilfsprogramm, dass es Nutzern von Microsoft Word und Internet Explorer ermöglicht Referenzen mittels eines einzigen Mausklicks zu zitieren. Nutzer die RefWorks mit einem anderen Browser nutzen, müssen die One Line/Cite Ansicht verwenden. 5 Bibliographien von einer Referenzliste (z.b. Ordner) erstellen Write-N-Cite für Veröffentlichungen/ Seminararbeiten / etc. K M 1. Aus der Menüleiste wählen Sie Bibliography. 2. Wählen Sie das gewünschte bibliographische Ausgabeformat (Output Style) 3. Wählen Sie die Option Bibliography from a List of References aus. 4. Wählen Sie welches Dateiformat genutzt werden soll. 5. Wählen Sie aus, ob Sie alle Referenzen für die Bibliographie verwenden wollen, oder nur die Referenzen eine bestimmten Ordners. 6. Klicken Sie Create Bibliography. 7. Ein neues Fenster wird sich mit der formatierten Bibliographie öffnen. [ K 8. Speichern Sie nun die Bibliographie auf Ihrem Computer oder einem anderen Speichermedium. Bibliographische Ausgabeformate anpassen oder bearbeiten L Erstellen Sie eine Word-Datei, die neben der Bibliographie auch die entsprechenden In-Text-Zitate aufweist, indem Sie das Write-N-Cite Feature von RefWorks verwenden. Hinweis: Das Hilfsprogramm ist sowohl für Windows und Macintosh Computer verfügbar. Um dieses nutzen zu können, muss das Hilfsprogramm zu erst auf Ihrem Computer installiert werden Sie finden die entsprechenden Installationsdateien zum Download im Menüpunkt Tools. 1. Öffnen Sie ein neues Dokument in Microsoft Word. 2. Starten Sie Write-N-Cite (eine neue Symbolleiste ist in Word zu diesem Zweck verfügbar). M 3. Klicken Sie in Ihrem Microsoft Word Dokument an die Stelle, an der das Zitat eingebunden werden soll; wählen Sie anschließend den Link Cite neben der Referenz aus, die Sie nutzen möchten. [N] 4. Speichern Sie Ihr Microsoft Word Dokument, wenn Sie fertig sind. Write-N-Cite Bibliographie N RefWorks bietet Ihnen hunderte vorgefertigte Ausgabeformate zur Auswahl an. Sollte eines dieser Formate nicht Ihren Wünschen entsprechen, ermöglicht Ihnen der Output Style Editor ein eigenes Format zu erstellen, oder ein bestehendes Format Ihren Wünschen anzupassen. 1. Klicken Sie auf Bibliography. 2. Klicken Sie auf Edit oder New. [M] L In der Onlinehilfe (Menüpunkt Help) finden Sie ausführliche Anleitungen, wie Sie ein Ausgabeformat anpassen oder erstellen. 1. Öffnen Sie Write-N-Cite. 2. Klicken Sie auf Bibliography. 3. Wählen Sie ein bibliographisches Ausgabeformat. [O] N 4. Klicken Sie Create Bibliography. 5. Ein neues Fenster wird sich mit dem nun formatierten Microsoft Word Dokument öffnen, das die Bibliographie enthält. 6. Speichern Sie das Microsoft Word Dokument.

6 Veröffentlichungen & Bibliographien (Continued) Veröffentlichungen mittels One Line/ Cite View erstellen O 1. In der Referenzansicht (Alle Referenzen, ein Ordner, oder Suchergebnisse), wählen Sie One Line/Cite View aus dem Switch To Pulldown-Menü aus. 2. Klicken Sie auf Cite neben der Referenz, die Sie zitieren möchten. Der Citation Viewer öffnet sich in einem Zusatzfenster, der die Referenz im Kurzformat anzeigt. [P] O 3. Um eine weitere Referenz am selben Platz einzufügen, klicken Sie auf den Cite Link neben den anderen, relevanten Referenzen. Sollten Sie einen Macintosh Computer verwenden müssen Sie hier zweimal klicken der erste Klick aktiviert das Fenster, der zweite wird die Aktion ausführen. 4. Sobald Sie alle Referenzen ausgewählt haben, die Sie für ein bestimmtes In-Text-Zitat benötigen, klicken Sie auf Select Citation, um das Kurzformat zu markieren. 5. Kopieren Sie nun den ausgewählten Text, oder ziehen Sie diesen in Ihre Textverarbeitung. 6. Wechseln Sie in Ihr Textverarbeitungsprogramm und klicken Sie an die Stelle, an der das In-Text-Zitat erscheinen soll, fügen Sie nun den zuvor ausgewählten Text ein. 7. Schließen Sie das bereits geöffnete Citation Viewer Fenster, bevor Sie das nächste Zitat einfügen. 8. Klicken Sie auf View sofern Sie eine Referenz vollständig einsehen möchten, oder nutzen Sie Edit um Änderungen vorzunehmen One Line/Cite View Bibliographie 1. Speichern Sie das Dokument, an dem Sie gerade arbeiten, bevor Sie dieses für die Erstellung eine Bibliographie verwenden. 2. Klicken Sie auf Bibliography im Citation Viewer Fenster, oder in RefWorks selbst. 3. Wählen Sie das gewünschte Ausgabeformat (Output Style) und wählen Sie dann Format Paper and Bibliography und wählen Sie mittels der Durchsuchen Schaltfläche [browse] das Dokument aus. 4. Klicken Sie auf Create Bibliography. Referenzen in Ihrer RefWorks Datenbank finden Es gibt drei Suchmöglichkeiten in RefWorks: Quick Search; Advanced Search und Look Up Indexes. Quick Search Nutzen Sie Quick Search um eine Suche in allen Datenbankfeldern gleichzeitig vorzunehmen. Um die Trefferquote zu erhöhen werden alle eingegebenen Worte mit einem Boole schen ODER (OR) verbunden. Zusätzlich werden auch solche Ergebnisse angezeigt, die den Suchbegriff als Teil eines Wortes beinhalten. Eine Suche nach art findet so zum Beispiel aus heart, part, etc. Die Ergebnisse einer Quick Search werden nach Relevanz sortiert. 1. Geben Sie Suchbegriffe in das Search RefWorks Suchfeld ein. 2. Klicken Sie GO. 3. Die Ergebnisse werden angezeigt, der Suchbegriff wird im Ergebnis hervorgehoben. Advanced Search P Nutzen Sie Advanced Search um gezielte Suchen in Ihrer Datenbank durchzuführen, indem Sie ein bestimmtes Feld der Datenbank auswählen. Die Ergebnisse einer Advanced Search werden nach Autorennamen (alphabetische Reihenfolge) ausgegeben. Der Suchbegriff wird hervorgehoben 1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Search und wählen Sie anschließend Advanced. [K] P 2. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein und wählen Sie die zu durchsuchenden Felder aus. 3. Verbinden Sie die einzelnen Begriffe mit Boole schen Operatoren. 4. Wählen Sie All References oder einen spezifischen Ordner aus. 5. Klicken Sie Search. Technischer Support support@ refworks.com 6