Von der Projektidee bis heute ein Erfahrungsbericht von Lüüd. 1. Projektidee und Projektziele:

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1 Von der Projektidee bis heute ein Erfahrungsbericht von Lüüd 1. Projektidee und Projektziele: Wie finde ich die richtigen Mitarbeiter? Was kann ich tun, um sie langfristig gesund und motiviert an das Unternehmen zu binden? Wie kann ich meine Attraktivität als Arbeitgeber für Mitarbeiter und Bewerber steigern? Fragen, mit denen Betriebsinhaber heute mehr denn je konfrontiert sind. Ihnen fehlt es aber im Tagesgeschäft häufig an Zeit und Know-how, sich diesen Fragen zu stellen. Aber ein professionelles Personalmanagement ist angesichts eines verschärften Wettbewerbs um Fachkräfte für Unternehmen existenziell. Genau hier setzt die Projektidee von Lüüd an. Es sollten in einem Modellprojekt Lösungsansätze und Strategien für die genannten Zukunftsherausforderungen im Themenfeld Personal entwickelt und erprobt werden. Ziel sollte sein, eine zentrale Anlaufstelle im Sinne eines One-Stop-Shop zu schaffen, in der Handwerksbetriebe sowie kleine und mittlere Unternehmen in allen Personalthemen fachkompetente Beratung und Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung individueller Lösungsstrategien finden. Diese Leistung sollte für die Betriebe aus einer Hand angeboten werden und dabei praxisorientiert und umsetzbar sein. Das übergeordnete Ziel des Projektes war, durch ein umfassendes Dienstleistungsangebot im Verbund mit Partnern für Handwerksbetriebe und kleine und mittlere Unternehmen in Hamburg einen Beitrag zur Zukunftssicherung zu leisten und damit den Wirtschaftsstandort Hamburg zu stärken. Operative Ziele waren im Wesentlichen die Aufstellung eines Umsetzungs- und Kooperationskonzeptes, der Aufbau des erforderlichen Partnerverbunds und die Bekanntmachung des Dienstleistungsangebotes durch eine zielgruppengerechte Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit. Die vorgegebenen Zielzahlen waren: Betriebe werden über das Dienstleistungsangebot informiert und 1000 Gespräche zur Klärung individueller Kundenanliegen werden bis zum Projektende geführt. 2. Aufbau und Ablauf im Projekt: Die Handwerkskammer Hamburg besitzt einen Teil der benötigten Kompetenzen, um Betriebe bei der Lösung ihrer Personalfragen zu unterstützen. Um aber eine umfassende und auf die aktuelle Arbeitsmarktsituation angepasste Beratung im Sinn der unter Punkt 1 beschriebenen Projektidee umzusetzen, hat sich die Handwerkskammer entschieden, Projektpartner für die Umsetzung mit an Bord zu holen. So waren bereits vor Projektbeginn zwei wesentliche Fragen zu klären: Welche Kompetenzen werden im Projekt benötigt, um Betriebe und KMU kompetent und umfassend rund um das Thema Personal beraten zu können und welche Partner sollten mit an Bord geholt werden, um die benötigten Kompetenzen innerhalb des Projekts abdecken zu können? Dok.-Nr. NQA Seite 1 von 8

2 Im ersten Schritt wurden als Kernthemen folgende Kompetenzen identifiziert: Personalbeschaffung (Rekrutierungswege, Kompetenzfeststellung ) Personalmanagement Personalplanung Personalentwicklung Demografieberatung Weiterbildungsberatung Fördermittelberatung Mitarbeiterbindung Gesundheit im Betrieb Im zweiten Schritt hat dann die Geschäftsführung der Handwerkskammer Hamburg ausgehend von diesem Themenspektrum Gespräche mit den Geschäftsführern möglicher Projektpartner geführt. Hauptkriterien für die Auswahl passender Partner waren, dass die Kernkompetenzen in den oben benannten Themenfeldern liegen, sie Erfahrungen und Bezug zum Hamburger Handwerk besitzen und sich in diesen Partnerverbund mit einbringen können. Der gemeinsamen Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit und Jobcenter team.arbeit.hamburg sowie die Stiftung Berufliche Bildung konnten so bereits vor Projektbeginn für die Umsetzung des Vorhabens als Projektpartner gewonnen werden. Für das Themenfeld Gesundheit im Betrieb hat die handwerksnahe Innungskrankenkasse IKK classic ihre Unterstützung zugesagt. Als zusätzlicher Projektpartner wurde die Freie und Hansestadt Hamburg mit ihrer Fachkräftestrategie für die Stadt Hamburg gewonnen, in die das Projekt als Pilot eingebunden wurde. Mit allen in das Projekt involvierten Partnern gab es Projektplanungsgespräche und im Ergebnis konnten Kooperationsverträge abgeschlossen werden, in denen das gemeinsame Vorhaben und die Aktivitäten und Leistungen der einzelnen Partner festgeschrieben wurden. Zur besseren Übersicht insbesondere auch für die zu beratenden Kunden wurden die Lüüd-Themen in die folgenden Oberthemen zusammengefasst und den Projektpartnern entsprechend der eingebrachten Kompetenzen zugeordnet: Personal planen: Handwerkskammer Hamburg, gemeinsamer Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit und Jobcenter/team.arbeit.hamburg Personal finden: Handwerkskammer Hamburg, gemeinsamer Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit und Jobcenter/team.arbeit.hamburg, Stiftung Berufliche Bildung Personal entwickeln: Handwerkskammer Hamburg, gemeinsamer Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit und Jobcenter/team.arbeit.hamburg, Stiftung Berufliche Bildung Personal binden: Handwerkskammer Hamburg, IKK classic Dok.-Nr. NQA Seite 2 von 8

3 So war auf der strategischen Ebene ein Partnerverbund entstanden, der innerhalb der oben genannten Themenfelder fachkompetent beraten kann. Im Verbund dieser Partner wurden, unter Berücksichtigung der von den einzelnen Institutionen mit eingebrachten Kompetenzen und Ziele, auf Geschäftsführerebene und unter Einbindung der Projektleitung, gemeinsame Projektziele und im Folgenden eine grobe Aufgabenverteilung abgestimmt. Ergebnis dieser Abstimmungsgespräche war ein Eckpunktepapier, das eine Kompetenzmatrix mit der Zuordnung der eingebrachten Kompetenzen auf die beteiligten Projektpartnern und erste Arbeitspakete für die Umsetzung auf der operativen Ebene umfasste. Das Besondere und bundesweit Einmalige an diesem Projekt stellt die Partnerstruktur sowie damit einhergehend die Form der Zusammenarbeit im Verbund dieser Partner dar. Beim Aufbau der Partnerstruktur galt es zu bedenken, dass hier zum Teil sehr große und unterschiedlich agierende Partner zusammenarbeiten sollten. Dies musste sowohl bei der Erarbeitung der Aufbauorganisation als auch bei der Umsetzung des Projektvorhabens auf der Arbeitsebene berücksichtigt werden, um eine institutionsübergreifende gute Kommunikation und Zusammenarbeit aller Beteiligten im Sinne einer Dienstleistung aus einer Hand zu gewährleisten. Bereits vor Projektstart wurde ein Lenkungskreis installiert, in dem alle verantwortlichen Ansprechpartner der einzelnen Institutionen vertreten waren. Dieser Lenkungskreis hat im ersten Projektjahr bedarfsorientiert alle zwei Monate getagt, in den zwei Folgejahren alle 4 bis 6 Monate. Im Rahmen dieser Lenkungskreissitzungen wurden institutionsübergreifend Ziele abgestimmt, Entscheidungen getroffen und Impulse gesetzt. Neben den Lenkungskreissitzungen gab es für die Projektleitung immer auch die Möglichkeit, mit den Leitungen der einzelnen Häuser bilateral Abstimmungen zu treffen. Dieser Lenkungskreis war ein sehr wichtiges und unterstützendes Gremium und nur so war es möglich, institutionsübergreifend schnelle Entscheidungen treffen zu können und einen transparenten und schnellen Informationsfluss zu gewährleisten. Das Projektteam bestand aus sieben Kolleg/innen. Das Besondere an diesem Projekt war, dass alle Projektpartner ihre für das Projekt ausgewählten Mitarbeiter Vollzeit in das Projekt entsandt haben. So saß das Team gemeinsam unter einem Dach im Elbcampus. Dies bot eine sehr gute Voraussetzung dafür, dass das Lüüd-Team (sowohl fachlicher als auch persönlicher Ebene) schnell zusammengewachsen ist und über die gesamte Projektlaufzeit eine sehr gute Zusammenarbeit möglich war und ein enger Austausch aller Kolleg/innen untereinander stattfinden konnte. Es fanden regelmäßig alle zwei Wochen Teamsitzungen statt, in denen die weiteren Arbeitsplanungen besprochen und abgestimmt wurden. Ergänzend dazu erfolgte innerhalb der ebenfalls regelmäßig stattfindenden Fallbesprechungen ein Austausch über aktuelle Beratungsfälle, wodurch auch ein teaminterner Know-how-Transfer stattfinden konnte. Dok.-Nr. NQA Seite 3 von 8

4 Ebenfalls in der Aufbauorganisation mit abgebildet finden sich einige Kooperationspartner. Ein Großteil der Kompetenzen innerhalb der Themenschwerpunkte ist im Projekt selbst durch den Partnerverbund gut abgedeckt. Zu angrenzenden Themenfeldern, in denen im Projekt nicht die Kernkompetenz abgebildet ist oder andere Stellen weiterführender oder vertiefter beraten können, erfolgt die Empfehlung an ausgewählte Kooperationspartner. Damit die Lüüd-Berater/innen einen Überblick über die Unterstützungsangebote aller Projektpartner und relevanter externer Kooperationspartner haben, wurde eine umfängliche interne und externe Vernetzung geplant und umgesetzt. Die großen Aufgaben zu Beginn des Projektes waren Die Schaffung eines Teams mit einer einheitlichen Zielsetzung sowie die Schaffung der zur erfolgreichen Umsetzung erforderlichen Strukturen Erarbeitung eines einheitlichen Bildes nach Innen und nach Außen zur Bekanntmachung von Lüüd Erarbeitung eines auf die Kundenbedürfnisse abgestimmten Dienstleistungsangebotes und der zur Umsetzung erforderlichen Prozesse und Abläufe Um gemeinsam mit allen Kollegen aus den vier Institutionen ein Team, mit einem Ziel und einem Beratungsverständnis zu bilden wurden zu Beginn des Projektes interne Workshops durchgeführt. Dieses Vorgehen hat sich auch in der Rückschau als sehr wichtig herausgestellt. Nur so konnte sehr kompakt Einigung über den Projekthintergrund, Projektauftrag und -ziele sowie Regelungen zur Zusammenarbeit erzielt werden. Damit war gewährleistet, dass das Lüüd-Team schnell und kooperativ die gemeinsame Arbeit aufnehmen konnte. Abgeleitet von den Projektzielen konnten Aufgabenpakete geschnürt, mit der Lenkungsgruppe abgestimmt und dann abgearbeitet werden. Dieses nach Innen herausgearbeitete einheitliche Bild musste dann im nächsten Schritt auch nach außen kommuniziert werden. Wichtig war, gegenüber den Beratungskunden und Partnern ein einheitliches Bild abzugeben und nicht als ein unübersichtliches Konglomerat verschiedenster Institutionen wahrgenommen zu werden. Aus diesem Grunde wurde die Marke Lüüd entwickelt und alle Projektpartner sind hinter diese Marke Lüüd getreten. Damit konnten wir dem eigenen Anspruch Beratung aus einer Hand gerecht werden und wurden so auch von außen wahrgenommen. In Zusammenarbeit mit einer Agentur wurde die Marke Lüüd und eine zielgruppengerechte Kommunikationsstrategie erarbeitet. Da bereits zu Projektbeginn Anfragen von Beratungskunden bei Lüüd eingegangen sind, konnte kontinuierlich und unter Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse und gemachten Erfahrungen das Lüüd- Dienstleistungspaket geschnürt werden. Die drei wesentlichen Säulen des Lüüd-Dienstleistungsangebotes sind: Dok.-Nr. NQA Seite 4 von 8

5 Die individuelle Beratung und Umsetzungsunterstützung in den Themenfeldern Personal planen, finden, entwickeln und binden. Die Durchführung von Veranstaltungen zu personalrelevanten Themen. Die Durchführung verschiedener Aktionen zur Sensibilisierung und Unterstützung der Betriebe in ausgewählten Themenfeldern. Für die individuelle Beratung der Lüüd-Kunden wurde ein übergeordneter Workflow erarbeitet. Jeder Beratungskunde hat im ersten Schritt eine Erstberatung erhalten, in dem das Unterstützungsangebot von Lüüd vorgestellt und das aktuelle Anliegen geklärt wurde. Im zweiten Schritt fand dann mit dem Kunden eine Fachberatung durch einen für das spezifische Thema geeigneten Lüüd-Berater statt. Diese Fachberatung wurde je nach Komplexität in einem oder aber auch mehreren Terminen durchgeführt. Gemeinsam mit dem Kunden wurde ein Handlungsfahrplan erstellt und auf Wunsch des Kunden auch bei der Umsetzung unterstützt. Die Durchführung der Beratungsgespräche beim Kunden vor Ort hatte den großen Vorteil, dass die Lüüd-Kolleg/innen sich bereits ein gutes Bild von den Gegebenheiten im Betrieb machen konnten. Neben der Beratung von Betrieben waren zur Bekanntmachung der Lüüd-Dienstleistungen sowie der Sensibilisierung der Betriebe für die Lüüd-Themen die Durchführung von personalthematischen Veranstaltungen wichtige Aufgabe im Projekt. Lüüd hat sich bewusst für wenige, dafür aber sehr kompakte und praxisrelevante Veranstaltungen entschieden. Um Personalentscheider und Betriebsinhaber kompakt und nicht zu zeitaufwändig zu informieren und ihnen eine Plattform zum Austausch untereinander zu ermöglichen, wurde das Lüüd Forum entwickelt. Die Veranstaltungen waren immer ein guter Mix aus Impulsvortrag zum Einstieg in das Thema, Vorstellung eines Best-Practice-Beispiel durch einen Betriebsinhaber (Wie konnten Personalfragen im Betrieb gelöst werden?) und einen Workshop, in dem die Betriebsinhaber bereits für ihren Betrieb Lösungsansätze erarbeiten konnten. Eingeladen wurden zu den Lüüd-Foren immer ausschließlich Betriebsinhaber und Personalverantwortliche, sodass ein offener Austausch der Teilnehmer/innen in einem geschützten Rahmen möglich war. Bei der Formulierung der Einladungen wurde großen Wert darauf gelegt, die Praxisorientierung der Veranstaltungen klar herauszustellen und zu vermitteln, welche Fragestellungen im Fokus stehen sollten. Zur Sensibilisierung für ausgewählte Personalthemen, in denen der Handlungsdruck bei den Betrieben vermeintlich nicht so groß ist, aber auch zur aktiven Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen hat Lüüd verschiedene Aktionsformate entwickelt. Bei der Entwicklung dieser Formate standen die Merkmale Praxistauglichkeit und Effizienz im Vordergrund und sie waren ausgerichtet auf die vier Lüüd- Themensäulen Personal planen, finden, entwickeln und binden. Dok.-Nr. NQA Seite 5 von 8

6 3. Erfolgsfaktoren: Zusammenfassend sollen in der Rückschau auf das Projekt folgende Erfolgsfaktoren herausgehoben werden: Erarbeitung und durchgängige Kommunikation einer gemeinsamen Zieldefinition: Nur wenn allen Beteiligten sowohl auf der strategischen als auch der operativer Ebene die zu erreichenden Ziele klar sind und alle sie mit tragen, ist eine konstruktive und erfolgreiche Zusammenarbeit möglich. Ziele sollten auf der strategischen Ebene verabschiedet und dann an alle beteiligten Akteure auf allen Ebenen kommuniziert werden. Dies gilt sowohl für die gemeinsamen Projektziele als auch die von den einzelnen Projektpartnern für ihre eigene Institution eingebrachten Ziele. Erarbeitung einer Aufbau- und Ablauforganisation, die eine durchgängige und transparente Kommunikation und Entscheidungsfindung auf den unterschiedlichen Ebenen gewährleistet. Die Marke Lüüd und die zielgruppengerechte Kommunikation: Für den Projekterfolg sehr wichtige war, gegenüber den Beratungskunden und Partnern ein einheitliches Bild abzugeben und nicht als ein unübersichtliches Konglomerat verschiedenster Institutionen wahrgenommen zu werden. Aus diesem Grunde wurde die Marke Lüüd entwickelt und alle Projektpartner sind hinter die Marke Lüüd getreten. Damit konnten wir dem eigenen Anspruch Beratung aus einer Hand gerecht werden und wurden so auch von außen wahrgenommen. Bei der Entwicklung der Marke und der Kommunikationsstrategie wurde großen Wert auf eine zielgruppengerechte Sprache gelegt. Lüüd hat immer versucht sowohl im Gespräch als auch in allen Werbemedien (Flyer, Website u.w.) konsequent und durchgängig die Sprache der Handwerker zu sprechen. Die enge Zusammenarbeit unter einem Dach: Vor dem Hintergrund, dass das Lüüd-Team aus sieben Mitarbeitern aus vier sehr unterschiedlich agierenden Institutionen zusammengesetzt hat, war das Agieren unter einem Dach ein Erfolgsfaktor für das Projekt. Ohne diese räumliche Nähe wäre das Ziel, Beratung und Dienstleistung wirklich aus einer Hand zu entwickeln und umzusetzen, nicht oder zumindest nicht so schnell erreichbar gewesen. Nur so konnte ein schnelles Zusammenwachsen des Teams auf der operativen Ebene und ein kontinuierlicher Austausch stattfinden. Der Mehrwert: Der Anspruch von Lüüd war es immer, sowohl für alle beteiligten Akteure im Projekt (Projektpartner) als auch für die Beratungskunden einen Mehrwert zu schaffen und diesen auch transparent zu machen: Dok.-Nr. NQA Seite 6 von 8

7 Mehrwert für die Projektpartner: Schaffung neuer Zugangswege und Angebote für HW-Betriebe und KMU Intensivierung der eigenen Dienstleistung im HW und KMU Erprobung der Zusammenarbeit versch. Arbeitsmarktakteure und neuer Beratungsansätze, fachlicher Austausch Imagegewinn Daraus ergeben sich auch für den Kunden unmittelbar spürbare Vorteile Mehrwert für die Beratungskunde: Der ganzheitlicher Beratungsansatz (Einstiegsthema Erweiterte Themenpalette Bsp. Personalsuche) Maßgeschneiderte Lösungen (keine Dienstleistung von der Stange) One-Stop-Shop (Kurze Wege - sparen Zeit und Geld) Niedrigschwelliger Zugang (kostenfreie Beratung) Plattform zum Austausch / Netzwerk (Ein nicht zu unterschätzender Aspekt) 5. Zusammenfassung der Ergebnisse: Bis zum Projektende konnte Lüüd 553 Betriebe beraten und insgesamt 1204 Gespräche zur individuellen Klärung des Anliegens führen, womit das quantitative Ziel 1000 Beratungsgespräche zur Anliegenklärung übertroffen werden konnte. Hauptanliegen, mit dem sich die Betriebe an Lüüd gewandt haben, war die Personalsuche. Über diesen Einstieg konnten die Lüüd-Berater/innen aber immer die vier Lüüd- Themenfelder mit dem Betriebsinhaber erörtern. Das zweithäufigste Thema in der Beratung war das Thema Personal binden mit dem Schwerpunkt Gesundheit im Betrieb. Diese im Verhältnis zu den anderen beiden Themen Personal planen und entwickeln hohe Nachfrage beruht zu einem großen Teil auf der aktiven Kundenansprache und verschiedenen Sensibilisierungsaktionen, die wir gemeinsam mit dem Projektpartner IKK classic durchgeführt haben. Bei dem Thema Personal finden empfinden die Betriebe einen hohen Handlungsdruck, denn die Personallücke ist spürbar und muss geschlossen werden. Bei den Themen Personal entwickeln, binden und planen waren eine aktive Kundenansprache und eine Sensibilisierung notwendig, wurde dann aber auch sehr gut von den Betrieben angenommen. Der Großteil der Betriebe (knapp 50%), die eine Beratung bei Lüüd in Anspruch genommen haben, hatten zwischen 1-8 Mitarbeiter/innen, 23% beschäftigten zwischen 9-25 Mitarbeiter/innen und knapp 15% zwischen Mitarbeiter/innen. Die Auswertung zeigt, dass Lüüd mit seinem Angebot genau die gewünschte Zielgruppe (kleine und mittlere Betriebe ohne eine eigene Personalabteilung) erreichen konnte. Dok.-Nr. NQA Seite 7 von 8

8 Guckt man auf die Branchenverteilung decken sich die führenden Gewerke mit den Ergebnissen der Engpassanalyse der Agentur für Arbeit. Insbesondere Betriebe aus den Branchen Sanitär-Heizung- Klima, Elektro, Bau und Metallbau haben große Schwierigkeiten, Fachkräfte und Nachwuchs zu finden. Im Rahmen der externen Evaluation wurden Beratungskunden nach ihrer Zufriedenheit mit der Kernleistung von Lüüd befragt. Die Qualität der Beratung erhielt von den Befragten durchgängig sehr gute bis gute Noten. Die höchsten Zustimmungswerte erhielten dabei das Knowhow und die Fachlichkeit der Beratung, gefolgt von der Beratung rund um das Thema Personal. Die Praxisnähe der Beratung und die Umsetzbarkeit der Informationen für das Unternehmen rangierten an dritter Stelle. Hier ein Ausschnitt der durch den externen Evaluator formulierten Handlungsempfehlungen: Die Beratungsstelle sollte aus Sicht der Unternehmen fortgeführt und die hohe fachliche, kommunikative und persönliche Kompetenz des Beratungspersonals für die Zukunft gesichert werden. Das Beratungsportfolio könnte stärker auf die Personalgewinnung, die Beratung zu Fördermöglichkeiten, die Mitarbeiterbindung und -motivation und das betriebliche Gesundheitsmanagement fokussiert werden. Hier bestehen auch zukünftig großer Bedarf und Nachfrage. Die Beratung sollte weiterhin aktiv und reaktiv erfolgen. Die Ergebnisse der Befragung zeigen, dass auch die direkte Kontaktaufnahme durch das Beratungsteam von Lüüd sehr erfolgreich war. Die bestehende Kooperation mit den Partnern (IKK classic, Jobcenter und Agentur für Arbeit) sollte im Rahmen der zukünftigen Beratungsaufgaben fortgeführt, das One-Stop-Shop- Prinzip beibehalten werden. Mit Blick auf die Auswertung der internen und externen Evaluation kann zusammenfassend festgestellt werden, dass das Projekt Lüüd gute Ergebnisse in der Qualität und Quantität der Beratungen erzielen konnte. Sehr viele Betriebe haben von Projektbeginn an die Lüüd-Dienstleistung in Anspruch genommen und über eine zielgerichtete Kommunikationsstrategie konnte Lüüd seinen Bekanntheitsgrad und damit die Nachfrage kontinuierlich steigern. Die für das Projekt gesteckten Ziele als auch die Ziele der Projektpartner für ihre eigene Institution konnten größtenteils erreicht werden. Somit haben sich die Projektpartner HWK Hamburg, gemeinsamer Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit und Jobcenter team.arbeit.hamburg und die IKK classic gemeinsam dafür entschieden, die Lüüd-Dienstleistung als einen wichtigen Beitrag zur Fachkräftesicherung für das Hamburger Handwerk weiterhin anzubieten. Dok.-Nr. NQA Seite 8 von 8