A281 Document Management

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1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB A281 Document Management Klassifizierung: Typ: Nicht klassifiziert IKT-Standard Ausgabedatum: Version: 1.32 Status: Genehmigt Ersetzt: 1.31 Verbindlichkeit: Weisung Genehmigt durch: Informatiksteuerungsorgan Bund, am Beilagen:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Anwendungsbereich Geltungsbereich Verbindlichkeit Anwendungsgebiet Einsatzgebiet Einordnung Funktionalität Leistungs- und Qualitätsmerkmale Rahmenbedingungen und Einschränkungen Abgrenzung Abgrenzung gegenüber dem Einsatzgebiet dokumentenzentriertes Records Management Abgrenzung gegenüber dem Einsatzgebiet Geschäftsverwaltung (GEVER) Abgrenzung gegenüber GEVER95-Produkten (Adesso, GEKOBV Win, OpenGeko) Im Unterschied zur konventionellen, d.h. in ein Betriebssystem integrierte Dokumenten Management-Abgrenzung gegenüber near line-ablage und Historisches Archiv Abgrenzung zu Imaging / OCR Architekturvorgaben Strategische Vorgaben Standardprodukte... 6 Anhänge... 7 A. Änderungen gegenüber Vorversion... 7 B. Bedeutung der Schlüsselwörter zur Bestimmung des Verbindlichkeitsgrades 7 C. Abkürzungen... 7 D. Referenzen /11

3 Das Informatiksteuerungsorgan Bund erlässt gestützt auf Artikel 17 Absatz 1 der Verordnung über die Informatik und Telekommunikation in der Bundesverwaltung (BinfV) nachfolgende Weisungen. 1 Anwendungsbereich Das Einsatzgebiet Dokumenten Management betrifft den Einsatz von EDV-Mitteln zur Erstellung, Ablage, Nutzung und Bewirtschaftung von elektronischen Dokumenten. 2 Geltungsbereich Der Geltungsbereich der Weisungen ist identisch mit dem Geltungsbereich der BinfV 1. 3 Verbindlichkeit Der Verbindlichkeitsgrad der einzelnen Vorgaben wird mittels der im Anhang B zusammengestellten, in Grossbuchstaben geschriebenen Schlüsselwörter gekennzeichnet. 4 Anwendungsgebiet Die Definition von Einsatzgebieten dient dem standardisierten Einsatz von Informatikmittel im Rahmen der Bundesverwaltung. Ein Einsatzgebiet beschreibt hierfür das Aufgabengebiet aus Sicht Geschäftstätigkeit und/oder Informatik welches durch Informatikmittel unterstützt werden soll. Jedes eingesetzte Informatikmittel muss mindestens einem Einsatzgebiet zu geordnet sein. Einsatzgebiete unterstützen den Einkauf von Informatikmitteln und sind Voraussetzung für die Produktstandardisierung. 5 Einsatzgebiet 5.1 Einordnung Das Einsatzgebiet Dokumenten Management betrifft den Einsatz von EDV-Mitteln zur Erstellung, Ablage, Nutzung und Bewirtschaftung von elektronischen Dokumenten. Damit überschneidet sich das Einsatzgebiet Dokumenten Management zu grossen Teilen mit dem Einsatzgebiet Records Management: Dokumenten Management stellt einen wichtigen Funktionalitätsbereich innerhalb RMS dar. Produktseitig ist DMS oft als Komponente in ein RMS integriert. Im Unterschied zu einem DMS unterstützt ein RMS die Sicherung des Geschäfts- 1 SR /11

4 kontexts von Unterlagen, eine geschäftsbezogene Strukturierung und Ablagen (Registraturplan, Dossierbildung) sowie die life cycle-bewirtschaftung der Ablage. Der Einsatz eines DMS kann bei einer fachspezifischen Aufgabenstellung zusätzlich zu einem Records Management-System (RMS) angezeigt sein (z.b. für Bibliotheken, technische oder medizinische Dokumentationen etc.). 5.2 Funktionalität DMS weisen insbesondere folgende Standardfunktionalitäten auf: Systematisch strukturierte, einheitliche Ablage von elektronischen Dokumenten (als Ersatz z. B. für die File-Ablage eines Betriebssystems) Benutzeradministration, Verwaltung von Zugriffsrechten, Rollenkonzept Sperren von in Bearbeitung befindlichen Dokumenten für weitere Benutzer (Check in-, Check out-funktionen für Dokumente) Schnittstellen zur elektronischen Erfassung von Papierdokumenten (Image- und OCR- Formate) Versionenverwaltung Suchfunktionalitäten (auf Metadaten und Dokumenteninhalte) Erfassen von Metadaten zu Dokumenten Migrationsfunktionalitäten. 5.3 Leistungs- und Qualitätsmerkmale Es gibt DMS mit speziell auf die Bedürfnisse bestimmter Fachgebiete ausgerichteter Funktionalität (siehe Kapitel 2.1). Die Leistung eines DMS kann unter anderem über folgende Grössen definiert werden: Anzahl zu verwaltender Dokumente Anzahl neuer Dokumente/Versionen pro Zeiteinheit Anzahl Lesezugriffe auf Dokumente pro Zeiteinheit. 5.4 Rahmenbedingungen und Einschränkungen DMS werden nicht als Standardprodukte für Records Management eingesetzt, da die rechtlichen und fachlichen Vorgaben an die Aktenführung, Aufbewahrung und Archivierung von Geschäftsunterlagen ([RVOG], [BGA], [DSG[, [OR], [ISO RM], [MoReq] etc.) nicht oder nur ungenügend erfüllt werden. Für Unterlagen aus spezialisierten DMS-Systemen sind mit dem Bundesarchiv Archivierungsschnittstellen zu vereinbaren. Die Mindestanforderungen bezüglich Metadaten der [WAF] sind zu erfüllen. 4/11

5 5.5 Abgrenzung Abgrenzung gegenüber dem Einsatzgebiet dokumentenzentriertes Records Management Im Unterschied zur konventionellen, d.h. in ein Betriebssystem integrierte Dokumenten Management-Funktionalität (z.b. Windows NT-File-System) aber auch im Unterschied zu spezialisierten DMS sichern Records Management-Systeme (RMS) den Geschäftskontext von Unterlagen durch Dossierbildung, geschäftsbezogene Ordnungs- und Ablagesysteme usw. Sie ermöglichen weiter eine life cycle-bewirtschaftung der Amtsablage (Aufbewahrungsplanung) gemäss den rechtlichen Vorgaben. In RMS können zudem alle Medien (insbesondere auch Papier) einheitlich bewirtschaftet werden. Die dem Einsatzgebiet Dokumentenzentriertes Records Management zugeordneten Produkte sind entweder integrierte Anwendungen, welche RM- und DM-Funktionalität vereinigen oder aber modulare Zusätze, durch die ein DMS mit RM-Funktionalität erweitert wird. DMS werden nicht als Standardprodukte für das dokumentenzentrierte Records Management eingesetzt. Konventionelle DMS stellen allenfalls ein Hilfsmittel bei der konventionellen Aktenführung (Papierdossier) dar. Ihr Einsatz kann bei einer spezialisierten Aufgabenstellung zusätzlich zu einem RMS notwendig sein, z. B. für die Unterstützung von fachspezifischen technischen Dokumentationen Abgrenzung gegenüber dem Einsatzgebiet Geschäftsverwaltung (GEVER) Die GEVER umfasst neben dem Funktionsbereich Records Management/Dokumenten Management die Funktionsbereiche Geschäftskontrolle und Prozessführung. Die GEVER integriert (oder ersetzt teilweise) Anwendungsbereiche der Standard-Büroautomation sowie der Standard-WEB-Technologie, die im Rahmen der Geschäftsbearbeitung benötigt werden (z.b. Mail, Aufgabenliste, Office, Dateiablage, WEB-Browser etc.) Abgrenzung gegenüber GEVER95-Produkten (Adesso, GE- KOBV Win, OpenGeko) Die Standardprodukte der Geschäftsverwaltungssysteme gemäss A002 Koordination und Standardisierung von Geschäftsverwaltungssystemen (GEVER95-Produkte) unterstützen die elektronische Verwaltung von Papierdossier sowie eine einfache Termin- und Fristenverwaltung. Ebenfalls enthalten sie eine standardisierte, elektronische Abgabeschnittstelle für Metadaten an das Schweizerische Bundesarchiv Im Unterschied zur konventionellen, d.h. in ein Betriebssystem integrierte Dokumenten Management-Abgrenzung gegenüber near line-ablage und Historisches Archiv Die near line-ablage kann als technische Erweiterung zu einem DMS/RMS genutzt werden. Unterlagen einer elektronischen Amtsablage, die nicht im on line-speicherzugriff verfügbar sein müssen, können (z.b. aus Kostengründen) mittels einer near line-ablage technisch auf kostengünstigere Speicher (z.b. optische Speicher) ausgelagert werden. Die logische Verwaltung und der Zugriff auf die technisch ausgelagerten Unterlagen erfolgen über das DMS/RMS. Ein Historisches Archiv ist eine Anwendung zur Übernahme, Bewirtschaftung und Nutzung 5/11

6 archivwürdiger elektronischer Unterlagen Abgrenzung zu Imaging / OCR DMS bieten entweder integrierte Imaging- bzw. OCR-Komponenten an oder sie weisen Schnittstellen zu solchen Anwendungen auf. 5.6 Architekturvorgaben Der Bedarf an Standard-DMS-Funktionalität wird durch RMS abgedeckt. 5.7 Strategische Vorgaben Das Einsatzgebiet DMS ist ein Standardeinsatzgebiet. Es gilt die Mehrproduktestrategie. 6 Standardprodukte Fabasoft egov-suite CH i-engine FileNet 6/11

7 Anhänge A. Änderungen gegenüber Vorversion Migration des Standards in die neue Vorlage gemäss R010, Version 2-0. B. Bedeutung der Schlüsselwörter zur Bestimmung des Verbindlichkeitsgrades Der Verbindlichkeitsgrad der einzelnen Vorgaben wird im Dokument mittels folgender in Grossbuchstaben geschriebenen Schlüsselwörter gekennzeichnet: MUSS DARF NICHT DARF SOLL KANN Vorgabe, die einzuhalten ist (gewährte Ausnahmen ausgenommen) Option, die nicht gewählt werden darf Die Option ist explizit erlaubt. Die Nutzer entscheiden, ob sie die Option nutzen möchten. Betrifft die Vorgabe eine IKT-Lösung, muss der Anbieter der Lösung die Option anbieten. Option, die im Normalfall zu wählen ist. Es kann jedoch ohne Ausnahmegewährung des ISB davon abgewichen werden, insbesondere wenn die Wirtschaftlichkeit oder Sicherheit andernfalls nicht mehr gewährleistet werden können. Die Abweichung von der Vorgabe ist jedoch schriftlich zu begründen. Akzeptierte Option. Betrifft die Vorgabe eine Lösung, entscheidet der Anbieter der Lösung darüber, ob er die Option unterstützen will. C. Abkürzungen Kürzel Ablage Aktenführung (engl. Record Keeping; Records Management) Bedeutung Amtsablage 1. Aktenführung (engl. Record Keeping) ist Bestandteil der Steuerung und Ausführung von Verwaltungsgeschäften und umfasst die ordnungsgemässe Erstellung, Nutzung und Bewirtschaftung von Unterlagen. 2. Aktenführung (engl. Records Management) umfasst sämtliche strategischen, organisatorischen und technischen Massnahmen, Konzepte, Regeln, Verfahren und Mittel, die für einen ordnungsgemässen Umgang mit Geschäftsunterlagen notwendig sind. 7/11

8 Kürzel Amtsablage Archiv Bedeutung a) Gesamtheit aller relevanten (massgeblichen) Geschäftsdossiers einer Verwaltungseinheit b) Logische Ordnung der Geschäftsdossier einer Verwaltungseinheit c) Physischer Standort der Geschäftsdossier einer Verwaltungseinheit Alle in der Amtsablage aufbewahrten Unterlagen müssen geschützt und nach definierten Kriterien bewirtschaftet werden (Aufbewahrungsplanung, Zugriffsrechte, Ordnungssystematik etc.). Siehe auch near line-ablage Der Archivbegriff im Rahmen der Organisationslehre hat folgende Bedeutungselemente: a) Institution/Stelle, die Archivgut übernimmt, aufbewahrt, konserviert und zugänglich macht (Schweiz. Bundesarchiv, BAR) b) Gebäude der Institution, das für die Archivierung von Unterlagen gebaut oder hergerichtet wurde. c) Archivierte Unterlagen einer Verwaltungseinheit. Siehe auch Historisches Archiv Archivierung Aufbewahrung BA BAR BVerw CMS DM DMS Unterlagen, die von einer Verwaltungseinheit nicht mehr länger benötigt werden, sind dem BAR zur Übernahme anzubieten. Das BAR ermittelt gemeinsam mit der anbietepflichtigen Stellen die Archivwürdigkeit der Unterlagen. Archivwürdige Unterlagen sind dem BAR zur (Langzeit-)Archivierung zu übergeben. Die restlichen Unterlagen werden vernichtet. Siehe auch Historisches Archiv Aufbewahrung von Unterlagen in der Amtsablage (im Unterschied zu Archivierung). Unterlagen, die zur Ausführung der Geschäfte benötigt werden resp. für die gesetzliche oder andere Aufbewahrungsfristen bestehen, werden solange wie nötig in der Amtsablage aufbewahrt. Siehe auch near line-ablage Büroautomation Schweizerisches Bundesarchiv Bundesverwaltung Content Management-System Dokumenten Management Dokumenten Management-System 8/11

9 Kürzel Dokument Dokumentation Dossier DSG Bedeutung a) Kleinste formale Einheit von inhaltlich zusammengehöriger und - im Unterschied zu Daten - wenig oder unstrukturierter Information. Elektronische Dokumente können Text, Bilder oder Multimedia-Inhalte (Klänge, bewegte Bilder etc.) enthalten. b) Dokumente, die in einem Geschäftskontext erstellt oder verwendet werden, bezeichnet man aufgrund ihres Entstehungs- resp. Nutzungskontextes sowie aufgrund ihrer geschäftsbezogenen Gliederung in Dossiers als Unterlagen (Records). c) Documents are owned by people, but records are owned by organizations. a) Sachthematisch gegliederte Informationen b) Sammlung oder Sammelstelle für sachthematische Information c) Sachthematische Gliederung und/oder Aufbereitung von Informationen (im Unterschied zur Amtsablage) Die Gesamtheit der während der Laufzeit eines Geschäfts aufgezeichneten und registrierten Unterlagen samt den dazugehörenden Prozessinformationen. Datenschutzgesetz Geschäftsunterlagen Unterlagen Geschäftsverwaltung Mit Geschäftsverwaltung (GEVER) werden in der BVerw Anwendungssysteme für ein integriertes Prozess- und Informationsmanagement (Geschäftskontrolle, Prozessführung und Aktenführung) bezeichnet. GEVER Historisches Archiv IAB Imaging Integrität ISB ISO Geschäftsverwaltung Anwendung zur Übernahme, Bewirtschaftung und Nutzung archivwürdiger, elektronischer Unterlagen. Siehe auch Archiv, Archivierung Informatikarchitektur Bund Anwendung, Verfahren und Infrastruktur zum elektronischen Erfassen von Papierunterlagen. Unterlagen, Integrität von Unterlagen Informatiksteuerungsorgan des Bundes International Standard Organization 9/11

10 Kürzel near line-ablage OCR Ordnungssystem Records Records Management Registraturplan RM RMS Unterlagen (engl. records) Bedeutung Unterlagen einer elektronischen Amtsablage, die nicht im on line- Speicherzugriff verfügbar sein müssen, können (z.b. aus Kostengründen) mittels einer near line-ablage technisch auf kostengünstigere Speicher ausgelagert werden. Die logische Verwaltung und der Zugriff auf die technisch ausgelagerten Unterlagen erfolgt über das RMS. Eine Anwendung für die near line-ablage von Unterlagen/Records übernimmt die technische Funktion einer near line-speicherung Siehe auch Amtsablage, Archivierung Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung). Methode zur Umwandlung von Texten im Rasterformat in eine codierte und verarbeitbare Zeichenfolge. Registraturplan Unterlagen Aktenführung Nach Aufgaben und Geschäften gegliedertes, vorausschauend angelegtes und dynamisch erweiterbares Ordnungssystem zur Ablage von Geschäftsunterlagen. Der Registraturplan stellt die Grundlage dar für a) die Dossierbildung, b) die Registrierung der Unterlagen und deren eindeutige Zuordnung zu einem Geschäftskontext sowie c) die Bewirtschaftung der Geschäftsablage (life cycle-management). Records Management Records Management-System Unterlagen sind Informationen, die unabhängig von der Art des Informationsträgers bei der Geschäftstätigkeit erstellt, empfangen oder verwendet werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten (z.b. Metainformationen, Historisierungsdaten), die für das Verständnis dieser Informationen, deren Nutzung, Bewirtschaftung und Darstellung notwendig sind. D. Referenzen [BGA] Bundesgesetz über die Archivierung vom 26. Juni 1998 (Stand am 1. Mai 2013); SR [BinfV] Verordnung über die Informatik und Telekommunikation in der Bundesverwaltung vom 09. Dezember 2011 (Stand am 01. Januar 2012); SR /11

11 [DSG] [ISO RM] [MoReq] [OR] [RVOG] [WAF] Bundesgesetz über den Datenschutz vom 19. Juni 1992 (Stand am 01. Januar 2014); SR ISO 15489, Records Management IDA Programme of the European Comission: Model Requirement for the Management of Electronic Records. MoReq Specification. Schweizerisches Zivilgesetzbuch (Fünfter Teil: Obligationenrecht) Regierungs- und Verwaltungsgesetz vom 21. März 1997 (Stand am 01. Januar 2015); SR Weisung über die Aktenführung in der AHV/IV/EO/EL/FamZLw/FamZ 11/11