Datenblatt. KLUSa. Kostenmanagement. Plan. Decide. Succeed. Erwartung an eine Multiprojektmanagement-Lösung

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1 Erwartung an eine Multiprojektmanagement-Lösung Ein modernes Projektmanagement-Tool muss in der Lage sein, alle mit dem Projekt verbundenen Kostendaten zu erfassen und durch intelligente Verarbeitung daraus nützliche Kosteninformation zu erzeugen: Der Projektleiter benötigt Aussagen zum Kostentrend seines Projekts, das Project Management Office erwartet Übersichten, ob die tatsächlichen Kosten der Projekte im geplanten Budgetrahmen liegen, und das Accounting erwartet zum Monatsabschluss den Abgleich aller Projektkosten zwischen KLUSA und SAP. KLUSA deckt diese Anforderungen vollständig ab. Großer Wert wurde darauf gelegt, für jeden Anwenderkreis ein einfaches Bedienkonzept umzusetzen und einen Informationsmehrwert zu generieren. im Einzelprojekt Erzeugen der Plankosten Der erste Schritt des s im Projekt ist die Erfassung der Plankosten. Diese setzen sich in KLUSA aus den Kosten für die geplante Arbeit, also Kosten interner und externer Mitarbeiter (im Folgenden»Ressourcen«genannt) sowie den Investitions- und Materialkosten zusammen. Die Plankosten der Ressourcen berechnet KLUSA anhand der zugeordneten Attribute Kostenstelle und Kostensatz. Dabei können für interne und externe Ressourcen unterschiedliche Kostensätze hinterlegt werden. Entsprechend dem geplanten Aufwand / Einsatz pro Ressource berechnet KLUSA die Kosten monatsfein über die gesamte Projektlaufzeit. Jeder Projektplan ist Änderungen unterworfen und sollte daher fortlaufend angepasst werden. Als Referenzbasis, gegen die der Projektfortschritt und Planänderungen gemessen werden, wird zum Zeitpunkt der Projektgenehmigung der Basisplan als Kopie des aktuellen Plans gespeichert. Spätere Änderungen können über genehmigte Änderungsanträge als weitere Basis übernommen werden. Für Auswertungen stehen damit der aktuelle Plan, der Basisplan und der zuletzt genehmigte Plan zur Verfügung. Für die einfache Einplanung von Materialkosten können in KLUSA Materiallisten mit entsprechenden Stückkosten hinterlegt werden. Diese Stückkosten können über die Zeit variieren, um so Preisänderungen abzubilden. Natürlich können in der Kostenplanung für jede Zeitperiode die Materialien auch mit entsprechenden Mengen hinterlegt werden. Der Kostenplan, dargestellt nach Monaten und Arbeitspaketen 1

2 Die KLUSA Kostenverfolgung im Einzelprojekt Die während der Laufzeit anfallenden Kosten werden dem Projekt entsprechend der Zeitperiode und der Kostengruppe/-art als Istkosten (tatsächliche Kosten, Actual Costs) zugeordnet. Die Kosten können manuell eingegeben werden. Typischerweise werden diese jedoch automatisch erzeugt oder von anderen Systemen übernommen (siehe unten). Kostendaten können z.b. aus ERP-Systemen wie SAP übernommen werden. Die Zuordnung der Kosten zu einem Projekt bzw. Arbeitspaket erfolgt flexibel bspw. über eine Innenauftragsnummer oder den WBS-Code. Erzeugung der Ist-Kosten in KLUSA Die angefallenen Personalkosten können in KLUSA über die Zeitkontierungen der Projektmitarbeiter automatisch als Istkosten auf Arbeitspakete erzeugt werden. Dabei werden die Kontierungen der letzten abgeschlossenen Periode entsprechend dem hinterlegten Kostensatz bewertet. Kostenprognose Damit Projektleiter und Management ein Projekt schnell und einfach in Hinsicht auf Planabweichungen bewerten können, stehen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung: Bei der Kostenprognose (Forecast) werden die Istkosten und Plankosten berücksichtigt. Die Istkosten werden vom Projektbeginn bis zur letzten abgeschlossenen Periode, typischerweise der Vormonat, angesetzt. Ab der laufenden Periode bis zum Projektende werden die Plankosten herangezogen. Die Darstellung dieses Forecast-Verlaufs im direkten Vergleich zum Plan bzw. Basisplan erlaubt es, Abweichungen visuell zu erfassen und stellt somit ein gutes Instrument zur Beurteilung des Projektfortschritts bzw. des zu erwartenden Budgetverbrauchs dar. Darstellung des Kostenverlaufs und Forecasts KLUSA Earned Value Analyse Eine weitere Methode, um den Projektfortschritt proportional zum Soll zu sehen, ist die»earned Value Analysis«(oder Leistungswertanalyse). Hierbei werden die anteiligen Plankosten bis zur aktuellen Zeitperiode mit den Istkosten ins Verhältnis gesetzt. KLUSA hält alle für diese Berechnung notwendigen Parameter vor. Dieses Verhältnis ist ein zuverlässiger Indikator über den tatsächlichen Projektfortschritt im Vergleich zum erwarteten. In der Ansicht Cockpit findet sich im Bereich Fertigstellungswertanalyse ein Kurvendiagramm, das über die Projektlaufzeit hinweg die Projektkosten zeigt. Interaktive Info-Punkte zeigen dabei neben den (bereits bekannten) Plan-, Ist- und zuletzt genehmigten Kosten zusätzlich die Werte für die Plankosten zum Stichtag des letzten Berichts, den Fertigstellungswert und die erwarteten Plankosten. 2

3 KLUSA Leistungswertanalyse auf Multiprojektebene Management Dashboard Im Modul»Management«werden dem Project Management Office / Management verschiedene grafische und tabellarische Auswertungen zur Verfügung gestellt: Hier finden sich in komprimierter und übersichtlicher Form wichtige Informationen zu Projekten mit kritischen Veränderungen und Abweichungen vom Projektplan bzw. zu den damit in Zusammenhang stehenden, notwendigen Genehmigungen. Schnelle Identifi zierung großer Planabweichungen 3

4 Verteilung der Kosten auf die Projekte Welche Kostenstellen haben welche Kosten verursacht? Wie verteilen sich die Kosten auf die Kundenprojekte? Wie viele kleine, mittlere und große Projekte laufen, und welche Budgets sind hierfür eingeplant? KLUSA bietet hier auf Mausklick die gewünschten Informationen in übersichtlicher Form. In allen Tabellen und Grafiken steht eine»drill-down«-funktion zur Verfügung. Ein Klick auf ein Segment in einem Kuchendiagramm stellt z.b. eine Liste der relevanten Projekte zur Verfügung. Dort können auf einen Blick alle essentiellen Kosten nach Status und Art eingesehen werden. Darstellung der Kostenverteilung nach verschiedensten Kriterien Kostenübersicht über eine bestimmte Projektmenge Für Kostenstellenverantwortliche, das Project Management Office oder andere übergeordnete Stellen im Unternehmen ist häufig ein Überblick notwendig, welcher Budgetanteil verbraucht wurde, welche tatsächlichen Kosten auf einer Kostenstelle bisher aufgelaufen sind, und ähnliche Fragen mehr. Auch hier bietet KLUSA eine Aufbereitung der Daten in übersichtlicher Form. Die Kostenverteilung in den Projekten kann auf Basis verschiedenster Kriterien ausgewählt werden. Weitere Auswertungen können die gesamten Projektlaufzeiten überspannen oder auf zeitliche Perioden (Quartale, Geschäftsjahre) eingeschränkt werden. 4

5 Projektübersicht mit Aggregation von Kostendaten KLUSA ist keine Insel die KLUSA Konnektoren, Berichte und Datenexporte KLUSA ERP Sync Manager KLUSA Berichte KLUSA lässt sich über seine integrierten Web-Services und Standard-Konnektoren problemlos in die System- und Verfahrenslandschaft des Kunden integrieren. KLUSA stellt mit dem KLUSA ERP SyncManager Konnektoren zu ERP Systemen zur Verfügung, um Kostendaten auszutauschen. Ein typisches Szenario ist die Erzeugung der Plankosten in KLUSA und die Generierung von Istdaten im ERP System, z.b. in SAP. KLUSA kann die Istkosten aus SAP importieren und den Projekten zuordnen. Dadurch stehen alle oben beschriebenen Funktionalitäten zum (Plan-/Ist-Vergleiche, EVA etc.) zur Verfügung, und der Projektleiter ist von Generierung der aktuellen Daten entlastet. Selbstverständlich sind auch weitere Szenarien möglich. Neben den Berichten, die in KLUSA auf Einzelprojekt- und auf Multiprojektebene verfügbar sind, können Berichte in verschiedenen Ausgabeformaten exportiert werden. Dabei können Inhalt und Design der Berichte frei zusammengestellt werden. KLUSA unterstützt HTML, PDF und Microsoft Office-Formate (Word, Powerpoint, Excel). Damit sind Berichte für das Management sowie Statuspräsentationen keine zeitraubenden Aktivitäten mehr. KLUSA stellt über Web-Services Kostendaten zur Weiterverarbeitung in anderen Systemen zur Verfügung. Web-Services ermöglichen einen kontrollierten und gesicherten Abzug der Daten, um diese beispielsweise in nachgelagerte Berichtssysteme einspeisen zu können. 5

6 Vorteile der KLUSA-Lösung KLUSA stellt jedem Anwender je nach spezifischer Rolle - die richtigen Werkzeuge und Informationen zur Verfügung. Die einfache Bedienung von KLUSA erhöht hier zudem die Akzeptanz. Für den Projektleiter wird das von einem ungeliebten Pflichtprogramm zu einem unverzichtbaren Steuerungsinstrument. Das Project Management Office erkennt Abweichungen und kann unmittelbar reagieren. Berichtsexporte für das Management können schnell tool-gestützt generiert werden. Dabei werden die Daten in Echtzeit zusammengestellt ohne Wartezeiten. In Accounting und Controlling können die Daten aus KLUSA direkt in vorhandene Systeme eingebunden werden. Für die Projektkosten kann der Monatsabschluss oder Geschäftsjahresabschluss über die vorhandenen KLUSA-Methoden und -Konnektoren deutlich beschleunigt und die Fehleranfälligkeit drastisch reduziert werden. Das ist eine Kernkomponente von KLUSA, da erfolgreiches und kostenorientiertes Projektmanagement ein unternehmenskritischer Faktor ist. Sprechen Sie uns für weitere Informationen einfach an. Projektmanagement Software & Consulting OPUS Business Solutions GmbH Landsberger Str München Tel.: (089) Fax: (089) info@klusa.com Copyright 2016 OPUS Business Solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Status: Juli Dem Dokument sind Änderungen vorbehalten. Alle Informationen in diesem Dokument wurden mit äußerster Sorgfalt erstellt. Dennoch kann keine Gewährleistung für Richtigkeit und Vollständigkeit gegeben werden. 6