Die wichtigsten Neuheiten im Überblick

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1 Die wichtigsten Neuheiten im Überblick Version 8.5x Programmstart nach Erst-Installation Nach der Installation von GeoCon auf einem neuen Arbeitsplatz und/oder Server erfolgt die Aufforderung die Installation mit vorhandenen Daten zu verknüpfen und dementsprechend den Datenpfad anzugeben. Wird GeoCon ganz neu installiert, erfolgt die Aufforderung einen Namen für den anzulegenden Mandanten anzugeben. Im Anschluss daran erfolgt die Aufforderung der Sprache und des Bundeslandes bevor der Mandant dann erzeugt wird. Mandantenübergreifende Einstellungen Bislang waren mandantenübergreifende Einstellungen über den Menuepunkt Stammdaten Institution aufzurufen und zu bearbeiten. Nun sind Einstellungen separat über den Menuepunkt System Einstellungen aufzurufen. In Stammdaten Institution verbleiben alle Funktionalitäten bezüglich der Mandanten, Struktureinheit und der der Einrichtung. System Einstellungen wurde hingegen um weitere Funktionalitäten erweitert, die im Folgenden beschrieben werden. Bei der Auswahl auf Einstellungen sind die bekannten Konfigurationen zur Sommer- und Winterzeit, Deaktivierung von Stationen, Einführung von Verwaltungseinheiten und der Konfiguration des Integra-Servers zu treffen. Gleichfalls wird unter diesem Punkt eine Erinnerungsfunktion für ein durchzuführendes Backup der Daten konfiguriert. Ist die Frist vorbei, so wird bei jedem Programmstart abgefragt, ob eine Datensicherung durchgeführt werden soll. Diese Abfrage kommt so lange, bis die Datensicherung dann auch durchgeführt wurde. Standardmäßig erfolgt die Ablage der Datensicherung in den Ordner Daten/backup. Es kann aber auch ein anderes Zielverzeichnis gewählt werden. Die Vergabe des Dateinamens der Datensicherung erfolgt nach dem Schema backup_kundennr_yymmdd_hhmm.zip. 1

2 Mit der neuen Version des GeoCon Dienstplanprogramms stehen vielfältige Optionen zur Protokollierungen der Aktionen der Dienstplananwender zur Verfügung. Prinzipiell kann eingestellt werden, ob zu einer der aufgeführten Optionen keine Protokollierung Aktionen protokollieren Aktionen protokollieren und letzte Aktion anzeigen gewünscht ist. Stammdaten Mitarbeiter Ausdruck mitarbeiterbezogener Informationen In den Stammdaten der Mitarbeiter stehen über das Symbol für Drucken nun verschiedene Ausdrucke zur Verfügung. Es kann gewählt werden zwischen den Stammdaten-Details Urlaubspläne einzeln (Lfd. Jahr) Urlaubspläne einzeln (Vorjahr) Jahresplan (Lfd. Jahr) Jahresplan (Vorjahr) Der Jahresplan beinhaltet auch die geleisteten bzw. bereits geplanten Dienste. Dieser ist auch über die neue Symbolschaltfläche Gesamtinfo Mitarbeiter aufzurufen. Die Gesamtinfo Mitarbeiter ermöglicht einen schnellen Blick (oder auch Rückblick) über die Dienste und Abwesenheiten des Mitarbeiters. 2

3 Mitarbeiter Einstellungen für den gesetzlichen Mindestlohn Zur Überprüfung, Auswertung und Handhabung der gesetzlichen Regelungen zum Mindestlohn sind verschiedene Einstellungen möglich bzw. nötig. Zunächst einmal sollte in System Optionen Arbeitszeit Ampelkonten die Vorgabe der Grenzwerte für die Über- bzw. Unterschreitung des monatlichen Saldos in "Prozent vom Monatssoll" erfolgen. Dies ermöglicht die spätere automatische Auszahlung wenn die Mitarbeiter Mehrstunden über 50% des Monatssolls leisten (abgeleitet aus 2 Abs 2 des MiLoG). Mit dem Grenzwert-Typ Prozent vom Monats-Soll sind gesonderte Einstellungen zu Teilzeitkräften überflüssig. Auch ändert sich der Grenzwert flexibel zum jeweiligen Kalendermonat unter Berücksichtigung der Wochenenden und Feiertage. In den System Optionen Planvorschriften sind die beiden Planvorschriften "Monatliche Verdienstgrenze" und Monatssaldo über prozentualem Grenzwert" hinzugekommen. Sofern es zur automatischen Auszahlung bei Überschreitung von Mehrstunden bei über 50% des Monatssaldos kommen soll, ist eine neue Zuschlagsberechnung Überstd. Über Grenzwert (%vom Monatssoll) entwickelt worden. Mit Hilfe dieses Zuschlages ist es als Konfiguration als Zeitkonto möglich zu bestimmen, ob diese Stunden automatisch als ausgezahlte Überstunden bezuschlagt werden (Arbeitszeitkonten wirksam) oder als zu bezuschlagende Stunden ausgewiesen werden sollen. 3

4 Mit der Aktivierung des Feldes Stundenlöhner im Register Arbeitszeit eines Mitarbeiters wird die Schaltfläche Vertragsdaten sichtbar. Dort kann dann der z.zt. geltende Mindestlohn (Stundensatz) sowie die monatliche Verdienstobergrenze erfasst werden. Um zu überprüfen, dass der Mitarbeiter nicht zu viele Stunden im Monat eingesetzt wird, ist es unabdingbar, die Planvorschrift - Monatliche Verdienstgrenze in die Liste der zu überprüfenden 4

5 Planvorschriften aufgenommen zu haben. Die neue Vorschrift kann konfiguriert werden, ob sie sich auf alle Planstufen, nur auf die Soll-Planung oder nur auf die Ist-Planung beziehen soll. Während der Dienstplanung kann nun direkt über das neue Symbol (Verstoß Planvorschriften) Anzeigen angezeigt werden lassen, ob ein Verstoß gegen die Planvorschriften vorliegt. Mitarbeiter importieren Sofern aus einem anderen Mandanten (oder aus einer Excel-Liste) Mitarbeiter importiert werden, ist es nun möglich, den Anfangsbestand des Arbeitszeitkontos sowie einen Wert für weitere Ansprüche von Abwesenheiten (nicht nur Urlaub) zu erfassen. Neue gesetzliche Vorschriften Unter System Optionen Planvorschriften sind folgende neue Einstellungen möglich, um geänderte Anforderungen an die Dienstplanung zu prüfen: Max. Anzahl aufeinander folgender Sonntage: Einzustellen ist die maximale Anzahl von Arbeit an aufeinanderfolgenden Sonntagen. Weiterhin kann gewählt werden, ob die Prüfung über die Soll- oder Ist-Stufe oder über alle Planstufen erfolgen soll. Monatliche Verdienstgrenze: Bei den Mitarbeitern kann im Register Arbeitszeit ein Stundenlohn sowie eine monatliche Verdienstgrenze hinterlegt werden. Mit Hilfe dieser Planvorschrift kann dann gewährleistet werden, dass dies nicht überschritten wird. Nachtdienst am letzten Krankheitstag: Minimale Ruhezeit (ohne geteilte Dienste): Min. Anzahl freier Sonntage innerhalb von drei Wochen: Überprüfung der Anzahl freier Sonntage im Drei-Wochen-Abstand. Monatssaldo über prozentualen Grenzwert: Angabe eines Grenzwertes, um wie viel ein Monatssaldo überschritten werden darf. Neuheiten in den Systemoptionen Mandanteneinstellungen Tarifeinstellungen Urlaubsanspruch: Bei der Ermittlung von Zusatzurlaub durch Nachtdienste ist es nun möglich, auch geleistete Nacht-Bereitschaften bei der Ermittlung von Zusatzurlaubsansprüchen zu berücksichtigen. Generell kann der Urlaub mit der Einstellung nur Dienste, Dienste und Bereitschaften und nur Bereitschaften ermittelt werden. Werden Bereitschaften mit hinzugezogen, so ist entweder die angerechnete Arbeitszeit der Bereitschaft oder ein prozentualer Anteil der Bereitschaftsdauer für die Berechnung wählbar. Mandanteneinstellungen Dienstplaneinstellungen: Um zu vermeiden, dass nach der Erstellung eines Dienstplans Wünsche eingetragen werden und evtl. sogar geplante Dienste verändern, kann von nun an der Wunschplan nach der Erzeugung eines Dienstplans für weitere Einträge gesperrt werden. Dazu bitte die Checkbox Wunschplan nach Erzeugen vom Soll blockieren. Mandanteneinstellungen Dienstplaneinstellungen: Sofern die Einstellung Mehrere Abwesenheiten pro Bereich gewählt wurde, kann bezüglich der Abwesenheiten über das Listenfeld - Tagesbeschränkung/Abwesenheiten weitere Spezifikationen getroffen werden: Ohne Einschränkungen Nur eine ident. Abwesenheit/Tag Nur ein Abwesenheitstyp/Tag Ebenfalls in den Dienstplaneinstellungen kann nun bei der automatischen Auszahlung geplanter Mehrarbeit unterschieden werden, ob sich diese Automatik auf das Monatssaldo oder auf den kumulierten Gesamtsaldo bezieht. 5

6 Dienstplanfenster Informationen zu den Mitarbeitern Bei einer Monitorauflösung von mindestens 1280 Pixel in der Breite ist es möglich in der Dienstplan Darstellung eine 2. Spalte mit einer Information zum Mitarbeiter anzeigen zu lassen. Einstellungsmöglichkeit zur 2. Spalte sind: gar nicht darstellen, zur Hälfte darstellen, ganz darstellen. Diese Einstellungen sind übergreifend über die Planstufen. Planstufen bezogen kann dann der Inhalt bzgl. der 2. Spalte definiert werden. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Planstufe bzw. Dienstplanansicht. Bei dem Inhalt der 2. Spalte kann gewählt werden zwischen: Wochenarbeitszeit Sonstige Qualifikationen Resturlaub Wochenarbeitszeit (ovzk) Qualifikation Zweite Qualifikation SV-Nummer Die Aktion/Anzeige bei Klick auf den Button (im Dienstplan je Mitarbeiter) ermöglicht die Auswahl zwischen: Info zum Mitarbeiter Mitarbeiter Ausdrucke Stammdaten Urlaubsplan Mitarbeiter Termine Im Dienstplanfenster stellt sich dies dann nach der vorgenommenen Konfiguration beispielsweise wie folgt dar: Dienstplan Fenster Dienst kopieren und einfügen Über das Kontextmenue (rechte Maustaste auf einen Dienst im Dienstplan) kann man diesen kopieren und an einem anderen Tag und/oder für einen anderen Mitarbeiter auch wieder über das Kontextmenue wieder einfügen. Bei dem Einfügen gibt es nun die Wahl zwischen dem (einfachen) Einfügen des Kürzels oder Einfügen mit Zusatzoptionen. Als Zusatzoption kann aktiviert werden, dass Bemerkungen auch eingefügt werden. Gleichfalls können (freie, selbst belegte) Markierungen mit übertragen werden. 6

7 Dienstplan Fenster Mitarbeiter anordnen Im Kontextmenue auf/zu den Mitarbeitern (rechte Maustaste auf einen beliebigen Namen) ist vor der eigenen Sortierung vorgeschaltet, die Mitarbeiter auf dem Dienstplan wahlweise alphabetisch oder auch nach Personalnummern zu sortieren. Soll die Anordnung weiterhin nach eigenen Maßgaben erfolgen, ist der Punkt Mitarbeiter anordnen aus dem Kontextmenue zu wählen. Für eine weitere individuelle Anpassung zur besseren Übersichtlichkeit dient die Option (in Dienstplan Darstellung zu aktivieren), Trennlinien einzuführen: Bei mehreren Untergruppen können diese entweder vor oder nach jeder Gruppe eingeführt werden. Es kann auch eine feste Position gewählt werden. Diese ist dann unabhängig von der Anordnung der Mitarbeiter. Oder die Trennlinie wird Mitarbeiterbezogen (vor oder nach) gesetzt. Wird der Mitarbeiter anders angeordnet, so wandert die Trennlinie mit. Im Weiteren kann die Trennlinie im Layout angepasst werden. Die Überschrift 1 wird in der Namensleiste angezeigt, die Überschrift 2 in der Dienstplantabelle. Bei der Höhe kann zwischen der Standardhöhe, halber Höhe, Trennlinie und doppelter Höhe gewählt werden. Zusätzlich kann für die Schrift und den Hintergrund eine eigene Farbe gewählt werden. Die Konfiguration erfolgt, in dem mit der rechten Maustaste auf der Trennlinie aus dem Kontextmenue Einstellungen Trennzeile ausgewählt wird. In dem Kontextmenue kann auch die Abwahl der Trennlinie erfolgen. Die Trennlinien dienen nur der Übersichtlichkeit am Monitor. Sie werden nicht mit ausgedruckt. Bemerkungen im Wunschplan und/oder Arbeitszeitkonto erfassen Wenn Wunschdienste oder Wunschfrei Monate vorher erfasst werden, ist es oft schwierig, sich an den Grund für den Wunsch zu erinnern. Von nun an kann auch im Wunschplan vorab eine Bemerkung erfasst werden, die dann bei Erzeugen des Plans in den Dienstplan übernommen wird. Im Layout der detaillierten Zeitzuschläge kann als neues Feld auch die Bemerkung zu einem Tag mitausgedruckt werden. Ebenfalls kann nun im Arbeitszeitkonto eines Mitarbeiters eine Bemerkung erfasst werden. Die Bemerkung im Arbeitszeitkonto kann im Monatsplan, im detaillierten Ausdruck in der Fußzeile oder in einer Controllingstatistik als neues Feld erscheinen. 7

8 Neuigkeiten bei den Ausdrucken Im Drucklayout der Ausdrucke vom Typ Standard DinA4, Din A3 und weiteren monatsbezogenen Ausdrucken, ist es möglich, im Register Details gewählte Abwesenheiten im Ausdruck zu unterdrücken. Dies ist z.b. erforderlich, wenn Datenschutzrichtlinien untersagen, dass anhand des ausgehängten Dienstplans ersichtlich wird, aus welchem Grund Mitarbeiter abwesend sind. In der Dienstplanlegende unter Dienstplan Drucken kann von nun an individuell gewählt werden, welche Informationen gedruckt werden soll. Auch die Anordnung kann individuell geändert werden. Weiterhin kann in den Ausdrucken vom Typ Standard DinA4, Din A3 im Register Inhalt nun ein Filter auf Markierungen gesetzt werden. Wurden beispielsweise viele Dienste im Wunschplan bereits erfasst aber soll diese farbliche Markierung als Wunschdienst nicht im Ausdruck erscheinen, so kann mit Hilfe dieses Filters verhindert werden, dass die Markierung mit gedruckt wird. In den Dienstplandrucken der Formulare Dienstlegende, Abwesenheitslegende, Bereitschaftslegende, die vom Typ Fest sind, gibt es dennoch erweiterte, zusätzliche Layoutmöglichkeiten. Dies betrifft die Auswahl der Inhalte sowie die Breite der Spalten. Zusätzlich kann eine Anordnung nach Typen erfolgen. Oder es kann alternativ eine Sortierung nach Kürzel, Bezeichnung, Dienstzeit oder sogar manuell erfolgen. Auswahl/Suche Mitarbeiter Erweiterte Funktionen An verschiedenen Stellen im Dienstplanprogramm gibt es die Möglichkeit, Mitarbeiter auszuwählen. Beispielsweise bei Mitarbeiter einfügen, suchen, Dienstplanausdrucke oder statistischen Auswertungen. Hier gibt es erweiterte Möglichkeiten. Dazu wird in dem Arbeitsfenster zur Mitarbeiterauswahl auf die Schaltfläche Erweitert geklickt. Dadurch ergeben sich zusätzliche Filtereinstellungen sowie ein Eingabefeld zur Textsuche. Filter können auf den Vertragstyp, die Qualifikation und/oder das Beschäftigungsverhältnis gesetzt werden. Die Textsuche "springt" nach Eingabe von Zeichen/Text auf die Mitarbeiter, die die entsprechende Buchstabenkombination vorweisen. Auch in den Stammdaten der Mitarbeiter ist die Suche nach vorhandenen Mitarbeitern erleichtert worden. Bei Eingabe von Buchstaben/Zeichen in das Feld für den Suchtext werden die Mitarbeiter sofort selektiert. 8

9 Über die Symbol-Schaltfläche Suchen öffnet sich ein weiteres Arbeitsfenster, mit dem zielgenau nach Station/Gruppe, Vertragstyp, Qualifikation und/oder nach dem Beschäftigungsverhältnis selektiert werden. Erweiterungen in der externen Zeiterfassung Die Anzeige der importierten Ereignisse kann über die Spaltenwahl um die Spalte Neuer Status erweitert werden. Bislang werden Abweichungen von den akzeptierten Ereignissen v.a. mit der farblichen Ereignismarkierung dargestellt (Rot entspricht beispielsweise "Abweichender Dienst"). Wählt man die Spalte Status hinzu, erhält man die Information, was an der Buchung kritisch ist. Die Konfiguration der Spalte bzw. Anzeige des Status erfolgt im Register Optionen Einstellungen Zeiterfassung über die Schaltfläche Einstellungen unter dem Navigationspunkt Regelverstöße. Hier kann zu mehreren kritischen Ereignissen gewählt werden, ob dies als Status mit Kürzel, als Ausrufezeichen, beides oder gar nicht angezeigt werden soll. Somit erleichtert diese Erweiterung die Bearbeitung des kritischen Ereignisses, da ein Hinweis erfolgt, was an der Buchung kritisch ist. Es kann auch eine Aufzählung mehrerer Kürzel erfolgen. 9

10 Ein Kürzel kann auch verändert werden. Soll beispielsweise das Kürzel ME = fehlendes Ereignis in FE geändert werden, so kann dies einfach in der dargestellten Tabelle editiert werden. Auch eine generelle Abkürzung ist möglich (bis zu 10 Zeichen). Dabei sollte aber berücksichtigt werden, dass durchaus mehr als ein Regelverstoß vorliegen kann. Ist eine Buchung in den Dienstplan übernommen worden, so wird dies im Bearbeiten Fenster des Dienstes im Register Buchungen angezeigt mit dem roten Hinweis Text Buchungen wurden im Dienstplan übernommen. Eine zusätzliche Erweiterung in Bezug auf die externe Zeiterfassung haben die Einstellungen in den Anwenderrechten erfahren. Bislang waren die Zugriffsrechte in der Anwenderverwaltung unter dem Punkt Geocon Dienstplan Auswertung/Ext. Software Zeiterfassung gestaffelt in: Kein Zugriff Zugriff Auswertung Zugriff Einstellungen Mit der neuen Version vom ist eine Staffelung der Zugriffsrechte nun wie folgt: Kein Zugriff Zugriff Auswertung Alle löschen Im Dienstplan übernehmen Zugriff Einstellungen Das Recht, Buchungen zu importieren ist ein eigenständiges Zugriffsrecht unter Geocon Dienstplan Auswertung/Ext. Software. Neuheiten in den statistischen Auswertungen Neue statistische Kategorie Mitarbeiter-Jahresstatistik Mit Hilfe dieser Statistik können Jahreswerte von Mitarbeitern ausgewertet werden. Dazu können aus verschiedenen anderen Statistiken Informationen auf dieser zusammengestellt werden. Aus anderen Statistiken kann (jeweils eine) gewählt werden: Mitarbeiterlisten Mitarbeiter-Historie Arbeitszeitkonten Zeitzuschlägen Schichtarbeit/Fehlzeiten Weiterhin kann ein Bild des Mitarbeiters gedruckt werden (sofern hinterlegt) sowie als Abwesenheit der Urlaub des Mitarbeiters im Kalenderjahr. Neue Zuschlagsberechnungen in den Zeitzuschlägen: Schichtzulage mit vorgegebenem Betrag: hiermit wird es ermöglicht, Zulagen als Zuschläge mit unterschiedlicher Lohnart zu exportieren 10

11 Überstunden über Grenzwert (% vom Monatssoll): wird für die automatische Auszahlung benötigt, wenn die Mitarbeiter Mehrstunden über 50% des Monatssolls leisten (s.o. Neuigkeiten wegen MiLoG) Komponenten des Jahres AZ-Kontos: Es kann eine Komponente der Jahresarbeitszeit bezuschlagt werden (Jahres-AZ, bereits abgearbeitet, vorgeplante Abwesenheit oder verbleibende Arbeitszeit). Langzeitkonto: Bezuschlagung der Überstunden in dem Monat, in dem diese in das Langzeitkonto transferiert werden. Ausgleich verkürzte Ruhezeit (feste Werte): bei Unterschreitung der Mindestruhezeiten zwischen zwei Diensten können für vorgegebene Intervalle feste Werte ermittelt werden Stand: