Das interne Berichtswesen in Kommunen

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1 Das interne Berichtswesen in Kommunen Herbsttagung 2010 des Kämmererfachverbandes im Land Brandenburg - Berlin, den Referent: Christian Müller-Elmau

2 Auch bisher gab es schon Berichte Berichte, die sich in größeren Reformkommunen wiederfinden: 1. Berichte der Kernverwaltung 1. Jahresabschluss Vermögensrechnung, Erfolgsrechnung, Beteiligungen 2. Erfolgsberichte Ergebnisrechnungen unterjährig und zum Jahresabschluss 3. Finanzberichte Budgetentwicklungen 2. Berichte zu Beteiligungen und Sonderrechnungen 1. Jahresabschlüsse und Ergebnisrechnungen von beteiligten Unternehmen 2. Betriebswirtschaftliche Sonderanalysen 3. Konzernberichtswesen (alle Beteiligungen in ein Berichtssystem integriert) unstrukturiert 2 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

3 Grundlegende Unterscheidung im Berichtswesen Berichte der Verwaltung richten sich nach innen oder außen: Externe Adressaten Interne Adressaten - Politik - Verwaltungsführung Bericht Bericht - Öffentlichkeit Bericht Bericht - BM+Dezernate - Andere Behörden - Ämter/Sachgebiete - Banken - Budgetverantwortliche - Produktverantwortliche - Kostenstellenverantwortliche - Mitarbeiter 3 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

4 Hoher Regelungsgrad zum externen Berichtswesen Merkmale der pflichtigen Berichte: Pflichtig Zeitraum Struktur Inhalte unterjähriger Haushaltsvollzugsbericht Nach 29 I KomHKV Halbjährlich Gliederung des Haushaltplans Finanz- und Leistungsdaten Berichte zum Jahresabschluss Nach 52 ff. KomHKV und 82 KomVerf Jährlich Nach 52 ff. KomHKV und 82 KomVerf Nach 52 ff. KomHKV Konsolidierungsbericht Nach 65 KomHKV und 83 KomVerf Jährlich Nach 83 IV KomVerf Nach 83 IV f. KomVerf Sonderbericht Nach 29 II KomHKV Nein Nein Fallbezogen 4 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

5 Keine Regelungen zum internen Berichtswesen Merkmale der freiwilligen Berichte: Zeitraum Struktur Inhalte Berichte für die Verwaltungsleitung (BM + Dezernenten) Berichte für die Amtsleitung Berichte für die Sachgebietsleitung Berichte für Untersachgebiete/ Abteilungen/Kostenstellen 5 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

6 Zeitpunkte zum internen Berichtswesen Alternative Alternative Alternative Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

7 Analyse des Steuerung- und Informationsbedarfs Konzept des Berichtswesens: spezifische Informationen für spezifische Adressaten zur Wahrnehmung spezifischer Verantwortung Kosten und Leistungen Aufwendungen Investitionsverlauf Adressat I Adressat II Adressat n 7 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

8 Berichtswesen in vier Schritten Vorarbeiten für die Entwicklung eines kommunalspezifischen Berichtswesens 1. WER? Identifikation der Beteiligten Wer hat Entscheidungsverantwortung? Wer liefert Informationen? 2. WAS? Ableitung des spezifischen Informationsbedarfs Welche Informationen werden konkret benötigt und wieso? Spezielle Informationsbedarfe? 3. Wann? Ermittlung des zeitlichen Bedarfs In welchen zeitlichen Abstände werden Informationen benötigt? 4. Wie? Festlegung prozessualer und technischer Abläufe Erstellung eines Pflichtenheftes für den Softwareanbieter. Organisatorische Festlegungen. 8 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

9 Erfahrungsbericht aus einer Kommune Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 9 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

10 Darstellung des Gesamtberichts der 3. Ebene 10 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

11 3. Ebene: 1. Berichtsfeld Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 11 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

12 3. Ebene: 1. Berichtsfeld 12 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

13 3. Ebene: 2. Berichtsfeld Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 13 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

14 3. Ebene: 2. Berichtsfeld 14 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

15 3. Ebene: 3. und 4. Berichtsfeld Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 15 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

16 3. Ebene: 3. und 4. Berichtsfeld 16 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

17 3. Ebene: 5. Berichtsfeld Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 17 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

18 3. Ebene: 5. Berichtsfeld 18 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

19 3. Ebene: 6. Berichtsfeld Ergebnis der Analyse des spezifischen Informationsbedarfes 19 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

20 3. Ebene: 6. Berichtsfeld 20 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

21 Informationen verdichten sich nach oben Informatorisches Aggregationsmodell 1. Ebene Anteil an Abweichungsberichten Sonderstellung Sonderstellung 2. Ebene 2. Ebene 2. Ebene 3. Ebene 3. Ebene 3. Ebene Anteil an Standardberichten 21 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

22 Informationen verdichten sich noch oben Informatorisches Aggregationsmodell 1. Ebene Berichtsbezogene Aufgaben der Akteure Sonderstellung Sonderstellung 2. Ebene 2. Ebene 2. Ebene Kommentierung der Abweichungen und der gesamten Budgetentwicklung Für Sonderstellung: siehe 3. Ebene 3. Ebene 3. Ebene 3. Ebene Erhebung von Grundzahlen und Kennzahlen für Produktziele Eingabe von Prognosen zu Finanzdaten (HKR und KLR) Kommentierung der Zielentwicklung und Finanzprognose 22 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

23 IT-Integration meistens mangelhaft Unterschiedliche Funktionalitäten eines IT-gestützten Berichtswesens/Controlling MS Excel MS Excel mit Datenbank Berichtswesen in Excel, Ausdruck als.pdf Bereitstellen von.xls &.pdf via Web Berichtswesen auf relationalen & multidimensionalen Datenbanken im selben Bericht Schreibender DB-Zugriff via Web auf Planungs- & Controllingdaten Produkte Monate Wert Produkt 1 Jan 100 Produkt 2 Mär 300 Produkt 1 Mär 140 Produkt 3 Jan 900 Produkt 2 Feb 350 Produkt 3 Feb 1100 Produkt 2 Feb 950 Produkt 1 Feb 120 Alle Kommunen Wenige Kommunen Wenige Kommune Sehr wenige Kommunen Produkte Monate Wert Produkt 1 Jan 100 Produkt 2 Mär 300 Produkt 1 Mär 140 Produkt 3 Jan 900 Produkt 2 Feb 350 Produkt 3 Feb 1100 Produkt 2 Feb 950 Produkt 1 Feb 120 Anbindung heterogener Produktivsysteme aller Art 23 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

24 Vielen Dank für ihr Aufmerksamkeit!!! Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Christian Müller-Elmau Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Web: 24 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010

25 Mit geprüften Instrumenten besser Arbeiten 25 Das interne Berichtswesen in Kommunen 08. November 2010